Короткий словник найуживаніших термінів

Абревіатура – скорчене слово, утворене з початкових звуків, назв початкових літер чи початкових частин слів, на основі яких творяться скорочення;

Автореферат – стислий виклад автором свого наукового дослідження;

Адресат – установа чи особа, якій надіслано документ;

Адресант – установа чи особа, яка надсилає документ;

Акт – документ, складений кількома особами, що підтверджує факт чи події;

Анкета – документ, що являє собою трафаретний текст, який містить питання щодо певної теми і місце для відповідей на них;

Анотація – короткий виклад змісту статті, звіту, рукописного тексту;

Архів – це організація чи її структурний підрозділ, який здійснює прийняття і зберігання документів з метою використання ретроспективної документаційної інформації;

Аспект – точка зору, з якої провадиться пошук документа або діставання з нього необхідних відомостей;

Бланк – стандартний аркуш паперу з відтвореними на ньому незмінними реквізитами документа і місцем, відведеним для інформації;

Буклет – документ, надрукований на одному аркуші, який складено шляхом паралельного фальцювання в кілька сторінок;

Витяг – копія документа, що відтворює його частину і засвідчена в установленому порядку;

Висновок – документ, що містить думку, підсумки організації, комісії чи спеціаліста в будь-якому документі чи питанні;

Віза – підпис посадової особи на документі, що свідчить про її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним;

Відгук – документ, що містить думку організації чи фахівця з приводу будь-якої роботи, яка надійшла на розгляд;

Вказівка - правовий акт, що видається керівником органу державного управління і має організаційно-методичний характер щодо виконання правових документів цього органу;

Гриф — позначка про ступінь таємності, важливості, терміновості виконання документа

Графік — розклад, що визначає послідовність виконання дій у часі;

Дата — число, місяць і рік складання чи підписання документа,

зазначені на ньому арабськими цифрами;

Діловодство — діяльність, що охоплює сукупність роботи з документування установи й організації роботи;

Дефініція — коротке логічне визначення, що встановлює істотні відмінні ознаки предмета чи значення поняття, тобто його зміст і межу;

Диплом — офіційний документ, що свідчить про закінчення вищого або середнього спеціального навчального закладу і присвоєння певної кваліфікації чи вченого ступеня;

Дистриб'ютор — посередник, який займається розповсюдженням товару за контрактом з виробником;

Довідка — документ, що містить опис і підтвердження тих чи інших фактів або подій;

Довідково-інформаційні документи — це ті документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у структурі, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчих документів, не є обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що в них міститься, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома;

Довіреність — документ, в якому зафіксовані повноваження представника здійснювати укладання угод чи інших правомірних дій від імені іншої особи. Довіреність видається в письмовій формі й має такі види:

— разова — на здійснення будь-якої конкретної дії;

— спеціальна — на здійснення будь-яких однорідних дій;

— загальна (генеральна) — право на власність майном, укладання договорів тощо. Передовірити повноваження можна лише у випадках, зумовлених у самій довіреності або при необхідності охорони інтересів довірителя. Дія довіреності припиняється із закінченням її терміну, у зв 'язку з ліквідацією її юридичною особою, від імені якої вона видається, та в інших випадках, передбачених правом;

Договір — угода двох чи більше сторін (осіб) про встановлення змін чи припинення громадянських прав і обов'язків. При недотриманні умов договору сторона, що порушила їх, несе майнову відповідальність, компенсує в установленому порядку збитки, нанесені іншою стороною;

Документ — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу;

Документоведення — наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів у різних галузях людської діяльності і розробляє принципи побудови систем документування і діловодства;

Документування — сам процес створення документів;

Документознавство — це нормативно-правові акти, прийняті вищими органами державної влади чи безпосередньо волевиявленням народу і мають юридичну силу;

Документообіг — рух документів у структурі з часу їх створення чи одержання до завершення виконання або відправлення;

Документопотік — це сукупність документів, що рухаються, і маршрути їх руху;

Документи з кадрових питань — це такі, що містять інформацію про особовий склад структури;

Доповідна записка — документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора;

