Билет № 7

1. Профессиональная этика секретаря.

Секретарь – это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы. Секретарь должен быть всегда в “форме” : тщательно и продуманно одет и говорить  опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения., уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы”  дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения. Основные этические  функции секретаря. Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря: ·          знания,  необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс); ·          знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями ; заниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников; ·          знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения  работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы. Современные  требования этики секретаря. Чтобы  отвечать современным требованиям этики, секретарь должен обладать следующими качествами: 1.        иметь профессиональный имидж; 2.        хорошо владеть речью и письмом; 3.        обладать хорошей памятью; 4.        хорошо ориентироваться во времени; 5.        содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги; 6.        уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя; 7.        осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса; 8.        быть энергичным, проявлять инициативу; 9.        быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами; 10.    поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа; 11.    контролировать финансы офиса; 12.    быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых  вопросах фирмы. Классификация секретарей. Есть несколько позиций, которые занимают секретари: RECEPTIONIST – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию. Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса. Самая же высокая должность –PERSONAL SEKRETARY – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и  инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает  различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима. Обязанности. Без особого рода знаний,  умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит: ·          учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству; ·          оформление  (в том числе печатание) и рассылка  распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т . п..; ·          подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями  проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; ·          оформление протоколов рассылок выписок из них; ·          анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; ·          подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам; ·          прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; ·          организация приемов посетителей; ·          прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы. Кроме работы с документами  в обязанности секретаря включаются  функции по бездокументарному обслуживанию. В частности: ·          техническое обеспечение работы руководителя; ·          подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний; ·          организация приема работников и посетителей; ·          телефонное обслуживание; ·          подготовка командировок; ·          организация презентаций и специальных приемов гостей; ·          стенографирование; ·          контроль за праздничными и юбилейными датами; ·          обработка почты; ·          машинописные работы; ·          сбор деловой информации  и ее реферирование по заданию директора; ·          сбор материалов для докладов и речей руководителя; ·          ведение табеля учета рабочего времени и т.д. Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности  и культуры  труда секретаря. Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

2. Форматы бумаги для печатания. Правила заправки бумаги в пишущую машину.

