2.18Автоматическое заполнение данных

Для автоматического заполнения ряда чисел, дат, перечисляемых названий необходимо:

• ввести в клетку первое значение;

• сделать эту клетку активной;

• установить указатель мыши в правый нижний угол клетки (курсор при этом примет вид +);

• перетащить в сторону или вниз (шаг равен 1).

Если необходимо задать шаг, отличный от 1, то следует выполнить:

• задать два значения в двух соседних клетках;

• эти клетки выделить;

• установить курсор в правый нижний угол выделенных клеток так, чтобы он принял вид +;

• перетащить курсор в сторону или вниз.

Если при автозаполнении клетка не распознана как перечисляемая, то происходит копирование.

2.19Создание своей последовательности для заполнения

Для создания своей последовательности пользователь должен в меню выбрать:

Сервис  Параметры  Списки  Элементы списка

В опции Списки выбрать опцию Новый список. В опции Элементы списка внести свободную последовательность, затем щелкнуть по клавише Добавить (введенная последовательность при этом запоминается).

Если нужная последовательность уже существует в рабочем листе, то ее достаточно выделить и передать в это окно, щелкнув на кнопке Импорт.

2.20Мастер функций

При вводе формулы обращение к встроенной функции можно выполнить вручную или вызвать Мастер функций. Эту же операцию можно выполнить через меню Excel: выбрать в меню Вставка  Функция. Либо на панели инструментов или на панели формул выбираем инструмент fx. В левом окне выбрать категорию функции, в правом – саму функцию. Выбрав кнопку шаг > выполнить пошаговую подстановку аргументов. Значение аргумента можно записать вручную, а можно выделить на листе диапазон клеток. Результат вычислений получим, щелкнув на кнопке Закончить.

2.21Создание текстовых документов

Excel предоставляет широкие возможности для формирования сложных текстовых документов. Для этого предназначены средства выбора шрифтов, выравнивания, выбора рамок, штриховок.

Все изменения оформления таблицы действуют на текущую ячейку, либо, если выделена группа клеток - на выделенную группу.

Для изменения шрифтов можно воспользоваться пиктограммами на панели форматирования: выбор шрифта и его размера, шрифты полужирный, наклонный, и подчеркнутый.

А. Выбор шрифтов при помощи меню:

• выделить клетку или диапазон клеток, в которых надо изменить шрифты;

• выбрать в меню Формат  Ячейки  Шрифт;

• выбрать нужный шрифт и щелкнуть по кнопке ОК.

Б. Выравнивание содержимого ячеек осуществляется с помощью Панели форматирования, которая имеет четыре пиктограммы:

• прижать текст в клетке к левому краю;

• расположить текст по центру клетки;

• прижать текст в клетке к правому краю;

• расположить текст по центру нескольких выбранных ячеек.

В.Выравнивание содержимого ячеек при помощи меню:

• выделить в меню Формат  Ячейки  Выравнивание;

• выбрать нужную позицию;

• щелкнуть по кнопке ОК.

Г. Обрамление таблиц в рамки.

При печати таблиц на бумаге линии сетки таблиц отсутствуют. Поэтому необходимо заключать поля таблиц в рамки.

В Excel функцию установки рамок для выделенных ячеек выполняет пиктограмма панели форматирования Рамки.

Если щелкнуть мышкой по стрелке, то в раскрывшемся списке будут предоставлены шаблоны рамок для выбранных ячеек. Самый первый шаблон убирает рамки.

Для обрамления таблиц при помощи меню необходимо:

• выделить группу ячеек, для которых необходимо установить рамки;

• выбрать в меню Формат  Ячейки  Рамка;

• выбрать тип рамки, тип линии, цвет линии обрамления;

• щелкнуть по кнопке ОК.

Чтобы убрать сетку с экрана необходимо :

Выбрать в меню Сервис Параметры  Вид  Снять флаг в поле Сетка.

Д.Фон ячеек.

В понятие фона ячеек входит шаблон штриховки, цвет переднего плана, цвет фона.

Использование пиктограммы позволяет залить выбранные ячейки цветом.

Чтобы залить выбранные ячейки цветом при помощи меню надо:

• выделить диапазон клеток, фон которых необходимо изменить;

• выбрать в меню Формат  Ячейки  Вид;

• выбрать цвет фона, образец штриховки и цвет штриховки;

• щелкнуть по кнопке ОК.

Е. Стиль представления данных.

Стиль – это совокупность формата числа, типа и размера шрифта, типа выравнивания, вида рамки, наличия штриховки и защиты ячейки. По умолчанию все ячейки имеют стиль обычный.