1.1. Основные функции секретаря

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

1. Знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

2. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, её внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и её сотрудников;

3. Знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и её администрации; они необходимы секретарю при подготовке совещаний и приёме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах; при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

4. Высококвалифицированный секретарь, при блестящем знании компьютера, иностранного языка, делопроизводства, также обязан отвечать на телефонные звонки и не чураться вытереть пролитый кофе. Он помогает руководителю готовиться к важным деловым переговорам и ограждает его от нежелательных посетителей. Он должен быть любезным со всеми сотрудниками компании, при этом умело соблюдая дистанцию.

5. Профессионализм технического секретаря определяется умением печатать со скоростью не менее 145 знаков в минуту русской и латинской машинописью слепым десятипальцевым методом. В наш электронный век все печатные работы выполняются в современных компьютерных программах. Общение с ксероксом, факсом, мини-АТС и любой другой офисной оргтехникой должно происходить «на ты».

1.2. Современные требования к профессии

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;

2. хорошо владеть речью и письмом;

3. обладать хорошей памятью;

4. хорошо ориентироваться во времени;

5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

8. быть энергичным, проявлять инициативу;

9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

11. контролировать финансы офиса;

12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

1.3. Разновидности профессии «Секретарь»

Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность.

На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры.

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.