Произведите сортировку данных в поле Название по убыванию.

• щелкните по любой записи поля Название;

• щелкните по кнопке на панели управления или выполните команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле Название.

9. Произведите фильтрацию данных по полю Срок годности.

• щелкните по записи «3 года» поля Срок годности;

• щелкните по кнопке или выполните команду Главная, Выделение, Равно «3 года». В таблице останутся только записи о сроке годности 3 года;

• для отмены фильтрации щелкните по той же кнопке В таблице появятся все данные.

9. Сохраните базу данных:

• выполните команду Файл/Сохранить базу данных как;

• выберите свою папку, в которую сохраните свою базу данных;

• введите название базы – Аптека.

16. Создание форм просмотра таблиц:

• перейдите на вкладку Создание;

• выберите в разделе Формы – мастер форм;

• в появившемся окне щелкните по значку списка в нижней части окна;

• выберите из появившегося списка в качестве источника данных таблицу Препараты;

Рис Создание

формы

• выберите поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля, поэтому щелкните по кнопке (>>);

• щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне уже выбран вид формы В один столбец, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне выберите стиль оформления. Для этого щелкните по словам, обозначающим стили, либо перемещайте выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкните по кнопке <Далее>;

• в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре Препараты. Остальные параметры в окне оставьте без изменений;

Рис Форма Препараты

• щелкните по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева — это названия полей, столбец справа — данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1"). Для перемещения по записям надо щелкнуть по кнопке ( > ) (в сторону записей с большими номерами) или ( < ) (в сторону записей с меньшими номерами). Кнопка ( I< ) — это переход на первую запись, кнопка ( >I ) — переход на последнюю запись.

• По аналогии создайте формы для таблиц «Фирмы изготовители» и «Группы препаратов».

Ориентировочные основы действий (ООД) для практической работы:

1. Прочитайте краткие теоретические сведения по данной теме.

2. Ответьте на вопросы для самоконтроля.

3. Сделайте основные задания для самоподготовки.

Перечень знаний, навыков и умений, которыми студент должен овладеть в результате изучения данной темы:

1. Пользоваться системой управления базами данных.

2. Создавать таблицы и формы.

3. Искать информацию в таблицах.

4. Вводить данные в таблицы.

ПРИЛОЖЕНИЕ:

Краткие теоретические сведения.

База данных (БД) — именованная совокупность структурированных данных, отражающая состояние объектов и их отношений в рассматриваемой предметной области.

Под предметной областью принято понимать часть реального мира, подлежащего изучению для организации управления и, в конечном счете, автоматизации, например, предприятие, вуз и т.д.

Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Сделать это возможно, только если данные структурированы.

Структурирование данных - это введение соглашений о способах представления данных.

Неструктурированными называют данные, записанные, например, в текстовом файле.

Пример 1. На рис.1 пример неструктурированных данных, содержащих сведения о студентах (номер личного дела, фамилию, имя, отчество и год рождения). Легко убедиться, что сложно организовать поиск необходимых данных, хранящихся в неструктурированном виде, а упорядочить подобную информацию практически не представляется реальным.

Личное дело № 16493, Сергеев Петр Михайлович, дата рождения 1 января 1976 г.; Л/д № 16593, Петрова Анна Владимировна, дата рожд. 15 марта 1975 г.; № личн. дела 16693, д.р. 14.04.76, Анохин Андрей Борисович

Рис. 1. Пример неструктурированных данных

Чтобы автоматизировать поиск и систематизировать эти данные, необходимо выработать определенные соглашения о способах представления данных, т.е. дату рождения нужно записывать одинаково для каждого студента, она должна иметь одинаковую длину и определенное место среди остальной информации. Эти же замечания справедливы и для остальных данных (номер личного дела, фамилия, имя, отчество).

Пример 2. После проведения несложной структуризации с информацией, указанной в примере (рис. 1), она будет выглядеть так, как это показано на рис.2.

Рис. 2. Пример структурированных данных

Система управления базами данных (СУБД) — совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.

Access — это система управления базами данных (СУБД). Access дает возможность также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.). С помощью Access можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и со­ставлять сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны одной фирмой (Microsoft), они очень хорошо взаимодействуют друг с другом. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access, например, вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из лю­бого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Access — это реляционная субд.

