Зміст курсу вступ

Тема 1.

Поняття про документ

Сутність поняття „документ.” Поняття „документ” у наш час є найпоширенішим у науках, що вивчають різні способи зберігання та передачі в суспільстві знання. Є безліч визначень документа, які зафіксували певні уявлення про нього.

Документ – основний вид писемної ділової мови, який широко використовується в повсякденній діяльності як джерело та носій інформації. Якщо інформація в ньому зафіксована, то це забезпечує її зберігання і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації з часом.

Документ – (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець, свідчення доказ) – матеріальна форма відображення, поширення, використання і зберігання інформації, яка надає їй юридичної сили. Документ може фіксуватися не лише на папері, а й на магнітних чи інших носіях. Характерною особливістю документа є те, що він матеріалізується лише у писемній формі мовлення. У статті 27 Закону України „Про інформацію” (1992 р.) зазначено, що документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Як носій інформації документ виступає обов’язковим елементом внутрішньої організації будь-якої установи, організації, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є основою для прийняття управлінських рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для обробки, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Документ – це закріплена будь-яким способом на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

На відміну від інших рис ділового стилю, що закріплені традицією, стандартизація й регламентація закріплені ще й законом – оформлення документів визначене стандартами, розробленими Державним комітетом стандартів України.

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані в ряді державних стандартів (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ І. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця під час здійснення інформаційної діяльності.

ДСТУ 3017-95. Документ ІІ. Матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ ІІІ. Матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу.

Генезис і розвиток поняття „документ.” Історія виникнення і еволюція терміну „документ” вивчена недостатньо. Однією із суттєвих особливостей є те, воно має досить твердо уставлені позначення. Китайці на документ кажуть веньцзянь, японці – бунсьо, німці – уркунд, євреї – місмах, араби – васіка, на мовах хінді та урду – даставез. Більш-менш однаково говорять про документ слов’янськими, романськими та германськими групами мов, котрі сприйняли та адаптували латинське слово document, хоча останнім часом зустрічається й record.

Серед безлічі наукових досліджень, направлених на вивчення поняття документа, заслуговує на увагу його розуміння як головного базового терміну в терміносистемах таких наук і наукових дисциплін, як історія, джерелознавство, археографія, архівознавство, документознавство. За своїм місцем у термінологіях і за складністю розуміння суттєвих якостей означуваного їм феномена воно мало чим поступається мовознавчому терміну „слово.”

Документ (document) – комбінація носія та інформації, що записана на ньому, яка може використовуватися для засвідчення або усвідомлення; обособлена одиниця архіву, документального фонду.

Документ (record) – записна інформація незалежно від форми або застосованого носія, що отримується або створюється агенцією, інститутом, організацією чи окремою особою для виконання їх статутних обов’язків або здійснення діяльності.

Вже за античних часів у юридичній практиці, як „доказ,” усвідомлювалася важливість оригінальності офіційних документів, необхідність їх захисту від підробок.

Спільнокореневим до слова „документ” є слова „доктрина” – вчення, „доктор” – учений, науковець. Саме у такому широкому значенні застосовується слово „documentum” у працях Цицерона та Цезаря. Надалі починаючи з середніх віків і до кінця ХІХ ст., слово „документ” використовувалось для позначення будь-якого „писемного свідчення.”

Відомо, що, у російську, а відтак і в українську мову, слово „документ” прийшло за часів Петра І як запозичене з німецької та польської мов – у значенні „письмове свідчення.”