Введение

Всем современным предприятиям, учреждениям и организациям присуща управленческая деятельность.

Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирова­ние, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, кон­троль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается, передается и хранится огромное количество информации, которое используется для выработки управленческих решений. Информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффек­тивность управления зависит от объема, оперативности и достоверности инфор­мации, которая фиксируется в документах.

Принятый 20 февраля 1995 г. Государственной думой Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" (с изм. и доп. от 10.01.2003 г.) в ст. 5 указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов".

В зависимости от объема и характера компетенции учреждения, объема и характера взаимосвязей с другими организациями, а также круга решаемых вопросов, состав и количество создаваемых документов в разных организациях различны.

Объединяя операции по информационно-документационному обслуживанию управления, делопроизводство является его главной обеспечивающей функцией.

1. Основные понятия делопроизводства

Делопроизводство есть документирование деятельности организации, основанное на научной организации труда с применением современной техники. Оно охватывает весь комплекс работ по документированию, созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив. Порядок ведения делопроизводства определяется нормативными документа­ми, разработанными Федеральной архивной службой России.

В настоящее время термин "Делопроизводство" чаще звучит как "Документационное обеспечение управления" (ДОУ). Такое определение более точно отражает весь комплекс работ с документами в организации.

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Он обладает организационной функцией, т.к. служит основой для принятия управленческих решений, фиксирует принятые решения, подтверждает факт их исполнения.

Кроме информационной и юридической функций документ несет также коммуникативную функцию, т.к. служит средством связи между должностными лицами, структурными подразделениями, организациями во времени и в пространстве.

Документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки специалистов. Хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, формирует имидж организации.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Основным направлением совершенствования документов является их унификация и стандартизация.

Унификация – приведение документов к единообразию форм, структуры, операций по их составлению, обработке, учету, хранению и т.д. С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управлен­ческой деятельности, снижения трудовых и материальных затрат на их под­готовку и оформление, в целях достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифициро­ванных систем документации (УСД).