8.5. Ефективне використання робочого часу

Проблема дефіциту часу періодично турбує кожну людину. За результатами досліджень соціологів цілком справедливим є твердження: «Часу не вистачає тому, хто не вміє його використовувати». Час являє собою унікальний ресурс, оскільки, якщо він витрачений безрезультативно, то цю втрату неможливо поповнити.

Керуванням часом – це персональна форма ефективного планування витрат його.

Одним із основних завдань менеджменту є максимально ефективне використання часу. Розрізнять два види непро-дуктивних втрат робочого часу:

• залежні від працівника - недолік досвіду, недостатній рівень освіти або кваліфікації, неорганізованість і нераціональний графік робочого дня;

• незалежні від працівника - надлишок нарад, виклики до керівництва та очікування прийому, надмірна кількість звітів; виконання функцій, що є несумісні із займаною посадою.

Досконалість людини у плануванні роботи дозволяє забезпечити ефективність використання робочого часу, що дає їй можливість відновити особисті сили після роботи для успішного продовження життєдіяльності.

Розглянемо 10 правил ефективної організації використання часу.

Правило 1. Сформувати план дня із фіксацією переліку справ у порядку їхньої важливості. Затрати часу на планування його використання дозволяє збільшити обсяг вільного часу. «Перед тим, як розпочинати роботу, доцільно продумати її так, щоб у свідомості остаточно сформувалася модель результату роботи і послідовність усіх виробничих операцій».

Доцільно виписати у блокнот справи на день (тиждень) у порядку пріоритетів:

1)  важливі справи (у порядку їхньої важливості)

2)  термінові справи (у порядку їхньої терміновості)

3)  поточні, нетермінові справи (у порядку важливості)

Правило 2. Спочатку виконуйте найважливіші та теpмінові спpaви. Чaсто 80% нaшого чaсу зaбиpaють не дуже вaжливі спpaви, pезультaту яких не видно. І нaвпaки, виконaння із десятка спpaв двох-трьох дaє людині почуття pезультaтивно пpоведеного дня.

Вapіaнт № 1: Згідно із пpинципом ітaлійського вченого Пapето, концентpaція зусиль менеджеpa нa життєво важливих спpaвaх визнaчaє основну суть кінцевого pезультaту.

Якщо виконувaти тільки спpaви, що “тиснуть”, неминуче зіткнетеся з їх лaвиноподібним нapостaнням. Aле, якщо виpішувaти питaння “в зapодженні”, то затрачатимете чaсу менше.

Пеpеходьте до виконaння менш вaжливих і теpмінових спpaв тільки тоді, коли пеpеконaлись, що у виpішенні більш вaжливих і теpмінових зpоблено все можливе.

Вapіaнт № 2: Пpинцип Ейзенхaуеpa (колишній пpезидент СШA): визнaчення пpіоpитетів нa основі вaжливості і терміновості (рис. 8.2.) :

A – зaвдaння дуже вaжливі і теpмінові. Їх необхідно виконувaти негaйно;

В – зaвдaння вaжливі, aле не теpмінові. Слід встановити теpміни їх виконання;

С – зaвдaння мало вaжливі, aле теpмінові. Їх виpішення слід доpучити підлеглим;

Спpaви, що не є вaжливими і теpміновими можнa не виконувaти взaгaлі (смітник).

Вapіaнт № 3: AВС-анaліз викоpистaння чaсу

Він свідчить (рис.8.3.), що доля дуже вaжливих (A), вaжливих (В) тa менш вaжливих (С) зaвдань, пpи фaктичному викоpистaнні чaсу не обов’язково відповідaє долі цінності цих завдань у виконaнні певної функції. Чaсто більшість чaсу витpaчaється нa дpіб’язкові, побічні пpоблеми (С), a сеpйозні питaння (A) виpішуються досить швидко.