Доповідь — одна з найпоширеніших форм публічного виступу;

Досьє — сукупність документів, матеріалів, що стосуються певного питання, справи, особи, а також папка, в якій містяться ці матеріали;

Дублікат — примірник документа, що створюється на заміну оригіналу, і який має силу, однакову з оригіналом;

Закон - правовий акт вищого органу державної влади, що регулює найважливіші суспільні відносини, має вищу юридичну силу та виданий заведеним порядком;

Запрошення — документ, що адресується конкретній особі і містить пропозиції щодо участі в події, заходи;

Заява — документ, що містить прохання чи пропозицію особи (про прийом на роботу, надання відпустки, матеріальної допомоги тощо);

Звертання — слово чи сполучення слів, що називають особу, до якої звернена мова;

Зведення — документ, що є узагальненням відомостей з одного питання

Звіт —документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, підготовки заходів, доручень і проведення заходів; подається вищій посадовій особі чи установі;

Звітна доповідь — це письмовий звіт;

Інсайдер — особа, яка володіє конфіденційною діловою інформацією завдяки своєму службовому становищу;

Інструкція — правовий акт, що видається чи затверджується органом державного управління з метою встановлення певних правил, які регулюють різного роду спеціальні сторони діяльності організацій, установ, посадових осіб та громадян;

Інструкція посадова — правовий акт, що видається в організації з метою регламентації організаційно-правового положення працівника, його обов'язків, прав, відповідальності та забезпечення умов для його ефективної роботи;

Індекс — умовне позначення, що присвоюється документам у процесі обліку та виконання;

Індекс справи — порядковий номер справи за номенклатурою та умовне позначення структурної частини установи, що проставляється на обкладинці справи;

Етикет — зведення норм поведінки та правил чемності;

Етикетна норма — це правила, яких слід дотримуватися в усному спілкуванні;

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) — це науково-впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, що регламентують процеси діловодства;

Класифікація — це розподіл документів на класи за узагальненими ознаками споріднення та відмінності

Кліше — усталені словесні формули, закріплені за певними ситуаціями; це мовні одиниці (словосполучення чи слово з прийменником), яким властиві постійний склад компонентів і їх порядок, звичність звучання та відтворюваність готових блоків;

Ключові слова — слова, що необхідні для відтворення змісту документа;

Конспект — стислий виклад змісту першоджерела;

Контракт — правовий документ, що засвідчує певну домовленість між партнерами (установою та працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності;

Конфіденційний документ — таємний, довірчий, той, що не підлягає розголошенню чи публікації;

Кореспондент — установа чи окрема особа, з якою ведеться листування;

Копія документа — документ, що відтворює інформацію іншого документа і всі його зовнішні ознаки чи частину їх;

Лист — узагальнена назва різних за змістом документів, що є засобом спілкування між установами, організаціями, приватними особами, в якому повідомляється про будь-що;

Лист супровідний — документ, що служить засобом супроводження будь-яких документів, речових доказів тощо;

Лист-нагадування — документ, що містить повторну інформацію про будь-який факт;

Ліцензія — документ, який видають відповідні державні органи окремим особам або організаціям на здійснення зовнішньоторговельної діяльності;

Мандат — 1) повноваження, наказ, доручення; 2) документ, що свідчить про повноваження, наприклад, депутатський мандат — посвідчення про обрання депутатом;

Маніфест — 1) урочисте звернення верховної влади до населення; 2) листовне звернення громадських організацій, політичних партій або літературних груп до суспільства або окремих його класів і груп з викладенням своїх поглядів, програм, пропозицій;

Меморандум — 1) доповідна записка, пояснювальна письмова довідка, лист з приводу певних питань, нотатка для пам'яті; 2) у міжнародних відносинах — один із видів дипломатичного листування з викладом поглядів уряду з будь-якого питання; звичайно додається до ноти; 3) у торгівлі — нагадувальні листи з різних питань; 4) при страхуванні — перелік випадків, за які страхувач бере на себе відшкодування збитків;

Наказ — основний розпорядчий документ, що видається на правах єдиноначальності, містить індивідуальні приписи або правові норми з питань внутрішньо-організаційної діяльності, адресований підпорядкованим органам і працівникам;