Косвенный способ печатания посредством эластичного декеля офсетного цилиндра дает возможность печатать на разные материалы, у которых, благодаря специфическим свойствам или поверхности, использование других печатных приемов исключено. Следовательно, офсетом можно печатать на металлическом листе, стекле, дереве, текстильных материалах, металлических и пластмассовых фольгах и т. д. Приведенные возможности, конечно, нетипичны и заставляют зачастую прибегнуть к использованию специальных машин и красок. Обычная продукция офсета, однако, способна обработать почти все виды бумаги. Чаще всего используют офсетную бумагу, у которой важнейшим свойством является степень проклейки, увеличивающая прочность и устойчивость к влиянию увлажняющего раствора, в результате чего понижается возможность размерной деформации в ходе печатания. Следующим важным свойством является пригодность бумаги для печатания, т. е. совокупность свойств, оказывающих влияние на прием краски, впитывание и засыхание и т. д. При двухстороннем печатании важна непрозрачность бумаги. При печатании цветных материалов, в особенности при четырехкрасочной печати, на результат оказывает влияние белизна и глянец бумаги. С точки зрения гладкости поверхности различают бумагу машинной гладкости, каландированную бумагу, поверхностно приспособленную или мелованную бумагу. При офсетном печатании широко используется бумага с шероховатой поверхностью и мелованные бумаги с преднамеренно гранулированной поверхностью. Виды бумаги помимо наименования и цели применения обозначают также величиной веса бумаги или плотностью. Она выражена в граммах на 1 метр площади и, следовательно, означает массу листа бумаги площадью 1 м2. Ее определяют взвешиванием квадрата размером 10x10 см на точных весах, умножая результат на сто. Масса бумаги указывается на упаковке. У бумаги существуют свои дефекты, из числа которых самыми неприятными являются: пыление, небольшая прочность поверхности, разное качество поверхности лица и изнанки бумаги, неодинаковая толщина, облачный просвет (видно при рассмотрении против света), дефекты и загрязнения на поверхности листа, гофрирование краев, электростатический заряд и др. Бумага под влиянием технологии ее производства прочнее, жестче и стабильнее размером по направлению выпуска (направление волокон), чем в поперечном направлении. Это необходимо учесть при подготовке бумаги для более сложных печатных работ. У многокрасочных печатных работ режут определенный формат бумаги так, чтобы печатная поверхность проходила поперек направления волокон (т. е. направление волокон параллельно с осью цилиндров), так как возможная разница кроющей способности отдельных красок возникает под влиянием деформации размеров листа и ее можно скорее на окружности цилиндра выравнять. У книгопечатания необходимо следить, чтобы направление волокна проходило по направлению фальца корешка. Листы книги таким образом более легко гнутся, если избежать их гофрирования в корешке. Пазы и перфорация должны проходить по направлению волокон. Поэтому бумажные фабрики направление волокон обозначают на упаковке бумаги стрелкой или подчеркивают соответственно размер (например, 70х00 см = направление поперек листа 70x100 см = направление вдоль листа). Определение направления волокон можно провести тремя простыми способами (рис. б): 1. продевая бумагу между большим и средним пальцами (при этом край ногтя большого пальца стоит перпендикулярно к брюшку среднего пальца), на поверхности бумаги возникает царапина по направлению волокон гладкого характера, в поперечном направлении гофрированная; 2. от листа бумаги отрезают две полоски 12x150 мм, одну продольно, другую поперек листа. Обе расположенные друг на друга полоски держат за конец в горизонтальном положении. Полоска, отрезанная вдоль волокна жестче, поперек волокна - более гибкая; 3. на листе вырезают квадрат 5x5 см и обозначают положение резки. Если увлажнить его одну сторону, то квадрат начнет свертываться, образуя желобок. Ось возникшего желобка определяет направление изготовления. Бумагу, предназначенную для печатания необходимо хранить при температуре 20±2°С и относительной влажности воздуха 60±5%. Одинаковые климатические условия необходимо поддерживать во всех помещениях, где находится бумага (участок подготовки бумаги, кладовая бумаги, печатный цех, межоперационное складирование полуфабрикатов). В результате колебания данных условий происходят зачастую деформация размера и гофрирование бумаги, что нередко вызывает значительные и лишние затруднения в ходе печатания. Изменение размера бумаги может произойти также под влиянием увлажняющего раствора и натиска в процессе печатания. В особенности у четырехкрасочной печати данная деформация, которую можно выявить лишь при печатании второй краской, является для печатника весьма неприятным сюрпризом. Перекрытия и приводки красок можно добиться с большим трудом, нередко однако этого достичь вовсе невозможно. Это можно предупредить, если весь тираж пропустить машиной без печатания, однако под воздействием натиска, при этом на формный цилиндр прикрепляют чистую печатную пластину (без рисунка), подводя к ней небольшое количество увлажняющего раствора, моделируя, таким образом, печатные условия. Приспособленная и стабилизированная таким способом бумага обычно не подвергается в ходе собственно печати таким изменениям.

3. Windows. Перемещение папок и файлов.

Часто возникает необходимость в перемещении документов из одной папки в другую. Возможно, необходимо расположить целиком какую-то папку в .другом месте. Не реже возникает потребность в копировании различных файлов. Для лучшего понимания разных способов перемещения файлов представьте себе, что вы сидите за обычным столом, на котором лежит несколько папок с документами. Вам надо переложить какой-либо документ из одной папки в другую. Выполняя данную задачу, вы вначале должны открыть первую папку. После этого следует открыть вторую папку. Далее вы берете документ из первой папки и кладете его во вторую. Теперь обе папки можно закрыть.

Однако есть и другой способ выполнения этой операции. Он заключается в том, что вы должны открыть первую папку и вынуть из нее документ, оставив его в руках. После этого вы можете закрыть первую папку. Теперь вы открываете вторую папку и кладете в нее документ. При последнем способе не требуется одновременно иметь под рукой обе папки, но нужно иметь место, где документ будет находиться, пока вы закрываете первую папку и открываете вторую. Особенно сильно эти способы различаются, когда папки лежат далеко друг от друга. При работе с проводником можно использовать оба описанных способа.

