Проведение личных встреч

Проведение личных встреч - один из часто используемых инструментов для построения диалога и донесения сообщения лицу, принимающему решения. Личный контакт предоставляет возможность строить отношения с лицами, принимающими решения, которые в будущем могут оказаться очень полезными. Постарайтесь установить канал для регулярных контактов.

Подготовка к встрече:

1. Определитесь с целью вашей встречи. Проанализируйте, чего вы хотите добиться, и не пытайтесь решить все проблемы за один раз.

2. Разработайте послание. Определившись с целью встречи, разработайте простое и убедительное послание.

3. Выберите посланца. Он так же важен, как и само послание. Убедитесь, что у него имеются соответствующие навыки ведения переговоров и соответствующий позитивный настрой, которые помогут привести переговоры к положительному результату.

4. Практикуйтесь. Отрепетируйте ваше послание с коллегами или друзьями. Попросите кого-нибудь сыграть роль того человека, кто принимает решения.

5. Подумайте, как и когда организовать встречу с нужным вам человеком. Запишитесь на прием. Должностные лица имеют специально выделенные часы и дни недели для приема граждан.

6. Попросите о встрече. Пошлите письмо, в котором описана причина, по которой вы хотите встретиться. Получите подтверждение по телефону. Если вам не удается встретиться с целевым лицом, а только с кем-то из штатных работников (косвенное целевое лицо), относитесь к ним так, как бы вы относились к лицу, принимающему решения.

7. Пригласите человека, принимающего решения, посмотреть на проблему. Пригласите его посмотреть на проблему и объясните, почему вам нужна его поддержка. Если лицо, принимающее решение, не может прийти к вам в офис, попробуйте рассмотреть проблему в его офисе - пригласите на вашу встречу людей, которые непосредственно затронуты данной проблемой, покажите короткий видеофильм касательно проблемы или возьмите с собой несколько фотографий.

Проведение встречи

Представьтесь (используйте визитные карточки).

Будьте уверены в себе. Говорите четко. Не используйте технические термины или жаргон.

Коротко изложите цель вашего визита и выясните, сколько у вас есть времени для встречи. Должностные лица чаще всего очень занятые люди и поэтому время встречи может быть ограничено 10-15 минутами или менее, за это время вам необходимо изложить проблему, обсудить возможные пути ее решения и последующие шаги. Если вы считаете, что времени недостаточно, то прямо скажите об этом и предложите перенести встречу на другое время или день.

Поблагодарите человека, принимающего решение, за ранее оказанную поддержку.

Начните с вопросов, в которых заинтересован ваш собеседник и которые не вызовут противоречия. Свяжите ваши задачи с задачами вашего собеседника.

Пусть ваши просьбы будут конкретны и реалистичны.

Не запутывайте большим количеством сообщений и информации.

Не просите решить все проблемы и сразу.

Не только говорите, но и слушайте.

Покажите лицу, принимающему решения, что ваша цель в адвокации получила широкую поддержку. Должностным лицам тяжело игнорировать большое количество сторонников одной идеи.

Подведите итог того, что ваш собеседник сказал или пообещал. Не удовлетворяйтесь неопределенным выражением поддержки.

Возвратитесь к двум основным вопросам:

1. Согласно ли лицо, принимающее решения, с тем, что нужно что-то менять?

2. Что он/она согласны делать для осуществления изменений?

После встречи

Напишите письмо лицу, с котором вы встречались, с благодарностью за встречу (даже если данный человек был мало чем полезен), кратко повторив суть вопроса и положительные комментарии со стороны лица, принимающего решения, в особенности его обещания активных действий. Расскажите, что вы планируете делать дальше, пообещайте информировать его и выразите надежду, что вы сможете работать вместе над проблемой в будущем.

