3. Учет расчетов с подотчетными лицами
При первом запуске программа 1С:Предприятие 8.2 список информационных баз пуст, поэтому надо добавить новую информационную базу. Добавление информационной база/группы:
• ставим галочку Создание новой информационной базы нажимаем кнопку Далее;
• устанавливаем галочку Создать информационную базу из шаблона и выделяем курсором в разделе Бухгалтерия предприятия строку с номером версии конфигурации, нажимаем кнопку Далее;
• указываем наименование информационной базы и тип расположения, ставим галочку На данном компьютере или на компьютере по локальной сети и нажимаем Далее;
• выбираем место хранения информационной базы и нажимаем кнопку Готово.
При первом запуске программы в режиме 1С: Предприятие появляется экран с выбором действия: начать ведение учета; загрузить данные из 1С:Бухгалтерии 8; загрузить данные из 1С:Предприятия 7.7. В соответствии с запросом выбираем Начать ведение учета.
Далее автоматически запускается помощник ввода сведений об организации. На первом экране сведений об организации указывается ее краткое и полное наименования, тип организации (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель), ИНН и КПП, префикс (рис.1).
ООО «Ромашка» выпускает кондитерские изделия.
Рис.1. Общие сведения об организации.
Так как в данной информационной базе учет ведется только для одной организации ООО «Ромашка», необходимости в указании префикса нет. Префикс - это буквенный код не более трех символов, который показывается в начале каждого номер документа. Используется для независимой нумерации документов разных организаций, если в программе введется учет сразу нескольких организаций.
Далее вводятся банковские реквизиты расчетного счета организации (рис.2).
Рис.2. Банковский счет организации.
Далее указывается контактная информация организации: юридический, фактический и почтовый адрес, телефон по юридическому и фактическому адресу, номер факса, email (рис.3). Эта информация используется при заполнении различных документов и отчетных форм.
Рис.3. Конкретная информация.
Далее, на рис.4, указываются сведения: фамилия, имя, отчество, должность, о тех ответственных лицах организации, которые уполномочены подписывать первичные документы и отчетность. Эти сведения программа будет автоматически подставлять в печатных формах первичных документов, где предусмотрен их вывод, а также в бухгалтерских и налоговых отчетах.
Рис.4. Ответственные лица организации.
Нажимаем на кнопку Готово. Далее необходимо произвести настройку ведения учета. В справочник Организации вводятся следующие данные:
на вкладке Основные– сведения о государственной регистрации (код ОГРН и дата регистрации); сведения о постановке на налоговый учет (код и наименование ИФНС, дата, серия и номер свидетельства о постановке на налоговый учет, код и наименование налогового органа, выдававшего свидетельство);
на вкладке Коды– коды, присвоенные организации органами статистики при регистрации (ОКПО, ОКОНХ, ОКОПФ, ОКФС, ОКВЭД) (рис.5);
на вкладке Фонды– регистрационный номер организации в Пенсионном фонде России и в Фонде социального страхования, другие графы для ООО «Ромашка» не заполняются, так как они заполняются в том случае, если организация находится в местности с особыми условиями (рис.6).
Рис.5. Справочник организации (Коды).
Рис.6. Справочник организации (Фонды).
Далее производится настройка параметров учета:
на вкладке Виды деятельности указывается пункт Производство продукции, выполнение работ, оказание услуг (рис.7);
Рис.7. Виды деятельности.
на вкладке Системы налогообложения – Все системы налогообложения;
на вкладке Запасы:
- ведется учет по партиям (документам поступления);
- учет по складам местам хранения – Ведется по количеству и сумме;
на вкладке Производство – Основная цена покупки;
на вкладке Денежные средства ставится галочка По статьям движения денежных средств;
на вкладке Расчеты с контрагентами:
- срок оплаты покупателей – 30 дней;
- срок оплаты поставщикам – 30 дней;
на вкладке Расчеты с персоналом:
- учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся – В этой программе;
- аналитический учет расчетов с персоналом ведется – По каждому работнику.
Далее указываются параметры учетной политики организации для целей бухгалтерского и налогового учета. Окно Учетная политика организаций состоит из нескольких вкладок:
1.на вкладке Общие сведения указывается Организация - название организации, учетная политика которой настраивается, дата начала применения учетной политики. Там же указана дата окончания действия учетной политики - в нашем случае это календарный год. Учетная политика в организациях подвергается ежегодным изменениям, или, если изменений в нее внесено не было, на новый год принимают "старую" учетную политику. Система налогообложения - в нашем случае это Общая, 1С:Бухгалтерия поддерживает так же упрощенную систему налогообложения, ЕНВД и НДФЛ индивидуального предпринимателя. Также ставится галочка в поле Организация ведет деятельность, связанную с производством продукции и (или) выполнением работ (оказанием услуг) (рис.8).