Теоретической основой этой модели стала теория отношений, основу которой заложили два логика — американец Чарльз Содерс Пирс (1839-1914) и немец Эрнст Шредер (1841-1902). Основной структурой данных в модели является отношение, именно поэтому модель получила название реляционной (от английского relation — отношение). Эти модели характеризуются простотой структуры данных, удобным для пользователя табличным представлением и возможностью использования формального аппарата алгебры отношений и реляционного исчисления для обработки данных.

Реляционная модель ориентирована на организацию данных в виде двумерных таблиц. Каждая реляционная таблица представляет собой двумерный массив и обладает следующими свойствами:

1. каждый элемент таблицы – один элемент данных

2. все столбцы в таблице однородные, т.е. все элементы в столбце имеют одинаковый тип (числовой, символьный и т.д.) и длину

3. каждый столбец имеет уникальное имя

4. одинаковые строки в таблице отсутствуют

5. порядок следования строк и столбцов может быть произвольным.

Отношения представлены в виде таблиц, строки которых соответствуют кортежам или записям, а столбцы – атрибутам отношений, доменам, полям.

Для начала покажем смысл этих понятий на примере отношения СОТРУДНИКИ, содержащего информацию о сотрудниках некоторой организации:

Тип данных

Понятие тип данных в реляционной модели данных полностью эквивалентно понятию типа данных в языках программирования.

Набор поддерживаемых типов данных определяется СУБД и может сильно различаться в разных системах. Однако практически все СУБД поддерживают следующие типы данных:

• целочисленные;

• вещественные;

• строковые;

• специализированные типы данных для денежных величин;

• специальные типы данных для временных величин (дата и/или время);

• типы двоичных объектов (данный тип не имеет аналога в языках программирования; обычно для его обозначения используется аббревиатура BLOB — Binary Large Object).

В нашем примере мы имеем дело с данными трех типов: строки символов, целые числа и "деньги".

В рассматриваемом примере используются три типа данных — строковый (столбцы «Имя» и «Специальность»), временной тип (столбец «Дата_рождения») и це­лочисленный тип («Курс» и «№_студенческого_билета»).

Значение

Значение – это наименьшая единица данных реляционной модели, то есть отдельное атомарное (неразложимое) для данной модели значение данных. Над значением (простым значением) операции выполняются как над целым. Сложное значение – составное значение – значение составленное из простых значений.

Домен

Домен состоит из множества атомарных значений одного и того же типа.

Домен представляет собой допустимое потенциальное множество значений данного типа. Например, домен "Имена" в нашем примере определен на базовом типе строк символов, но в число его значений могут входить только те строки, которые могут изображать имя (в частности, такие строки не могут начинаться с мягкого знака).

Понятие домена более специфично для баз данных, хотя и имеет некоторые аналогии с подтипами в некоторых языках программирования. В самом общем виде домен определяется заданием некоторого базового типа данных, к которому относятся элементы домена, и произвольного логического выражения, применяемого к элементу типа данных. Если вычисление этого логического выражения дает результат "истина", то элемент данных является элементом домена.

Атрибут

Вхождение домена в отношение принято называть атрибутом.

Столбцы отношения называют атрибутами, им присваиваются имена, по которым к ним затем производится обращение.

Атрибут отображает (представляет) свойство объекта предметной области. Атрибуты это свойства объектов в их простейшем виде. Атрибуты описывают определенные аспекты объектов:

• это значения (экземпляры атрибута) описывающие свойства конкретных объектов (экземпляров объектов),

• имена атрибутов служат именами столбцов.

Атрибут – это: имя атрибута + совокупность значений атрибута (являющихся подмножеством домена) (набор значений из соответствующего домена).

Атрибут – это поименованное множество значений, принадлежащее определенному домену (или определенного типа) и представляющее свойства множества экземпляров объектов.

Кортеж

Кортеж, соответствующий данной схеме отношения, - это множество пар {имя атрибута, значение}, которое содержит одно вхождение каждого имени атрибута, принадлежащего схеме отношения. Значение является допустимым значением домена данного атрибута (или типа данных, если понятие домена не поддерживается). Тем самым, степень или "арность" кортежа, т.е. число элементов в нем, совпадает с "арностью" соответствующей схемы отношения. Попросту говоря, кортеж - это набор именованных значений заданного типа.

