Теоретичний матеріал Підтримка баз даних в електронних таблицях.

Програма Excel найчастіше використовується для роботи із списками, тобто з базами даних.

Список – це впорядкований набір даних, який можна розглядати як табличну базу даних.

Інформація в табличній базі даних згрупована у стовпчики - записи і рядки – поля.

У першому рядку таблиці, як правило, знаходяться заголовки, в наступних дані.

Примітка

1. Основною одиницею інформації в базі даних є запис. Запис поділяється на поля – окремі елементи інформації про об’єкти бази даних. Кожен запис складається з однакових полів.

2. Бази даних та електронні таблиці – дві різні можливості обробки рівнозначної інформації.

Програма Excel має потужні засоби роботи з табличними базами даних: консолідація, сортування, фільтрація, проміжні підсумки і зведені таблиці.

Консолідація робочих листів

При консолідації робочих листів відбувається узагальнення однорідних даних.

Під час консолідація – можна додавати дані, обчислювати статистичні величини, використовувати структурування листів.

Консолідацію робочих листів виконують так:

Меню Данные → діалогове вікно Консолидация.

Впорядкування даних

Впорядкування (сортування) – це зміна відносного положення даних у списку відповідно із значенням або типом даних.

Дані переважно впорядковують за алфавітом, за числовим значенням, за датою. Впорядкування проводиться за зростанням або зменшенням чисел, за алфавітом або проти алфавіту текстів.

Фільтрація даних

Це процедура вибору із ЕТ лише тих даних, які цікавлять користувача. (див. Табл. Додаток3).

Примітка

• Фільтр може бути застосований до значень списку кілька разів.

• Після застосування фільтра в списку залишаються тільки рядки, що містять вказане значення.

• Розрізняють прості і розширені фільтри.

Прості фільтри використовуються у випадках, коли необхідно вибрати із списку данні за конкретними значеннями комірок, або при застосуванні одночасно не більше двох умов, яким задовольняють значення одного стовпчика.

ЕТ Excel для застосування простих фільтрів мають спеціальний засіб Автофільтр (див. Додаток 3).

Розширені фільтри використовуються при необхідності застосування більш ніж двох умов для кожного стовпчика або при виконання обчислень при відборі.

Примітка

При застосуванні фільтрів користувачеві слід:

• Виділити основну таблицю, в якій здійснюватиметься відбір даних;

• Підготувати місце в таблиці для запису критеріїв (умов) відбору – блок критеріїв;

• Вказати місце для розташування виділених даних: в основній таблиці або на вільному діапазоні середовища.

Автоматичне створення структури

Шоб створити структуру списку потрібно:

• Клацнути на будь-якій комірці списку.

• Виконати команду меню Данные → Группа і Структура → Создание структуры.

• Скасувати структуру і повернути таблицю до попереднього вигляду можна командою меню Данные → Группа і Структура → Удалить структуру.

До елементів структури належать кнопки рівнів деталізації і кнопки розгортання та згортання структури. Ці кнопки дублюють одна одну. Якщо натиснути на кнопки з позначкою “-“, то перейдете до скороченого вигляду таблиці, де відсутні стовпці позначені в структурі дужкою.