Рис.8. Учетная политика.
на вкладке ОС и НМА устанавливаем Метод начисления амортизации – Линейный;
на вкладке Запасы - Оценка стоимости МПЗ при выбытии: По средней стоимости;
на вкладке Производство:
Распределение расходов основного и вспомогательного производства (здесь настраиваются параметры распределения расходов основного и вспомогательного производств (счетов 20 и 23)):
- для услуг сторонним заказчикам – По плановым ценам и выручке;
- для услуг собственным подразделениям – По плановым ценам.
Распределение общепроизводственных и общехозяйственных расходов (позволяет настраивать распределение косвенных расходов (аккумулируемых на счетах 25 и 26)):
- по методу директ-костинг - установка этого параметра позволяет включать общехозяйственные расходы в себестоимость реализованной продукции (на счет 90.08 "Управленческие расходы").
на вкладке Выпуск продукции:
Способ учета выпуска - С использованием счета 40;
Счет 40 "Выпуск продукции, работ, услуг" можно использовать для выявления разницы между фактической и плановой себестоимостью выпущенной продукции. По дебету счета отражается фактическая себестоимость (в корреспонденции со счетом 20, например), по кредиту - плановая (в корреспонденции со счетом 43, например). В итоге отклонение фактической себестоимости от плановой относится в дебет счета 90 с кредита счета 40 либо сторнировочной (в случае экономии средств) либо дополнительной (при перерасходе) проводкой.
Последовательность переделов – Задается вручную - предназначена для настройки последовательности переделов, а именно - для установки последовательности закрытия счетов затрат в многопередельном производстве. Передел - это выпущенная одним из подразделений (цехов, производств) организации продукция, которую передают на дальнейшую обработку в другие подразделения.
На вкладке НЗП указываем способ учета – При отсутствии выпуска прямые расходы считать расходами НЗП;
На вкладке Налог на прибыль нажимаем на ссылку Установить ставки налога на прибыл, которая позволяет открыть окно регистра сведений Ставки налога на прибыль, затем нажимаем добавить и указываем ставки и дату 01.01.2010, с которой они применяются в организации и нажимаем ОК;
На вкладке НДС:
-порядок регистрации счетов-фактур на аванс - Регистрировать счета-фактуры всегда при получении аванса;
-ставим галочку в поле – Учитывать положительные суммовые разницы при начислении НДС;
На вкладке НДФЛ – Стандартные вычеты применяются: Нарастающим итогом в течение налогового периода;
На вкладке Страховые взносы указываем Вид тарифа страховых взносов - Организации, применяющие ОСН, кроме с/х производителей
Далее указываем, из каких подразделений состоит организация для целей ведения учета (рис.9). Из меню Предприятие => Подразделения организаций.
Рис.9. Подразделения организации ООО «Ромашка».
Переходим к заполнению Справочник физические лица (рис.10). Из меню Кадры => Физические лица => Добавить.
Рис.10. Форма справочника физические лица.
Рассмотрим заполнение справочника на примере Труновой Алены Владимировны. Первая вкладка Общее заполняется (рис.10.1.).
Рис.10.1. Личные данные физического лица.
Далее переходим на вкладку НДФЛ (рис.10.2).
Рис.10.2. Ввод данных для НДФЛ по физ. лицу.
Заполним вкладку Адреса и телефоны (рис.10.3).
Рис.10.3. Личные данные физического лица.
В данной вкладке также можно ввести данные об адресе по прописке, адресе проживания, адресе для информирования, адресе за пределами РФ, служебном телефоне и e-mail.
Далее заполняем Справочник Сотрудники организаций (рис.11). Из меню Кадры = > Сотрудники организаций => Добавить.
Рис.11. Сотрудники организации.
После этого необходимо оформить соответствующие документы о приеме на работу.
Далее переходим к заполнению справочника Контрагенты (рис.12). Из меню Предприятие = > Контрагенты.
Создадим следующие группы:
Поставщики
Покупатели
Для добавления данных групп необходимо правой кнопкой мыши щелкнуть на пустом поле и в появившемся меню выбрать Новая группа.
Рис.12. Контрагенты.
Заполним группу Поставщики (рис.12.1.).
Рис.12.1. Контрагенты. Поставщики.
Подробное заполнение группы Поставщики рассмотрим на примере ЗАО «Лукошко». Во вкладку Общее заносим следующие данные (рис.12.2.).
Рис.12.2. Контрагенты: ЗАО «Лукошко».
Во вкладке Адреса и телефоны заполняем:
Юридический адрес - 455655, Москва, Ленина, дом № 25, корпус 2;
Фактический адрес - 455655, Москва, Ленина, дом № 25, корпус 2;
Телефон - (495) 49-963-985.