Отношение

Отношение - это множество кортежей, соответствующих одной схеме отношения. Иногда, чтобы не путаться, говорят "отношение-схема" и "отношение-экземпляр", иногда схему отношения называют заголовком отношения, а отношение как набор кортежей - телом отношения.

Обычным житейским представлением отношения является таблица, заголовком которой является схема отношения, а строками - кортежи отношения-экземпляра; в этом случае имена атрибутов именуют столбцы этой таблицы. Поэтому иногда говорят "столбец таблицы", имея в виду "атрибут отношения".

Реляционная база данных - это набор отношений, имена которых совпадают с именами схем отношений в схеме БД.

Как видно, основные структурные понятия реляционной модели данных (если не считать понятия домена) имеют очень простую интуитивную интерпретацию, хотя в теории реляционных БД все они определяются абсолютно формально и точно.

Пустые значения

Следует понимать, что пустое значение — это не ноль и не пустая строка, а неизве­стное значение атрибута, которое не определено в данный момент времени и в прин­ципе может быть определено позднее.

Для обозначения пустых значений полей используется слово NULL.

Ключи

Поскольку отношение с математической точки зрения является множеством, а мно­жества по определению не содержат совпадающих элементов, то никакие два корте­жа отношения не могут быть дубликатами друг друга в любой произвольно задан­ный момент времени.

Ключ отношения – это атрибут или набор атрибутов однозначно определяющий каждый кортеж отношения.

• уникальность: в произвольный момент времени никакие два различных корте­жа отношения R не имеют одного и того же значения

• минимальность: ни один из атрибутов не может быть исключен из ключа без нарушения уникальности.

Для каждого отношения свойством уникальности обладает, по крайней мере, пол­ный набор его атрибутов. Однако требуется обеспечить и условие минимальности. Поэтому, как правило, в отношении всегда имеется один атрибут, обладающий свойством уникальности и являющийся первичным ключом.

Ключи необходимы для:

1. исключения дублирования значений в ключевых атрибутах,

2. упорядочения кортежей,

3. ускорения работы с кортежами отношения (индексы),

4. организации связывания отношений.

Первичным ключом отношения (PRIMARY KEY) называется атрибут или набор атрибутов, используемый для однозначной идентификации каждого из его кортежей.

В зависимости от количества атрибутов, входящих в ключ, различают простые и сложные (или составные) ключи.

Простой ключ — ключ, содержащий только один атрибут. В общем случае опера­ции объединения выполняются быстрее в том случае, когда в качестве ключа ис­пользуется самый короткий и самый простой из возможных типов данных. С этой точки зрения наилучшим образом подходит целочисленный тип, который имеет аппаратную поддержку для выполнения над ним логических операций.

Если ключ состоит из нескольких атрибутов, то он называется составным или сложным ключом.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сде­лав за вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) — специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office — дает возможность опытному пользо­вателю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою фор­му или отчет, вы сможете представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обраще­ния к Windows API (Application Programming Interface — интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложе­ниями — источниками данных.

В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегче­ния работы в Интернет и создания приложений для Web. Для доступа к сети Интернет и ис­пользования преимуществ новых средств необходимы средства просмотра Web, например Microsoft Internet Explorer, а также модем. Пользователь имеет возможность непосредствен­но подключаться к узлам Microsoft Web из программ Office (в том числе и из Access) с помощью команды Microsoft на Web из пункта меню ?. При этом можно, например, полу­чить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.

Система Access содержит набор инструментов для управления базами данных, вклю­чающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того. Access можно рас­сматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложе­ния, как и приложения, созданные с помощью "полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на VBA, можно соз­давать программы, по мощности не уступающие самой Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость сис­темы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.

Основные технологии создания объектов

1. Конструктор – произвольное создание объектов с помощью инструментов.

2. Мастер – многошаговое создание объектов, каждый шаг – выбор параметров.

3. Авто – одношаговое создание объектов.