Накладна — обліковий документ, що дає право на отримання чи відправлення вантажів та матеріальних цінностей;

Нарада — це такий вид управлінської діяльності, коли певна кількість учасників збирається в певному місці у зумовлений час для обговорення і прийняття рішень за раніше поставленими питаннями;

Наукова робота — письмовий виклад власних результатів наукового дослідження, що грунтується на критичному огляді бібліографічних джерел;

Науковий стиль — це стиль, що обслуговує всі ділянки наукових знань, сферу науки; функцією такої діяльності є вироблення й осмислення об'єктивних знань про дійсність;

Нота — офіційне дипломатичне письмове звернення однієї держави до іншої чи до кількох держав;

Номенклатура — сукупність назв, застосовуваних у будь-якій галузі науки, техніки тощо;

Норма — документ, що містить дані про будь-що;

Нормативні документи — документи, в яких установлюються певні правила та норми;

Норма мовна — це сукупність загальноприйнятих правил, якими користуються мовці в усному та писемному мовленні;

Норма лексична — вживання слів у властивому їм значенні та правильне поєднання слів за змістом у реченні чи словосполученні;

Норма граматична — правильне творення і вживання слів та їх форм, правильна побудова словосполучень і речень;

Норма стилістична — вживання мовних засобів відповідно до їх стилістичного забарвлення та стилю мовлення;

Норма орфографічна — правильний запис слів;

Норма пунктуаційна — правильність розстановки розділових знаків;

Нормативно-методична база діловодства — це сукупність законів, нормативних актів і методичних документів, що регламентують технологію створення, обробки, зберігання та використання документів у діяльності установи, а також ті, що регламентують роботу діловодства, її структуру, функції, штати, технічне забезпечення тощо;

Огляд — різновид довідки, який складається для інформування підвідомчих та інших організацій про хід робіт чи їх підсумки за певний період;

Оголошення — документ, в якому подається потрібна інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб;

Обсяг документообігу — кількість документів, що надійшли до організації чи створені нею за певний період;

Опис — юридично оформлений перелік документів;

Опис документів — виклад відомостей про склад і зміст документів;

Організація роботи з документами — створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві;

Особиста картка — документ, що служить для обліку й аналізу руху кадрів;

Особова справа — документ, в якому зосереджуються матеріали, що характеризують особистість і службову діяльність осіб;

Оригінал — основний вид документа, його перший примірник. Він має підпис уповноваженої особи і в разі потреби оформляється штампом і печаткою;

Особова картка — документ, що служить для аналізу складу та обліку руху кадрів;

Офіційно-діловий стиль — стиль, що обслуговує адміністративно-господарську діяльність, законодавство та інші ділянки життя, пов'язані з діловодством, звітністю та документацією, є необхідним для зв'язку державних і громадських установ як між собою, так і з населенням, для оформлення різного роду документів;

Офіційний документ — документ, створений установою чи посадовою особою й оформлений в установленому порядку;

Оформлення справи — визначена встановленими правилами підготовка справи до зберігання;

Патент — 1) документ, що посвідчує авторство на винахід та виключне право на використання його протягом повного строку; 2) свідоцтво на право займатися торгівлею чи промислом;

Перелік — документ, що містить систематизований перелік предметів, осіб, об'єктів чи робіт, складений з метою розповсюдження на них певних норм чи вимог;

Печатка — реквізит, що засвідчує документ і права осіб, які його підписали;

Підзаконний акт — правовий акт органу державної влади, прийнятий на основі закону з метою його виконання;

Підпис — обов'язковий реквізит документа, що засвідчує законність документа, відповідальність особи за його зміст і наслідки дії;

Повістка — письмове офіційне повідомлення про виклик на засідання суду з розгляду цивільної чи кримінальної справи, до слідчого чи прокурора у кримінальній справі;

Подання — документ, що містить пропозиції про призначення, переміщення чи заохочення особового складу, а також рекомендації щодо визначених дій і заходів з питань діяльності установи;