Вкладку Контакты оставляем незаполненной.
Вкладка Счета и договоры. Перед ее заполнением необходимо записать документ. После этого в табличной части Договоры контрагентов появится строка Основной договор. Двойным щелчком левой кнопкой мыши нажимаем на данную строку. В появившемся документе заполняем:
Вид договора – с поставщиком;
Номер -1 от 10.01.2010, срок действия 31.01.2011;
Валюта расчетов – руб.;
Вид взаиморасчетов – по договору;
Тип цен – основная цена покупки.
В табличной части Банковские счета нажимаем Добавить. В появившемся документе заполняем:
Номер счета – 40702810716160101416;
БИК – 046015762, корреспондирующий счет – 30101810100000000762,
ОАО «Инвест» Москва;
Указывать КПП плательщика - во всех платежных поручениях.
Далее нажимаем ОК и перейдем к добавлению следующих поставщиков ЗАО «НОВА» и ООО «Радуга». Информация о данных контрагентах заполняется аналогичным образом.
Далее начнем заполнение группы Покупатели (рис.13).
Рис.13. Контрагенты. Покупатели.
Подробное заполнение группы Покупатели рассмотрим на примере ЗАО «Глобус». Во вкладку Общее заносим следующие данные (рис.13.1).
Рис.13.1. Контрагенты: ЗАО «Глобус».
На вкладке Адреса и телефоны заполняем:
Юридический адрес - 785956, Подольск, Северная, дом № 4, корпус 3;
Фактический адрес - 785956, Подольск, Северная, дом № 4, корпус 3;
Телефон – 8-963-985-65-89.
Вкладку Контакты оставляем незаполненной.
Вкладка Счета и договоры. Записываем документ. После этого в табличной части Договоры контрагентов двойным щелчком левой кнопкой мыши нажимаем на строку Основной договор. В появившемся документе заполняем:
Вид договора – с покупателем;
Номер -4 от 01.01.2010, срок действия 30.11.2010;
Валюта расчетов – руб.;
Вид взаиморасчетов – по договору;
Тип цен – основная цена продажи.
В табличной части Банковские счета нажимаем Добавить. В появившемся документе заполняем:
Номер счета – 40708865000000000115;
БИК – 0446855152, корреспондирующий счет – 3010181050000000153,
ООО «АвтоБанк»;
Указывать КПП плательщика - во всех платежных поручениях.
Далее нажимаем ОК и переходим к добавлению следующих покупателей ЗАО «Форум» и ООО «Акация». Информация о данных контрагентах заполняется аналогичным образом.
Оформляем служебную командировку в пределах РФ. Для направления в служебную командировку работодатель должен оформить сотруднику следующие документы:
• приказ о направлении в служебную командировку (Приложение 1);
• служебное задание для направления в командировку (Приложение 2);
• командировочное удостоверение (Приложение 3);
• отчет о выполнении служебного задания (заполняется сотрудником после командировки) (рис.13).
Командировочное удостоверение необходимо всегда держать при себе. Во время командировки в каждом пункте назначения в нем делают пометки о приезде и отъезде с заверением и печатью должностного лица.
Далее выдаем денежные средства подотчетному лицу на командировочные расходы. Меню Касса => Расходный кассовый ордер (рис.14).
Рис.14. Расходный кассовый ордер.
Добавляем новый документ. На закладке Реквизиты платежа заполняем:
• подотчетное лицо;
• статья движения ден.средств (рис.14.1).
Рис.14.1. Расходный кассовый ордер (Реквизиты платежа).
На закладке Печать – основание - Выданы деньги на командировку (рис.14.2).
Рис.14.2. Расходный кассовый ордер (Печать).
Установим лимит кассы 6000 руб. Из меню Касса => Лимит остатка кассы (рис.15).
Рис.15. Лимит остатка кассы.
Поступила сумма 30 000 руб. из банка в кассу. Из меню Касса =>Приходный кассовый ордер (рис.16).
Рис.16. Приходный кассовый ордер. Получение наличных в банке.
Рис.16.1. Приходный кассовый ордер. Получение наличных в банке.
По приезду из командировки подотчетное лицо должно предоставить Авансовый отчет. Из меню Касса => Авансовый отчет. Добавляем новый документ, заполняем в разделе Авансы по какому расходному кассовому ордеру были выданы денежные средства (рис.17).
Рис.17. Авансовый отчет (Авансы).
В разделе Прочее заполняем на что были потрачены денежные средства (рис.17.1).
Рис.17.1. Авансовый отчет (Прочее).
Далее подотчетное лицо должно вернуть неиспользованную подотчетную сумму в кассу. Для этого делается Приходный кассовый ордер (рис.18).
Рис.18. Приходный кассовый ордер (Возврат от подотчетного лица).
