Лекция 12. Комплектование фондов, учёт, хранение документов

Экспертиза научной и практической ценности документов. Под экспертизой документальных материалов понимается их изучение и определение политического, научного, народнохозяйственного, культурного и другого государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Основными критериями, определяющими ценность документов, являются: степень значимости содержания документальных материалов, значение учреждения (лица), в деятельности которого они образовались, автографичность, время и место их возникновения, юридическая сила документов, подлинность, копийность, дублетность документов, поглощённость содержания документов, внешние особенности документов (художественные особенности, материал, на котором они написаны и т.п.), палеографические и языковые особенности, степень полноты архивных фондов, физическое состояние документов и другие. В качестве критерия ценности может также выступать объём фонда.

Основная задача экспертизы – определение категорий документальных материалов, подлежащих постоянному или временному хранению. Разрешение этой задачи требует всестороннего изучения как фондообразователей, так и самих фондов.

Вторая задача экспертизы – определить состав документальных материалов, соответствующих профилю каждого государственного архива. В задачу экспертизы ценности документальных материалов входит также обеспечение полноты состава документальных материалов архивных фондов, восполнение утраченных документов.

Значение датировки документов. При проведении экспертизы документов очень важен такой критерий ценности документов, как время место их образования. Этот фактор должен учитываться при экспертизе материалов исторических, ознаменованных событиями огромного значения в истории нашей Родины. Правда, при этом, как правило, сказываются политические предпочтения переживаемой эпохи. Например, в дореволюционное время не имели ценности документы по истории революционного движения, в то время как при Советской власти они приобрели преувеличенную ценность.

Сравнительно небольшое количество источников, сохранившихся от ранних эпох, требует особенно бережного к ним отношения. Огромное их количество до нас не дошло, поэтому то, что сохранилось, имеет большое историческое значение и должно быть оставлено на постоянное хранение.

С этой целью архивистами были введены т.н. запретные даты, ограничивающие сферу деятельности экспертов. Документальные материалы, возникшие ранее запретных дат, экспертизе не подвергались и должны были сохраняться независимо от содержания, происхождения, способа воспроизведения и т.п.

Первая запретная дата – 25 июня 1811 г. (дата разработанного М.М.Сперанским нового положения о министерствах) – была введена в 1919 г. В 1926 г. эта дата была заменена новой – 1825 г., выбор которой обусловливался гибелью большого числа документов в Отечественную войну 1812 г. Эта дата просуществовала в качестве запретной до 1957 г.

В дальнейшем рекомендовалось документальные материалы, отложившиеся до начала ХIХ в., ввиду их сравнительно небольшого количества к уничтожению не выделять. Эту дату нельзя рассматривать в качестве запретной, т.к. было разрешено в некоторых случаях подвергать экспертизе фонды отдельных учреждений, существовавших ранее ХIX в., но ограниченный характер она, бесспорно, имела.

Экспертные комиссии. Эксперт документов должен быть квалифицированным историком-архивистом. Он должен иметь необходимые исторические знания, владеть методикой источниковедческого анализа, чётко представлять организацию документальных материалов АФ РФ. Особенно важно архивисту знать историю государственных учреждений, историю и организацию делопроизводства. Эти дисциплины помогают архивисту понять порядок формирования дел и установить процесс их отложения в учреждениях.

Однако в ряде случаев специфика документации может потребовать от историка-архивиста специальной подготовки. Поэтому правомерно привлекать к экспертизе ценности документов специалистов различных областей знаний.

Источники комплектования архивов. Источники пополнения АФ РФ определяются принятым в 1992 г. «Положением правительства РФ о Главной архивной службе». АФ РФ систематически пополняется документальными материалами, имеющими научно-истори-ческое, политическое, народнохозяйственное или иное значение.

Основными источниками пополнения АФ РФ являются:

1) архивы российских учреждений, организаций, предприятий и других фондообразователей, в деятельности которых образуются документальные материалы;

2) личные архивы государственных, политических и общественных деятелей России, а также деятелей науки, техники, литературы и искусства, документальные материалы которых могут представлять какой-либо государственный интерес;

3) архивы и другие учреждения, а также отдельные лица зарубежных стран, имеющие документальные материалы, относящиеся по своему происхождению или содержанию к АФ РФ.

Кроме того, архивы могут пополняться документальными материалами библиотек и музеев, временно хранящих материалы, относящиеся к профилям государственных архивов РФ.

Источники комплектования местных и личных архивов. Для некоторых республиканских и большинства краевых и областных государственных архивов непосредственными источниками комплектования являются районно-городские, районные, городские и межрайонные государственные архивы, временно хранящие документальные материалы с постоянными сроками хранения, а также другие государственные архивы, имеющие архивные фонды, которые по своему содержанию не относятся к их профилю и подлежат передаче в соответствующие архивы.

Источниками комплектования архивов министерств, комитетов, управлений и других государственных учреждений, организаций и предприятий являются канцелярии, управления делами, секретариаты, общие отделы и другие структурные части учреждений, в деятельности которых образуются документальные материалы.

Личные архивы отдельных лиц, имеющих служебное отношение к этим учреждениям или связанных с ними по характеру своей деятельности, также могут быть источниками комплектования архивов учреждений.

Основные принципы учёта материалов АФ РФ. Под учётом документальных материалов понимается установление и регистрация данных об их количестве, составе, состоянии и системе хранения, а также закрепление этой системы учётными документами.

Учёт является необходимым условием правильной организации хранения документальных материалов и гарантией их сохранности. В то же время он представляет собой основной источник информации о количественном и качественном составе документальных материалов, без которой невозможны ни их широкое использование, ни организация плановой и чёткой внутренней работы архивов.

Учёту подлежат все документальные материалы, входящие в состав АФ РФ, вне зависимости от их содержания, подлинности, способов воспроизведения. Учёт ведётся во всех учреждениях, хранящих материалы АФ: в государственных архивах, архивах учреждений, рукописных отделах музеев и библиотек и осуществляется на всех стадиях значения материалов.

Принципиальным основанием системы учёта является единство учёта и хранения: охватывая всю систему хранения материалов АФ, учёт строится в строгом соответствии с системой хранения материалов и закрепляет её. Система хранения материалов АФ является единой и централизованной.

Опись документальных материалов. Учёт документальных материалов начинается с подсчёта учитываемых объектов – их нумерацию и внесение в список. Непосредственным объектом хранения и учёта является единица хранения. Списки единиц хранения, составленные непосредственно по материалам, являются первоисточником учётных данных и носят название первичных учётных документов. Виды первичных учётных документов могут быть различными: номенклатура, опись, реестр, инвентарная книга и др.

На начальном этапе учёта материалов в учреждении роль первичного учётного документа выполняют номенклатуры. При сдаче материалов на архивное хранение их систематизация и описание уточняются и номенклатуры заменяются описями.

В качестве учётного документа номенклатуры сохраняются только по отношению к материалам временного хранения. При постоянном пофондовом хранении материалов первичными учётными документами являются описи.

Опись представляет собой перечень единиц хранения одного архивного фонда (объединённого фонда, коллекции) или его части, составленный в той же последовательности, в которой они расположены при хранении.

Фондовые каталоги. Каталоги в архивах представляют собой справочники по содержанию документальных материалов, в которых сведения о документах (отраслях, темам, предметах), расположенным в логической, алфавитной или хронологической последовательности. Количество вопросов (отраслей, тем, предметов), освещаемых каталогом, может быть различным и зависит от целей его создания.

Каталоги могут составляться на любой комплекс материалов, начиная от части фондов и кончая АФ РФ в целом, безотносительно ко времени создания документов, техники и способа их воспроизведения. Это возможно потому, что состав материалов, вошедших в каталоги, и его построение не зависят от формирования единиц хранения, фондирования и распределения по архивам.

Среди других видов архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они дают возможность быстро получить детальные сведения о наличии, составе и содержании документов, хранящихся в разных фондов как одного, так и многих архивов. Архивные каталоги по своей форме бывают, как правило, карточными и книжными.

Список фондов архива. Фондовый состав архива учитывается по списку фондов. Списком фондов архива называется перечень фондов, хранящихся в данном архиве, составленный в порядке их номеров и пополняемый по мере поступления новых фондов. Этот список фиксирует фондовый состав архива, закрепляет за фондами их номера и служит для количественного и инвентарного учёта фондов.

Являясь официальным и одним из основных учетных документов по архиву в целом, список фондов не подлежит исправлениям и переделкам: в нём указываются только основные постоянные данные о фондах, в первую очередь, их названия и номера, и в случае выбытия – делаются пометки об этом. Список фондов архива других данных не имеет.

