Дебет 91-2 кредит 10

– списаны проданные (безвозмездно переданные) материалы.

Накладная должна храниться в архиве организации 5 лет.

Вот образец накладной:

Товарная накладная (форма № ТОРГ-12)

Для товарной накладной предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Накладную выписывают в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают на склад для отпуска товаров;

• второй экземпляр передают получателю товаров.

Кладовщик отпускает товары со склада на основании накладной и доверенности, выписанной на имя получателя.

Графу накладной «Вид операции» заполняют, если организация ведет автоматизированный учет и разработала для этого собственные кодировки.

Оформленную накладную кладовщик, отпустивший товары, должен передать в бухгалтерию. На основании накладной бухгалтер должен отразить выбытие товаров проводками:

ДЕБЕТ 90-2 КРЕДИТ 41

–списана себестоимость проданных товаров;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 41

– списана себестоимость товаров, переданных безвозмездно.

Накладная должна храниться в архиве организации 5 лет.

Вот образец заполнения товарной накладной:

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-3)

Для инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей предусмотрен типовой бланк.

Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Опись составляют в 2 экземплярах:

• один экземпляр передают в бухгалтерию для составления сличительной ведомости;

• второй экземпляр остается у лица, ответственного за сохранность ценностей.

В графе «Товарно-материальные ценности» описи (столбец «Код (номенклатурный номер)») можно указать номенклатурный номер товарно-материальных ценностей. Для этого вы можете воспользоваться Общероссийским классификатором видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОК 004-93) или разработать собственные кодировки.

Однако заполнять этот столбец не обязательно.

К ценностям, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер указывают в графе «Номер» (столбец «Паспорт»).

Столбец 11 «Сумма, руб. коп.» (графа «Фактическое наличие») заполняют так:

Опись должна храниться в архиве организации 5 лет.

Вот образец инвентаризационной описи:

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (форма № ИНВ-19)

Для сличительной ведомости результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Ведомость составляет бухгалтер только по тем ценностям, по которым в процессе инвентаризации были выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета (излишки или недостачи).

Бухгалтер должен оформить ведомость в 2 экземплярах:

• один экземпляр остается в бухгалтерии;

• второй экземпляр передают работнику, ответственному за сохранность ценностей.

К ценностям, которые содержат драгоценные металлы или камни, должен быть приложен специальный паспорт. Его номер указывают в графе «Номер» (столбец «Паспорта»).

В ходе анализа результатов инвентаризации бухгалтер может установить, что выявленные недостатки или излишки материальных ценностей возникли из-за ошибок в бухгалтерском учете (например, некоторые ценности не были оприходованы в учете).

В этой ситуации разницу между данными учета и данными инвентаризации следует отразить в графе «Отрегулировано за счет уточнения записей в учете».

На основании ведомости бухгалтер должен сделать в соответствующих случаях проводки:

ДЕБЕТ 10 (41) КРЕДИТ 91-1

– оприходованы излишки ценностей, выявленные в результате инвентаризации;

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 (41)

– отражена недостача ценностей, выявленная в результате инвентаризации.

Списание недостач отражают так:

ДЕБЕТ 20 (44) КРЕДИТ 94

– списана недостача ценностей в пределах норм естественной убыли;

ДЕБЕТ 73-2 КРЕДИТ 94

– недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновных лиц;

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 94

– списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц (или если во взыскании отказано судом).

Если с работником, виновным в недостаче, заключен трудовой договор, ущерб возмещается в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Если работник не является штатным сотрудником и работает по договору гражданско-правового характера, ущерб возмещается в соответствии с Гражданским кодексом РФ.

Ведомость должна храниться в архиве организации 5 лет.

Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей может быть заполнена так:

УЧЕТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы

Если компания получает наличную выручку, то для расчета лимита можно воспользоваться формулой:

Компании, которые только начинают свою деятельность и у них еще нет наличной выручки, для расчета лимита берут предполагаемую выручку. Все остальные исходят из выручки, полученной ранее. Расчетный период можно брать любой. Это может быть какой-нибудь период прошлого года, пиковые периоды поступления наличности. Расчетный период учитывают в рабочих днях, и он не должен превышать 92 дней.

Обратите внимание: период времени между сдачами денег в банк не должен превышать семи рабочих дней, а если в месте нахождения компании отсутствует банк, указанный период не должен превышать четырнадцати рабочих дней.

