Ввод задач проекта

Следующим шагом в создании проекта и следующей строкой в окне консультанта является List the tasks in the project (Ввод задач проекта). Эту операцию уже нужно выполнять в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) (рисунок 5.8).

Рисунок 5.8 – Ввод задач в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта)

 

В Microsoft Project существует иерархия задач. Задачи можно делать подзадачами (перемещаясь на уровень ниже, задача становится вложенной по отношению к другой задаче, а перемещаясь на уровень выше – перестает быть вложенной). Допускается несколько уровней вложенности.

Чтобы ввести задачу, следует установить табличный курсор на первую Строку таблицы Gantt Chart (Диаграмма Ганта) и ввести с клавиатуры название задачи, затем необходимо нажать Enter или перейти к другой ячейке таблицы с помощью мыши или клавиш управления курсором.

После ввода новой задачи ее длительность принимается равной одному рабочему дню. Чтобы изменить длительность, следует подвести указатель мыши к правому краю отрезка в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) так, чтобы он принял вид стрелки, направленной вправо. Затем нужно нажать левую кнопку мыши и двигать мышь вправо или влево, чтобы увеличить или уменьшить длительность выполнения задачи. При перемещении появляется всплывающее окно, в котором отображается время окончания задачи и ее длительность. Выходные дни не учитываются (когда вы перемещаете мышь на диаграмме над выходным днем, длительность задачи не увеличивается).

Длительность можно также задать в окне Task Information (Сведения о задаче) (рисунок 5.9). Это окно вызывается, если щелкнуть на задаче правой кнопкой мыши и в меню выбрать пункт Task Information (Сведения о задаче).

Рисунок 5.9 – Окно Task Information (Сведения о задаче)

 

На вкладке General (Общие) сведений о задаче расположены поля Name (Название) и Duration (Длительность).

Флажок Estimated (Предварительная оценка) говорит о том, что длительность установлена приблизительно или вообще не установлена (по умолчанию этот флажок установлен). Если вручную изменить длительность задачи, то флажок автоматически снимается.

В поле Percent complete (Процент завершения) показано, какая часть задачи выполнена на текущий момент.

В поле Priority (Приоритет) можно изменять приоритет задачи. Этот параметр используется при выравнивании ресурсов.

Типы зависимостей

Одни задачи должны выполняться непосредственно после других, а третьи должны быть совершенно независимыми. Все это можно устроить при помощи создания зависимостей между задачами.

Зависимость задач – это отношение между двумя задачами, при котором начало или завершение одной из них должно определять начало или завершение другой. Существуют следующие типы связей между задачами:

«окончание – начало» (ОН) (рисунок 5.10) – используется чаще всего. Задача В не может начаться, пока не будет завершена задача А. Наглядный пример: задача А – построить стену, задача В – покрасить стену. Пока стена не будет построена, ее нельзя покрасить;

Рисунок 5.10 – Связь «окончание – начало»

 

• «начало – начало» (НН) (рисунок 5.11) – используется для задач, которые должны начинаться одновременно. Задача В не может начаться, пока не начнется задача А;

Рисунок 5.11 – Связь «начало – начало»

 

• «окончание – окончание» (ОО) (рисунок 5.12) – используется для задач, которые должны завершаться одновременно. Задача В не может завершиться, пока не завершится задача А;

Рисунок 5.12 – Связь «окончание – окончание»

 

• «начало – окончание» (НО) (рисунок 5.13) – задача В не может завершиться, пока не начнется задача А.

Рисунок 5.13 – Связь «начало – окончание»

 

Создание зависимостей

Зависимости между задачами можно создавать мышью в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта). Для этого следует поместить указатель мыши на полосу, обозначающую задачу так, чтобы он принял вид четырехсторонней черной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку и перемещать мышь к другой задаче (к ее началу или окончанию). Когда вы отпустите кнопку мыши, будет создана связь между задачами, которая на диаграмме будет показана в виде стрелки (рисунок 5.14).

Рисунок 5.14 – Gantt Chart (Диаграмма Ганта) с зависимостями между задачами

 

Стрелки наглядно показывают, какая именно зависимость установлена между задачами.

При необходимости можно переназначить зависимость или удалить ее. Для этого нужно дважды щелкнуть мышью на стрелке, обозначающей зависимость. При этом откроется окно Task Dependency (Зависимость задач) (рисунок 5.15), в котором указывают, от какой задачи к какой установлена зависимость, а в раскрывающемся списке задают значение параметра Туре (Тип). При помощи списка Туре (Тип) можно изменить зависимость. После нажатия кнопки ОК изменение типа зависимости отобразится на диаграмме.

