2. Бухгалтерський облік на підприємстві

2.1. Облік грошових коштів, розрахункових операцій

2.1.1 Особливості обліку грошових коштів у касі

Юридичні особи, незалежно від їх організаційно-правових форм і форм власності, їх відокремлені підрозділи, представництва іноземних організацій та фірм, що здійснюють підприємницьку діяльність, а також зареєстровані в установленому порядку фізичні особи, котрі є суб'єктами підприємницької діяльності без створення юридичної особи, які здійснюють операції з готівкою в національній валюті, обов'язково повинні виконувати вимоги, встановлені Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.

Згідно з п. 2.2 Положення № 637 розрахунки готівкою підприємств між собою, а також із фізичними особами як за рахунок готівкової виручки, так і за рахунок коштів, одержаних із банків здійснюється через касу.

Згідно з Положенням № 637 каса підприємства - це приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів.

Для ведення касових операцій наказом керівника призначається матеріально відповідальна особа - касир, з яким укладається договір про його повну матеріальну відповідальність.

На малому підприємстві обов'язки касира можуть виконуватися будь-яким працівником (у тому числі і бухгалтером), призначеним наказом керівника. Касиру заборонено передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

Цінності, які можуть зберігатися у касі підприємства

• готівка (в національній валюті, в іноземній валюті);

• грошові документи (путівки в будинки відпочинку, санаторії; поштові марки, проїзні квитки);

• бланки суворої звітності (трудові книжки та додатки до них, квитанції подорожніх листів автотранспорту);

• цінні папери, придбані у інших підприємств (акції, облігації, векселі).

Виділяють такі джерела надходження готівки до каси:

• з банківського рахунка;

• від підзвітних осіб;

• у вигляді виручки.

Документальне оформлення розрахунків готівкою юридичних та фізичних осіб здійснюють, застосовуючи наступні документи:

• прибуткові і видаткові касові ордери;

• касові й товарні чеки;

• розрахункові квитанції;

• проїзні документи та інші, що підтверджували факт продажу (повернення)

• товару, надання послуг, одержання (повернення) коштів;

• рахунки-фактури;

• договори, угоди, контракти;

• акти закупівлі товарів та ін.

Надходження готівки безпосередньо у касу підприємства оформляється прибутковим касовим ордером (Додаток 2). При прийманні грошей у касу касиром підприємства видається відривний корінець прибуткового касового ордеру, за підписами головного бухгалтера і касира.

Після оформлення прибуткові касові ордери реєструються в журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових ордерів.

Після реєстрації прибутковий касовий ордер передається до виконання.

Видача готівки з каси здійснюється за видатковими касовими ордерами (одаток 3)або відповідним чином оформленими платіжними (розрахунковими) відомостями згідно з п. 3.4 Положення № 637. Документи на видачу готівки підписує керівник і головний бухгалтер. Усі надходження та видачу готівки малі підприємства обліковують у касовій книзі (Додаток 4).

Після закінчення встановлених термінів виплат, пов'язаних з оплатою праці за платіжними відомостями, касир має виконати такі дії:

• у платіжній відомості навпроти прізвищ осіб, яким не здійснено виплату,

• поставити штамп або зробити напис: "Депоновано ";

• скласти реєстр депонованих сум;

• у кінці відомості зазначити фактично виплачену суму і недоотриману суму виплат, що підлягає депонуванню, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною відомістю та засвідчити напис своїм підписом.

Якщо готівкові кошти видавалися не касиром, а іншою особою, на відомості додатково робиться напис: "Готівку за відомістю видав (підпис)";виконати відповідний запис у касовій книзі згідно з виписаними бухгалтерією видатковими ордерами на фактично видану суму за відомістю.

Бухгалтер робить перевірку позначок у платіжній відомості та здійснює підрахунок виданих і депонованих за ними сум. Депоновані суми, що підлягають здаванню до банку, оформляються шляхом складання одного загального видаткового касового ордера.

Приймання і видачу готівки за касовими ордерами можна проводити тільки в день їх складання. Якщо касові документи не були оплачені в цей день, їх анулюють, і наступного разу бухгалтер виписує вже новий документ.