Пример

ЗАО «Актив» занимается установкой бытовой техники. За последнюю неделю года выручка фирмы составила 500 000 рублей. Для расчета лимита руководитель решил использовать показатели этой недели. Компания работает с понедельника по пятницу, а деньги в банк сдают раз в три дня. Лимит остатка кассы для «Актива» будет равен:

500 000 руб. : 5 раб.дн. × 3 раб.дн. = 300 000 руб.

Если у компании нет наличной выручки, то лимит можно рассчитать так:

Расчетный период для определения лимита может быть любой: объемы расходов за неделю, месяц, квартал, пиковые периоды затрат. Главное, он не должен превышать 92 рабочих дней.

Обратите внимание: период времени между получением денег в банке не должен превышать семи рабочих дней, а если в месте нахождения компании отсутствует банк, указанный период не должен превышать четырнадцати рабочих дней.

В кассу ООО «Пассив» не поступает наличная денежная выручка. Компания регулярно производит расходы на хозяйственные нужды. Для этого кассир по чековой книжке снимает с расчетного счета денежные средства. За прошлую неделю такие расходы составили 100 000 рублей. Для установления лимита остатка кассы руководитель решил использовать показатель этой недели. «Пассив» работает 5 дней в неделю, деньги в банке кассир получает раз в три дня. Лимит остатка кассы для компании будет равен:

100 000 руб. : 5 раб. дн. × 3 раб. дн. = 60 000 руб.

Лимит остатка кассы можно установить на любой промежуток времени, который необходим компании. Этот может быть месяц, квартал, полугодие.

После того как лимит остатка кассы рассчитан, руководитель компании должен утвердить его своим приказом или распоряжением. Документ необходимо хранить в компании и представлять в банк его не нужно.

Приходный кассовый ордер (форма № КО-1)

Для приходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Приходный ордер состоит из двух частей: собственно приходного ордера и отрывной квитанции.

Графу «Кредит» (столбец «Код структурного подразделения») заполняют только филиалы, представительства или другие обособленные подразделения фирмы, если они получают наличные деньги. Здесь указывают код, который присвоен филиалу центральным отделением фирмы.

Графу «Код целевого назначения» заполняют, если в кассу поступили средства целевого финансирования и фирма разработала для их учета собственные кодировки (например, членским взносам может быть присвоен код 01, грантам – 02, инвестициям – 03 и т. д.).

В строке «Основание» указывают содержание хозяйственной операции, в результате которой деньги поступили в кассу (например: «выручка от продаж», «целевое финансирование», «заем» и т. д.).

По строке «В том числе» указывают сумму налога на добавленную стоимость, уплаченную в составе наличной выручки. Если проданная продукция (товары, работы, услуги) НДС не облагается, то в этой строке пишут: «Без налога (НДС)».

По строке «Приложение» указывают дату и номер документа, по которому деньги поступают в кассу (например: «по договору от 06.10.2012 № 23/4», «по счету-фактуре от 08.10.2012 № 345»).

Ордер выписывают в одном экземпляре. Его подписывает главный бухгалтер или бухгалтер. Если их нет - руководитель фирмы или кассир. Если кассу ведет сам руководитель, то на документе будет только его подпись.Затем отрывную квитанцию передают человеку, сдавшему деньги.

Обратите внимание: принимать наличные деньги и оплату по платежным картам за товары (работы, услуги) нужно с применением контрольно-кассовой техники (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

На основании приходного кассового ордера бухгалтер делает соответствующие проводки:

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51 (52)

– поступили в кассу наличные деньги с расчетного (валютного) счета;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 62 (76)

– поступили наличные деньги от покупателей (заказчиков);

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 90-1

– отражена продажа товаров (работ, услуг) в розницу;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 66 (67)

– поступили наличные деньги, полученные по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа);

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 71

– возвращены в кассу неиспользованные деньги, ранее выданные под отчет.

Срок хранения приходного кассового ордера в архиве фирмы – 5 лет.

Вот образец приходного кассового ордера:

Расходный кассовый ордер (форма № КО-2)

Для расходного кассового ордера предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 года № 88. Расходным кассовым ордером оформляют выдачу наличных денег из кассы. Для выдачи денег под отчет на хозяйственные нужды «расходник» оформляют на основании письменного заявления подотчетного лица, на котором руководитель должен указать срок выдачи денег, сумму, дату и подпись.