Работа с мастерами

Мастер (Wizard) — специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа. Эта программа поможет вам за несколько минут вы­полнить рутинную работу, на которую без применения этой программы может уйти не­сколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access име­ется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложе­ний, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Контекстно-зависимая справка и Помощник

Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных про­грамм как для новичков, так и для опытных пользователей. Access дает возможность ис­пользовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Какие бы вы ни испытывали затруднения при работе с системой, вам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, пред­метный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access 97(как и во всем Microsoft Office 97) компания Microsoft добавила новое средство — Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об осо­бенностях используемой программы.

Структура таблицы и типы данных

Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access 97 хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access 97 похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, — она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество, дату рожде­ния, должность и т.п.

При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя жела­тельно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже представлены типы данных Access и их описание.

• Текстовый (Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до255 знаков (по умолчанию));

• Числовой (Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов;

• Дата/время (255 знаков Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно);

• Денежный (Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части);

• Поле MEMO (Для хранения комментариев; до 65535 символов);

• Счетчик (Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникаль­ный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя);

• Логический (Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет));

• Поле объекта OLE (Объект (например, электронная таблица Miciosoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access);

• Гиперссылка (Строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управления; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выпол­ните команду Вставка, Гиперссылка);

• Мастер подстановок (Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля).

В Access существует четыре способа создания пустой таблицы:

• использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, от­четов в уже существующую базу данных

• мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определен­ных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества или рецепты;

• ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются и каждому полю присваивается необ­ходимый тип данных и формат;

• определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возмож­ность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, на­пример для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна, и поэтому далее рассмотрим именно этот метод.

Таблицы

Таблица предназначена для хранения данных об одном информационном объекте предметной области. Предварительно таблицу необходимо создать, т. е. определить названия полей, их тип и ключевые поля таблицы. Создание таблиц начинается с выбора элемента управления Таблицы. Чтобы создать таблицу вручную, следует использовать значок Создание таблицы в режиме конструктора. В первом столбце вводят имена полей. Тип для каждого поля выбирают из раскрывающегося списка, открываемого кнопкой выбора типа данных. Нижняя часть бланка содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. Свойства полей не являются обязательными. На рисунке 3 представлено главное окно базы данных.

При создании таблицы целесообразно задать ключевое поле. Это поможет впоследствии, при организации связи между таблицами. Для задания ключевого поля достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в открывшемся меню выбрать пункт Ключевое поле.

Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя, и с этого момента она доступна в числе прочих таблиц в основном окне База данных. Оттуда ее можно открыть в случае необходимости.

Рис. 3 Главное окно базы данных

После создания структуры таблицы в нее вводятся данные, которые автоматически сохраняются в этой таблице.

Ввод данных в ячейки таблицы

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом — вы переводите курсор в нужную ячейку, т.е. делаете ее активной, и вводите в нее данные (вводить данные в ячейки для поля с типом данных Счетчик не требуется, так как значения в этом поле появляются автоматически при вводе данных в любую другую ячейку данной записи). Особенности ввода следующие: при нажатии клавиши <Del> ячейка очищается; если ввод данных в ячейку прервать, нажав клавишу <Esc>, то восстанавливается старое значение, а если на­жать клавиши <Enter> или <ТаЬ>, то в ячейку заносится новое значение. Можно редактиро­вать текущее значение, меняя в нем отдельные символы. Для этого надо в ячейке таблицы дважды щелкнуть мышью или нажать клавишу <F2>. Однако есть одна важная особен­ность при вводе данных — для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если вы введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно вве­денном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правиль­ные данные.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоя­тельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле.

Примечание. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помо­щью Построителя выражений. При появлении курсора в строке параметра • Условия на значение справа от нее появится кнопка с тремя точками. При щелчке по этой кнопке появляется окно построителя выражений . Обычно им пользуются для построения сложных выражений, но разобраться в его работе довольно просто при помощи справки, расположенной в этом же окне.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных — параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно исполь­зовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличают­ся. Например, должность большинства преподавателей — доцент. Если ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Должность» примут зна­чение Доцент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стан­дартными средствами Windows.

