2.2 Анализ коммерческой деятельности предприятия по закупкам

Закупочную деятельность предприятия осуществляет отдел закупок.

Хозяйственные связи с поставщиками осуществляются на основе договоров. Гражданский кодекс определят понятие договора, как соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении и прекращении гражданских прав и обязанностей. Договора заключаются в письменной форме.

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента его заключения. Он считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется так называемая пролонгация, т.е. продление договора. Однако в этом случае обязательно согласование ассортимента поставляемых товаров.

Правильный выбор формы договорных связей, тщательно обдуманное согласование условий договоров, контрактов, является основой успешной хозяйственной и коммерческой предприятий участвующих в торговле.

Заявки на приобретение продукции у поставщиков подготавливаются ответственным менеджером отдела закупок. Они содержат информацию о том, какие виды и какое количество товаров требуется предприятию, когда они должны быть получены и кто составил заявку. Заявки составляются таким образом, чтобы ожидаемые к поступлению количества товаров опережали фактические потребности в них.

Время между размещением заявок и получением по ним товаров называется временем опережения. Оно играет важную роль в процессе управления закупками и материальными запасами. Заблаговременная подача заявок ослабляет отрицательные воздействия неожиданных задержек в поставках. В тоже время излишнее увеличение времени опережения ведет к росту материальных запасов и порче продукции.

Доставка продукции от местных поставщиков производится транспортом поставщика в соответствии с согласованным графиком.

Доставка продукции от иногородних поставщиков осуществляется с использованием транспортных компаний.

В ходе коммерческих операций по закупкам товаров нередко стороны по каким-то объективным или субъективным причинам не выполняют принятых на себя обязательств, нанося торговому партнеру материальный и моральный ущерб. В этих условиях потерпевшая сторона имеет право предъявить другой стороне претензии с изложением требований, предусмотренных условиями договора поставки или действующими правовыми нормами.

Претензия - письменное требование о добровольном устранении нарушения условий договора или законодательства. Выявлению же нарушений способствует организация четкого и полного учета выполнения поставщиками договорных обязательств по поставкам товаров.

Претензии направляются поставщикам заказными либо ценными письмами или же могут быть вручены под расписку. Претензии к поставщикам о нарушении условий договора направляются в срок, предусмотренный законом или договором, а если такой срок не установлен, то в разумный срок после того, как нарушение соответствующего условия договора должно было быть обнаружено, исходя из характера и назначения товара.

В претензии указываются:

• наименование предприятия, организации, предъявивших претензию, а также наименование предприятия, организации, к которым предъявляются претензии, их адреса, номер претензии; дата предъявления;

• обстоятельства, послужившие основанием для предъявления претензии, доказательства, подтверждающие изложенные в претензии обстоятельства; сумма требований заявителя и расчет этих требований;

• ссылки на нормативные акты, договор или иные правоустанавливающие документы, а также почтовые, платежные реквизиты заявителя претензии.

Претензия должна быть подписана руководителем либо заместителем руководителя предприятия.

Ответ на претензию дается в письменной форме и подписывается руководителем или заместителем руководителя предприятия, организации или гражданином-предпринимателем.

В ответе на претензию указывается: при полном или частичном удовлетворении претензии - признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы или срок и способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке; при полном или частичном отказе в удовлетворении претензии - мотивы отказа со ссылкой на соответствующее законодательство и доказательства, обосновывающие отказ; перечень прилагаемых к ответу на претензию документов, других доказательств.

При удовлетворении претензии, имеющей денежную оценку, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению). При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии. Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензию, либо вручается под расписку.

Претензионную работу на предприятии осуществляет ответственный менеджер отдела закупок. За 2012 год предприятие выставило 14 претензий поставщикам, из них 3 – за ненадлежащее качество поставленного товара, 11 – за неправильное количество поставленного товара. Остальные проблемы с поставщиками решались в рабочем порядке без выставления претензий.

На эффективность деятельности торгового предприятия большое влияние оказывают поставщики. По каждой группе товаров ООО «Ардис» имеет несколько поставщиков.

Требования, предъявляемые ООО «Ардис» к поставщикам:

• надежное снабжение: строгое соблюдение оговоренных сроков, точность комплектации заявки, доставка силами поставщика.

• стабильное качество продукции, кроме того, возможность возврата товара.