Выдавая наличные деньги, помните, что расчеты наличными деньгами между фирмами, предпринимателями, фирмами и предпринимателями ограничены – не более 100 000 рублей по одному договору.

Для наличных расчетов с населением ограничений нет.

Если вы нарушите установленный лимит, вас могут оштрафовать.

Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же нарушение руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Пример

ЗАО «Актив» решило приобрести у ООО «Пассив» материалы за наличные деньги на общую сумму 145 000 руб., в том числе:

• костюмную ткань стоимостью 100 000 руб.;

• подкладочную ткань стоимостью 45 000 руб.

Вместо одного договора «Актив» и «Пассив» заключили два: один – на поставку костюмной ткани и другой – на поставку подкладочной. За приобретенную ткань «Актив» единовременно выплатил «Пассиву» наличными 145 000 руб.

Поскольку платеж произведен по двум разным договорам (сделкам), предельный размер расчетов наличными в данном случае не нарушен.

Графу «Дебет» (столбец «Код структурного подразделения») заполняют филиалы или представительства, выдавшие наличные деньги из кассы. В этой графе указывают код, присвоенный подразделению головной организацией.

Графу «Код целевого назначения», как правило, заполняют, если фирма разработала специальные коды, чтобы отслеживать направления расходования полученных ранее целевых средств.

В строке «Основание» указывают содержание хозяйственной операции, в результате которой деньги были выданы из кассы (например: «под отчет», «в оплату товаров», «заем» и т. д.).

В строке «Приложение» указывают дату и номер документа, на основании которого деньги были выданы из кассы (например: «по договору от 10.05.2011 № 34/8», «по счету-фактуре от 29.11.2011 № 150»).

Ордер выписывают в одном экземпляре.

Ордер подписывает руководитель, главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии - руководитель, кассир.

При выплате зарплаты, стипендий деньги из кассы выдают по расходному ордеру, по платежной и расчетно-платежной ведомости (форма № Т-53 или № T-49).

На общую сумму денег, выданную по ведомости, бухгалтер оформляет один расходный кассовый ордер. Его реквизиты (номер и дату составления) указывают в ведомости.

На основании расходного кассового ордера бухгалтер делает соответствующие проводки:

ДЕБЕТ 51 (52) КРЕДИТ 50

– внесены наличные деньги из кассы на расчетный (валютный) счет;

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

– выданы из кассы наличные деньги под отчет;

ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 50

– погашена наличными деньгами задолженность перед поставщиком (подрядчиком);

ДЕБЕТ 66 (67) КРЕДИТ 50

– выданы наличные деньги по договору краткосрочного (долгосрочного) кредита (займа);

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

– выплачена из кассы заработная плата (дивиденды) работникам;

ДЕБЕТ 75 КРЕДИТ 50

– выплачены из кассы дивиденды акционерам (участникам), которые не являются работниками организации;

ДЕБЕТ 76-4 КРЕДИТ 50

– выплачены из кассы депонированные суммы заработной платы.

Вот образец расходного кассового ордера:

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3)

Для журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88. В новом Положении о порядке ведения касовых операций журнал не указан в числе обязательных документов для их оформления. Однако фирмы могут продолжать его использовать в добровольном порядке.

В журнале указывают реквизиты (номера и даты составления) всех приходных и расходных кассовых ордеров, выписанных в организации.

Журнал ведут в течение года, а затем передают в архив, где он хранится 5 лет.

Вот образец журнала:

Кассовая книга (форма № КО-4)

Кассовую книгу ведут по специальной форме, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

Записи в кассовой книге должны быть сверены с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером. Если их нет, то сделать это может руководитель компании. После сверки в книге необходимо расписаться тому, кто проводил сверку.

Кассовую книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Как правило, книгу заводят на один календарный год. На одном листе книги отражают операции по приходу или расходу наличных денег за один день.

Если книгу ведут в бумажном виде, то до начала ведения все листы кассовой книги должны быть пронумерованы и прошнурованы. На последнем листе книги указывают их общее количество. Для этого делают запись: «В книге пронумеровано и прошнуровано ____ листов».

Количество листов книги заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Если кассовую книгу оформляют в электронном виде, то листы нумеруются автоматически с 1 января каждого года. В конце каждого дня лист такой книги необходимо распечатывать в двух экземплярах и подбирать в хронологическом порядке. Брошюровать их нужно по мере необходимости, но не реже чем раз в год.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух одинаковых частей. Между ними находится линия отреза.