Згідно з первинними документами касир веде касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана. Кількість сторінок в книзі засвідчується підписами керівника підприємства і головного бухгалтера. Записи в касовій книзі ведуться у 2-х примірниках через копіювальний папір. Другий примірник є відривним і є звітом касира, який складається в кінці робочого дня (або 1 раз на 3-5 днів). Звіти касира разом з первинними документами передаються бухгалтеру під розписку в касовій книзі. Касова книга є регістром аналітичного обліку руху грошових коштів.

У касі підприємства на кінець дня кошти можуть зберігатися тільки в межах встановленого ліміту (перевищений може бути у дні видачі заробітної плати) - протягом трьох робочих днів.

Ліміт залишку готівки в касі - граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час.

Готівкова виручка (готівка), що перевищує встановлений ліміт каси, обов'язково здається до банків для її зарахування на банківські рахунки. Якщо підприємство в окремі дні не має перевищення ліміту каси, то таке підприємство може в ці дні не здавати в установлені строки готівку. Установлення ліміту каси проводиться підприємствами самостійно на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси за рішенням керівника підприємства. Якщо підприємством ліміт каси не встановлено, то ліміт такої каси вважається нульовим. У цьому разі вся готівка, що перебуває в його касі на кінець робочого дня і не здана підприємством вважається понадлімітною. Ліміт задишку готівки в касі на ПСПА «Колос» складає 1500 гривень.

На малому підприємстві ревізія каси проводиться комісією, яка призначається керівником підприємства за участі бухгалтера і касира, за результатами якої складається акт. Для обліку готівки в плані рахунків передбачено активний рахунок 30 "Каса". Малі підприємства можуть відкривати субрахунки:

301 "Каса в національній валюті",302 "Каса в іноземній валюті".

По дебету рахунка відображають надходження готівкових коштів, а по кредиту - їх використання. Аналітичний облік ведуть за видами грошових коштів, що надійшли, та в розрізі валют.

Облік готівки, грошових коштів, їх еквівалентів та грошових документів здійснюють у Журнал-ордер № 1 с-г. (Додаток 5)та відомості за дебетом і кредитом рахунка 30"Каса" у кореспонденції з відповідними рахунками та записами у "Журналі обліку господарських операцій".

2.1.2 Облік операцій по розрахунковому рахунку і іншим банківським рахункам.

Розрахункові відносини між підприємствами і організаціями здійснюються шляхом безготівкових розрахунків. Суть безготівкових розрахунків полягає в тому, що платежі здійснюються шляхом переказу коштів з рахунка платника у банку на рахунок одержувача. Безготівковий платіжний оборот поділяється на дві частини - розрахунки за товарними операціями і розрахунки за нетоварними операціями. Відповідно до Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, безготівкові розрахунки можуть здійснюватись за такими формами документів: платіжних доручень, платіжних вимог-доручень, розрахункових чеків, акредитивів, а також розрахунки за допомогою дистанційного обслуговування.

В ПСПА «Колос» при здійсненні безготівкового розрахунку використовують платіжне доручення (Додаток 6)

При розрахунках за фактично відвантажену, реалізовану продукцію (виконання робіт, послуг) в дорученні в графі «Призначення платежу», вказується назва (вид) даної продукції (виконання робіт, послуг), №, дата товарно-транспортної накладної (Додаток 7) або іншого документу, який підтверджує відвантаження, реалізацію продукції (робіт, послуг).

Для збереження грошових коштів і проведення безготівкових розрахунків малим підприємствам в установі банку відкривають поточний рахунок з присвоєнням номера. Особовий рахунок ведеться банком у двох примірниках: 1-й - банку, 2-й - підприємству, як виписка з поточного рахунку. Також у виписках банку відображають рух грошових коштів і залишки.

Банки можуть відкривати поточні, депозитні, бюджетні, позикові рахунки, субрахунки для філій, представництв тощо. Найбільш поширене сьогодні використання поточних та депозитних рахунків.

Поточні рахунки відкривають суб'єктам підприємницької діяльності для зберігання коштів і здійснення всіх видів операцій за цими рахунками відповідно до чинного законодавства України. Депозитні рахунки відкривають підприємствам, фізичним особам на підставі укладеного депозитного договору між клієнтом і банком. Зберігання коштів на депозитному рахунку передбачає виплату відсотків згідно з договором.

Банк реєструє всі операції по руху коштів на рахунку у виписці з рахунка, до якої додаються підтверджуючі документи. Загальновстановленої форми виписки немає, тому банк вибирає зручну для себе форму.