Выдача денежных средств подотчетному лицу на приобретение материальных ценностей на хозяйственные нужды делается через Расходный кассовый ордер (рис.19).
Рис.19.Расходный кассовый ордер на хозяйственные нужды.
Составляем Авансовый отчет о приобретении материальных ценностей. В закладке Авансы добавляем Расходный кассовый ордер, по которому выдавали деньги (рис.20).
Рис.20. Авансовый отчет по приобретенным материальным ценностям.
В закладке Товары указываем, на что и сколько было потрачено денег (рис.20.1).
Рис.20.1. Авансовый отчет (Товары).
Надо выплатить из кассы перерасход по подотчетной сумме. Составляется Расходный кассовый ордер (рис.21).
Рис.21. Расходный кассовый ордер.
Формирование кассовой книги за отчетный год. Электронные отчеты "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Кассир обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать "Отчет кассира" вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами в бухгалтерию под расписку во "Вкладном листе кассовой книги". В целях обеспечения сохранности и удобства использования отчеты "Вкладной лист кассовой книги" хранятся кассиром в течение года отдельно за каждый месяц. По окончании года общее количество листов "Вкладной лист кассовой книги" брошюруется в хронологическом порядке, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия, и книга опечатывается.
Кассовая книга за отчетный период отображена на рис.22, рис.23, рис.24 и рис.25.
Рис.22. Кассовая книга за период (за 10.05.2012г.).
Рис.23. Кассовая книга за период (за 12.05.2012г.).
Рис.24. Кассовая книга за период (за 13.05.2012г.).
Рис.25. Кассовая книга за период (за 14.05.2012г.).
Сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 50 (рис.26).
Рис.26.Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50.
Сумма 5325,00 руб. – это остаток на начало месяца в кассе.
Сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 71 (рис.27).
Рис.27.Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71.
Заключение
На примере ООО «Ромашка» была рассмотрена организация учета расчетов с подотчетными лицами, а так же общая теория автоматизация учета расчетно-кассовых операций на предприятии. Как правило, в организациях деньги под отчет выдаются достаточно часто и разным работникам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны.
Мною было сделано:
• выдача денежных средств на командировку;
• оформление авансового отчета;
• возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу;
• выдача денежных средств подотчетному лицу на приобретение материальных ценностей на хозяйственные нужды;
•отчет подотчетного лица;
• выплата из кассы перерасхода по подотчетной сумме.
Список литературы
Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (www.consultant.ru)
Налоговый кодекс РФ, часть первая от 31 июля 1998 г. № 146-ФЗ, часть вторая от 5 августа 2000 г. № 117 -ФЗ. ( www.nalkodeks.ru )
Приказ Минфина РФ от 09.06.2001 N 44н (ред. от 26.03.2007) "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 19.07.2001 N 2806)
Бабаев, Ю. А. Бухгалтерский учет : учебник для студентов вузов / Ю. А. Бабаев, И. П. Комиссарова, Ю. А. Бородин. Под ред. Ю А. Бабаева. — М. : ЮНИТИ, 2006—528 с.
Васина, Е. Н. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета : учеб. пособие / Е. Н. Васина, Т. Л. Партыка, И. И. Попов — М. : Изд-во ФОРУМ-ИНФРА-М, 2010—432 с.
Гусева, Т. М. Бухгалтерский учет : учеб.-практ. пособие Т. М. Гусева, Т. Н. Шеина. — 3-е изд., перераб. и доп. — М. : Изд-во Проспект, 2006—504 с.
Керимов, В.Э. Бухгалтерский учет : Учебник / В. Э. Керимов. — М. : Эксмо, 2006—688 с.
Романов. А. Н. Информационные системы в экономике : учеб. пособ. / А. Н. Романов, Б. Е. Одинцов. — М. : Изд-во Вузовский учебник, 2007—300 с.
Филимонова, Е. В. 1С Предприятие 8 — Практическая бухгалтерия/ Е. В. Филимонова — М. : Эксмо, 2010—352 с.
Харитонов, С. А. Бухгалтерский и налоговый учет в «1С : Бухгалтерия 8» / С. А. Харитонов — 3-е изд. : перераб. и доп.— М. : ООО «1С-Паблишинг»; СПб. : Питер, 2009—592 с.
11. http://www.consultant1c.ru/ao-komandirovka/
12. http://lib.rus.ec/b/318899/read
13. http://www.buh.ru/document-1833
Курсовая работа выполнена мной самостоятельно. Использованные в работе материалы и концепции из опубликованной научной литературы и других источников указаны в разделе «Список литературы».
Библиография содержит 13 позиций.
Работа сдана на кафедру на бумажном носителе – в одном экземпляре
«___»________________2012 год
(дата)
_________________________ Трунова Алена Владимировна
(подпись) (Ф.И.О.)