Правила — службовий документ організаційного характеру, в якому викладаються настанови чи вимоги, що регламентують порядок будь-яких дій, поведінки;

Повідомлення — офіційне повідомлення приватній особі з проханням прийти до установи чи організації — прислати свого представника;

План — документ, що встановлює точний перелік робіт чи заходів, що намічаються до виконання, їх послідовність, обсяг, тимчасові координати керівників та конкретних виконавців;

Постанова — 1) правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління та стосується кардинальних проблем, 2) заключна частина протоколу засідання зборів, правління тощо;

Постійні реквізити — реквізити, що закріплені на бланку документа;

Правова інформація — це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорядок, правопорушення і боротьбу з ними та їх профілактику тощо;

Проект документа — попередній варіант документа, призначений для розгляду;

Пропозиція — це вид звернення, мета якого, по-перше, звернути увагу на необхідність вдосконалення роботи структури, установи, підприємства, по-друге, рекомендувати конкретні шляхи і способи вирішення поставлених завдань;

Програма — плановий документ, що містить основні напрями роботи установи на певний період часу чи етапи і строки їх здійснення;

Протокол — документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів;

Реєстр — перелік будь-чого, що застосовується в діловодстві;

Реєстраційний номер — порядковий номер, що присвоюється вхідним чи вихідним документам при їх реєстрації, що є частиною індексу діловодства;

Реєстрація документів — запис коротких даних про документ і проставлення на ньому індексу й дати реєстрації;

Резолюція — рішення, прийняте при обговоренні питання;

Резолюція на документі — письмова вказівка керівника виконавцю про характер і терміни виконання документа;

Резюме — короткий виклад сутності документа, якщо він складний чи великий за обсягом;

Реквізит — обов'язковий елемент оформлення службового документа;

Рекомендації — це пропозиції щодо дій, які, можливо, будуть потрібними у результаті зроблених висновків;

Реферат — короткий письмовий виклад першоджерела;

Рецензія — критичний відгук на друковану працю;

Розклад — оголошення про час, місце та послідовність здійснення чого-небудь;

Рішення — 1) правовий акт, що приймається місцевими органами виконавчої влади в колегіальному порядку з метою вирішення найбільш важливих питань їх компетенції; 2) резолюція зборів, наради тощо; 3) документ, що містить висновки суду за результатами розгляду цивільної справи в суді чи спірного питання в арбітражі;

Розпорядження — акт, що видається одноособово керівником, головним чином колегіального органу державного управління з метою вирішення оперативних питань. Як правило, воно має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян;

Розпорядчі документи — це такі документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації тощо;

Розповідь (текст) — повідомлення про події, явища, факти в їх хронологічній послідовності, що розгорнулася в часі з певними обставинами, при яких вони відбулися;

Роздум (міркування) — висловлювання про причини якостей, ознак, подій; спосіб викладу, при якому логічно-послідовний ряд визначень, суджень та висновків розкриває внутрішній зв'язок явищ, доводить певне положення через причинно-наслідкові зв'язки, через зіставлення, порівняння, розкриття змісту цих зв'язків;

Розпорядчі документи — документи, в яких фіксується рішення адміністративних та організаційних питань;

Система документування — прийнятий порядок створення, оформлення та виконання документів;

Скарга —- вид звернення, в якому йдеться про порушення суб'єктивних прав чи інтересів громадян, що оберігаються законом;

Службова записка — записка про виконання будь-якої роботи, що надсилається однією посадовою особою іншій;

Склад посвідчення — підпис і печатка;

Список — документ, що містить перелік осіб чи предметів у певному порядку, складений з метою інформації чи реєстрації;

Справа — документ чи сукупність документів, що стосуються одного питання чи виду діяльності й поміщені в окрему обкладинку;

Стандарт — документ, що встановлює єдині норми та вимоги до документів;

Стандартизація — встановлення правил добору слів і термінів, правил побудови речень і словосполучень;

Статут — нормативний акт, що визначає структуру, функції та права підприємства, організації, установи;

Статистична інформація — це офіційна документована державна інформація, яка дає кількісну характеристику масових явищ та процесів, що відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя.

