Билет № 17
Организация обработки исходящих документов.
Технология обработки исходящих документов включает следующие основные процедуры (рис. 2):
разработку проекта документа в структурном подразделении;
согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;
утверждение документа руководством;
регистрацию документа;
экспедиционную обработку документа.
Проекты исходящих документов, готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями.
Рис. 2. Порядок обработки исходящих документов
Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в канцелярию для представления на рассмотрение руководству.
Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в канцелярию.
Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в канцелярии после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера.
Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов.
Оформление работ с формой и графлением.
Найдите сами
Excel. Редактирование данных в ячейке. Удаление данных в ячейке и в диапазоне.
Для изменения значений в ячейке до фиксации ввода надо пользоваться, как и в любом текстовом редакторе, клавишами Del и Backspace. Если надо изменить уже зафиксированную ячейку, то надо дважды щелкнуть на нужной ячейке, при этом в ячейке появится курсор. После этого можно производить редактирование данных в ячейке. Можно просто выделить нужную ячейку, а затем установить курсор в строке формул, где отображается содержимое ячейки и затем отредактировать данные. После окончания редакции надо нажать Enter для фиксации изменений. В случае ошибочного редактирования ситуацию можно "отмотать" назад при помощи кнопки "Отменить" (Ctrl+Z). |
Билет № 18
Система регистрации документов. Основной принцип регистрации.
Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в Инструкции по делопроизводству или в Инструкции по кадровому делопроизводству). Как показывает практика, для удобства работы и сокращения пути прохождения документов они регистрируются децентрализованно, в местах их получения, создания или отправления.
Документы регистрируются в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора и содержания. Например, в любой организации при регистрации выделяют в отдельные массивы приказы по личному составу, входящие и исходящие письма, акты и т. д.
Виды документов, подлежащих регистрации кадровой службой, представлены на схеме (стр. 43). Основной принцип регистрации – однократность. Документы, поступившие в кадровую службу из канцелярии (управления делами, общего отдела), других подразделений, повторно не регистрируются, новые номера им не присваиваются.