Вказівки

ВКАЗІВКА — це розпорядчий документ, який створюють на підприємствах переважно з питань інформаційно-методичного ха­рактеру, а також для організації виконання наказів, інструкцій, інших актів органів управління.

Право підписувати вказівку має перший керівник підприємства, головний інженер та їхні заступники. Вказівки оформляють на за­гальних чи спеціальних бланках формату А4. Текст вказівки, як і текст наказу з основної діяльності, поділяється на дві частини: констатувальну (вступну) й розпорядчу.

Констатувальну частину, як правило, починають спеціальними виразами, наприклад прийменниками «Для...», «Відпо­відно до...», «Згідно з...» тощо, а закінчують словами «зобов'я­зую», «пропоную» (останнє вживають тоді, коли виконавця не можна зобов'язати виконувати дії, що не входять до його обов'язків згідно з посадовою інструкцією), після яких ставлять двокрапку.

Розпорядчу частину вказівок оформляють так само, як і в наказах з основної діяльності (дод. 7).

РЕКВІЗИТИ ВКАЗІВКИ:

10 — назва виду документа (ВКАЗІВКА);

11 — дата (проставляють дату підписання);

12 — індекс;

14 — місце складання чи видання;

19 — заголовок до тексту;

21 — текст;

23 — підпис;

24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби);

28 — позначка про виконавця.

Розпорядження

РОЗПОРЯДЖЕННЯ — це акт управління посадової особи, дер­жавного органу, організації, установи, підприємства (незалежно від форм власності), котрий виданий у межах їхньої компетенції й має обов'язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та під­леглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на дві групи:

• розпорядження загального характеру - тривалої дії;

• роз­порядження окремого характеру - стосуються конкретного вузького питання.

Розпорядження видають Президент України, Кабінет Міністрів (на підставі й для виконання законів, рішень Президента України, Верховної Ради та її Президії), виконкоми Рад народних депутатів, а також керівники підприємств (організацій, установ) та їхні заступни­ки для вирішення оперативних завдань. Як правило, розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають обмежений термін дії й стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб (праців­ників).

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу з питань основної діяльності або вказівки, лише в констатувальній частині можуть уживатися слова «зобов'язую», «дозволяю», «за­безпечити» (дод. 8) тощо.

Часто розпорядження мають додатки.

Склад реквізитів розпорядження такий самий, як і склад рекві­зитів вказівки.

Оформляють розпорядження на загальних чи спеціальних блан­ках формату А4. Для вирішення численних питань може оформлятися витяг із розпорядження.

Довідково-інформаційні документи службові листи

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інфор­мацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Є різні види службових листів:

• інформаційні;

• рекламні;

• лис­ти-запрошення;

• супровідні;

• листи-повідомлення;

• листи-підтвердження;

• листи-нагадування;

• гарантійні;

• ініціативні;

• листи-відповіді;

• листи-прохання та ін.

Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішиш питання в усному спілкуванні — очно чи телефоном.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозуміло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ураховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язанім частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструктивних матеріалів.

В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо.

Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту (дод. 9 – 11).

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями:

«Шановний Іване Васильовичу!»

«Пане Шевчук!» «Шановний пане Андрійчук!»

«Шановні панове!»

Продовжують більшість листів такими словами й словосполу­ченнями: «У зв'язку з...», «Відповідно до...», «Як відомо, ...», «Ймовірно...», «Прошу...», «Просимо...» та ін.

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи...», «Незважаючи на...», «Розглянувши зауваження...», «Розглянувши пропозиції...», «Керуючись Постановою Кабінету Міністрів України...» та ін.

Службовий лист оформляють на бланку або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату А4 або А5 (А5 використовують у випадку, коли текст листа не перевищує 7 рядків).

РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

11 — дата (проставляють у день підписання документа);

12 — індекс (проставляють у день підписання документа);

13 — посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

15 — гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16 — адресат;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка (оформляють у разі потреби);

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи (оформляють у разі потреби);

26 — відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28 — прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

29 — позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);

ДОВІДКИ

ДОВІДКА — це службовий документ, який містить опис та під­твердження тих чи інших фактів або подій.

Довідки поділяють на дві групи:

• що містять інформацію про факти й події службового характеру (дод. 12);

• що засвідчують якийсь юридичний факт.

Найчисленнішою є друга група довідок. Їх видають заінтересо­ваним громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання (дод. 13), розмір заробіт­ної плати, місце проживання тощо.

РЕКВІЗИТИ ДОВІДКИ:

10 — назва виду документа (Д О В І Д К А);

11 — дата (проставляють дату підписання);

12 — індекс (проставляють у день підписання);

14 — місце складання чи видання;

16 — адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка);

19 — заголовок до тексту (зазначають у разі потреби);

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатків (у разі потреби);

23 — підпис (якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник під­приємства й головний бухгалтер);

26 — відбиток печатки (проставляють, як правило, коли довідка виходить за межі підприємства);

Довідки інформаційного характеру відображують індивідуальні ситуації. Їх складають у відповідь на запити й подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, — на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

У довідці необхідно об'єктивно відображувати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка по­відомлень, зіставляння та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитися таблиці, додатки.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, що склали її й сповна відповідають за викладені в ній факти.