Стиль — особливість мови, що проявляється у відборі та організації мовних засобів у зв'язку із завданням спілкування;

Ультиматум — у міжнародних відносинах дипломатична нота з категоричною вимогою однієї держави до іншої про виконання в певний термін тих чи інших дій;

Уніфіковані системи документації — це комплекс взаємопов'язаних документів, які створені за єдиними правилами та вимогами, містять інформацію, необхідну для управління в певній сфері діяльності. Вони призначені для використання як з допомогою засобів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах обробки документації;

Факс — спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою телекомунікативного зв'язку чи принтера;

Факсиміле — кліше-печатка для відтворення власноручного підпису; точне відтворення будь-якого графічного оригіналу фотографічним способом або печаткою;

Факсограма (факс, телефакс) — одержана на папері копія документа, що передається через канали факсимального зв'язку;

Фальсифікація — підробка, зміна вигляду або властивостей предмета і надання йому такого зовнішнього вигляду, що не відповідає його дійсності;

Фізична особа — громадянин, який є учасником цивільних правовідносин;

формування справи — віднесення документів до певної справи і систематизація їх усередині справи;

Формуляр-зразок — модель побудови форми документа, що властива даній уніфікованій системі документації і встановлює довжину запису реквізитів;

Фонодокумент — документ, що містить звукову інформацію, зафіксовану будь-якою системою звукозапису;

Фотодокумент — документ, створений фотографічним способом;

Функціональний стиль — різновид літературної мови, що є сукупністю виразних засобів і способів їх поєднання в тексті для реалізації функції спілкування в певній сфері діяльності;

Характеристика — документ, у якому дається оцінка ділових та моральних якостей працівника;

Цивільне законодавство — система нормативних актів, які регулюють майнові й особисті немайнові відносини;

Цивільний позов у кримінальній справі — вимога потерпілого від злочину (громадянина чи юридичної особи) відшкодувати матеріальні збитки, заподіяні злочином, яка розглядається разом з кримінальною справою;

Цивільний процесуальний кодекс України — законодавчий акт, в якому систематизовано норми, що регулюють порядок розгляду справ зі спорів, які виникать з цивільних, сімейних, трудових правовідносин і справ окремого провадження з метою охорони прав і законних інтересів фізичних, юридичних осіб і держави шляхом всебічного розгляду та вирішення цивільних справ у повній відповідності з чинним законодавством;

Циркуляр — 1) різновид інструктивного листа вищого органу, що видається на додаток і роз'яснення до раніше випущеного документа; надсилається певному колу підвідомчих установ; 2) лист, направлений з однієї установи у декілька адрес;

Юридична особа — установа, підприємство чи організація, яка виступає самостійним носієм цивільних прав і обов'язків;

Юридичне документоведення — це система науково обгрунтованих засад щодо юридичної техніки та лінгвістичних вимог при створенні юридичних документів;

Юридичне документознавство - це юридико-лінгвістична дисципліна, що вивчає правові, мовні та технічні норми документотворення, правила документообігу, оперативне та архівне зберігання документів;

Юридична сила — це властивість офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, та встановленим порядком оформлення. Юридична сила забезпечується встановленням для кожного виду документів комплексом реквізитів — обов'язкових елементів укладання документів;

Юридична техніка — це сукупність визначення правил і прийомів найраціональнішого викладу проектів законодавчих актів та рішень Уряду, що застосовуються як при розробці змісту та структури правових приписів, так і втілення їх у життя; охоплює питання стилю, структури, мови, термінології правових актів та інші проблеми зовнішньої обробки нормативного матеріалу, за допомогою якої досягається високий рівень форми права;

Юридичний термін — слово чи словосполучення, використане в законодавстві, є узагальненим найменуванням юридичного поняття, має точний і визначений зміст, вирізняється смисловою однозначністю та функціональною стійкістю;

Юрисконсульт— постійний консультант з правових питань в установах, організаціях, на підприємствах, захисник інтересів цієї установи у судових інстанціях;

Юриспруденція — сукупність правових наук, практична діяльність правознавців (юристів), рішення судових органів;