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нуле­вое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые стро­ки Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока не известны Если же введена пустая строка (два знака прямых кавы­чек ("")), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Редактирование данных

Редактирование данных производится очень просто — курсор переводится в нужную ячей­ку, старые данные удаляются (клавишами <Del> или <Backspase>) и вводятся новые дан­ные. Удалять можно не только данные в ячейках, но и целиком строки, предварительно их выделив. Но если таблица большая, то редактируемые данные надо сначала найти. Это де­лается следующим образом: переводят курсор в любую ячейку поля, начиная с которой бу­дет вестись поиск, затем открывают пункт меню Правка и выполняют команду Найти. В появившемся окне вводят образец искомых данных и щелкают по кнопке <Найти>. Если значение найдено, курсор перейдет в эту ячейку Иногда требуется большое количество одинаковых данных заменить на другое значение. Для этого надо открыть пункт меню Правка и выполнить команду Заменить. В появившемся окне ввести образцы того, что на­до найти и на что заменить. Затем надо решить, будете ли вы просматривать каждое заме­няемое значение или нет. Если будете, то надо щелкнуть по кнопке <3аменить>, а если нет — один раз щелкнуть по кнопке <3аменить все>.

Сортировка данных

Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последова­тельности, например, в таблице Преподаватели записи можно отсортировать в порядке убывания стажа преподавателей. Кнопки сортировки на панели инструментов (или коман­ды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (сортировка по убыва­нию)) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Для выбора поля достаточно поместить курсор в любую его запись. После этого щелкните по кнопке сортировки — и данные отобразятся в отсортированном порядке. В режиме табли­цы можно выделить сразу два или несколько соседних столбцов, а затем выполнить по ним сортировку. По умолчанию в Access 2010 сортировка записей начинается с крайнего левого выделенного столбца. При этом записи таблицы будут отсортированы сначала по крайнему левому выделенному столбцу, затем (для одинаковых значений в первом сортируемом столбце) — по второму и т.д. Если вы хотите восстановить порядок отображения записей, используйте команду Записи, Удалить фильтр.

Примечание. Современные СУБД, такие, как Access 2010, никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Access 2010 как автоматиче­ски создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.

Отбор данных с помощью фильтра

Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access 2010 существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтр по выделенному фрагменту — это способ быстрого отбора записей по выде­ленному образцу. Например, вам нужно просмотреть в таблице записи только о доцентах. Выделите слово Доцент в любой из записей. Щелкните по кнопке <Фильтр по выделенному> (или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному), и Access выбе­рет только те записи, для которых значение в столбце Должность равно Доцент. Обратите внимание, что в строке состояния окна таблицы присутствует слово Фильтр. В дополнение к этому кнопка <Применить фильтр> (третья кнопка фильтрования, на которой изображена воронка) затенена, а это означает, что используется фильтр. При отключении этой кнопки все фильтры будут сняты. Установки фильтра не пропадут: он просто будет отключен, Фильтр по выделенному может собирать вместе критерии выбора при каждом использова­нии кнопки <Фильтр по выделенному>. Например, вы поместили курсор в столбец Долж­ность в записи, в которой значение поля равно Доцент, и щелкнули по кнопке <Фильтр по выделенному>. Вы увидите только записи о всех доцентах. Если затем вы поместите курсор в столбец <Должность> и выделите слово Информатика (конечно, если такая дис­циплина присутствует в вашей таблице), а затем щелкните по кнопке <Фильтр по выделен­ному появятся только записи о доцентах, которые преподают информатику. Если вы хотите просмотреть значения, которые не удовлетворяют этому критерию, например просмотреть всех преподавателей, кроме доцентов, читающих информатику, щелкните правой кнопкой (курсор мыши должен находиться внутри таблицы) и выберите команду Исключить выделенное. Будут выбраны все записи, кроме недавно выбранных (инверс­ный выбор).

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок <Фильтр по выделенному> или <Изменить фильтр> (команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке <Применить фильтр> будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр...

Ввод и просмотр данных посредством формы

Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удале­ния данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информа­ции. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экра­не, а если полей намного больше, то для каждой записи можно создать многостраничную форму. Можно создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

При вводе данных можно не только помещать вычисляемые поля в форму, но и до­бавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фо­новые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повы­шают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или в отчете.

