3.5. Профессиональные объединения корпоративных секретарей

Профессиональные некоммерческие объединения корпоративных секретарей или секретарей компании существуют во многих странах. В 1891г. в Лондоне открылся Институт дипломированных секретарей и администраторов.

Сегодня его подразделения действуют в Австралии, Канаде, Новой Зеландии, ЮАР, Зимбабве, Малайзии, Гонконге, Сингапуре. В 1946г. было основано Американское общество корпоративных секретарей, в 1980г. - Индийский институт секретарей компании, в 1995г. – Канадское общество корпоративных секретарей.

Основные цели этих объединений – содействие секретарям в приобретении знаний и навыков, необходимых им для эффективного исполнения своих обязанностей, повышение их профессионального уровня, представление консультаций по различным вопросам ( в том числе и в тех случаях, когда корпоративные секретари испытывают трудности, убеждая руководителей компании в необходимости соблюдения буквы закона). Для этого профессиональные организации регулярно выпускают информационные бюллетени, проводят исследования, тренинги, семинары и конференции. Некоторые из них предлагают будущим корпоративным секретарям полноценное обучение с выдачей лицензий, которые позволяют им работать на этой должности ( Великобритании, Индии, Сингапуре).

Создание эффективно работающего института корпоративного секретаря сейчас активно обсуждают и в нашей стране – как членами профессионального сообщества, так и в самих компаниях, поэтому всем заинтересованным сторонам необходимо знание международной практики и положительного опыта, накопленного в данной области зарубежными корпорациями.

Заключение

Профессия секретарь очень распространена во всём мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчинысчитается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Но в то же время повышается и уровень профессиональных и других требований к личности секретаря.

В трудовом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближённым к руководителю, и от того, как будут складываться отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, удовлетворение от работы, психологический микроклимат в коллективе и т.п.

Работа секретаря предполагает многочисленные контакты с людьми. Умение взаимодействовать с людьми различного социально – психологического уровня – важное качество профессионального секретаря. Секретарь – лицо учреждения. По его работе судят о фирме. Секретарь постоянно общается с людьми – с руководителем, посетителем, сослуживцами, с сотрудниками других организаций. Он должен владеть культурой речи, которая определяется объёмом активного словаря, дикцией, а так же владение речью. Иногда голос секретаря может решить многое. Американцы, например, считают, что от интонации первой произнесённой по телефону фразы зависит то, как пройдёт разговор.

Функции работы секретаря в России и за рубежом не сильно отличаются.

И в России, и за рубежом секретарь всегда на виду и в курсе многих дел, в его обязанности входит подготовка и обеспечение проведения заседаний, собраний и совещаний, содержать в порядке документацию, осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса, контролировать финансы офиса. Отличаются требования, предъявляемые к кандидату на пост секретаря. В России к секретарю предъявляются следующие требования: высшее или среднее специальное образование, уверенный пользователь ПК, навыки работы с оргтехникой, «слепая печать», приятная внешность, желательно знание нескольких иностранных языков ( английский, немецкий, татарский), наличие опыта работы в качестве секретаря.

За рубежом, например, в Америке, секретарь должен обладать глубоким пониманием специфики компании и базовыми знаниями в таких сферах, как корпоративное право и фондовый рынок. В Австралии считается достаточным, чтобы секретарь имел степень бакалавра в одной из следующих областей: право, экономика, бухгалтерский учёт, бизнес, а так же не менее пяти лет опыта работы. В ряде стран для того, чтобы занять рассматриваемую должность, необходимо быть членом профессионального сообщества корпоративных секретарей, сдать необходимые экзамены и иметь соответствующую лицензию ( например, в Индии и Сингапуре ).

Профессия секретарь требует от человека высокой подготовленности, личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.

Если у Вас есть такие качества как: инициатива, организованность, ответственность, пунктуальность, дипломатичность, хорошая память, умение хранить служебную тайну, аккуратность, доброжелательность, вежливость, то профессия секретарь ждёт вас.