Рисунок 5.15 – Окно Task Dependency (Зависимость задач)

 

Кроме обычных зависимостей можно создать зависимости с запаздыванием. Это означает, что следующая задача должна начинаться не сразу после завершения предыдущей, а с некоторым запаздыванием.

Запаздывание указывается в окне Task Dependency (Зависимость задач) в поле Lag (Запаздывание). По умолчанию запаздывание равно нулю. При отрицательном запаздывании (например, -1 день) выполнение следующей задачи начнется раньше, чем завершится предыдущая.

При указывании запаздывания можно вводить значения как в днях (в поле вводится число и буква d (д)), так и в часах (буква h (ч)).

Удалить зависимость можно, выбрав в списке Туре (Тип) вариант None (Нет) или нажав клавишу Delete (Удалить).

Другие действия с задачами

Диаграмма Ганта позволяет выполнять также другие действия с задачами. Задачу можно прервать (например, если сотрудник, выполняющий задачу, заболел). Для прерывания задачи следует щелкнуть правой кнопкой мыши на отрезке задачи и выбрать в контекстном меню пункт Split Task (Прервать задачу), а затем указать мышью, где именно следует прервать задачу. Отрезок задачи разделится на два (рисунок 5.16).

Рисунок 5.16 – Задача с прерыванием

 

Чтобы отменить прерывание задачи, нужно перетащить один отрезок к другому мышью. Тогда отрезки соединятся.

Можно также указывать для задачи процент завершения. Для этого следует поместить указатель мыши на начало отрезка (при этом курсор примет форму стрелки со значком процента), после чего нужно нажать левую кнопку и двигать мышь вправо.

Чтобы точно указать процент выполнения задачи, необходимо открыть окно Task Information (Сведения о задаче) и на вкладке General (Общие) в поле Percent complete (Процент завершения) указать, насколько задача выполнена.

Ввод ресурсов проекта

После ввода задач проекта необходимо ввести ресурсы. Можно сделать и наоборот, но так как мы пользуемся консультантом, вводить будем в том порядке, в котором пункты следуют один за другим на панели консультанта.

Для ввода ресурсов при помощи консультанта следует нажать кнопку Resources (Ресурсы) на панели консультанта, после чего в окне слева откроется список действий (рисунок 5.17), которые можно выполнять с ресурсами.

Рисунок 5.17 – Действия с ресурсами

 

Первый пункт в окне консультанта – Specify people and equipment for the project (Выбор людей и оборудования для проекта). Этот пункт предназначен для добавления ресурсов из адресной книги, с сервера Microsoft Project или вручную. Для ввода ресурсов вручную служит переключатель Enter resources manually (Ввести ресурсы вручную) (рисунок 5.18). Microsoft Project откроет окно Resource Sheet (Лист ресурсов), которое также доступно через меню View > Resource Sheet (Вид > Лист ресурсов).

Рисунок 5.18 – Ввод ресурсов

 

Ввод ресурсов очень напоминает ввод данных в таблицу Excel. Нужно поставить табличный курсор в первую строку поля Resource Name (Название ресурса) таблицы и ввести название с клавиатуры. Для трудовых ресурсов, как правило, название – это фамилия и инициалы. После ввода значения следует нажать Enter или клавишу управления табличным курсором, чтобы перейти к другой ячейке таблицы.

После ввода всех ресурсов следует щелкнуть на надписи Done (Готово) в окне консультанта и перейти к пункту Define working times for resources (Определение рабочих часов ресурсов).

Для назначения рабочего времени ресурсу следует выделить его и щелкнуть на надписи Define additional calendars (Определите дополнительные календари) в окне консультанта (она выделена еиним цветом, так же как и другие ссылки). Этой ссылки не будет, если на предыдущем шаге в таблицу не был введен ни один ресурс.

На следующем шаге необходимо установить переключатель в положение Edit an existing calendar (Изменить существующий календарь) или Define a new base calendar (Определение нового базового календаря). Последний переключатель установлен по умолчанию. Календарь ресурса создается и изменяется так же, как календарь проекта (см. выше).

Редактирование сведений о ресурсе

После ввода ресурса бывает необходимо ввести или отредактировать дополнительные сведения о нем. Для этого существует окно Resource Information (Сведения о ресурсе) (рисунок 5.19), которое вызывается, если щелкнуть на ресурсе в таблице правой кнопкой мыши, и в появившемся меню выбрать одноименный пункт.

Данное окно также откроется, если дважды щелкнуть мышью на строке с этим ресурсом.

Рисунок 5.19 – Окно Resource Information (Сведения о ресурсе)

 

В этом окне несколько вкладок. На вкладке General (Общие) можно ввести и отредактировать те же данные, что и в таблице.

На вкладке Working Time (Рабочее время) можно сменить календарь, который будет использоваться ресурсом для определения рабочих часов, а также задать нестандартное рабочее время для выбранного ресурса.

Вкладка Costs (Затраты) позволяет ввести стоимость использования ресурсов в проекте (рисунок 5.20). Для каждого ресурса допускается заполнять до пяти различных вариантов стоимости и при необходимости переключаться между ними.

Рисунок 5.20 – Вкладка Costs (Затраты)

 

В нижней части вкладки в раскрывающемся списке Cost accural (Начисление затрат) выбирают способ начисления затрат: Start (В начале), End (По окончании) или Prorated (Пропорциональное).

В последнем случае затраты будут вычисляться по ходу выполнения задачи, пропорционально времени.

Вкладка Notes (Заметки) нужна лишь для того, чтобы хранить заметки пользователя о ресурсе. Эти заметки не участвуют в вычислениях и отчетах проекта.

Что касается вкладки Custom Fields (Настраиваемые поля), то при создании настраиваемого поля фактически изменяется существующее поле Microsoft Project, то есть ячейка, которая содержит определенный тип данных проекта. Можно настроить поле, щелкнув правой кнопкой мыши на столбце и выбрав строку Customize Fields (Настройка полей).

На практике настраиваемые поля удобно использовать, например, задав несколько возможных значений затрат (30р., 50р., 100р.), а потом просто выбирая их из списка.

Назначение ресурсов задачам

В небольшом проекте назначать ресурсы задачам можно вручную. В простейшем случае, когда одной задаче назначается один ресурс, это делается прямо в таблице в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта).

Для этого следует переместить табличный курсор в столбец Resource Names (Названия ресурсов) (обычно этот столбец крайний справа) и в раскрывающемся списке назначить выбранной задаче один из доступных ресурсов (рисунок 5.21).

Рисунок 5.21 – Назначение ресурса задаче прямо в таблице

 

Несколько ресурсов одной задаче также можно назначить прямо в таблице. Для этого ресурсы следует ввести в соответствующую строку столбца Resource Names (Названия ресурсов) через точку с запятой. Если один из перечисленных ресурсов не существует, то он автоматически будет создан и появится среди ресурсов в таблице окна Resource Sheet (Лист ресурсов).

Удобно также назначать ресурсы с помощью команды меню Tools > Assign Resources (Сервис > Назначить ресурсы), которая дублируется сочетанием клавиш Att+F10.

В открывшемся окне Assign Resources (Назначение ресурсов) (рисунок 5.22) для назначения ресурса выделенной задаче следует нажать кнопку Assign (Назначить). Чтобы снять ресурс с задачи, следует нажать кнопку Remove (Удалить). При этом ресурс перестанет быть назначенным задаче, хотя из списка ресурсов удален не будет.

Можно выделять сразу несколько ресурсов в списке, для чего следует удерживать клавишу Ctrl.

Рисунок 5.22 – Окно Assign Resources (Назначение ресурсов)

 

При необходимости можно отфильтровать список ресурсов. Для этого следует нажать кнопку с изображением знака «+» рядом с надписью Resource list options (Параметры списка ресурсов). Появится возможность установить фильтр с помощью флажка Filter by (Фильтр), где в раскрывающемся списке следует выбрать нужное условие. Флажок Available to work (Доступные не менее) предназначен для того, чтобы отображать только ресурсы, доступные не менее указанного количества часов (рисунок 5.23).

Рисунок 5.23 – Настройка фильтра в области Resource list options (Параметры списка ресурсов)

 

Например, если нужно отобразить в списке только ресурсы, относящиеся к группе Журналисты и при этом доступные не менее шести часов, то следует установить флажок Filter by (Фильтр), выбрать из списка фильтр Group (Группа) и в поле Group name (Имя группы) ввести Журналисты. Затем следует установить флажок Available to work (Доступные не менее) и указать в поле 6h (6ч) (рисунок 5.24).

Рисунок 5.24 – Задание фильтра по группе

 

Тогда в списке останутся только те журналисты, которые достаточно свободны. Если установить фильтр, то гораздо проще назначать ресурсы задачам. При назначении ресурсов следует упомянуть такое понятие, как типы задач. В Microsoft Project задачи бывают трех типов: Fixed Duration (С фиксированной длительностью), Fixed Work (С фиксированными трудозатратами) и Fixed Units (С фиксированным объемом ресурсов).

Тип задачи выбирается на вкладке Advanced (Дополнительно) окна Task Information (Сведения о задаче), которое открывается двойным щелчком мышью на задаче. При выборе определенного типа одно из трех свойств задачи фиксируется. Например, если задать тип Fixed Duration (С фиксированной длительностью), то изменение количества сотрудников не повлияет на длительность задачи.