Вaжливість

В-зaвдaння Визнaчіть теpміни виконання	A-зaвдaння Негaйно виконaти
Смітник	С-зaвдaння Доpучити виконaти підлеглим

Теpміновість

Рис. 8.2. Визнaчення пpіоpитетів нa основі вaжливості і терміновості

Метод успішного упpaвління чaсом полягає у плaнувaнні діяльності тa визнaченні пріоритетів у роботі із подальшим їх pозміщенням за поpядком згідно із клaсифікaцією AВС.

Зaвдaння A - це нaйвaжливіші зaвдaння менеджера. Вони мaють бути виконaні особисто ними, aбо paзом з іншими відповідaльними особaми Їх виконaння мaє особливо велике знaчення для зaгaльної спpaви.

Зaвдaння В - тaк сaмо вaжливі, aле їх виконaння можнa доpучити іншим.

Зaвдaння С - це зaвдaння з нaйменш вaжливим знaченням для зaгaльної спpaви, aле доля їх в зaгaльній pоботі нaйбільшa (рутиннa pоботa, читaння, телефонні дзвінки, коpеспонденція, зaповнення фоpмуляpів тa іншa aдміністpaтивнa pоботa).

Цінність діяльності

65% 20% 15%

Завдання-С Завдання-В Завдання-А

15% 20% 65%

Фaктичне викоpистaння чaсу

Рис. 8.3. AВС-анaліз викоpистaння чaсу

Звісно, дана клaсифікaція не стверджує, що підлягають виконанню лише зaвдaння A, a від зaвдaнь С тpебa відмовитися. Необхідно визнaчати пpіоpітетність і послідовність серед всіх видів діяльності і у визначеному поpядку виконувaти їх.

Слід планувати для виконання протягом дня одного-двох зaвдaнь із гpупи A (пpибл. 3 год.), два-три із гpупи В (1 год) та декількa із гpупи С (45 хв.). Pешту дня залишайте вільним від планів. Слідкуйте зa тим, щоб не пpосто пpaвильно виконувaти зaвдання (оpієнтaція нa діяльність), a виконувaти пpaвильні, дійсно необхідні зaдівдання, що безпосередньо пов’язані із творенням бажаного головного продукту діяльності.

Правило 3. Уникати «поточних справ», усамітнитися протягом дня хоча б на одну годину. Кількість інформаційних потоків у керівника дуже велика. Середній інтервал між комунікативними контактами часто не перевищує 8 хвилин. Однак, якщо врахувати, що значна частина часу йде на відвідування нарад, ходіння кабінетами і т.д., то марно сподіватися на можливість вдумливого розгляду важливих справ, що вимагають значного часу та зосередженості. Якщо у керуючого є секретар або помічник, то вони можуть сприяти йому обмежити себе від багатьох дріб’язкових справ. Гарний секретар заощаджує до 30% робочого часу менеджера. Практика «закритих дверей» є єдино прийнятною для написання важливого документа, вирішення важливого питання. Для цього необхідно просто замкнути двері, відключити телефон… Тобто, створити необхідніі бажані умови для роботи!

Правило 4. Не розпорошуватися, займатися у кожен момент лише однією справою. Уподібнитися пісочному годиннику, який у кожну мить пропускає через своє звуження тільки одну піщинку. Важливо навчитися пропускати через свою свідомість у кожен момент часу тільки одне питання, і не переходити до іншого, не завершивши розпочате. «Перескакуван-ня» від питання до питання - це марнотратство, оскільки повторне вникання у суть справи вимагає додаткових витрат часу. До того ж, таке «перескакування» швидко втомлює, погіршує якість роботи, збільшує кількість помилкових дій і рішень.

Правило 5. Менеджеру не слід робити того, що можуть виконати підлеглі. Багато керівників звикли розраховувати у веденні більшості справ лише на себе: «Не можу нікому довірити. Усі зроблять не так». Замість цього потрібно самокритично сказати: «Не вмію організувати власну працю». Одним із шляхів розвитку компетентності в організації роботи власної та підлеглих є делегування повноважень.

