II. Порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну

2.1 Определение необходимости представления грифа "КИ (КТ)" производится на основании Перечня, указанного в 1.2. настоящего Положения; на документе - исполнителем и должностным лицом, подписывающим его, а на издании - автором (составителем) и руководителем, утверждающим к печати.

2.2 Срок действия коммерческой тайны, содержащейся в информации, определяется в каждом конкретном случае исполнителем или должностным лицом, подписавшим документ, в виде конкретной даты или "до заключения контракта", или "бессрочно".

2.3 На документах, делах и изданиях, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, проставляется гриф "КИ (КТ)", а на документах и изданиях, кроме того - номера экземпляров. Гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного письма к этим материалам. На обратной стороне последнего листа каждого экземпляра документа дается разметка, в которой указываются: количество отпечатанных экземпляров, регистрационный номер, фамилия исполнителя, его телефон, дата, срок действия коммерческой тайны, фамилия машинистки.

2.4 Решение вопроса о снятии грифа "Коммерческая тайна" возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию в составе представителей службы безопасности и соответствующих структур организации, оформляется актом произвольной формы и утверждается руководителем или его заместителей. В акте перечисляются дела, с которых гриф "КИ (КТ)" снимается. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив, а на дела постоянного хранения - в государственный архив.

2.5 На обложках дел гриф "КИ (КТ)" погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуру дел.

III. Система допуска работников и порядок обращения с документами, составляющими коммерческую тайну.

3.1 Допуск работников к сведениям, составляющим коммерческую тайну, осуществляется руководителями предприятия и структурных подразделений, их заместителями. Руководители подразделений и службы безопасности ответственны за подбор кадров, допускаемых к сведениям с грифом "КИ(КТ)", и обязаны обеспечить систематический контроль за тем, чтобы эти сведения получали доступ только те лица, которым такие сведения необходимы для выполнения своих служебных обязанностей.

3.2 К сведениям, составляющим производственные секреты, допускаются лица, имеющие на то установленного образца разрешение и подписавшие соответствующие обязательства в службе безопасности, а также обладающие необходимыми деловыми и нравственными качествами, гарантирующими надежность охраны коммерческой тайны.

3.3 Допуск к работе с делами "КИ(КТ)" сотрудников, имеющих к ним непосредственное отношение, производится в соответствии с оформленным на внутренней стороне обложки разрешительным списком за подписью руководителя структурного подразделения, а документам - согласно указаниям, содержащимся в резолюциях руководителей предприятия и подразделений.

3.4 Командировочные и частные лица допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с грифом "КИ(КТ)" с письменного разрешения руководителей предприятия и подразделений, в ведении которых находятся соответствующие материалы, при наличии письменного запроса организаций, где они работают, с указанием темы и объема выполняемого задания , а также предписания на выполнение задания и соответствующего документа о допуске к секретной информации. Выписки из документов и изданий, содержащих сведения с грифом "КИ(КТ)", производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, которые после завершения задания высылаются в адрес заинтересованной организации.

3.5 Дела и издания с грифом "КИ(КТ)" выдаются исполнителем и принимаются от них под расписку в Карточке выдаваемых дел и изданий.

3.6 Документы, содержащие коммерческую тайну, подлежат обязательной регистрации в службе безопасности или в общей канцелярии ее уполномоченным. Они должны иметь реквизиты, предусмотренные п.2.3, и гриф "КИ(КТ)" (или полностью "Коммерческая тайна"). На документах, передаваемых сторонним организациям или гражданам, гриф "КИ(КТ)" не проставляется. Материалы, полученные от сторонних организаций, маркируются грифом "КИ(КТ)" графитным карандашом. В тексте документов и его реквизитах дополнительно могут оговариваться права на информацию, порядок пользования ею, сроки ограничения на публикацию и др. отсутствие грифа "КИ(КТ)" и предупредительных оговорок в тексте и реквизитах означает свободную рассылку и предполагает, что автор информации и должностное лицо, санкционирующее (подписавшее, утверждающее документ) ее распространение, предусмотрели все возможные последствия свободной рассылки и несут за это всю полноту ответственности.

3.7 Вся поступающая на предприятие корреспонденция с грифом "КИ(КТ)" или другими грифами (п.1.2) принимается и вскрывается сотрудниками канцелярии. При регистрации проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие приложений, указанных в сопроводительном письме. В случае отсутствия в конвертах (пакетах) документов "КИ(КТ)" или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

3.8 Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом "КИ(КТ)". Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брощюры) - поэкземплярно.

3.9 Учет документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" ведется в журналах или на карточках, отдельно от другой несекретной корреспонденции. Листы журналов нумеруются, прошиваются и отпечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в Журнале инвентарного учета. Движение документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" должно своевременно отражаться в журналах или карточках (приложения 21-25).

3.10 На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом "КИ(КТ)" проставляется штамп, в котором указываются наименование предприятия, регистрационный номер документа и дата его поступления.

3.11 Тираж издания с грифом "КИ(КТ)", полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в Журнале учета и распределения изданий. Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номеров того же документа (издания), о чем делается отметка на размноженном документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3.12 Печатание материалов с грифом "КИ(КТ)" производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под контролем их руководителей.

3.13 Отпечатанные и подписанные документы с грифом "КИ(КТ)" вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются тем же сотрудником с подтверждением факта их уничтожения с записью на копии исходящего документа: "Черновик (варианты) уничтожен". Подпись.

3.14 Размещение документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" в типографиях, на множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем руководителя по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.

3.15 Рассылка документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения и службы безопасности разнарядок с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.

3.16 Документы с грифом "КИ(КТ)" после исполнения группируются в отдельные дела. Правила такой работы предусматриваются номенклатурами дел делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом "КИ(КТ)".

3.17 При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф "КИ(КТ)". Они могут передаваться исключительно по закрытым техническим каналам или открытой телетайпной связью с проставлением на документах и телеграммах штампа "Серия П". При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов-отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.

3.18 Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопий, электрографических и др.), а также осуществление выписок из документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" производится сотрудниками с разрешения руководителей предприятия и его подразделений. Снятие копий для сторонних организаций с документов и изданий с грифом "КИ(КТ)" делается на основании письменных запросов с разрешения тех же должностных лиц. Соответствующие отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

3.19 Обработка информации с грифом "КИ(КТ)" производится на учтенных и защищаемых ЭВМ.

3.20 Документы, дела и издания с грифом "КИ(КТ)" должны храниться в служебных помещениях и библиотеках в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах, при этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

3.21 Выданные для работы дела с грифом "КИ(КТ)" подлежат возврату в канцелярию или уполномоченному службы безопасности в день получения. Отдельные дела с грифом "КИ(КТ)" с разрешения начальника канцелярии или уполномоченного службы безопасности могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности.

3.22 Передача документов, дел и изданий с грифом "КИ(КТ)" другим сотрудникам, имеющим допуск к ним, производится только через канцелярию или уполномоченного службы безопасности.

3.23 Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом "КИ(КТ)" из одного дела в другое без санкции канцелярии или уполномоченного службы безопасности, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

3.24 Запрещается выносить документы, дела и издания с грифом"КИ(КТ)" из служебных помещений для работы сними на дому, в гостиницах и т.д. В необходимых случаях руководитель предприятия, его заместители ли структурных подразделений могут разрешить исполнителям или сотрудникам канцелярии вынос из здания документов с грифом "КИ(КТ)" для их согласования, подписи и т.п. в организациях, находящихся в пределах родного города.

3.25 Лицам, выезжающим на другие территории, запрещается иметь при себе в пути следования документы, дела или издания с грифом "КИ(КТ)". Эти материалы должны быть направлены заранее в адрес организации по месту командировки сотрудника, как правило, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также с курьерами предприятия.

3.26 При смене сотрудников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с грифом "КИ(КТ)", составляется в произвольной форме акт их приема-сдачи, который утверждается заместителями руководителя предприятия или руководителями его структурных подразделений.