Протоколи

ПРОТОКОЛ — це службовий документ із записом ходу обгово­рення питань і рішень, ухвалених на зборах, нарадах, конференціях, інших засіданнях колегіальних органів.

Проведенню таких заходів колегіальних органів передує велика підготовча робота, в ході якої складають низку документів, що супроводжують протокол: порядок денний, списки учасників засі­дання, списки запрошених, тексти доповідей чи тези виступів, довід­ки щодо обговорюваних питань, проекти рішень (постанов) із кож­ного питання порядку денного засідання. Протокол ведуть під час засідання колегіального органу. Якщо засідання стенографують або записують на магнітну плівку, то про­токол можуть складати після розшифрування записів. Веде протокол технічний секретар чи обрана особа. Призначення особи для прото­колювання — важливий етап підготовки роботи колегіального орга­ну, оскільки від її кваліфікації, вміння вникати в суть обговорюваних питань та обізнаності в них залежить якість запису виступів.

Протоколи можна оформляти від руки в спеціальному прошну­рованому журналі або за допомогою оргтехніки.

Оформляють протоколи на чистих аркушах паперу формату А4 (дод. 17) або на загальних чи спеціальних бланках підприємства, організації.

РЕКВІЗИТИ ПРОТОКОЛУ:

10 — назва виду документа (ПРОТОКОЛ);

11 — дата (зазначають дату проведення засідання колегіального органу, а не дату остаточного оформлення чи підписання протоколу. Якщо засідання тривало кілька днів, то зазначають через тире дати першого й останнього днів роботи колегіального органу, наприклад: 10-13.04.2000; 29.05-03.06.2000; 28.12.98-04.01.99);

12 — індекс [становить порядковий номер засідання цього колегіального органу; нумерація може вестися протягом календар­ного року, навчального року (в навчальних закладах) чи від виборів до виборів (у виборних органах)];

14 — місце складання або видання;

17 — гриф затвердження (оформляють, якщо протокол підлягає затвердженню);

19 — заголовок до тексту [містить назви виду колегіальної діяльності (засідання, збори, нарада) та колегіального органу в родо­вому відмінку, наприклад: «Засідання комісії», «Загальних зборів трудового колективу», «Наради директорів», «Зборів студентської ради»];

21 — текст.

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну та основну. У вступній частині зазначають прізвища й ініціали головуючо­го, секретаря, присутніх, порядок денний, в основній — фіксують перебіг засідання колегіального органу.

Основну частину тексту протоколу поділяють на розділи, що відповідають пунктам порядку денного. В кожному з розділів є такі підрозділи: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ» («ПОСТАНОВИЛИ», «ВИРІШИЛИ»).

Словом «СЛУХАЛИ» починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з номером питання порядку денного.

Прізвища й ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обгово­ренні, зазначають з абзацу (після прізвища з ініціалами ставлять тире). Текст виступу (не в лапках) починають із великої літери [якщо тексти або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами ставлять тире й роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається»]. Після кожного виступу записують запитання й відповіді на них у порядку надход­ження (якщо є).

Наприкінці кожного розділу записують прийняту ухвалу (поста­нову, рішення) з обговорюваного питання порядку денного. Ухвали, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами. Ухвала, як і всі розпорядчі до­кументи, має бути конкретною (кому, що виконати, до якого числа тощо).

Протоколи бувають стислі та повні. В стислих протоколах за­значають прізвища доповідачів, теми доповідей, прізвища тих, хто виступив, рішення. За такими протоколами важко судити про пере­біг зборів. Стислий протокол доцільно оформляти, коли є стенограми, тексти доповідей. Стисло протоколюють оперативні наради. В решті випадків слід складати повний протокол, який містить записи всіх виступів, а отже, відбиває роботу колективу, процес напрацювання рішення в сутичці думок, у дискусіях.