Прежде всего, отметим, что файлы и папки на компьютере можно как перемещать, так и копировать. Операции копирования, перемещения и удаления выполняются совершенно одинаково как для файлов, так и для папок с файлами. Естественно, операция с папкой подразумевает, что требуемое действие будет применено ко всему содержимому этой папки. Эти операции очень похожи, и сейчас мы рассмотрим общие принципы их выполнения.

При наличии списка папок в левой части окна программы, задача решается очень просто. Вы выбираете исходный файл в правой части и перетаскиваете его на новое место назначения, которое выбирается в списке всех папок. Определив место в списке папок, куда вы хотите переместить файл, подведите указатель мыши к значку файла в правой области. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите указатель мыши на выбранное место в левой области окна, после чего отпустите кнопку мыши. При перемещении выделенного значка на место, где расположен список, папка назначения будет выделена. После того, как вы отпустите кнопку мыши, будет начата соответствующая операция. Отметим, что если перемещение значка или группы значков в выбранное вами место назначения невозможно, то в момент перетаскивания указатель мыши изменит свою форму на. При копировании и перемещении файлов часто появляется диалог, иллюстрирующий этот процесс (Рис. 2.4). Если вы копировали небольшой файл, диалог очень быстро закроется или даже вовсе не появится. При работе с большими файлами постепенное увеличение полоски в нижней части диалога иллюстрирует процент выполнения операции. Нажав кнопку Отмена (Cancel), вы можете прервать операцию. Когда процедура копирования или перемещения будет завершена, диалог закроется.

Рис. 2.4. Диалог копирования файла

Если в списке расположено слишком много папок и дисков, место назначения может быть не видно. В таком случае вам нужно перетащить значок в верхнюю или нижнюю часть списка и подождать, не отпуская при этом кнопку мыши. Через некоторое время список начнет смещаться в окне, и вы увидите нужную папку. Если вы хотите скопировать файл во вложенную папку, которая не видна в списке, следует поступить точно так же. Подведите при перетаскивании указатель мыши к папке, в которой находится нужная вам папка. Подождите, не отпуская кнопку мыши. Через некоторое время список раскроется, и вы сможете выбрать необходимое место для копирования или перемещения файла.

Теперь давайте разберемся, а что же происходит при перемещении значка - копирование или перемещение файла? В системе Windows имеется ряд правил, по которым определяется конкретная выполняемая операция. Если вы перемещаете значок из одной папки в другую, расположенную на том же диске, что и исходная, то операция приведет к перемещению файла, связанного со значком, ^! и 'новую папку. При этом файл в старой папке будет удален. Если вы хотите не переместить, а скопировать файл в папку на том же диске, вы должны при выполнении операции перемещения значка нажать и удерживать клавишу на клавиатуре.

Если вы перемещаете значок в папку, расположенную на другом диске, соответствующий файл будет скопирован. Чтобы переместить файл в папку на другом диске, во время перемещения удерживайте нажатой клавишу. Иногда при перетаскивании значков; программ связанные с ними программы не копируются, а в новом месте только создается ссылка на них. При копировании или перемещении программ всегда следует нажимать соответствующуюклавишу или. Если при перетаскивании любого файла нажать клавишу ^то файл останется на старом месте, а в новом месте будет создан ярлык, указывающий на него.

Возможны операции копирования или перемещения не одного, а группы файлов или папок. При этом следует вначале выделить группу значков, а после перетащить их в нужное место. Чтобы выделить все значки в выбранной папке, необходимо нажать на клавиатуре одновременно управляющую клавишу и клавишу с латинской буквой (при нажатии клавиши с русской буквой файлы не будут выделены). Если необходимо выделить группу значков, расположенных рядом, следует нажать и удерживать клавишу. Далее щелкните мышью на первом значке группы и на последнем значке, после чего отпустите клавишу. Все значки, расположенные между ними, будут выделены. Если вы хотите выделить произвольную группу значков, нажмите клавишу и, _Н е отпуская ее, щелкайте мышью на нужных значках. Обратите внимание, что повторный щелчок мышью на значке снимет выделение.

Выделив рее нужные значки, отпустите клавишу. После того, как нужная группа файлов и папок выделена, перетащите ее в нужное место списка в левой части окна программы. При э,том можно использовать клавиши или. чтобы выбрать операцию копирования или перемещения.

