Тема 3 облік платників податків Методичні рекомендації до вивчення теми

Облік платників податків є однією з основних функцій органів державної податкової служби, яка створює передумови для здійснення контролю за правильністю обчислення, повнотою і своєчасністю перерахування податків і зборів (обов’язкових платежів) до бюджетів і державних цільових фондів.

Облік у податкових органах є необхідним для юридичних і фізичних осіб:

а) з числа резидентів:

- підприємств, установ та організацій (в тому числі, неприбуткових установ й організацій), а також їх філій, представництв, відділень та інших відокремлених підрозділів (далі - філій), що не мають статусу юридичної особи;

- фізичних осіб (в тому числі, суб'єктів підприємницької діяльності), які мають об'єкти оподаткування;

б) з числа нерезидентів:

- фізичних чи юридичних осіб, які отримують доходи, джерело походження яких знаходиться в Україні, за винятком установ, що мають дипломатичний статус;

- постійних представництв нерезидентів, через які повністю або частково здійснюється господарська діяльність нерезидента на території України.

Податкові органи здійснюють наступні процедури з обліку платників:

- реєстрацію у податковому органі (постановка на облік);

- перереєстрацію платників у зв’язку зі зміною організаційно-правової форми, форми власності тощо;

- реєстрацію змін в установчих документах, в місцезнаходженні тощо;

- зняття з обліку;

- розшук платників, що ухиляються від взяття на облік.

Облік юридичних осіб та філій. Для обліку підприємств, установ, організацій та їх відокремлених підрозділів створено Єдиний банк даних платників податків - юридичних осіб (далі - Єдиний банк даних юридичних осіб).Це автоматизована система збору, накопичення та обробки даних про платників податків, що формується з інформаційних фондів районних рівнів і ведеться ДПА України.

Дані про платників в обліковому реєстрі групуються за формами власності, в кожній групі виділяються галузі народного господарства. По кожному підприємству обов’язково вказується, як ведуться розрахунки з бюджетом (консолідовано, тобто головним підприємством, чи кож­ною структурною одиницею окремо). Облік філій за їх наявності здійснюється у податковому органі за місцем їх знаходження, а також у податковому органі за місцем знаходження юридичної особи (головної структури).

Окремо по відповідних категоріях юридичних осіб в податкових органах ведуться: реєстр платників ПДВ, реєстр постійних представництв нерезидентів, реєстр неприбуткових організацій, реєстр великих платників податків, реєстр договорів про спільну діяльність.

Реєстрація здійснюється за допомогою АРМ “Облік платників” та АРМ “Реєстрація платників ПДВ”. Далі всі інформаційні відомості надходять до бази даних АІС податкової інспекції, з наступною передачею їх до центральної бази даних ДПА України (через ДПА області).

Процедури реєстрації та обліку платників податків регламентовані Інструкцією “Про порядок обліку платників податків”, яка затверджена Наказом Державної податкової адміністрації України від 19.02.98. № 80.

Юридичні особи повинні у 20-денний термін після одержання свідоцтва про державну реєстрацію звернутися до органів державної податкової служби за своїм місцезнаходженням для взяття на податковий облік. Для реєстрації підприємства зобов’язані подати в ДПІ документи за встановленим переліком:

- заяву за формою № 1-ОПП;

- завірені в нотаріальному порядку копії статуту, установчих договорів з відміткою органу, що здійснив державну реєстрацію;

- копію положення (для бюджетних установ, благодійних організацій);

- копію свідоцтва про державну реєстрацію;

- копію довідки про включення до ЄДРПОУ з присвоєним їй ідентифікаційним кодом.

Усі документи подає особисто засновник (засновники) або уповноважена ним (ними) особа (призначений керівник, головний бухгалтер). Документи при-ймаються лише за наявності паспорта особи, яка подає документи, довідок про присвоєння ідентифікаційного номера засновників (фізичних осіб), директора та головного бухгалтера. Приймання заяви фіксується в журналі реєстрації заяв та повідомлень про взяття на облік платників податків за формою № 2-ОПП.

Відділ обліку податкового інспекції перевіряє зазначені в заяві дані і при відсутності зауважень протягом двох днів реєструє підприємство та заносить його до Єдиного банку даних.

Після взяття платника податків на облік інспектор ставить на примірнику статуту відмітку (штамп) за підписом відповідальної особи і видає довідку про взяття на облік платника податків за формою № 4-ОПП. Для пред’явлення в установи банків, де він вирішив відкрити поточні рахунки, видаються копії довідки, про що робиться запис у журналі реєстрації копій довідок про взяття платника податків на облік за формою № 14-ОПП.

