5. Учет командировочных расходов в иностранной валюте.

Работники, отправляющиеся в командировку за границу, получают под отчет наличную валюту. Причем эти денежные средства принято называть авансы выданные. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Валютные операции между резидентами по оплате и (или) возмещению расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории Российской Федерации, а также по погашению неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, разрешены законодательством о валютном регулировании и валютном контроле (ст. 9 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле", Письмо ЦБ РФ от 30.07.2007 N 36-3/1381).

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.

Со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую работник направляется, а со дня пересечения государственной границы при въезде в РФ - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации. В 2008 г. при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также документально подтвержденные расходы на проезд к месту назначения и обратно.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Средства в иностранной валюте, выданные под отчет работникам, квалифицируются как "авансы выданные". средства полученных и выданных авансов и предварительной оплаты, задатков принимаются в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату совершения операции в иностранной валюте, в результате которой указанные активы и обязательства принимаются к бухгалтерскому учету.

Суммы в иностранной валюте, выданные под отчет работникам (на командировочные расходы, представительские расходы, на рекламу и другие цели), квалифицируются как авансы выданные.

- пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации, средств на банковских счетах (банковских вкладах), денежных и платежных документов, ценных бумаг (за исключением акций), средств в расчетах, включая по заемным обязательствам с юридическими и физическими лицами (за исключением средств полученных и выданных авансов и предварительной оплаты, задатков), выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату;

- для составления бухгалтерской отчетности средства полученных и выданных авансов, предварительной оплаты, задатков принимаются в оценке в рублях по курсу, действовавшему на дату совершения операции в иностранной валюте, в результате которой указанные активы и обязательства принимаются к бухгалтерскому учету;

Согласно Приложению к ПБУ 3/2006 "Перечень дат совершения отдельных операций в иностранной валюте" расходы, связанные со служебными командировками и служебными поездками за пределы территории Российской Федерации, признаются на дату утверждения авансового отчета.

В данном случае выданная подотчетному лицу сумма иностранной валюты признается не выданным ему авансом, а средствами в расчетах, а согласно п. 7 ПБУ 3/2006 пересчет стоимости средств в расчетах, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату.

При пересчете в соответствии с п. 3 ПБУ 3/2006 возникает курсовая разница - разница между рублевой оценкой актива или обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, на дату исполнения обязательств по оплате или отчетную дату данного отчетного периода и рублевой оценкой этого же актива или обязательства на дату принятия его к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или отчетную дату предыдущего отчетного периода.

Записи в регистрах бухгалтерского учета по счетам учета активов (в том числе средств в расчетах) производятся в рублях по этому курсу.

Командировочные расходы, компенсируемые работнику на основании авансового отчета (перерасход), включаются в состав расходов для целей налогообложения по курсу на дату утверждения авансового отчета.

На практике в различных случаях возникают вопросы о правильности применения курса иностранной валюты на определенную дату, в частности, если сумма иностранной валюты, выданной командированному работнику под отчет, не полностью использована в командировке и подлежит возврату Стоимость активов (в том числе средств в расчетах), выраженная в иностранной валюте, для отражения в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности подлежит пересчету в рубли на дату совершения операции в иностранной валюте по официальному курсу этой валюты к рублю, устанавливаемому ЦБ РФ на эту дату.

Командировочные расходы, покрытые выданными под отчет денежными средствами, включаются в состав расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета по курсу, действующему на дату выдачи денежных средств под отчет для оплаты этих расходов. Бухгалтерская запись по принятию к учету иностранной валюты, возвращенной работником, должна быть произведена в рублях по курсу, установленному на эту дату. На это указывают положения, содержащиеся в Приложении к ПБУ 3/2006, п. 20 ПБУ 3/2006, п. 24 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Кроме того, учитывая, что сумму, подлежащую возврату работником, уже нельзя рассматривать как аванс, выданный для оплаты командировочных расходов, задолженность работника по возврату неизрасходованных сумм следует пересчитать по курсу на дату утверждения авансового отчета и на дату возврата неизрасходованных валютных средств.

А если эти даты не совпадают, пересчет нужно сделать два раза: и на дату утверждения авансового отчета, и на дату возврата неизрасходованной валюты.

Положительная курсовая разница, возникшая в данном случае при таком пересчете, включается в состав прочих доходов организации.

Для целей налогообложения прибыли норма суточных при командировках на территории Российской Федерации установлена равной 100 руб., при командировках в Данию - 70 долл. США. Расходы организаций на выплату суточных в пределах норм относятся в целях налогообложения прибыли к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату признания соответствующего расхода.

Следовательно, в налоговом учете расходы в виде суточных в иностранной валюте признаются в рублях по курсу, установленному ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, в пределах вышеуказанных норм.