Періодично банк видає власникам рахунків виписки з поточного рахунка з копіями підтверджуючих документів. Вони перевіряться підприємством щодо відповідності поданим документам, при цьому встановлюється, чи всі записи стосуються підприємства - власника поточного рахунка. У виписці проставляється номер кореспондуючого рахунка. Виписка є основою для записів до регістрів бухгалтерського обліку операцій на поточному рахунку, при цьому записи банку і підприємства мають бути ідентичними.

Виписка банку заміняє собою регістр аналітичного обліку за поточним рахунком, а тому обов'язково має містити дату, номер документа, короткий зміст операцій і суми записів на дебеті та кредиті, а також залишки коштів на початок і кінець періоду.

Джерелами надходження на поточний рахунок малого підприємства в установи банку є грошові кошти, одержані від покупців за реалізовану продукцію, за надані послуги іншим підприємствам та організаціям, кредити банку тощо.

Основними напрямками вибуття грошових коштів малого підприємства з установи банку є розрахунки з постачальниками за одержані товарно-матеріальні цінності, за послуги, що надаються ними, погашення кредитів банку, платежі до бюджету та соціальні фонди, розрахунки з робітниками та службовцями по заробітній платі.

Усі операції на поточних рахунках виконуються за первинними документами встановленої форми, єдиними для підприємств всіх галузей.

При зарахуванні грошей на поточний рахунок не потрібна згода його власника. Проте всі платежі з поточного рахунка виконуються, як правило, банком за розпорядженням власника рахунка.

Для оформлення відкриття поточного рахунку до банку подають такі документи:

• заяву про відкриття рахунка, яку підписують керівник і головний бухгалтер;.

• копію свідоцтва про державну реєстрацію в органі виконавчої влади, засвідчену нотаріально;

• копію належним чином зареєстрованого установчого документа (статуту, засновницького договору), засвідчену нотаріально;

• копію довідки про внесення юридичної особи до Єдиного державного реєстру підприємств і організацій України, засвідчену органом, що видав довідку, або нотаріально;

• копію документа, що підтверджує взяття юридичної особи на облік в органи державної податкової служби, засвідчену органом, що видав документ;

• копію документа, що підтверджує реєстрацію юридичної особи у відповідному органі Пенсійного фонду України, засвідчену органом, що його видав;

• копію страхового свідоцтва, що підтверджує реєстрацію юридичної особи у фонді соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійних захворювань України;

• картку із зразками підписів і відбитком печатки, засвідчену нотаріально.

Синтетичний облік операцій ведеться на рахунку 31 "Рахунки в банках". Аналітичний облік господарських операцій здійснюється у Журнал-ордер та Відомості № 1.

2.1.3 Облік розрахунків з дебіторами

Облік розрахунків по претензіям

Претензії можуть висуватись: за виявлені в рахунках постачальників, підрядників, транспортних організацій невідповідності цін, арифметичні помилки тощо; за виявлену невідповідність якості матеріальних цінностей, що надійшли від постачальників; за нестачу вантажів; за брак і простій з вини постачальників; за суми, помилково списані установами банків з поточного рахунку; за штрафи, пені, неустойки, що утримуються з постачальників, покупців, підрядників тощо у розмірах, визнаних платником або присуджених господарським судом. Письмова претензія до порушника підписується керівником підприємства і надсилається адресату. При визнанні претензії у відповіді зазначають визнану суму, номер і дату платіжного доручення на перерахування визнаної суми або інший спосіб задоволення претензії. Якщо в задоволенні претензії відмовлено або був недотриманий строк відповіді на претензію, заявник вправі подати позов до господарського суду. Підставою для записів в обліку є: письмові претензії; рішення судових органів; письмова відповідь постачальників на пред’явлені претензії; виписки установ банку на суми, що надійшли в порядку задоволення претензій тощо. Облік розрахунків за претензіями ведуть на субрахунку 374 «Розрахунки за претензіями». По дебету субрахунку відображають суми пред’явлених претензій, а по кредиту — задоволення претензій. У разі, якщо пред’явлені претензії не визнані судовими органами і стягненню не підлягають, їх суми відносять на ті рахунки, з яких вони були списані. Синтетичний облік розрахунків за претензіями ведуть в Журналі-ордері №3.