Платник податків зобов’язаний протягом трьох робочих днів з дня відкриття/закриття рахунку (включаючи день операції) особисто подати або надіслати поштою (з повідомленням про вручення) на адресу органу державної податкової служби, в якому він перебуває на обліку, повідомлення про відкриття/закриття рахунків в установах банків.

З документів, які подаються платником податків до органів державної податкової служби при взятті на облік, формується облікова справа платника податків (реєстраційна частина). Реєстраційна частина облікової справи платника податків доповнюється документами, які подаються платником податків або надходять від органів державної реєстрації, статистики, інших державних органів, міністерств, центральних органів виконавчої влади та від установ банків в період діяльності платника податків та у зв’язку з його ліквідацією.

Не пізніше наступного дня після реєстрації списки платників податків передаються до підрозділів з питань оподаткування юридичних осіб для подальшого контролю за поданням податкової звітності. Підрозділи з питань оподаткування формують звітну частину облікової справи кожного платника.

При необхідності підприємства мають подавати в ДПІ відомості про зміни в їхній діяльності і в даних, наведених в заяві. У разі здійснення державної перереєстрації чи реорганізації платника податків шляхом зміни назви, організаційно-правового статусу, форми власності тощо платник податків у 20-денний термін подає до органу державної податкової служби документи в такому самому порядку, як і при взятті на облік з відміткою “Перереєстрація”.

У разі державної реєстрації змін до установчих документів платника податків, зміни місцезнаходження платника податків без проведення перереєстрації чи реорганізації платника податків він у 10-денний термін подає до органу податкової служби документи в такому самому порядку, як і при взятті на облік з відміткою “Зміни”.

Облік фізичних осіб. Окремо в податкових органах ведеться облік платників податків-фізичних осіб. Основним джерелом інформації з цього питання є Закон України «Про Державний реєстр фізичних осіб - платників податків та інших обов’язкових платежів» від 22.12.94 р. № 321/94-ВР.

До 1996 року реєстрації у податкових органах підлягали тільки громадяни - суб’єкти підприємницької діяльності без статусу юридичної особи. Тобто, облік охоплював лише певні категорії платників. З 1 січня 1996 року був створений Державний реєстр фізичних осіб - платників податків (далі - ДРФО) , який передбачає облік усіх громадян - платників незалежно від джерела їхніх доходів. Тобто поряд з громадянами, які отримують доходи не за місцем основної роботи та від підприємницької діяльності, до Державного реєстру заносяться також громадяни, які отримують доходи лише за місцем основної роботи.

ДРФО - це автоматизований банк даних, створений для забезпечення єдиного державного обліку фізичних осіб, які зобов'язані сплачувати податки і збори (обов'язкові платежі) до бюджетів та до державних цільових фондів у порядку і на умовах, що визначаються законодавчими актами України.

Державний реєстр створюється вищою ланкою державної податкової служби і складається з інформаційних фондів, що містяться в базах даних податкових органів усіх рівнів. Інформація формується в податкових інспекціях у відділі державного реєстру фізичних осіб за допомогою АРМ “ДРФО” на підставі облікової картки ф. № 1-ДР, заповненої під час реєстрації платника податків. Вона містить такі дані:

- прізвище, ім'я та по батькові;

- дата народження;

- місце народження (країна, область, район, населений пункт);

- місце проживання; місце основної роботи;

- види сплачуваних податків та інших обов'язкових платежів.

Якщо у громадянина є основне місце роботи, заповнену картку в місячний термін бухгалтерія підприємства передає до податкових органів. Якщо громадянин не має основного місця роботи, але отримує доходи, він по­винен самостійно з’явитися в ДПІ за місцем проживання, заповнити облікову картку для отримання ідентифікаційного номера.

Головна державна податкова інспекція України надає фізичній особі - платнику податків та інших обов'язкових платежів ідентифікаційний номер і надсилає його до державної податкової інспекції за місцем проживання фізичної особи.

Для осіб, які через свої релігійні або інші переконання відмовляються від прийняття ідентифікаційного номера та офіційно повідомляють про це відповідні державні органи, зберігаються раніше встановлені форми обліку платників податків та інших обов'язкових платежів. У паспортах зазначених осіб робиться відмітка про наявність у них права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера.

До інформаційного фонду Державного реєстру включаються такі дані:

- індивідуальні ідентифікаційні номери, що надаються фізичним особам-платникам податків і зберігаються за ними протягом їхнього життя;

- загальні відомості про фізичних осіб-платників податків;

- інформація про сплату фізичними особами податків та обов’язкових платежів.

Джерелами формування інформаційного фонду є:

- дані державних податкових інспекцій про фізичних осіб;

- інформація підприємств та фізичних осіб-суб'єктів підприємницької діяльності про виплачені громадянам доходи та утримані суми прибуткового податку;

- інформація виконавчих комітетів місцевих Рад народних депутатів та інших органів, уповноважених проводити державну реєстрацію фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності;

- відомості міських, районних відділів внутрішніх справ про громадян, які прибули на проживання в даний район або місто чи вибули з них;

- відомості відділів реєстрації актів громадянського стану виконавчих комітетів місцевих Рад народних депутатів про громадян, які померли.

Таким чином, ведення Державного реєстру фізичних осіб зумовлює такі функції податкових органів:

- забезпечення підприємств, організацій, фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності, які використовують працю найманих робітників, бланками відповідних документів (“Облікова картка”, “Відомості до Дер­жавного реєстру фізичних осіб - платників податків”), а також інструктивними матеріалами про порядок передачі інформації в податкові органи;

- перевірка документів, що надійшли від підприємств з погляду правильності та повноти заповнення;

- комп’ютерна обробка інформації;

- надсилання повідомлення після присвоєння ідентифікаційних номерів фізичним особам про необхідність з’явитися у податковий орган для отримання номера;

- видача довідок з ідентифікаційним номером з обов’язковою реєстрацією факту видачі у спеціальному журналі.

Дані Державного реєстру використовуються виключно для обліку одержаних доходів, об'єктів оподаткування, повноти та своєчасності сплати податків та інших обов'язкових платежів. Відомості Державного реєстру є інформацією з обмеженим доступом і надаються іншим державним органам відповідно до чинного законодавства.

Ідентифікаційний номер Державного реєстру є обов'язковим для використання підприємствами, установами, організаціями всіх форм власності у разі:

- виплати доходів, з яких утримуються податки та інші обов'язкові платежі згідно з чинним законодавством України;

- укладення цивільно-правових угод, предметом яких є об'єкти оподаткування та ті, щодо яких виникають обов'язки сплати платежів;

- відкриття рахунків в установах банків.

Операції, проведені без застосування ідентифікаційних номерів, вважаються недійсними.

Облік фізичних осіб - суб’єктів підприємницької діяльності.

Складовою частиною ДРФО є Реєстр фізичних осіб - платників податків - суб’єктів підприємницької діяльності (Реєстр фізичних осіб). Фізична особа - суб’єкт підприємницької діяльності після одержання свідоцтва про державну реєстрацію повинна в 5-денний термін звернутися до органу державної податкової служби за своїм місцем проживання для взяття на податковий облік з такими документами:

- заява за ф. № 5-ОПП;

- копія свідоцтва про державну реєстрацію суб’єкта підприємницької діяльності - фізичної особи;

- документ, що посвідчує особу (паспорт).

Працівники підрозділів з обліку платників податків до взяття суб’єкта підприємницької діяльності на облік як платника податків перевіряють подані документи, дані із заяви за ф. № 5-ОПП, заносять до Реєстру фізичних осіб.

Після взяття платника податків на облік органи державної податкової служби видають йому довідку за ф. № 4-ОПП. Облікова справа з описом документів на другий день після взяття платника податків на облік закріплюється за інспектором, про що робиться відмітка в журналі за ф. № 7-ОПП. Реєстраційна і звітна частина облікової справи зберігається в підрозділі з питань оподаткування фізичних осіб. 

Юридичні та фізичні особи - суб’єкти підприємницької діяльності, що підпадають під визначення платників податку на додану вартість згідно зі статтею 2 Закону України “Про податок на додану вартість”, зобов’язані додатково зареєструватися як платники такого податку.

Зняття платників з податкового обліку. Зняття платників з податкового обліку здійснюється у випадках:

- прийняття власником рішення про ліквідацію суб’єкта підприємницької діяльності;

- прийняття судом рішення про скасування державної реєстрації платника податків;

- банкрутства.

Для зняття з обліку, у разі прийняття власником рішення про ліквідацію, платнику податків - юридичній особі слід у 3-денний термін від дати прийняття рішення подати в орган державної податкової служби, в якому платник податків перебуває на обліку, такі документи:

- заяву про зняття з обліку платника податків за ф. № 8-ОПП, дата якої фіксується в журналі за ф. № 6-ОПП;

- оригінал довідки за формою № 4 ОПП;

- копію розпорядчого документа (рішення) власника або органу, уповноваженого на те засновницькими документами про ліквідацію;

- копію розпорядчого документа про утворення ліквідаційної комісії;

- ліквідаційну картку органів державної статистики (для кожної філії за наявності у платника податків - юридичної особи філій).

Зняття з обліку фізичної особи - суб'єкта підприємницької діяльності як платника податків здійснюється в порядку, відповідному для платників податків - юридичних осіб. Особливістю є лише те, що після прийняття рішення про ліквідацію суб’єкт підприємницької діяльності подає до органу державної податкової служби такі документи:

- заяву про зняття з обліку платника податків за ф. № 8-ОПП, дата якої фіксується в журналі за ф. № 6-ОПП;

- оригінали документів, що видаються органами державної податкової служби платнику податків (свідоцтва, патенти, довідки за формою № 4-ОПП, інші довідки тощо).

Керівник органу державної податкової служби приймає рішення про звернення до суду із заявою про скасування державної реєстрації суб'єкта підприємницької діяльності, якщо платник податків не має заборгованості перед бюджетом та у випадках:

- неподання протягом одного року в органи державної податкової служби податкової звітності;

- якщо установчі документи суперечать чинному законодавству;

- провадження діяльності, яка суперечить установчим документам та законодавству.

Після прийняття рішення судом такі платники знімаються з обліку органами державної податкової служби.

Підприємства-банкрути знімаються з обліку після затвердження ліквідаційного балансу ухвалою арбітражного суду, прийняття судом рішення про ліквідацію такого підприємства та визнання податкового боргу безнадійним.

При одержанні від платника податків заяви за ф. № 8-ОПП, а також на підставі інформації про порушення справи про банкрутство або звернення до суду з питання скасування державної реєстрації орган державної податкової служби у місячний термін приймає рішення про проведення документальної перевірки таких платників.

Після її закінчення, у разі встановлення факту відсутності заборгованості перед бюджетом, орган державної податкової служби знімає його з обліку. Зняття з обліку платника податків в органах державної податкової служби проводиться за наявності повідомлення від установи банку про закриття рахунків. Після завершення процедури зняття з обліку орган державної податкової служби складає довідку про зняття з обліку платника податків за ф. № 12-ОПП, яку надсилає до органів статистики та органів державної реєстрації.

Зняття з обліку платника фіксується в журналі за ф. № 6-ОПП, а відмітка про зняття платника з обліку вводиться в районний рівень Єдиного банку даних про платників податків - юридичних осіб або Державного реєстру фізичних осіб

Якщо після проведеної перевірки платника податків встановлено факт заборгованості його перед бюджетами, орган державної податкової служби не знімає його з обліку, а підрозділи обліку та звітності складають повідомлення про наявність обов’язків зі сплати податків і зборів за ф. № 10-ОПП і надсилають його особі, відповідальній за погашення податкових зобов’язань або податкового боргу, що є такою відповідно до законодавства в разі ліквідації платника податків. Особою, відповідальною за погашення податкових зобов’язань або податкового боргу платника податків у разі ліквідації платника податків, є:

- стосовно платника податків, який ліквідується - ліквідаційна комісія або інший орган, що проводить ліквідацію згідно із законодавством;

- стосовно філій, відділень, інших відокремлених підрозділів платника податків, які ліквідуються - такий платник податків;

- стосовно фізичної особи - суб’єкта підприємницької діяльності - така фізична особа.

Забезпечення повноті обліку платників податків. З метою більш повного обліку платників податків - суб'єктів підприємницької діяльності, неможливості отримання неконтрольованих доходів відділи обліку платників податків повинні забезпечувати систематичний контроль за своєчасним поданням заяв суб'єктами підприємницької діяльності для взяття їх на облік після державної реєстрації, перереєстрації, реорганізації та внесення змін до реєстраційних чи статутних документів.

На підставі реєстраційних карток зареєстрованих суб'єктів підприємницької діяльності, одержаних від органів державної реєстрації, підрозділи обліку платників податків складають списки суб'єктів підприємницької діяльності, які не з'явились в органи державної податкової служби для взяття на облік (перереєстрацію), та передають ці списки підрозділам з примусового стягнення податків і підрозділам податкової міліції.

Підрозділи примусового стягнення податків встановлюють із засновниками та керівниками суб'єктів підприємницької діяльності причини ухилення від взяття на облік в органах державної податкової служби та вживають заходи (по телефону, поштою, виїздом за місцезнаходженням) щодо залучення суб'єктів підприємництва до обліку і повідомляють про це підрозділ податкової міліції.

На кожного платника, відсутнього за його місцезнаходженням (місцем проживання), готується запит на встановлення місцезнаходження та передається підрозділам податкової міліції. До Єдиного банку даних про платників податків - юридичних осіб та Реєстру фізичних осіб відповідного рівня вносяться дані про подання запиту.

Про результати роботи з встановлення місцезнаходження (місця проживання) платника податків підрозділи податкової міліції надають інформацію підрозділам з обліку платників податків.

Якщо підрозділами податкової міліції підтверджено неможливість установлення місцезнаходження (місця проживання) платника податків, то підрозділи з обліку платників податків надсилають до відповідного органу державної реєстрації повідомлення про відсутність платника податків за місцезнаходженням, неповідомлення ним органу державної податкової служби своєї нової адреси та неможливість установлення місцезнаходження платника податків.