Тема 1.1. Протокол как документ. Виды протокола. Особенности офомления

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органами или группой работников. От протоколов заседаний создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, судебных, административных органов (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа — протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашённых и др.).

Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола).

Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится еще некоторое время (как правило, до полугода).

О тветственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное лицо (см.Приложение 1 – Структура протокола).

Получить представление о характере замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанных в прениях, по краткому протоколу невозможно. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также совещания, которые стенографируются.

Полный и стенографический протоколы должны:

• содержать записи всех выступлений;

• отражать работу собрания;

• показывать выработку решения в столкновении мнений, в дискуссиях.

В ходе заседания можно составить лишь черновик протокола.

В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и оформляется.

Протокол оформляется на общем бланке организации или на специально разработанных бланках формата А-4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Протокол содержит следующие реквизиты:

• наименование организации-автора;

• наименование вида документа (протокол);

• дата (заседания);

• регистрационный номер;

• место (заседания);

• гриф утверждения (в том случае, если протокол подлежит утверждению);

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи.

Датой протокола является дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжалось несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания, например: 12-14.03.2001.

Регистрационный номер протокола — это порядковый номер заседания коллегиального органа в течение календарного года.

В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола отличается от заголовков других служебных документов.

• он отвечает на вопрос «чего?»;

• содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседания, собрания, совещания);

• содержит название коллегиального органа в родительном падеже.

Название вида заседания согласуется с названием коллегиального органа.

Например: «ПРОТОКОЛ совещания студенческого совета», «ПРОТОКОЛ заседания комиссии», «ПРОТОКОЛ собрания трудового коллектива».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются: фамилии и инициалы председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных и повестка дня.

В основной части фиксируется ход заседания.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

1. Словом «Председатель» начинают протокол. Оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от левого поля с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы.

2. Далее — «Секретарь». Этот раздел оформляется аналогично.

3. Затем перечисляются «Присутствующие». Порядок оформления этого раздела следующий: в протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей.

4. После слова «Приглашенные», которое пишется от границы левого поля на два межстрочных интервала ниже слова «Присутствовали», записываются фамилии приглашенных должностных лиц, которые не являются членами данного коллегиального органа, с указанием их должности и названия организации, которую они представляют (см.пример 1.1.1).

Н

Пример 1.1.1. Пример оформления вводной части протокола

Председатель — Харченко В.И. Секретарь — Веселкова С.Л.

Присутствовали: Громов П.С., Иванов Л.М., Краснов А.Г.

Приглашенные: заместитель директора Книжной палаты Ткаченко В.В.,

начальник отдела методики стандартизации Сухарев В.И.

а расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих (более 10 человек) их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе, например: «Присутствовали: 43 человека (список прилагается)».

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, и разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание, например: «На учете в организации состоит 135 человек, присутствует 117».

*В кратких протоколах фамилии председателя, секретаря и приглашенных можно не указывать.

Далее следует ПОВЕСТКА ДНЯ, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа, и докладчики по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами, записывается с новой строки, отвечает на вопрос «о чем?» и начинается с предлога «О» («Об»).

Располагаются вопросы в повестке дня по степени их значимости или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения. Оформляются с красной строки (от 1-го положения табулятора) (см.пример 1.1.2).

В

Пример 1.1.2. Пример оформления повестки дня в протоколе

Повестка дня:

1. О перспективах развития завода. Доклад директора (Ф.И.О.)

2. Об итогах социологического опроса рабочих. Доклад руководителя социологической службы (Ф.И.О.)

ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу.

Она оформляется как самостоятельный документ и рассылается заранее участникам заседания. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня.

Разделы нумеруются и строятся по схеме:

• СЛУШАЛИ;

• ВЫСТУПИЛИ;

•РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Эти слова пишутся прописными буквами, от границы левого поля, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие. Таким образом, зрительно разбивают текст.

Слово «СЛУШАЛИ» начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня и пишется на одном строке вслед за цифрами.

Фамилия и инициалы докладчика и выступавших указываются с новой строки с абзаца в родительном падеже (кого?), ставится тире и после него кратко или подробно записывается от третьего лица единственного числа или с предлогом «о» содержание доклада.

Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается» (см.пример 1.1.3).

С

Пример 1.1.3. Пример оформления пункта «СЛУШАЛИ»

СЛУШАЛИ:

Соколова А.В. — текст выступления прилагается.

лово «ВЫСТУПИЛИ» печатается от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и пишутся в именительном падеже (кто?). После тире в форме косвенной речи описывается краткое или подробное содержание выступления. Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются и в порядке их поступления в разделе «ВЫСТУПИЛИ» и оформляются с красной строки. Указывается фамилия задавшего вопрос, затем излагается суть вопроса, после этого пишется фамилия докладчика (выступающего) и ответ на ион рос.

Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня — запись принятого по обсуждаемому вопросу решения (постановления) записывается после слова «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые нумеруются в соответствии с номером вопроса в повестке дня и располагаются по степени их значимости.

Постановляющая часть протокола, как и в распорядительных документах, должна быть максимально конкретной и содержать следующие составные части:

• что сделать;

• кому;

• к какому числу.

В случае необходимости указываются результаты голосования по каждому пункту решения. При выборах должностных лиц результаты голосования фиксироваться по каждой кандидатуре отдельно.

В протоколах общих собраний акционеров или учредителей указывается также количество и процент голосующих акций.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления.

Протокол подписывается председателем и секретарем заседания. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на первом экземпляре протокола (см.пример 1.1.4.)

Протоколы заседаний совещательных органов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации, в компетенцию которого входит решение коллегиально обсужденных вопросов.

Принятые на заседании решения доводятся до исполнителей в виде выписки из протокола, которая представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к соответствующему вопросу повестки дня. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение данного вопроса и принятое решение.

Выписку подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись делается от руки и состоит: (см.пример 1.1.5)

*

Пример 1.1.5. Пример оформления заверительной надписи в Выписке из протокола

Секретарь подпись К.Р.Редькина

Верно

Секретарь подпись К.Р.Редькина

15.09.2002

* Если выписка из протокола делается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью службы ДОУ (документационного обеспечения управления).

Пример 1.1.4. Пример оформления подписей к протоколу

2. СЛУШАЛИ:

Иванова П.И. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Иконников И.И. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

2.1. Специальным кафедрам провести совместное заседание, посвященное внедрению компьютерной техники, в течение первого семестра.

2.2. Организовать в помещении информационного центра выставку современных средств компьютеризации управленческих процессов к 1 октября 2002 г.

Председатель подпись В.П. Каштанов

Секретарь подпись К.Р. Редькина

ПРИЛОЖЕНИЕ 1