Первый лист (с горизонтальной линовкой) кассир заполняет чернилами или шариковой ручкой. Этот лист остается подшитым в кассовой книге.

Второй (отрывной) лист (без горизонтальной линовки) сгибают по линии отреза и заполняют под копирку. Как правило, эти листы подшивают в отдельной папке с другими кассовыми документами (расходными и приходными ордерами).

Обособленное подразделение после выведения суммы остатка на конец рабочего дня должно передать отрывный лист кассовой книги головной компании не позже следущего рабочего дня. Делать это можно в электронном виде.

Если кассовую книгу ведут на бумаге, передать необходимо ее второй отрывной экземпляр листа. Если же книгу оформляют в электронном виде, то необходимо распечать второй экземпляр листа.

Обратите внимание: обособленное подразделение может иметь свой лимит остатка кассы, который не зависит от головной компании.

В графе 1 «Номер документа» указывают номер приходного или расходного кассового ордера, которым оформлено поступление (выдача) денег.

В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» указывают номер того счета, по которому отражено поступление или выдача денег в корреспонденции со счетом 50 «Касса». Например, если в кассу поступила оплата от покупателя (заказчика), здесь записывают «62», если деньги в качестве возврата краткосрочного займа – «66» и т. д.

В графе «Приход, руб. коп.» отражают сумму денег, полученную в кассу по одному приходному кассовому ордеру.

В графе «Расход, руб. коп.» отражают сумму денег, выданную из кассы по одному расходному кассовому ордеру.

По строке «Итого за день» указывают общую сумму денег, поступившую в кассу за день (столбец 4) и выданную из кассы (столбец 5).

Графу «Остаток на конец дня» заполняют так:

Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, то остатком на конец рабочего дня будет сумма остатка в последний предшествуюший день, в котором происходили кассовые операции.

Если кассовую книгу ведут в электронном виде, то в конце дня ее необходимо распечатать в двух экземплярах.

Отрывные листы и кассовую книгу хранят в архиве организации в течение 5 лет.

Вот образец заполнения кассовой книги:

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КO-5)

Для книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Книгу используют, если в фирме есть старший кассир. Операции по передаче денег между старшим кассиром и кассиром фиксируют в этой книге. Ее открывает на год и заполняет старший кассир.

В этом случае денежные средства выдают и принимают в следующем порядке:

• в начале рабочего дня старший кассир выдает кассирам сумму наличных, необходимую для проведения расходных операций;

• получив наличные, кассиры расписываются в графе 4 книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств;

• в конце рабочего дня кассиры сдают остаток наличных и кассовые документы старшему кассиру;

• старший кассир расписывается в получении денег в книге учета (графа 9) и подсчитывает их остаток (графа 10).

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств должна храниться в архиве организации в течение пяти лет.

Вот образец заполнения книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств:

Если кассир получил деньги для оплаты труда по нескольким платежным ведомостям, он должен отчитаться старшему кассиру по каждой ведомости. Сделать это нужно не позднее последнего дня выдачи зарплаты по данной ведомости.

Например, кассир получил:

• 5 апреля 2012 года – аванс на выплату зарплаты работникам бухгалтерии в соответствии с платежной ведомостью № 1;

• 6 апреля 2012 года – еще один аванс на выплату зарплаты работникам планового отдела согласно платежной ведомости № 2;

• 7 апреля 2012 года – аванс для выплаты зарплаты работникам ремонтного цеха по платежной ведомости № 3.

Зарплата на предприятии выдается на протяжении трех дней. В соответствии с данными условиями, кассир может отчитаться за первый аванс по платежной ведомости № 1 до 8 апреля 2012 года включительно и вернуть старшему кассиру сумму невыданной (депонированной) заработной платы по сданным вместе с отчетом платежным документам. До 9 апреля 2012 года включительно он должен отчитаться за аванс по платежной ведомости № 2 и вернуть старшему кассиру сумму невыданной (депонированной) заработной платы по сданным вместе с отчетом платежным документам. Аналогично до 10 апреля 2012 года – по платежной ведомости № 3.

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15)

Для акта инвентаризации наличных денег предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88.

Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей в кассе, дают расписки в том, что все поступившие деньги или другие ценности (например, почтовые марки, чеки, авиабилеты и т. д.) оприходованы, выбывшие – списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Во время ревизии никакие операции, связанные с приемом или выдачей ценностей из кассы, не проводятся.

