Организационно-распорядительные документы (орд)

Организационные	Распорядительные	Информационно-справочные
Устав Положение Инструкция Правила внутреннего распорядка Структура и штатная численность и др.	Приказ Распоряжение Указание Решение Постановление	Служебное письмо Протокол Акт Докладная и объяснительная записки Телеграмма Телефонограмма Справка Сводка и др.

Вторая группа документов – это документы по функциям управления. Такие документы составляют работники функциональных подразделений.

3. Правила подготовки и оформления основных видов организационно-распорядительных докумЕнТов

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

• юридическую силу документов;

• оперативное и качественное их исполнение и поиск;

• возможность обработки документов с помощью технических средств;

• качество документов как исторических источников.

Процесс документирования предусматривает соблюдение процедур составления документов и определенных требований к их изготовлению. Это обеспечивается единым стилем оформления управленческой документации.

В настоящее время на территории РФ в сфере делопроизводства действует ГОСТ Р 6.30 – 2003, в котором изложены требования к оформлению ОРД. Положения стандарта носят рекомендательный характер, тем не менее, с учетом сложившегося порядка и правил документирования деятельности предприятий, организаций и учреждений – как государственных, так и негосударственных - соблюдение указанных требований является фактически обязательным.

Каждый документ состоит из отдельных рек­визитов.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Всего реквизитов 30.

Перечень реквизитов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди­ческого лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о контроле;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организацию;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.

Обязательными реквизитами являются: автор, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст, визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.