Написание пресс-релиза

Пресс-релизы – наиболее распространенный способ подачи материала прессе. Следует сразу оговориться, что словом «пресс-релиз» сейчас называют очень разные продукты ПР- и журналистской деятельности. В частности, пресс-релизами считают простые приглашения журналистов на пресс-конференцию. Запомните, что пресс-релиз – это новость, и к написанию пресс-релизов применимы те же правила, что и к написанию новостных сообщений. Правда, жанр, быть может, менее строг, и хорошо, если в вашем пресс-релизе будут использованы любопытные факты, цитаты (из классиков и не только), различные приемы создания образности. В то же время главная мысль релиза должна быть выделена отчетливо. Другую потенциально интересную для журналистов информацию вы сможете приложить в других материалах информационной папки.

Работая над пресс-релизом, не забывайте, что он рассчитан в первую очередь на журналистов (потому он называется именно пресс-релизом), и ваша задача сделать его таким, чтобы, с одной стороны, СМИ могли его максимально использовать, не внося изменений, с другой – заинтересовать их и подстегнуть к тому, чтобы сделать авторский материал по предложенной теме. Особенно если вы готовите релиз к мероприятию (пресс-конференции и пр.). Излишне говорить, что все написанное в релизе должно быть тщательно проверено. Лучше вообще не выпускать пресс-релиза, чем раздать прессе материал с ошибками.

Также пресс-релизами могут называться сообщения ПР-служб крупных корпораций и предвыборных штабов независимо от жанра (новости, комментарии, приглашения и т.д.), но только если рассылка их ведется регулярно (каждый день). Обычно такие «службы релизов» организовываются специально для решения определенной задачи (выбор «нужного» кандидата, формирование положительного имиджа компании). Подобная форма работы достаточно эффективна: многие практики ПР говорят, что рассылка регулярного пресс-релиза – самый надежный способ увидеть материал в прессе, причем таким, каким он нужен.

Пресс-релиз - это краткое сообщение, содержащее важную новость или полезную для широкой аудитории информацию. Пресс-релиз распространяется пресс-службами организаций или PR-агентствами для возможной публикации в прессе и информирования общественности.

Общие правила:

1. Пресс-релиз пишется по поводу определенной новости или события, которые называются информационным поводом.

2. Предоставляемая информация должна быть интересна за пределами организации.

3. Информация должна быть актуальной и «свежей».

4. Пресс-релиз должен содержать информацию, а не рекламу или саморекламу.

5. Информация должна соответствовать специфике издания, быть интересной его целевой аудитории.

Правила оформления:

Пресс-релиз пишется на фирменном бланке организации. Текст должен умещаться на одной странице. Имена и фамилии выделяются жирным шрифтом. Шрифт - не мелкий, чтобы текст был легко читаем. Все абзацы пишутся с красной строки. Текст печатается с двойным интервалом между строк. Аббревиатуры вначале вводятся полностью. Текст не должен содержать грамматических и стилистических ошибок. Печатайте пресс-релиз на хорошем принтере, изложение должно быть ясным, простым

Структура пресс-релиза:

Название и логотип организации, высылающей пресс-релиз.

Приведите имя человека для связи, обычно руководителя организации или пресс-секретаря, и номер телефона, по которому его можно найти (желательно в правом верхнем углу листа, но возможно и в конце текста)

Надзаголовок - слово «Пресс-релиз».

Заголовок пресс-релиза. Содержит основную идею сообщения. Должен быть ярким, интересным, запоминающимся, показывать перспективность и актуальность предложенной темы.

Сроки опубликования. Если необходимо - указываются сроки опубликования или дата рассылки (например: к публикации - не ранее 01.04.2006).

Указывайте место действия и дату. Например, «Херсон, 29 января 2010 года». С этого начинается текст любого пресс-релиза.

Резюме, или лидер-абзац. Краткое изложение новости или события, которое должно побудить читать остальной текст. Одно предложение — одна идея, одна мысль, один тезис; по объему не превышает 12-13 слов и отвечает на вопросы «КТО-ЧТО?»;

Основная часть. Раскрывает новость, представленную в лидер-абзаце, и отвечает на вопросы «ГДЕ-КОГДА-ПОЧЕМУ-КАКИМ ОБРАЗОМ?»

Второй абзац должен включать 1-2 цитаты из выступлений руководителя, других людей, имеющих отношение к теме. Цитаты подбирают так, чтобы журналист мог их использовать при написании статьи. Подписывайте их. Если у вас есть много интересных цитат, можно раздать их в качестве приложения к релизу, а текст включить самую удачную.

Каждый следующий абзац должен быть менее важен, чем предыдущий (принцип перевернутой пирамиды). Это делается для того, чтобы редактор, которому, возможно, придется сократить материал, смог “обрезать” его в любом месте без потери смысла. В более редких случаях релиз может быть построен как очерк.

Пресс-релиз печатайте с большим интервалом (двойной) и полями. Не печатайте на обороте страницы. Если пресс-релиз не помещается на одной стороне страницы, внизу первой страницы лучше написать “Продолжение следует” и продолжить на следующей странице, причем все страницы нумеруются. По международным стандартам в самом конце пропускается строка и в центре ставится знак “# # # #”. Оптимальный размер пресс-релиза – две страницы, однако следует руководствоваться имеющимся у вас материалом.

Будьте точны в своих пресс-релизах. Не переусердствуйте с редактированием. Пишите в стиле новостей, чтобы журналисты были более склонны использовать ваш материал дословно. Однако не ждите, что все «перепишут» релизы

Заглядывайте в словари, справочную литературу, сверьте цитаты, факты и цифры, окончательно работая над текстом. Ответственный за ПР человек и директор должны обязательно проверить пресс-релиз.

Собирайте пресс-релизы, организованные по теме и дате, в специально отведенную для этого папку. При подготовке последующих это может помочь.

Приглашение. Информация, где состоится мероприятие, время проведения, время и сроки регистрации участников, условия участия, как добраться до места (по возможности, включается схема или карта).

Контактная информация. Указание полных фамилии, имени и отчества (ФИО) и должности автора пресс-релиза или лица, к которому можно, при необходимости, обратиться за пояснениями, комментариями или вопросами, телефон (мобильный и/или стационарный), факс, адрес веб-сайта.

Рассылка пресс-релизов по факсу

Рассылка пресс-релизов с помощью факса не составляет большой трудности, однако здесь нельзя забывать о том, что после того, как пресс-релиз был послан, обязательно следует перезвонить адресату и узнать, получил ли он его, и все ли слова прочитываются.

Рассылка пресс-релизов по электронной почте

Рассылать пресс-релизы по электронной почте удобно и быстро. Нажатием одной кнопки вы можете переслать свое сообщение большому количеству людей. Но чтобы это сообщение не вызывало раздражения у его адресатов – следует придерживаться следующих правил:

1. Текст пресс-релиза помещается в само «тело» электронного письма и прикрепляется к письму как присоединенный файл.

2. В окно электронного письма «Subject» (Тема сообщения) и в начало самого письма перед текстом пресс-релиза вписывается личное обращение к тому человеку или к тем людям, кто будет его читать, либо фраза «Информация для прессы».

3. При общей рассылке пресс-релиза не следует указывать адреса журналистов в каком-либо другом окне письма, кроме «Все» (Скрытая копия).

4. Вложенные файлы желательно посылать в формате Word или текстовом.

5. Нежелательно перегружать файлы графикой.

6. Вложенные файлы не должны содержать вирусов.

Телефонные звонки для продвижения пресс-релизов увеличивают ваши шансы на публикацию.

Информационный пакет для прессы помогает журналисту и редактору при подготовке статей и сообщений. Позаботьтесь, чтобы пакет получил каждый журналист и каждое СМИ из составленного вами списка. Содержимое информационного пакета иногда рекомендуют хранить в папке с двумя отделениями, с наиболее важной информацией в правом кармане. Однако это правило нестрогое. Хотя любому человеку приятно получить хорошо организованный пакет документов, главное все же – хорошая информация, особенно пресс-релиз и сопроводительные тексты.

Содержание информационного пакета для прессы:

• Пресс-релиз

• Подробные данные о вашей организации

• Биографии выступающих

• Копии статей о вас, отзывы известных лиц об организации или меропиятии (если есть)

• Дополнительные материалы: например, список выступающих, если вы проводите пресс-конференцию и так далее

• Фотографии

• Специальный цветной слайд для телевидения, дающий возможность режиссеру наложить изображение на устный материал.

Организация пресс-конференций

Пресс-конференция — собрание представителей органов печати, радио, телевидения, проводимое с целью их информирования по актуальным общественно-политическим вопросам. Она является самой эффективной формой взаимодействия организации с журналистами, так как они получают информацию из первых рук. Существует мнение, что проведение пресс-конференций - это дело известных политиков, государственных ведомств и разрекламированных фирм. Разумеется, это не так. Общественные объединения с успехом могут использовать пресс-конференцию как форму общения с представителями СМИ.

Подготовка к пресс-конференции

Детальная разработка информационного повода, при необходимости — его создание. Определение круга заинтересованных в теме СМИ и журналистов. Необходимо вести базу данных тех, кто освещает интересующие организацию темы.

Возможные информационные поводы:

1. Мероприятия, проводимые организацией в рамках своих программ, либо торжественное открытие новой программы.

2. Участие в общественных акциях, проводимых в регионе другими организациями, на правах «соорганизатора».

3. Праздники и памятные дни различного характера: международные, региональные, свои собственные.

4. Позиция организации по какому-либо общественно-политическому вопросу, важные события в жизнедеятельности организации.

5. Участие в выставках, ярмарках, конкурсах.

6. Шествия, пикеты, акции.

Разработка концепции, сценария мероприятия. Лучшие дни для проведения пресс-конференции - вторник, среда и четверг; время — период с 12 до 15 часов.

Образец программы:

12.00 – Прибытие участников, регистрация

12.30 – Выступления

13.00 – Вопросы и ответы

13.30 – Фуршет

Планируйте конференцию, помня о сроках сдачи материалов для прессы. Выберите день и время, когда пресса не занята другими событиями, например, какими-то регулярными или иными намеченными раньше вашего мероприятиями (День города, визит важного лица, другая пресс-конференция)

Примите во внимание, что какое-либо важное событие может не позволить журналистам посетить ваше мероприятие. В этом случае дошлите им пресс-релиз и пакет материалов оперативно после пресс-конференции, узнайте, почему журналисты не пришли, интересна ли им тема и нужна ли дальнейшая информация.

Подготовка и рассылка пресс-релиза в СМИ. Приглашение на пресс-конференцию направляется журналистам за неделю, второе (вместе с пресс-релизом) — за 2-3 дня. Известите прессу не позднее, чем за 48 часов. Позвоните не менее 3-х раз: первый – до отсылки приглашения, второй – сразу после, чтобы убедиться, что приглашение дошло, третий – за день до пресс-конференции.

Разработка и наполнение пресс-кита (папка с раздаточными материалами). На пресс-конференции каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде. Подготовьте раздаточные материалы: Пресс-релиз, информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать, буклеты и брошюры о деятельности организации, копии предыдущих статей об организации, фотографии, визитная карточка сотрудника организации, отвечающего за связи с общественностью и прессой; украшенные символикой организации полезные сувениры: блокнот, ручка, календарь, наклейка и т.п.

Подбор помещения, где будет проходить пресс-конференция. Выберите подходящее помещение. Зал заседаний гостиницы – скучное место. Постарайтесь найти такое, которое соответствовало бы теме пресс-конференции. Это особенно важно, если вы приглашаете телевидение. В то же время до выбранного места журналистам должно быть удобно добираться. Заранее позаботьтесь о разрешении на использование данного помещения и о том, чтобы вовремя закончить.

Проверьте место заранее, чтобы убедиться, что обстановка подходящая. Позаботьтесь об электрических розетках, удлинителях, если вы ожидаете телевидение. Организуйте сцену, стулья и освещение. Выясните местонахождение телефонов, которые сможет использовать пресса.

Подготовка зала. На столе президиума должны находиться микрофоны, стаканы, минеральная вода, таблички выступающих с ФИО с обеих сторон, бумага и ручки для записей.

Украшение зала. За президиумом стоит повесить логотип организации, размер — не меньше 60х80 см.

Проведение пресс-конференции

Сбор журналистов. На входе в здание должно быть вывешено объявление о проведении пресс-конференции; на пути между входной дверью и местом проведения следует разместить указатели «Пресс-конференция».

Встреча и регистрация журналистов. Посадите дружелюбного симпатичного сотрудника на видном месте. Обозначьте это место указателям «Регистрация прессы». К регистрации должны быть готовы списки аккредитованных, чтобы не заставлять журналистов подолгу томиться в ожидании своей очереди (особенно, когда пресс-конференция уже началась, а люди продолжают идти).

Всем организаторам пресс-конференции желательно иметь нагрудные таблички (бэджи) с названием организации, которая проводит пресс-конференцию, и ФИО сотрудника, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по процедурным и другим вопросам.

Функции группы встречи:

- приветствовать пришедшего;

- попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных журналистов;

- выдать пресс-кит;

- представить журналиста (при необходимости) руководителю организации или ответственному за проведение пресс-конференции;

- указать дорогу (или проводить, если есть необходимость) в конференц-зал.

Распространите пресс-релизы и информационные пакеты для прессы до начала конференции (можно это делать при регистрации) и обеспечьте наличие этих материалов в доступном для всех желающих месте. Еще до того, как выступающие начнут говорить, лучше, чтобы СМИ уже знали суть проблемы. Ведь информационщикам нужно будет передавать их уже через несколько минут. Хорошо совместить раздачу пресс-релизов с регистрацией. Вы будете знать, кто из гостей пришел и получил пакет документов

Будьте гостеприимны по отношению к прессе. Если вы планируете утреннюю пресс-конференцию, запаситесь кофе, печеньем и так далее. Старайтесь быстро разрешать все возникающие вопросы.

Открытие пресс-конференции и вступительное слово ведущего. Начните вовремя, уважайте ваших гостей. Открытие может произойти на 5-10 минут позже запланированного - за это время подойдут опоздавшие. Однако разрыв продолжительностью более 15 минут недопустим.

Открытие проводит ведущий пресс-конференции. Во вступительном слове он рассказывает о теме пресс-конференции (выступление - не больше 5 минут).

Представление участников пресс-конференции. В президиуме должны сидеть 3 человека, максимум - 5. Представление проводит ведущий пресс-конференции.

Удостоверьтесь в готовности выступающих. Тщательно подготовьте их (вплоть до написания им выступлений). За столом (так называемый президиум) должны быть только те люди, которые выступают.

Выступления, информационные сообщения основных участников. Каждое выступление не должно быть более 10-15 минут. Лимит времени обговаривается с выступающими заранее.

Вопросы журналистов и ответы. Желательно, по одному вопросу от одного журналиста. Общая продолжительность пресс-конференции - 30-60 минут.

Заключительное слово ведущего и закрытие. Подведение итогов, благодарность всем присутствующим за внимание, приглашение всех участников пресс-конференции на фуршет (не более 5 минут). Закончите пресс-конференцию до того, как интерес начнет спадать, иначе какой-нибудь журналист использует это для провокационного вопроса. Предусмотрите достаточно времени для вопросов. Не отказывайтесь задержаться для интервью один на один, продумайте, сколько времени потребуется, найдите место, где вам не будут мешать.

Развлекательная программа. Желательно организовать фуршет, на котором участники пресс-конференции и журналисты могли бы продолжить неформальное общение.

Отслеживание результатов проведения пресс-конференции и составление отчета. Сбор и анализ вышедших в СМИ материалов после проведения пресс- конференции необходимы как для определения степени эффективности мероприятия, так и для формирования планов на будущее.