5.4 Особенности ведения делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

Ведется отдельно

• обязат. регистрация всех поступивших обращений, за исключением анонимных

• обязат. контроль и анализ всех поступивших обращений и исполнений, ответ гражданину.

Организация работы с обращениями

• прием и первичная обработка, назначается отв.лицо – проверяет, вскрывает все конверты, сохраняются до исполн. обращения

• регистрация обращений – юридич. доказательство факта получения обращения, и факт, что обращение будет рассмотрено. Все обращения регистрируются.

Регистрационная форма имеет след.графы

• корреспондент – ф.и.о., место жит-ва, место работы, телефон и т.д.

• наличие предыдущего обращения – дата, № и т.д.

• вид документа – жалоба, обращение и т.д.

• указание наличия листов, документов

• автор – название организации

• дата – дата, индекс поступления обращения

• краткое содержание

• ответств.исполнитель – название отв.отдела, должность,Ф.И.О.

Оборотная сторона регистр.карточки

• дата передачи на исполнение исполнителю

• исполнитель – Ф.И.О. и т.д.

• отметка о промежуточном ответе – адресат, дата, индекс, наименование и т.д.

• контрольные отметки – напоминание разовые и повторные

• дата, индекс исполнителя

• адресат – указ-ся все адресаты, которые высланы

• содержание

• снял с контроля – Ф.И.О., должность

• дело - №, индекс по номенкл.дел, № тома.

Стадии рассмотрений обращений руководством. Правила необходимо соблюдать!

• Уведомление заявителя по обращению в другую организацию

• передача обращения на исполнение

• подготовка проекта ответа – готовит проект исполнитель на своем рабочем месте, ответ д/б объективным

• контроль за исполнением

• информационно-справочная работа

• результат и решение вопросов – ответ на обращение пишется на языке обращения

• хранение обращений – формирование в дела, затем экспертиза. Последованость: оригинал, копия ответа, остальные документы в хронологической последовательности.

• анализ обращений – в виде обзоров, справок, отчетов, по каким вопросам и т.д.

Цель составления аналитических справок

• выявление причин не выполн. в срок обращений

• обобщение тематики

• устранение причин

Справка составляется периодично, ежемесячно, ежегодно.

Оформление обложки дела. В соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительного срока хранения. Технич.условия» на обложке указываются: наимен.организации, структ.подразд., индекс дела, № дела, заголовок дела, крайние даты, кол-во листов, срок хранения, архивный шифр.

Составляется акт, при временном (менее 5 лет) хранения об уничтожении дел.

Личный прием граждан. Прописано в Инструкции по обращениям граждан и др. Обязательными условиями процедур проведения личного приема:

• прием ведут первый руководитель, его заместители, или лица на то уполномоченные.

• предусм. место и время приема, помещение, где ведется личный прием должно иметь свободный доступ; оборудование приемной – столы, бумага, ручки и т.д.

Обращение граждан в Фед. органы власти.

Классификация обращений:

• жалоба (на восстановл.наруш.прав)

• предложения (внесение изменений порядка по гос.управлению)

• заявление (просьба о подтвержд.опред.статуса, прав)

Каждая классификация имеет опред.работу.

Различают обращения по форме и содержанию (м.б. различными).

Право граждан на обращения в органы власти – это выражение гражданами своей воли по различным вопросам

Право граждан на обращение – это элемент обратной связи м/у гражданами и гос-вом

Принципы при реализации прав на обращение:

• всеобщего права – любое физ.лицо может подать обращение в гос.органы, либо органы местн.самоуправл.

• свободного управления – любой человек может подать любое обращение в гос.органы местн.самоуправл., если это не противоречит законодательству

• правноправия – любой человек, независимо от пола, расы и т.д. имеет право на обращение

• равной ответственности – должен знать что пишет

• гласности – гражданин имеет право следить за ходом рассмотрений обращения

• объективности – сведения, в обращении д/б подтверждение объективной не предвзятому рассмотрению.

В Администрации Президента имеется управление по работе с обращениями граждан, кот.организует прием граждан приемной администрации, учет обращений, контролирует своеврем.обращение рассмотрение, задает инф.фонд, извещает граждан по результатам обращений.

В Министерстве Юстиции работой с обращ.граждан занимается отдел писем и приема граждан, кот.входит в департ. делопр-ва.

Организация личного приема. 2 категории: общая (проводится ежедневно) и специальная (по предварит.записи).

Сециальный прием проводитсяв 2 стадиях:

1. обращения принимается на общем приеме

2. записывают на личный прием, если на то есть необходимость.

В аппарате правительсвта прием ведут фед.министры и заместители председателя Правительсвта.

В Администрации Президента ведут руководитель администрации, его заметители, руководитель структ.подразделений.

Ведение аналитич.работы по обращениям граждан в фед.органах власти. Работа имеет 3 осн.формы:

• месячные, квартальны, годовые отчеты – указывется общее количество обращений по темат.разделов, кол-во по регионам, кол-во от различных соц.грапп.

• тематич. отчетыкол-во обращений на опред.тему за определ.период, соц. принадлежность авторов.

• территориальные отчеты – информация по кол-ву, тематике обращений, поступившей из опред. регоина.

Организация работы с обращениями в архиных учреждениях.

Заявлением в архивах называется запросы граждан или организаций, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан.

Архивная справка – официальный документ архива, имеющий документ.информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных, на основании и которых она составлена.

Архивная выписка – официальный документ архива, дословно воспроизводящий текст документа, относящийся к опред.факту, событию, с указанием поисковых данных документа.

Архивная копия – офиц.документ архива дословно воспроизводящий машинописный, фотографич. или иным способом, в том числе переданный по другим каналам текста документа, с указанием его поисковых данных.

Требования к оформлению арх.документов: составл. на бланке архива, обозначение наименование документа, в правом верхнем углу указ-ся фамилия и адрес заявителя.

Оформл.архивных справок. Изложение текста дается в хронол.послед-ти с указанием видов док-тов и их дат. Допускается цитирование д-та. Не совпадение отд.данных в документах, со сведениями, кот. запрашиваются не являются препятствием в рассмотрении заявления. Расхождение, неясности в арх.справке указывается отдельно, в скобках указ-ся как в док-те или неразборчиво. Арх.справки предназнач. д/отправления в зарубеж, заверяются спец.штампом-апостиль. Тематика арх.справок: о подтв.труд.стажа, о з/п, о награждении, об акте гражд.состояния, о труд.армейцах и др.

Оформл.арх.выписок. название док-та, №, дата воспроизводится полностью. Начало и конец извлечения, пропуски отд.слов в тексте док-та обозначается многоточием. Указываются поисковые данные.

Арх.копия выдается при необходимости. Сканированная и ксерокоприр. Указ-ся поиск.данные, т.е. внизу док-та ставится штамп, в нем указ-ся № фонда, описи дела, листа.