Инвентаризационная комиссия составляет акт в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают кассиру;

• второй экземпляр – в бухгалтерию.

При смене кассира акт составляют в 3 экземплярах:

• первый экземпляр передают кассиру, сдавшему ценности;

• второй экземпляр передают кассиру, принявшему ценности;

• третий экземпляр передают в бухгалтерию.

В акте комиссия указывает, сколько наличных денег, ценностей и других документов (марок, чеков, чековых книжек, путевок, авиабилетов, ценных бумаг) находилось в кассе в момент проведения ревизии.

Главный бухгалтер организации должен указать, какая сумма ценностей числится в кассе по данным бухгалтерского учета.

Акт подписывают все члены комиссии и работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир). Если акт не подписал хотя бы один член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными.

Оборотную сторону акта заполняют, если во время ревизии комиссия обнаружила недостачу или излишки ценностей.

Строку «Объяснение причин излишков и недостач» заполняет работник, ответственный за сохранность ценностей (кассир).

Если была выявлена недостача, руководитель может принять следующее решение:

• удержать сумму недостачи с материально ответственного лица;

• списать недостачу за счет средств организации (если в недостаче нет вины кассира).

Решение руководителя фиксируют на оборотной стороне акта. Акт хранят в архиве организации 5 лет.

Вот образец акта:

Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9)

Для акта о проверке наличных денег в кассе предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт предназначен для оформления результатов внезапной ревизии кассы. Такая ревизия может проводиться:

• по инициативе руководителя организации;

• по требованию налоговой инспекции.

Если ревизию проводят по инициативе руководителя, акт составляют в 2 экземплярах:

• первый экземпляр передают в бухгалтерию организации;

• второй экземпляр – работнику, ответственному за сохранность денег.

Если проверку проводят по инициативе налоговой инспекции, то составляют третий экземпляр акта. Его передают сотруднику налоговой инспекции (проверяющему).

Перед началом проверки с кассира берут расписку о том, что его личных денег в кассе нет.

В акте указывают:

• сумму денег, находящуюся в кассе на момент начала ревизии;

• показания счетчиков ККМ на начало рабочего дня и на момент проведения ревизии;

• сумму выручки по данным суммирующего денежного счетчика;

• сумму выручки по данным журнала кассира-операциониста (форма № КМ-4) или журнала регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);

• сумму недостачи или излишков наличных денег в кассе.

Акт подписывают все члены комиссии, руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, налоговый инспектор (если он принимал участие в ревизии) и кассир, ответственный за сохранность денег в кассе.

Если в процессе внезапной ревизии, проводимой с участием сотрудника налоговой инспекции, будет выявлен излишек денег в кассе, ваша организация может быть оштрафована.

Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 рублей.

За это же нарушение административный штраф может быть наложен и на руководителя организации – в размере от 4000 до 5000 рублей (п. 15.1 КоАП РФ).

Акт должен храниться в архиве организации в течение 5 лет.

Вот образец акта о проверке наличных денежных средств кассы:

БЕЗНАЛИЧНЫЕ РАСЧЕТЫ

Операции по расчетному счету

Через расчетный счет могут проводиться два вида операций:

• списание денег;

• зачисление денег.

Банк списывает деньги с расчетного счета по вашему распоряжению. Такое распоряжение оформляют платежным поручением.

Без вашего согласия банк может списать деньги только в исключительных случаях, например по решению суда, по требованию налоговой инспекции об уплате налоговых недоимок и санкций, начисленных по результатам проверки.

Оплату, поступающую от ваших контрагентов, банк зачисляет на ваш расчетный счет. В большинстве случаев партнеры также переводят деньги с помощью платежных поручений.

Однако есть случаи, когда деньги списывают или зачисляют на счет по документам, выписанным самой фирмой. К таким документам относятся платежное требование и инкассовое поручение.

В договоре с контрагентом нужно предусмотреть, какой документ будет использоваться в расчетах (платежное поручение, требование или инкассовое поручение).

Пример

ЗАО «Актив» продает товары ООО «Пассив» по договору поставки. Договором может быть предусмотрено, что оплату товаров «Пассив» производит на основании платежных требований, выписанных «Активом».

Платежное поручение (форма № 0401060)

Для платежного поручения предусмотрен типовой бланк. Его форма приведена в Положении Банка России от 19 июня 2012 года № 383-П «О правилах осуществления перевода денежных средств».