Хотя перемещение и копирование с помощью перетаскивания очень удобно, этот способ не работает, когда ^! в окне проводника отсутствует список папок. Кроме того перемещение и копирование с помощью мыши требует некоторый опыт работы с мышью и может не получиться у начинающих пользователей. Есть несколько способов копирования и перемещения файлов в проводнике, которые значительно проще. Однако следует помнить, что часто простые способы являются более длительными, а более сложные способы существенно экономят время.

Если щелкнуть правой кнопкой мыши на каком-либо значке или группе выделенных значков, рядом появится вспомогательное меню (Рис. 2.5). Вызвать вспомогательное меню для выделенного элемента можно также с помощью клавиши, имеющейся на многих клавиатурах.

Рис. 2.5. Вспомогательное меню

Количество команд меню и их состав зависит от установленных на ваш компьютер программ, однако команды копирования, удаления и переименования будут в этом меню всегда. Чтобы скопировать файл или группу файлов, необходимо выбрать команду Копировать (Сору) данного меню. Далее необходимо перейти в папку назначения и снова отобразить вспомогательное меню щелкнув правой кнопкой мыши на свободном месте в рабочей области программы. В меню нужно выбрать команду Вставить (Insert), чтобы произошло копирование файлов. При таком способе в качестве временного места хранения перемещаемых и копируемых файлов служит так называемый буфер обмена Windows. Для перемещения файла нужно вместо команды Копировать (Сору) вспомогательного меню выбрать команду Вырезать (Cut). При этом файл будет удален из текущей папки и помещен в буфер обмена Windows. Если после этого вы не вставите файл в другую папку, он будет утерян.

Вспомогательное меню содержит еще ряд полезных команд, например команду Переименовать (Rename). При выборе этой команды вместо имени выбранного значка появляется поле ввода, в котором вы с помощью клавиатуры можете ввести новое имя для значка по своему усмотрению. Ввод имени заканчивается нажатием клавиши на клавиатуре.

Есть еще один, очень удобный, способ копирования и перемещения файлов. Как отмечалось выше, в центре окна, в панели задач, расположены разные команды, позволяющие выполнить с выделенным файлом необходимые действия. Для этого следует развернуть верхний список панели задач, нажав кнопку , если список свернут. В списке все действия обозначены кнопками с надписями. Выделите файл или группу файлов и нажмите кнопку расположенную на панели задач в средней части окна программы. Рядом с кнопкой написано Копировать этот файл (Copy this file). На экране появится диалог, в котором вам предлагается выбрать место для копирования (Рис. 2.6). В списке можно найти все диски и папки вашего компьютера. Вы также можете создать новую папку, выделив папку, в которой она будет располагаться, и нажав кнопку Создать папку (Create folder). Работа со списком папок не отличается от аналогичных действий, описанных ранее. Выбрав нужное место и нажав кнопку Копировать (Сору), вы запустите процесс копирования файлов. Над кнопкой имеется кнопка предназначенная для перемещения файлов.

Работа с ней точно такая же. Выделив файл или группу файлов, вы нажимаете кнопку. В появившемся диалоге выбираете новое место для файлов, после чего нажимаете кнопку Переместить (Move), чтобы переместить файлы.

Рис. 2.6. Выбор места для копирования

В списке задач есть и другие кнопки, которые облегчают выполнение некоторых распространенных задач. Нажав кнопку Я, вы сможете переименовать выделенный файл или папку. После нажатия кнопки выделенный файл будет распечатан, а нажатие кнопки удалит его. Для публикации файла в Интернете следует нажать кнопку, а нажатие кнопки отправит файл по электронной почте.

Есть еще один способ копирования и перемещения файлов. Очень просто для этого воспользоваться двумя окнами проводника. Для этого следует запустить две копии данной программы и расположить их окна рядом на рабочем столе. В одном окне сделайте текущей исходную папку, а в другом - ту, в которую хотите скопировать файлы. Далее просто перетащите мышью нужные файлы из одного окна в другое. При этом значительно сложнее промахнуться, чем При использований дерейа дисков и папок в щрюм;окне проводника.

Мы рассмбтрёли множество способов манипулирования файлами, так как эта операция очень важная и широко распространенная. Какой бы способ вы ни выбрали, результат будет совершенно Одинаковым. Попробуйте работу с помощью разных способов, и выберите наиболее удобный для вас вариант.