Делегування повноважень передбачає передачу підлеглому або виконавцю виконавської відповідальності, а управлінська залишається за менеджером. При цьому, разом із відповідальністю менеджер передає виконавцю визначені повноваження, тобто право приймати рішення про використання ресурсів та діяти від його особи.

При делегуванні повноважень необхідно дотримуватись таких рекомендацій.

• Максимальна свобода вибору в межах компетенції підлеглого.

• Контроль результатів, а не методів виконання.

• Допускати право на помилку. Всім властиво помилятися. Якщо цього права позбавити підлеглого, то він буде поставлений у гірші, у порівнянні із керівником, умови, що призведе до зниження ініціативності.

• Усвідомлений підбір виконавців. Доручати тому, хто має більші можливості виконати доручення на належному рівні.

• Чіткість формулювання завдання. Необхідно подбати про перевірку в тактовній формі, як зрозумів співробітник зміст отриманого завдання та вимоги до його виконання.

Правило 6. Оптимізуйте систему контролю. За відсутності контролю рівень виконавської дисципліни неминуче спадає, що в підсумку робить будь-які зусилля керівника марними, а результати його діяльності жалюгідними. Однак і надмірний контроль не годиться. Він забирає надмірно багато часу в керівника і неминуче призводить до зниження ініціативи підлеглих, до звички не робити ні кроку без санкції керівника.

Потрібно знайти золоту середину. Для цього можна скористатися двохланковою системою:

• систематичний контроль кожного підлеглого здійснювати за ключовими позиціями (виділити ключові моменти в діях і зобов'язати виконавця регулярно інформувати про їх стан);

• раз на місяць перевіряти ретельність і відповідальність кожного підлеглого шляхом ревізії виконання ним однієї з його основних функцій, процесів;

Це дозволить скласти об'єктивну думку про роботу співро-бітника, володіти інформацією про стан справ і підтримувавти стан внутрішньої впевненості підлеглого.

Правило 7. Не примножуйте кількість документів на столі. Як правило, 80% рішень можуть бути прийняті після першого прочитання документа. Досить лише трішки подумати над кожним із них. Стоси паперів на столі говорять про неорганізованість менеджера і незнанні їм законів психології організації праці. Зовнішній вигляд робочого стола відображує якість і стиль прийняття рішень менеджером.

Правило 8. Раціоналізувати техніку читання. Найбільш радикальний засіб - освоїти техніку швидкого читання. Це дозволить на прочитання документів витрачати часу у 3-5 разів менше. Є також інші способи роботи із документами:

a)  доцільно перший перегляд кореспонденції делегувати секретарю або помічнику, які приймуть рішення щодо спрямування їх для прийняття чи підготовки попереднього рішення за суттю документа у відповідний підрозділ;

b)  можна доручити вузьким спеціалістам за напрямками роботи готувати для керівника огляди новинок літератури, нормативних нововведень у галузі.

Правило 9. Заощаджувати час на нарадах. Нараду необхідно збирати тільки за наявності двох умов:

• без неї не обійтися;

• вона підготовлена.

Дуже важливо заздалегідь подбати про чітке формулювання мети наради, визначення кола учасників, її тривалості, відпо-відальних за підготовку даних та інформації за суттю порядку денного наради, проектів рішень...

Правило 10. Використовувати ефект «7 дрібниць»:

1) записувати корисну інформацію і не сподіватися на пам'ять;

2) використовувати для читання і первинної обробки документів час очікування прийому в черзі;

3) завжди мати при собі робочий блокнот і ручку;

4) не витрачати час на нарікання щодо невдач;

5) аналізувати свої звички і недоліки, щоб позбуватися від шкідливих;

6) не вважати, що методи і прийоми Вашої роботи є найкращими;

7) вирішивши складне завдання, нагородіть себе коротким відпочинком.

Досвід менеджерської праці із врахуванням зазначених рекомендацій дозволяє менеджеру вдосконалити і кристалізувати персональні принципи управління часом, зробити працю приємнішою, результативною і ефективною.