Тема 6. Организация оперативного хранения дел и порядок их передачи в ведомственные и государственные архивы

1. Отбор документов на передачу в архив или на уничтожение следует проводить:

а) один раз в пять лет;

б) каждые три года;

в) один раз в два года;

г) в конце каждого года.

2. Приказы по основной деятельности подлежат:

а) временному хранению;

б) долговременному хранению;

в) постоянному хранению;

г) хранению по усмотрению делопроизводителя.

3. Оперативное хранение документов в организации осуществляется на срок до:

а) трёх лет;

б) пяти лет;

в) десяти лет;

г) десяти лет включительно.

4. Срок оперативного хранения любого документа начинает отсчитываться с(о):

а) момента его создания или получения;

б) времени его исполнения и отправления в дело;

в) дня окончания дела, в которое помещён документ;

г) 1 января года, следующего за годом окончания дела.

5. При оперативном хранении на корешке каждого дела указывается:

а) его наименование;

б) номер дела по номенклатуре дел;

в) наименование и номер дела по номенклатуре;

г) наименование, номер дела и срок хранения.

6. После завершения делопроизводственного года в период оперативного хранения:

а) сотрудники могут беспрепятственно пользоваться документами дела;

б) пользоваться документами дела можно только по разрешению руководства;

в) документы из дел никому не выдаются;

г) документы из дел выдаются лишь в исключительных случаях с разрешения руководителя.

7. В случае временного изъятия документа из дела, находящегося на оперативном хранении, в дело вкладывается лист-заместитель с указанием:

а) фамилии и должности лица, получившего документ;

б) кроме фамилии и должности лица также даты выдачи и возвращения документа;

в) информации о получателе и сроке возврата документа, а также с распиской в его получении;

г) сведений о получателе и дате возврата документа с распиской получателя, а также точная заверенная копия и акт о причинах изъятия подлинника.

8. Трудовые книжки, не полученные при увольнении, хранятся в учреждении до передачи в архив:

а) один год;

б) два года;

в) три года;

г) пять лет.

9. В архив передаются дела:

а) постоянного и долговременного (более 10 лет) хранения;

б) постоянного и временного (до 10 лет) хранения;

в) постоянного, долговременного и временного хранения;

г) только постоянного хранения.

10. По истечении срока оперативного хранения:

а) дела в полном составе передаются в ведомственный архив;

б) документы в делах пересматриваются и группируются для уничтожения и передачи в архив;

в) дела передаются сразу на государственное хранение;

г) дела проверяются на сохранность и передаются в архив.

11. В годовой сводной описи дел раздел по личному составу включается в:

а) опись дел постоянного и долговременного хранения;

б) опись дел временного хранения;

в) опись дел долговременного хранения;

г) особую группу и систематизируется обособленно.

12. Описи не составляются на дела:

а) постоянного хранения;

б) долговременного хранения;

в) временного хранения;

г) временного и долговременного хранения.

13. Долговременное хранение дел предполагает срок свыше:

а) 50 лет;

б) 25 лет;

в) 15 лет;

г) 10 лет.

14. Временное хранение дел предполагает срок до:

а) 1 года;

б) 5 лет;

в) 10 лет;

г) 15 лет.

15. Для оперативного ведения информационно-справочной работы и осуществления контроля исполнения документов целесообразно оформлять:

а) только один экземпляр регистрационно-контрольной карточки;

б) два экземпляра регистрационно-контрольной карточки;

в) несколько экземпляров регистрационно-контрольной карточки.

16. Приём документов на постоянное государственное хранение оформляется:

а) актом приёма-передачи дел;

б) отметками о приёме на двух экземплярах описи дел;

в) актом приёма-передачи и отметками на четырёх экземплярах описи;

г) актом приёма-передачи и отметкой о приёме на одном экземпляре описи.

17. Правильно оформленной ссылкой на регистрационный номер и дату полученного письма является:

а) на № 18 от 04.02.2009;

б) на № 18 от 04.02.2009г.;

в) на Ваше письмо от 04.02.2009 № 18 сообщаем;

г) на Ваше письмо за № 18 от 04.02.2009 сообщаем.