Билет № 20

Номенклатура дел бывает трех видов:

• типовая,

• примерная и

• номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

• сводную номенклатуру дел и

• номенклатуру дел структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел ­(сейчас на предприятиях составляют ­номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения – в Примере 2.

Пример 1

Пример 2

Как мы видим, номенклатура дел организации:

• визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),

• подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если ­организация небольшая),

• обязательно утверждается руководителем организации,

• если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

• основной части и

• итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле, составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы, представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям – применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе – в Основных правилах работы архивов организаций.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Самый простой способ начать поиск файла или папки в Windows Vista - ввести имя данного объекта полностью, либо его фрагмент, в поисковое поле, расположенное в верхней части окна программы Проводник, после чего нажать на клавиатуре компьютера клавишу Enter. Поиск начнется автоматически.

Если поиск не принес результатов, либо если эти результаты вас по каким-либо причинам не устроили, щелкните мышью на значке Расширенный поиск, расположенном в основном рабочем пространстве окна. На экране отобразится панель расширенного поиска (рис. 5.10).

Рис. 5.11. Расширенный поиск

Следует учитывать, что при использовании панели поиска программы Проводник процедура поиска требуемой папки или файла будет осуществляться только в текущей папке. Для того чтобы выполнить поиск в другой папке, сначала необходимо открыть ее в окне Проводника, а если вы хотите выполнить поиск по всем дискам, перед началом поиска следует перейти в системную папку Компьютер.

Для начала вам нужно определиться с тем, что именно вы собираетесь искать. В верхней части окна поиска расположена специальная  панель Показать только- щелчком на любой из расположенных в ней кнопок вы сможете выбрать тип искомых объектов: Все, Эл. Почта, Документ, Изображение, Музыка или Другое. Ниже размещается набор списков и меню, с использованием которых вы сможете уточнить ваш поисковый запрос и сузить таким образом диапазон поиска.

В меню Папка можно указать папку или диск, на котором хранится искомый файл. Если вы не знаете, на каком именно диске следует искать файл, выберите пункт Локальные диски.

В поле Имя наберите имя файла целиком, или фрагмент имени, в поле Ключевые слова - произвольный набор ключевых слов, например, фразу, которая может содержаться в файле. В поле Авторы можно указать авторов искомого документа или клипа - эти сведения будут автоматически извлечены из свойств искомого файла.

Расположенное в левой части окна меню Дата позволяет указать тип даты, по которой будет выполняться сортировка результатов поиска: Дата изменения, либо Дата создания  файла или папки. С помощью расположенного рядом меню можно указать способ ранжирования даты: Любые - дата создания/изменения файла не будет учитываться в процессе поиска, Совпадает  - поиск будет выполняться среди файлов и папок, дата создания/изменения которых точно совпадает с указанной вами, Раньше - файл был создан/изменен ранее указанной даты, либо Позже - файл был создан или изменен позже указанного вами числа. Введите требуемую дату в расположенном справа поле.

Схожим образом можно задать размер искомого файла: меню Размер (КБ) позволяет  выбрать наиболее подходящее вам  значение: Любые - будут искаться файлы любых размеров, Равно  - в процессе поиска будут обнаружены файлы и папки, размер которых точно совпадает с указанным вами, Больше чем  - размер файла заведомо больше указанного, Меньше чем - размер файла заведомо меньше указанного. Чтобы начать поиск, щелкните мышью на кнопке Найти. Когда поиск будет завершен, в основном рабочем пространстве окна программы Проводник отобразятся все найденные файлы и папки.

Встроенная поисковая система Windows поддерживает режим поиска по маске, то есть с использованием служебных символов ? и *. Например, если вы хотите найти файл с именем name и произвольным расширением, можете ввести в поле поиска строку name.*, а если вдруг решите найти все файлы с расширением .doc, воспользуйтесь запросом *.doc. Фактически символ * заменяет в строке запроса любую другую последовательность символов. Так, если вы попытаетесь выполнить поиск по запросу glob*.*, поисковая система попытается найти все файлы с произвольным расширением, имя которых начинается на glob, например, globe.txt, global.map и т. д.

Служебный символ ? заменяет в строке запроса какой-либо один символ, а на его место подставляется произвольное значение. Например, если вы введете в поле программы запрос file.?x?, в окне результатов поиска отобразятся файлы с именами file.exe и file.txt.

Давайте рассмотрим процесс поиска файлов в операционной системе Windows Vista на простом примере. Предположим, вы хотите найти документ, созданный вами ранее в редакторе Microsoft Word, но имени документа не помните. Такие файлы имеют расширение .doc. Откройте окно поиска, в инструментальной панели выберите щелчком мыши режим Все, в меню Поиск в: укажите пункт Локальные диски, затем введите в поле Имя запрос *.doc и нажмите кнопку Найти. Через несколько секунд в основном окне Проводника появятся все имеющиеся на дисках вашего компьютера документы Word, и вы без труда сможете выбрать среди них нужный. Если поиск не увенчался успехом, в правой части окна появится надпись: Поиск не дал результатов. В этом случае вы можете изменить параметры поиска и попытаться повторить его еще раз.