4.3. Основні документи процесу інвентаризації

При проведенні інвентаризації робочі інвентаризаційні комісії несуть відповідальність за своєчасність і додержання порядку її про­ведення, повноту і точність внесення у відповідні інвентаризаційні до­кументи даних про фактичний залишок матеріальних цінностей і гро­шових коштів, за правильність і своєчасність складання відповідних матеріалів інвентаризації. Члени інвентаризаційних комісій, за внесення в документи інвентаризації завідомо неправильних даних про фактичні залишки цінностей та грошових кошів з метою приховування їх нестач, розтрат та лишків матеріальних цінностей, підлягають притягненню до відповідальності у порядку, передбаченому чинним законодавством.

Перед початком інвентаризації членам робочої інвентаризаційної комісії вручається наказ або розпорядження керівника підприємства про проведення, а голові комісії — контрольний пломбір. Важливою умовою проведення інвентаризації є її раптовість. Тільки за цієї умови можна встановити дійсний стан збереження матеріальних цінностей і грошових коштів. Матеріально відповідальна особа, якій відомо про проведення інвентаризації, може будь-яким способом (складання безтоварного документа, позичення грошей і т. ін.) приховати нестачу або розтрату цінностей чи грошових коштів.

При проведені інвентаризації за приписом органів внутрішніх справ у ній бере участь їх представник (як правило, це оперативний співробітник підрозділу державної служби боротьби з економічною злочинністю.) Як ініціатор проведення інвентаризації, оперативний співробітник повинен вжити відповідних заходів щодо встановлення ознак можливих зловживань, а саме на пошук чорнових записів, доку­ментів подвійного обліку, боргових розписок тощо. Враховуючи перс­пективи результатів перевірки, він зобов'язаний, крім того, слідкувати за дотриманням порядку проведення інвентаризації, своєчасністю і правильністю складання відповідних документів. Зауважимо, що представник органів внутрішніх справ не є членом інвентариза­ційної комісії і тому не може привласнювати собі її функції, у тому числі, не може підписувати документи, які складаються у ході ін­вентаризації.

Для того, щоб результати інвентаризації набули чинності, повинні бути виконані такі умови:

• наявність наказу (розпорядження) на її проведення,

• комісійність проведення,

• раптовість,

• обов'язкова участь матеріально відповідальної особи.

У разі недотримання хоча б однієї з цих вимог інвентаризація може бути кваліфікована як перевірка, а отже не буде мати юри­дичної сили.

Робота інвентаризаційної комісії щодо встановлення фактичних залишків матеріальних цінностей і грошових коштів оформлюється інвентаризаційним описом. Найменування цінностей, їх кількість та ціна відображаються в опису за номенклатурою та в одиницях вимірювання, прийнятих у бухгалтерському обліку. Інвентаризаційні описи складаються в процесі інвентаризації майна на дату її проведення не менш, як у трьох примірниках. Початком інвентаризації вважається момент пред'явлення матеріально відповідальною особою інвентаризаційної комісії усіх прибутково-видаткових документів, складання звіту і одержання комісією розписки про повне надання документів.

Заповнення будь-яких реквізитів в описах до початку інвентаризації забороняється. Грубим порушенням порядку проведення інвентаризації є видача на руки комісії описів, в яких відображена наявність матеріальних цінностей за даними бухгалтерського обліку. Не можна вносити в описи дані про залишки майна зі слів матеріально — відповідальної особи без фактичної перевірки матеріальних цінностей у натурі. Не допускається залишати в інвентаризаційних описах незаповнені рядки. В останніх ар­кушах описів незаповнені рядки прокреслюються.

Складання будь-яких чорнових записів з подальшою їх перепискою не допускається, щоб виключити можливість зловживань.

Виправлення в інвентаризаційних описах підписуються всіма уча­сниками комісії.

Для того, щоб виключити можливість заміни чи викрадення окремих сторшок швентаризацшного опису або приписок, кожна сторінка опису нумерується, а в кінці сторінки відображається підсумок цифрами та про­писом кількості натуральних одиниць, заїшсаних на сторінці (контрольне число). Після закінчення записів в інвентаризаційному опису прописом вка­зується кількість заповнених рядків. Кожна сторінка інвентаризаційного опису підписується всіма членами інвентаризаційної комісії.

На практиці бувають випадки, коли матеріально відповідальні особи не згодні з результатами перевірки, мотивуючи це неправильним її проведенням. До подібних заяв робочі інвентаризаційної комісії повинні ставитися серйозно і оперативно їх розглядати. У таких випадках матеріально відповідальна особа дає письмове пояснення, в якому ви­кладає свої претензії щодо проведення інвентаризації і конкретно за­значає найменування майна, за яким, на її думку, неправильно встано­влені результати інвентаризації тощо. Одержавши таке пояснення, робоча інвентаризаційна комісія оперативно розглядає його і визначає об'єктивність наведених аргументів. Обговорення відбувається в при­сутності матеріально відповідальної особи, спеціалістів, обізнаних у відповідних питаннях (обліку, технології, організації виробництва то­що), і оформлюється протоколом засідання комісії.

Рішення щодо проведення повторної інвентаризації ухвалюється комісією, виходячи з обґрунтованості претензій матеріально відповідальної особи щодо порушень порядку проведення інвентари­зації. Рішення комісії затверджується керівником підприємства.

Остаточні результати інвентаризаційної комісії оформлюються актом інвентаризації. Але для визначення остаточних результатів інвентаризації необхідно врахувати можливість пересортування товарно-матеріальних цінностей і їх списання у межах фактичних втрат природного убутку.

Усі документи, що складаються в процесі інвентаризації,— інвен­таризаційний опис, порівняльна відомість, акт інвентаризації— мають комплексний характер і тому вони повинні бути підписані головою інвентаризаційної комісії, її членами і матеріально відповідальною особою

Приклад: