5.2. Передача даних з Ms Access в Ms Word

Передача даних з Ms Access в Ms Word здійснюється простіше. Крім того, з’являється можливість передавати не лише вміст таблиць та запитів, але й звітів. Це є дуже важливим моментом, так як можливості оформлення документів в Word набагато ширші, ніж засоби створення звітів в Access.

Для передачі даних з Ms Access в Ms Word потрібно в Ms Access відкрити необхідну базу даних і вибрати Связи с Office – Публикация в Ms Word. Ms Access почне експортувати дані таблиці, запиту або звіту в RTF-файл, після чого запуститься редактор MS Word, у вікні якого відкриється створений RFT-файл.

5.3. Злиття даних Ms Access і Ms Word

Крім збереження баз даних Access в форматі редактора Word можна здійснити злиття даних Access з документом Word, встановивши при цьому динамічний зв’язок між ними. При цьому дані будуть оновлюватись в одному додатку при зміні їх в іншому. Злиття даних Access та Word використовується для створення документів Word, які містять спільну частину і відрізняються лише деякими елементами. Такі документи називаються складовими. Складовий документ створюється шляхом злиття даних основного документа із джерелом даних. Основний документ містить текст та графіку, які залишаються незмінними у всіх однотипних документах, а джерело даних містить інформацію, яка змінюється в кожному документі. Прикладом складового документу може бути виклик на сесію, де текст залишається однаковий для всіх документів, а змінюється лише прізвище студента, або екзаменаційна відомість, де змінюються лише прізвища викладачів та назви студентів, а решта тексту залишається незмінним.

В якості джерела даних зручно використовувати таблицю або запит Ms Access. При формуванні складового документа майстер злиття дозволяє використовувати в якості основних готові документи Word або створювати нові. Отже, зручно в першу чергу створити основний документ, зберегти і закрити вікно Word. Після цього потрібно перейти у вікно Access і створити базу даних, яка буде використана в якості джерела даних. Після цього слід вибрати Связи с Office – Слияние с Ms Word. В результаті запуститься майстер злиття даних Access, який на першому кроці роботи надасть можливість здійснити вибір між двома перемикачами: “установка связи с готовым документом Ms Word” або “создание нового документа и установка связи с ним”. При виборі першого варіанту відкриється вікно для вибору документу, з яким буде здіснено зв’язок, після чого запуститься вікно редактора Word і відкриється вибраний документ. При виборі другого варіанту теж запуститься редактор Word і відкриється вікно нового порожнього документу.

У вікні редактору буде відображено панель інструментів “Слияние”. Для вставки полів з бази даних потрібно натиснути кнопку “Добавить поле слияния” і з списку полів таблиці вибрати необхідне поле. Ім’я поля, записане в лапках, з’явиться в місці розміщення курсора. При необхідності це можна повторити для інших полів бази даних, розмістивши їх в потрібному місці.

Крім полів таблиці в основний документ можна вставляти також поля Word, які дають можливість управляти злиттям даних з основним документом. Для вставки стандартного поля в документ потрібно натиснути кнопку “Добавить поле Word” і задати параметри вибраного поля. Розглянемо поле IF…THEN…ELSE. Це поле дозволяє відображати певний текст в документі Word у випадку, якщо запис бази даних задовольняє певній умові. Після вибору поля IF…THEN…ELSE відкриється вікно “Вставка поля IF”. В цьому вікні задаються умови відбору. Якщо значення поля задовольняє умові відбору, тоді у вказаному курсором місці виведеться текст, записаний в частині “Вставить следующий текст”. Якщо значення поля не задовольняє умові відбору, то виведеться текст, що розміщений в частині “В противном случае вставить следующий текст”. По завершенню вводу умов натискаємо ОК.

В документі Word вставлені значення відображаються у вигляді кодів полів. Для перегляду їх в звичайному вигляді можна скористатись кнопкою “Поля/данные” панелі інструментів “Слияние”. При перегляді даних в звичайному вигляді на екрані відображається активний запис бази даних, на панелі інструментів “Слияние” виводиться номер цього запису і присутні кнопки для перегляду інших записів бази (кнопки зі стрілками).

На останньому етапі створення складових документів слід виконати команду “Слияние”, натиснувши відповідну кнопку на панелі інструментів “Слияние”. Відкриється вікно “Слияние”, в якому можна вказати параметри злиття. В частині “диапазон записей” вказуються записи, які будуть відображені в результуючому складовому документі. Кнопка “Отбор записей” дозволяє задати умови відбору записів, а також задати порядок їх сортування. Кнопка “Проверка” дозволяє задати параметри формування звіту про помилки при злитті. Після задання всіх параметрів злиття для безпосереднього виконання злиття документів натискаємо кнопку “объединить”. При здійсненні злиття створюється новий документ, в якому вставлені вибрані поля та записи бази даних, причому текст документу з новим записом знаходиться на окремій сторінці.

Отже, в результаті створення складового документу практично присутні два документи:

4. основний документ, який складається з однієї сторінки і з активного запису бази даних

5. документ, утворений в результаті злиття, в якому на окремих сторінках розміщені записи бази даних.

Ці два документи можна зберегти у вигляді окремих файлів і використовуючи основний документ можна по-іншому оформити результуючий складовий документ.

Цю ж дію, тобто злиття Ms Access i Ms Word можна здійснити і з вікна Ms Word. Для цього потрібно вибрати Сервис – Слияние, в розділі “Основной документ” натиснути кнопку “Создать” і вибрати тип основного документу. Цей спосіб дозволяє створити основний документ на основі одного з стандартних шаблонів. Після вибору документу потрібно вказати, чи використовувати вікно активного документу для створення основного документу, чи відкрити нове вікно. Кнопка “Правка” дозволяє внести зміни в створений основний документ. В розділі “Источник данных” потрібно вибрати один з пунктів - “Создать источник данных” у випадку, якщо документа джерела даних поки не існує, або “Открыть источник данных”, якщо документ джерело даних вже створено. При виборі першого пункту користувачу пропонується задати заголовки полів даних, зберегти файл і якщо файл не містить інформації, то заповнити його інформацією. Але найчастіше в якості джерела даних використовують вже існуючу базу даних. В цьому випадку потрібно вибрати пункт “Открыть источник данных” і вибрати потрібний файл. натиснути кнопку “Объединить”.