• конкурентоспособные цены.

• отсрочка платежа. При этом идеальным сроком посчитали наличие инвестиционного ресурса в 30 дней.

• рекламная поддержка: предоставление торгового оборудования, обеспечение рекламными материалами, помощь в оформлении витрин и прилавков.

Анализ поставщиков в соответствии с предъявляемыми требованиями представлен в таблице 2.2.

Таблица 2.2 - Анализ поставщиков

Поставщик	Надежное снабжение	Стабиль- ное качество		Конкуренто- способные цены		Отсрочка платежа		Рекламная поддержка		Итого
Гидролюкс	-	+		+		-		-		2
кнауфГипс Челябинск	+	+		+		-		-		3
Строймаркет	-	+		-		+		-		2
Стройпоставка	+	+		+		+		-		4
Радуга-Сервис	-	-		+		+		+		3
Мир профиля	+	+		-		+		+		4
Метиз Центр	-	+		+		+		-		3
Ампир Декор	+	+		+		-		+		4
Академия Света	-	+		+		-		-		2
Биосвет Дизайн	+	+		-		+		+		4
Мир фурнитуры	-	-		+		+		+		3
Сириус	+	+		+		+		-		4
Формат-ДВ	+	-		-		+		+		3
Мир инструмента	-	-		+		-		-		1
ТД Омис	-	+		+		-		+		3
Акваснаб	+	+		+		-		-		3
Арсенал ДВ	+	+		+		+		+		5
Мегапак	-	-		-		+		+		2
Сантех-Трейд	+	+		+		+		-		4
КарнизДеко	+	+		-		+		+		4
Мегапол	+	+		+		+		+		5
Наш дом	+	-		+		-		-		2
АДВ-Трейд	-	-		+		+		+		3
Центр комплектации	-	+		+		+		+		4
Спектр света	-	+		+		-		+		3
Восток строй(Владивосток)	-	-	+		-		+		2
Восточный вектор	-	-	+		+		-		2
Специальные системы и технологии-Хабаровск/ООО	-	+	-		-		+		2
Хабречторгпорт/ОАО	+	+	-		+		-		3

После анализа рынка снабжения стало понятно, что только 2 поставщика удовлетворяют всем предъявляемым требованиям. Большая часть поставщиков удовлетворяет только 3-4 требованиям из пяти. Восемь поставщиков удовлетворяет только двум требованиям, и такой поставщик как Мир инструментов удовлетворяет всего одному требованию.

Самым выполняемым критерием является конкурентоспособные цены, поскольку именно это требование предъявляется к поставщику в первую очередь, данное обстоятельство позволяет предприятию экономить на издержках, а с другой стороны наносит ущерб другим качествам поставщиков.

Таблица 2.3-Задолженность фирмы поставщикам

Контрагент / Кредитный документ / Документы движения	Дата реализации	Поступление ТМЦ (купля-продажа)	Наш долг	Просрочено	К оплате
Гидролюкс			37 505,80
Поступление ТМЦ (купля-продажа) вх. № 00000037 от 11.01.13	11.01.2013	21 171,38	21 171,38	0	25.03.2013
Поступление ТМЦ (купля-продажа) вх. № 36 от 11.01.13 (Гидролюкс)	11.01.2013	16 334,42	16 334,42	0	25.03.2013
КнауфГипс Челябинск			1 999599,21	1 999599,21
Стройпоставка/ООО (Стройгруппа)			254 340,9	254 340,9
Метиз Центр/ООО			8 939,00
Поступление ТМЦ (купля-продажа) вх. № 2 от 10.01.13 (Метиз Центр/ООО)	11.01.2013	8 939,00	8 939,00	0	25.01.2013
Восток строй(Владивосток)			314 729,90	взаимозачет
Восточный вектор			747 058,00	236 000,00
Специальные системы и Технологии-Хабаровск/ООО			250 025,00	21 933,00
Хабречторгпорт/ОАО			374 690,53
Формат-ДВ/ООО (Сатурн ДВ)			97 080,43
	Итого		4 113 968,77	2 521 873,11
	Без долга по Кнауф		2 114 369,56	522 273,90
	Под реализацию (общий)		997 083,00

Под реализацию	Сумма к оплате
Восточный вектор	236000
	236000
Сумма долга без учета товара под реализацию			3 352 885,77
без кнауфа			1 353 286,56