Задачи типа Fixed Work (С фиксированными трудозатратами), наоборот, используются в плане проекта, когда для выполнения задачи нужно затратить строго определенное количество часов. Тогда при увеличении количества сотрудников, работающих над задачей, ее длительность будет пропорционально уменьшаться.

Если увеличить длительность задачи с фиксированными трудозатратами, то Microsoft Project уменьшит ежедневную нагрузку каждого сотрудника.

Сортировка, фильтрация и группировка данных в таблицах

Сортировка

Сортировка предназначена для упорядочивания записей в таблице так, чтобы их было проще воспринимать. Она позволяет изменять порядок записей в таблице по возрастанию или по убыванию значений в одном или нескольких ее полях. Сортировать таблицы можно также по тем полям, которые в данный момент не отображаются на экране.

Сортировка осуществляется с помощью команды Project > Sort (Проект > Сортировка), после выполнения которой необходимо выбрать поле, по которому следует сортировать. Задачи сортируются по следующим полям: by Start Date (По дате начала), by Finish Date (По дате окончания), by Priority (По приоритету), by Cost (По затратам) и by ID (По идентификатору). Ресурсы могут быть отсортированы по полям by Cost (По затратам), by Name (По названию) и by ID (По идентификатору). Если выбрать пункт Sort by (Сортировать по), то откроется окно, в котором можно более детально задать параметры сортировки (рисунок 5.25).

Рисунок 5.25 – Окно Sort (Сортировка)

 

Если требуется отсортировать еще по одному или двум полям, то их нужно выбрать из списков Then by (Затем по). Предоставляется возможность выбрать поле, по которому следует сортировать (включая невидимые на данный момент), и направление сортировки (по возрастанию или по убыванию).

Сортировка выполняется в алфавитном порядке для буквенных данных (например, для наименований) и в порядке возрастания/убывания чисел для числовых и денежных данных. Если установить флажок Permanently renumber resources (Перенумеровать задачи), то задачи будут перенумерованы в соответствии с новым расположением в таблице. Вернуть старую нумерацию можно будет, отменив сортировку.

Если при сортировке нужно сохранить структуру, то следует установить флажок Sort resources by project (Сохранить структуру). Тогда подзадачи останутся в составе соответствующих суммарных задач, а не будут разбросаны по всей таблице.

Фильтрация

Фильтрация, как и сортировка, предназначена для облегчения восприятия больших объемов информации, но данные не упорядочиваются, а становятся невидимыми. Строки, которые не удовлетворяют условию фильтра, перестают отображаться на экране и становятся видимыми только тогда, когда фильтр отменяется.

Самой простой и быстро устанавливаемой фильтрацией является структурная. Показать или скрыть вложенные задачи можно с помощью команды Project > Outline > Show/Hide Subtasks (Проект > Структура > Показать/Скрыть подзадачи).

Команда дублируется щелчком мыши на значках «+» и «-» слева от названия задачи. По умолчанию в таблице отображаются все задачи, в том числе вложенные.

Рисунок 5.26 – Таблица с включенным автофильтром

 

Упомянутая выше команда работает, если выделить конкретную задачу. Когда требуется показать или скрыть все подзадачи в таблице, то следует выбрать команду Project > Outline > Show > All Subtasks (Проект > Структура > Показать > Все подзадачи). Здесь же можно включить отображение только подзадач до определенного уровня включительно. Например, команда Project > Outline > Show > Outline Level2 (Проект > Структура > Показать > Уровень 2) отобразит задачи и подзадачи первого и второго уровней, а задачи третьего, четвертого и следующих уровней показаны не будут.

Еще одной методикой фильтрации является автофильтр, который включается командой Project > Filtered for > Autofilter (Проект > Фильтр > Автофильтр). При выполнении данной команды в заголовках столбцов появляются кнопки, с помощью которых фильтруются строки таблицы. Нажатием кнопки вызывается меню, позволяющее определить значение, которое должен содержать столбец (рисунок 5.26).

После выбора значения в таблице отображаются только строки, в которых столбец содержит определенное значение.

Автофильтр полезен в случаях, когда таблица содержит строки с одинаковыми значениями.

Группировка

В Microsoft Project существует возможность группировать ресурсы и задачи по определенному признаку. После группировки сходные строки таблиц объединяются в группы, в результате чего данные в таблице проще воспринимать (рисунок 5.27).

Рисунок 5.27 – Сгруппированные ресурсы

 

Чтобы сгруппировать ресурсы или задачи, нужно в меню Project > Group by (Проект > Группировка) выбрать нужный тип группировки.