Присвоение номеров вновь поступающим фондам производится в хронологическом порядке. Номер фонда имеет важное поисковое и ссылочно-справочное значение: он указывается на всех учё тных документах, относящихся к данному фонду, на него делаются ссылки при использовании материалов: при публикации, выдаче справок, копий, выписей и др. Поэтому номера фондов изменению не подлежат. Номера, освободившиеся при исключении фондов из списка, другим фондам не присваиваются.

Книга поступлений – официальная книга регистрации всех поступающих в архив документальных материалов, относящихся к составу АФ РФ. В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления, независимо от того, является поступление первых по данному фонду или повторным. По книге ведётся регистрация только текущих поступлений, материалы, находившиеся в архиве до заведения книги, в неё не заносятся.

В книге указываются основные данные о каждом поступлении: когда, от кого и на основании какого документа материалы поступили, каковы состав, объём и состояние этих материалов, какие номера фондов им присвоены (или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены). Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких фондов.

Если поступление состоит из нескольких самостоятельных архивных фондов, то объём, даты, состояние (описан – не описан) и номер указываются по каждому из них отдельно. При поступлении объединённых фондов объём и даты материалов указываются по фонду в целом (без подразделения по учреждениям).

Учёт особо ценных материалов. Особо ценные документальные материалы подлежат выявлению и отбору на специальное хранение, а в связи с этим и особому учёту. Единицы хранения, в состав которых входят особо ценные документы, передаются на специальное хранение после изготовления с них микрофотокопий. При этом за ними сохраняются прежние номера фондов, описей и единиц хранения. Учёт их производится путем составления на них особых описей.

Передача материалов на особое хранение оформляется актами и отмечается в описях на общих основаниях. Существенным моментом в организации учёта ценных материалов является составление на них внутренних описей, т.е. подокументального описания единиц хранения.

Копийные материалы по своему происхождению делятся на две категории: копии, образовавшиеся в процессе деятельности фондообразователей и являющиеся органической частью документальных или архивных фондов; копии, образовавшиеся в процессе архивного хранения: сделанные по различного рода запросам, для нужд самого архива, для замены подлинных материалов при использовании, в целях обеспечения сохранности последних и т.п.

Копийные материалы в двух экземплярах, относящиеся к первой категории, входят в состав АФ и учитываются на общих основаниях со всеми остальными материалами. Копийные материалы, относящиеся ко второй категории, поскольку они возникли не в процессе деятельности фондообразователя, в состав АФ не входят. Исключение составляют копии материалов зарубежных архивов, утерянных материалов и некоторые другие.

Сверка наличия и другие проверки. Важнейшим мероприятием, имеющим целью обеспечить сохранность материалов ГАФ, наряду с учётом, является проверка их фактического наличия и физического состояния, сопровождаемая выверкой учётно-справочного аппарата.

Конкретными задачами проверки являются: установление фактического наличия материалов, числящихся по описям данного фонда; выявление материалов, относящихся к фонду, но не внесённых в описи; установление общего количества материалов фонда как внесённых, так и не внесённых в описи; выверка правильности шифровки единиц хранения, правильности нумерации описательных статей описи и составления итоговой записи; выявление материалов, не относящихся к составу данного фонда, но числящихся по учётным документам фонда, и материалов, требующих дезинфекции, дезинсекции, реставрации, переплёта или имеющих неисправные повреждения.

При проведении проверки особое внимание обращается на физическое состояние материалов и режим их хранения, поэтому проверка предупреждает порчу материалов от сырости и других неудовлетворительных условий хранения.

Кроме самих документальных материалов проверяются и учётно-справочные документы – их наличие, состояние, правильность, своевременность и полнота записей в них и т.д. Проверка наличия и состояния документальных материалов проводится в государственных архивах периодически.

Результаты проверки оформляются листом проверки, заполняемым в процессе работы (никаких помет в описи делать не разрешается), и актом проверки, составляемым по её окончании. В лист проверки вносятся все сведения о фактическом наличии материалов, установление которых является целью проверки, с точными указаниями номеров единиц хранения.

В акте записываются количественные показатели; номера единиц хранения в нём не перечисляются, поскольку листы проверки с указанием конкретных единиц хранения подкладываются к акту.