Создать форму можно несколькими способами. Если вы в режиме базы данных от­кроете вкладку Формы и щелкните по кнопке <Создать>, то откроется окно, в котором ука­заны способы создания формы.

Конструктор позволит вам создать форму самостоятельно, но это для начинающих пользователей довольно сложно.

Мастер форм дает возможность автоматически создать форму на основе выбранных полей. Этот режим наиболее удобен при создании форм как для начинающих, так и для опытных пользователей. Access в режиме диалога выясняет у пользователя, какую форму он хочет получить, и создает ее автоматически. Если вас в этой форме что-либо не удовлетворяет, вы можете исправить это в режиме конструктора.

Авто­формы являются частными случаями мастера форм, т.е. они автоматически создают задан­ные виды форм практически без участия пользователя. Это может быть удобно, когда базовая таблица одна, содержит немного полей и вам нужно быстро создать простую фор­му.

Диаграмма создает форму со встроенной диаграммой,

а сводная таблица — со сводной таблицей Excel. Эти режимы предпочтительнее использовать опытным пользователям, хотя форму с диаграммой не так сложно создать и начинающему пользователю — Access в этом поможет.

Наиболее удобным и гибким способом создания форм является Мастер форм. В этом режиме вы можете выбрать поля таблицы для отображения в форме, стиль и цвет оформле­ния фона и ячеек, а также вид формы. Мастер форм предлагает четыре вида формы пред­ставления данных: в один столбец , ленточная, табличная и выровненная.

Поля в форме в один столбец упорядочены и представлены в виде столбцов. Такая форма может занимать одну или несколько страниц. Поля можно упорядо­чить как угодно. Access дает возможность использовать большинство стандартных элемен­тов управления Windows, которые создают привычный интерфейс при вводе данных. Линии, рамки, цвета и даже специальные эффекты (например, тени) позволяют создать удобные формы с привлекательным внешним видом. Ленточная форма и табличная форма похожи друг на друга, но табличная форма фактически повторяет вид уже знакомой вам таблицы и в ней ограничены возможности редактирования. А в ленточной форме доступны все виды инструментов и способы оформления фона и ячеек с данными. Выровненный вид формы похож на ленточную форму, но отличается тем, что на экран выводят­ся все поля с одной записью, и если полей много, то они располагаются рядами — один под другим.

Если вы создаете форму на основе одной таблицы или одного запроса, то виды форм ограничиваются вышеописанными. Но если вы разрабатываете форму на основе несколь­ких таблиц или запросов, то Access предложит вам создать либо подчиненные, либо связан­ные формы в ленточном или в табличном виде.

Настраивать внешний вид и возможности ввода, обработки и просмотра данных мож­но в режиме конструктора. Вы можете использовать огромное количество Инструментов и Свойств формы, но, чтобы реализовать эти возможности, надо обладать определенным опытом работы с формами. Некоторые из возможностей построения сложных форм мы рас­смотрим в следующей главе, посвященной разработке многотабличной базы данных.

Перемещение в форме почти идентично перемещению в строках и столбцах. Переме­щаться по форме можно, просто щелкая по нужному полю и внося изменения или дополне­ния в данные.

Для манипулирования записями (операции поиска, замены, сортировки и фильтрации данных) в режиме формы используются те же способы, что и в режиме таблицы (это есте­ственно: такая форма лишь способ представления данных из таблиц или запросов), поэтому здесь их повторять не будем. Просмотр и печать форм также производятся аналогично то­му, как это производится с таблицами.

На рисунке 4 представлен первый этап создания форм. Затем задается уникальный стиль оформления формы.

Рис. 4 Мастер создания форм

На последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем. Здесь же можно включить переключатель Изменить макет формы, который открывает только что созданную форму в режиме Конструктора.

Средства создания форм позволяют закладывать в основу структуры формы поля нескольких таблиц или запросов. Если форма основывается только на одном объекте, она называется простой формой. На рисунке 5 представлен пример простой формы. Если форма основывается на полях из нескольких связанных таблиц, то она называется сложной и представляет собой композицию из нескольких форм. На рисунке 6 представлен пример сложной формы.

Рис. 5 Пример простой формы

Рис. 6 Пример сложной формы (наличие подчиненной формы)

26