Если вам надо оплатить товары (работы, услуги), перечислить налоги в бюджет или провести другой платеж, вы должны оформить и представить в банк платежное поручение, составленное по этой форме. На его основании банк спишет денежные средства с вашего расчетного счета.

Как правило, платежное поручение составляют в 2 экземплярах:

• первый экземпляр банк возвращает вам;

• второй экземпляр остается в банке.

Однако наиболее популярным считается электронный документооборот. Почти все банки представляют сейчас эту услугу своим клиентам. Ваша фирма заключает договор с банком, который вас обслуживает, на пользование системой Клиент-Банк или Интернет-Банк. После этого все платежные поручения составляют в одном экземпляре и посылают в банк с помощью этой программы. Использование электронной системы позволяет экономить время, постоянно контролировать текущий баланс, в любое время получать электронные выписки и автоматически разносить всю информацию по расчетному счету в программу, в которой ведется бухгалтерский учет.

Списание денег с расчетного счета на основании платежного поручения отражают проводками:

ДЕБЕТ 60 (76) КРЕДИТ 51

– перечислены деньги поставщику (подрядчику);

ДЕБЕТ 66 (67) КРЕДИТ 51

– перечислены деньги в счет погашения краткосрочного (долгосрочного) кредита или займа и процентов по нему;

ДЕБЕТ 68 (69) КРЕДИТ 51

– перечислен в бюджет (внебюджетный фонд) налог или взносы.

При оплате товаров (работ, услуг) в поле «Назначение платежа» обязательно должны быть указаны сумма НДС, подлежащая уплате поставщику, и реквизиты договора или счета-фактуры, на основании которых перечисляются деньги. Например: «118 000 руб. (в том числе НДС – 18 000 руб.) по счету-фактуре от 20.03.2011 № 123». В графе «Вид оп.» пишут «01».

Платежное поручение на уплату налогов и других платежей заполняют в особом порядке.

Поле «Статус плательщика»

В правом верхнем углу платежки (поле «Статус плательщика») нужно указать двузначный код, характеризующий статус вашей фирмы как налогоплательщика. Этот код может быть:

01	налогоплательщик (плательщик сборов)
02	налоговый агент
06	участник внешнеэкономической деятельности
08	плательщик иных обязательных платежей в бюджет
14	налогоплательщик, производящий выплаты физическим лицам

Обратите внимание: при уплате страховых взносов в ПФР необходимо указать значение статуса «01» – плательщик – юридическое лицо, а при уплате взносов в ФСС – значение статуса «08» – плательщик иных платежей, осуществляющий перечисления в бюджет (письмо ПФ РФ от 29 января 2010 г. № 30-18/871, письмо ФСС РФ от 15 января 2010 г. № 02-13/08-13157).

Поля «Плательщик» и «Получатель»

В поле «Плательщик» укажите название вашей фирмы и адрес ее места нахождения. До и после адреса поставьте символ «//». В полях над названием фирмы укажите присвоенные ей ИНН и КПП. Если фирма еще не получила КПП, в соответствующем поле проставьте «0».

В поле «Получатель» укажите название госоргана, которому вы перечисляете налог, а в скобках – название и номер вашей налоговой инспекции. При этом в поле «ИНН» нужно указать ИНН инспекции, а в поле «КПП» – ее КПП.

Поля, характеризующие налоговый платеж

Над полем «Назначение платежа» нужно заполнить строку из семи полей. В ней нужно указать семь кодовых показателей, которые характеризуют налоговый платеж:

Код бюджетной классификации (КБК)

Код ОКАТО

Код основания платежа

Код налогового периода

Номер документа

Дата документа

Тип платежа

Все семь показателей записывают в строгой последовательности. Если вы не можете привести конкретное значение показателя, то вместо него проставьте «0».

Код бюджетной классификации (КБК) и код ОКАТО по всем налогам вы можете узнать в своей налоговой инспекции. По каждому налогу нужно составлять отдельные платежные поручения.

Код основания платежа имеет 2 знака:

ТП	налоговые платежи текущего года
ЗД	добровольное погашение задолженности по прошедшим налоговым периодам, если налоговая инспекция не выписала требования об уплате налогов для погашения этой задолженности
ТР	погашение задолженности по требованию об уплате налогов, выписанному налоговой инспекцией
РС	погашение налоговой задолженности, по которой была предоставлена рассрочка
ОТ	погашение налоговой задолженности, по которой была предоставлена отсрочка
РТ	погашение налоговой задолженности, которая была реструктурирована
ВУ	погашение отсроченной задолженности в связи с введением внешнего управления
ПР	погашение задолженности, приостановленной к взысканию
АП	погашение задолженности по акту налоговой проверки
АР	погашение задолженности по исполнительному документу

В одном платежном поручении можно указать только одно основание платежа. Поэтому при перечислении денег по разным основаниям оформляют разные платежные поручения.

Пример

В 2011 году налоговая инспекция провела проверку деятельности «Актива» за 2009 год. Проверка была закончена в апреле 2011 года. В результате проверки у «Актива» была выявлена недоимка по НДС за 2009 год.

Таким образом, в апреле 2011 года «Актив» должен перечислить в бюджет:

• недоимку по НДС за 2009 год (по акту проверки налоговой инспекции);

• текущий платеж: 1/3 НДС за I квартал 2011 года.

Бухгалтеру «Актива» необходимо составить:

• платежное поручение на погашение задолженности по НДС за 2009 год (в платежном поручении указывается основание «АП»);

• платежное поручение на перечисление текущего платежа по НДС (в платежном поручении указывается основание «ТП»).

Код налогового периода имеет 10 знаков. Это поле заполните так:

1) укажите периодичность уплаты налога (месячная, квартальная, полугодовая, годовая и т. д.).

Для этого проставьте следующие коды:

МС	если налог уплачивается за месяц
КВ	если налог уплачивается за квартал
ПЛ	если налог уплачивается за полугодие
ГД	если налог уплачивается за год

2) поставьте точку;

3) далее укажите:

• если налог уплачивается по итогам месяца – номер месяца, за который он перечисляется (например, 01, 02, 03... 12);

• если налог уплачивается по итогам квартала – номер квартала, за который он перечисляется (например, 01, 02, 03 или 04);

• если налог уплачивается по итогам полугодия – номер полугодия, за которое он перечисляется (01 или 02);

• если налог уплачивается по итогам года – два нуля;

4) поставьте точку;

5) укажите год, за который уплачивается налог (например, 2010, 2011 и т. д.).

Пример

Ситуация 1

ЗАО «Актив» в январе 2011 года перечислило в бюджет 1/3 НДС за IV квартал 2010 года. «Актив» должен указать следующий код налогового периода:

КВ.04.2010

Ситуация 2

В марте 2011 года «Актив» перечислил в бюджет налог на прибыль по итогам 2010 года. «Актив» должен указать следующий код налогового периода:

ГД.00.2010

Если вы выявили недоплату того или иного налога и перечислили недоимку в бюджет, то в платежном поручении укажите тот налоговый период, за который налог доплачивается.

Если налог перечислен досрочно, то в платежном поручении также нужно указать тот период, за который налог уплачивается.

Пример

Ситуация 1

В октябре 2011 года «Актив» самостоятельно выявил, что сумма НДС, уплаченная за II квартал 2011 года, была занижена. При доплате налога «Актив» должен указать следующий код налогового периода:

КВ.02.2011

Ситуация 2

В июне 2011 года «Актив» досрочно уплатил 1/3 НДС за II квартал 2011 года. «Актив» должен указать следующий код налогового периода:

КВ.02.2011

Показатель «Номер документа» заполняется в зависимости от того, какой код основания платежа указан в платежном поручении.

Код основания платежа	В показателе «Номер документа» указывается:
ТП	0
ЗД	0
ТР	номер требования об уплате налогов
РС	номер решения о рассрочке
ОТ	номер решения об отсрочке
РТ	номер решения о реструктуризации
ВУ	номер дела, рассмотренного арбитражным судом
ПР	номер решения о приостановлении взыскания
АП	номер акта проверки
АР	номер дела или материала, по которому выдан исполнительный документ

Показатель «Дата документа» также заполняют в зависимости от того, какой код основания платежа указан в платежном поручении.

Код основания платежа	В показателе «Дата документа» указывается:
ТП	дата подписания руководителем организации декларации (расчета), на основании которой перечисляется налог
ЗД	0
ТР	номер требования об уплате налогов
РС	номер решения о рассрочке
ОТ	номер решения об отсрочке
РТ	номер решения о реструктуризации
ВУ	номер дела, рассмотренного арбитражным судом
ПР	номер решения о приостановлении взыскания
АП	номер акта проверки
АР	номер дела или материала, по которому выдан исполнительный документ

Показатель «Дата документа» заполните так:

1) укажите календарный день, в котором составлен документ, на основании которого деньги перечисляются в бюджет (например, 01, 02, 03... 31);

2) поставьте точку;

3) укажите календарный месяц, в котором составлен этот документ (например, 01, 02, 03... 12);

4) поставьте точку;

5) укажите год, в котором составлен этот документ (например, 2011, 2012 и т. д.).

Пример

Налоговая инспекция провела выездную проверку в ЗАО «Актив».

В результате проверки «Активу» был доначислен НДС и составлен акт от 25 марта 2012 г. № 236/98.

В платежном поручении на перечисление НДС, доначисленного по акту проверки, «Актив» должен указать:

АП; 0; 236/98; 25.03.2012

Код типа платежа имеет 2 знака:

НС	при уплате налога или сбора
АВ	при уплате авансов или предоплат по налогам или сборам
ПЕ	при уплате пеней
ПЦ	при уплате процентов (например, если организации предоставлена отсрочка по уплате налогов)
СА	при уплате налоговых санкций, установленных Налоговым кодексом РФ
АШ	при уплате административных штрафов
ИШ	при уплате других штрафов, установленных законодательством
ВЗ	при уплате взноса
ПЛ	при уплате платежа
ГП	при уплате пошлины

Обратите внимание: по каждому типу платежа нужно оформлять отдельные платежные поручения.

Поле «Назначение платежа»

Поле «Назначение платежа» предназначено для дополнительной поясняющей информации, связанной с перечислением денег в бюджет и внебюджетные фонды.

Так, при уплате страховых взносов здесь можно указать сокращенное наименование соответствующего фонда (например, ФСС, ФФОМС или ПФР) и регистрационный номер вашей фирмы.

В этом поле также можно расшифровать, какой налог и за какой период вы перечисляете. Например: «Уплата НДС за III квартал 2012 года», «Уплата налога на прибыль за 9 месяцев 2012 года» и т. п.

В поручениях на уплату таможенных платежей поле «Назначение платежа» заполняют в особом порядке. В этом случае здесь нужно указать:

При уплате таможенных платежей в федеральный бюджет	Показатели: вид платежа; «Примечание»
При уплате таможенных платежей на счета таможни	Показатели: код таможенного органа; вид платежа; «Примечание»

Код таможенного органа узнайте на таможне.

Код вида таможенного платежа определите по классификатору, приведенному в приложении 9 к решению Комиссии Таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378.

Показатель «Примечание» является текстовым пояснением и заполняется в кавычках.

Номер банковского счета, куда нужно перечислить налоги, узнайте в вашей налоговой инспекции.

Пример

ООО «Альфа» (ИНН 7718251401, КПП 771801001), находящееся по адресу: г. Москва, ул. Узкая, 8, зарегистрировано в инспекции ФНС № 18 по г. Москве.

Ему открыт р/с 40702810800000001300 в КБ «Собинбанк», к/с 30101810400000000487, БИК 044525487.

27 июня «Альфа» заплатил налог на прибыль (код 18210101011011000110) за май в размере 10 000 руб. Деньги перечислены на счет УФК МФ РФ по г. Москве 40101810800000010041, открытый в отделении № 1 Московского ГТУ Банка России, БИК 044583001.

Платежное поручение заполнено так:

Платежное требование (форма № 0401061)

В договоре с покупателем (заказчиком) товаров (работ, услуг) вы можете предусмотреть, что их оплата будет производиться по платежным требованиям, выписанным вашей фирмой.

На основании вашего платежного требования банк покупателя (заказчика) спишет денежные средства с его расчетного счета и зачислит их на ваш расчетный счет.

Для платежного требования предусмотрен типовой бланк. Его форма приведена в Положении о правилах осуществления перевода денежных средств (утверждено Банком России от 19 июня 2012 г. № 383-П).

Как правило, платежное требование составляют в трех экземплярах:

• первый экземпляр банк возвращает вам. Этот экземпляр должен храниться в организации не менее 5 лет;

• второй экземпляр остается в банке, в котором открыт расчетный счет вашей организации;

• третий экземпляр направляется в банк, в котором открыт счет плательщика (то есть покупателя или заказчика).

Если вы получаете денежные средства от организации, которая имеет расчетный счет в том же банке, что и вы, достаточно оформить два экземпляра платежного требования.

После того как деньги по платежному требованию поступят на ваш расчетный счет, сделайте проводку: