Раздел 3. Редактор электронных таблиц ms Excel 2007 Работа с электронными таблицами excel Основные требования к оформлению табличных документов

В основе табличного документа лежит понятие «таблицы». Таблица – это организованные вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифрового материала. Каждый элемент таблицы – ячейка - составная часть из строки и столбца.

На пересечении столбца и строки устанавливается смысловая связь между понятиями, объединяющими материал в строку, и понятиями, объединяющими материал в столбец.

Порядок разработки таблицы.

Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице.

Озаглавить данные размещаемые в таблице.

Дать тематический заголовок таблице - размещать над всеми столбцами таблицы

По форме и построению таблица должна соответствовать требованиям:

Логичность:

• Правильная, логичная соподчиненность элементов таблицы

• Логичность деления в подчиненных рубриках.

Удобство чтения

• Расположение числовых данных по вертикали, выровненных по десятичной точке

• Расположение сопоставляемых граф и строк рядом друг с другом.

Экономичность построения таблицы:

• Строить таблицу из показателей с однородными параметрами, иначе в таблице появятся пустые места, которые можно убрать, разделив таблицу.

• Включать в таблицу тексты в ограниченном объеме. Объединять соседние однотипные таблицы.

Oкно приложения Excel.

Документ Excel называется Книга. Окно редактора электронных таблиц содержит все стандартные элементы: строку заголовка, основное меню, полосы прокрутки, строку состояния, панели инструментов, рабочую область.

Рабочая область программы Excel называется Лист и состоит из строк и столбцов. Столбцы имеют названия по буквам латинского алфавита, строки обозначены числами, соответствующими номеру строки. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки.

Ячейка – это единичный элемент рабочего листа, который может содержать значение, текст или формулу. Ячейка однозначно идентифицируется своим адресом, который состоит из имени столбца и номера строки

Выделенная ячейка таблицы, окаймлена рамкой и называется активной.

Ниже ленты пиктограмм располагается строка формул, в которой набираются и редактируются данные и формулы.

В левой части этой строки находится поле имени ячейки, в которой находится курсор. Правее поля имени находится область, в которой на время ввода данных появляются кнопки управления процессом ввода:

О тмена, Ввод, Вставить функцию.

При анализе и обработке данных используются формулы и функции. Формула это вычислительная процедура, выполняемая Microsoft Excel для определения значения в заданной ячейке рабочего листа с использованием значений, имеющихся в других ячейках рабочей книги.

В Excel также имеются некоторые стандартные вычислительные операции, называемые функциями, которые можно вызвать по их имени.

Все формулы в Excel начинаются со знака равенства (=). Без знака равенства вводимая в ячейку информация интерпретируется как текст. В формулу может быть включена ссылка на ячейку, представляющая собой уникальный адрес ячейки.

Ссылки.

Используемая в формуле ссылка на ячейку может быть относительной или абсолютной.

Относительная ссылка на ячейку связана с местом помещения формулы. Если скопировать или переместить формулу, содержащую относительную ссылку, из одной ячейки в другую, ссылка на ячейку в формуле автоматически изменится таким образом, чтобы указывать на новую ячейку. Относительные ссылки обозначаются именем столбца и номером строки, например А5, С11.

Абсолютная ссылка на ячейку не изменяется при копировании или перемещении в другую ячейку. Если скопировать или переместить формулу, содержащую абсолютную ссылку, из одной ячейки в другую, формула по-прежнему будет выполнять вычисления с использованием первоначальной ссылки на ячейку. Признаком абсолютной ссылки является знак $ перед именем столбца и/или номером строки, например $G$2, D$3, $C4. В строке формул отображаются используемые для вычислений ячейки.

Абсолютной является ссылка на ячейку, для которой создано пользовательское имя.

Для создания имен ячейкам выделить диапазон названий и диапазон ячеек, для которых создаются пользовательские имена. Например, диапазон B1:C3.

Открыть вкладку Формулы. На вкладке Определенные имена выбрать команду Создать из выделенного фрагмента.

В открывшемся окне способа создания имен будет отмечена команда – в столбце слева, подтвердить нажав ОК.

При выделении ячейки для которой создано имя в стоке формул будет отображаться созданное имя. При использовании таких ячеек в формулах также будут отображаться имена ячеек. Для ячейки С3 в левой части строки формул отображено имя – Стоимость, а для значения определена формула

.

Диапазоны.

Диапазон - это группа ячеек.

Непрерывный диапазон задается указанием адреса его левой верхней и правой нижней ячеек, разделенных двоеточием – А2:F8. Выделяют при нажатой левой кнопке мыши от левого верхнего угла диапазона к правому нижнему, или выделить первую ячейку диапазона, нажать клавишу Shift и удерживая ее прижатой выделить последнюю ячейку диапазона.

Несмежные диапазоны отделяются точкой с запятой. Для выделения прерывистого диапазона: выделить первый диапазон, нажать клавишу Ctrl и удерживая ее прижатой последовательно выделить другие диапазоны. Приведенный пример содержит 4 несмежных диапазона, разделенных знаком точка с запятой

C3; D8; D2:H2; D5:H5