37. Ms. Excel. Какие существуют ошибки в формулах Excel? Что они означают?

Программа Excel входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц под управлением Windows..

Документом Excel является файл с произвольным именем и расширением .XLS. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой (Workbook). В каждом файле XLS может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, каждая из которых называется рабочим листом (Sheet).

В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 65536 строк (row) и 256 столбцов (column), размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита А, В, ..., Z, АА, АВ, ..., IV. На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы - ячейка (cell). В любую ячейку можно ввести исходные данные - число или текст, а также формулу для расчета производной информации. Ширину столбца и высоту строки можно изменять.

Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, A1, F8, С24, АА2 и т.д.). В некоторых табличных процессорах ячейка называется клеткой, а адрес - координатами клетки.

Примечание. Буквенные обозначения столбца расположены по алфавиту, обозначение, как и номер, может увеличиваться и уменьшаться. Поэтому далее для простоты мы называем обозначение столбца номером.

Бели при вводе формул или данных допущена ошибка, то в результирующей ячейке появляется сообщение об ошибке. Первым символом всех значений ошибок является символ #. Значения ошибок зависят от вида допущенной ошибки.

Excel может распознать далеко не все ошибки, но те, которые обнаружены, надо уметь исправить.

Ошибка # # # # появляется, когда вводимое число не умещается в ячейке. В этом случае следует увеличить ширину столбца.

Ошибка #ДЕЛ/0! появляется, когда в формуле делается попытка деления на нуль. Чаще всего это случается, когда в качестве делителя используется ссылка на ячейку, содержащую нулевое или пустое значение.

Ошибка #Н/Д! является сокращением термина "неопределенные данные". Эта ошибка указывает на использование в формуле ссылки на пустую ячейку.

Ошибка #ИМЯ? появляется, когда имя, используемое в формуле, было удалено или не было ранее определено. Для исправления определите или исправьте имя области данных, имя функции и др.

Ошибка #ПУСТО! появляется, когда задано пересечение двух областей, которые в действительности не имеют общих ячеек. Чаще всего ошибка указывает, что допущена ошибка при вводе ссылок на диапазоны ячеек.

Ошибка #ЧИСЛО! появляется, когда в функции с числовым аргументом используется неверный формат или значение аргумента.

Ошибка #ССЫЛКА! появляется, когда в формуле используется недопустимая ссылка на ячейку. Например, если ячейки были удалены или в эти ячейки было помещено содержимое других ячеек.  Ошибка #ЗНАЧ! появляется, когда в формуле исп-ся недопустимый тип аргумента или операнда. Например, вместо числового или логического значения для оператора или функции введен текст.

Кроме перечисленных ошибок, при вводе формул может появиться циклическая ссылка.

Циклическая ссылка возникает тогда, когда формула прямо или косвенно включает ссылки на свою собственную ячейку. Циклическая ссылка может вызывать искажения в вычислениях на рабочем листе и поэтому рассматривается как ошибка в большинстве приложений. При вводе циклической ссылки появляется предупредительное сообщение

38.СУБД Аccess  относится к СУБД реляционного типа, работающая в среде Windows. Этот программный продукт является составной частью интегрированного пакета для офиса Microsoft Office Professional.

Объекты Аccess:

Таблицы составляют основу базы данных и предназначены для хранения информации об объектах предметной области.

Запросы являются средством выборки необходимых данных из одной или нескольких таблиц БД.

Формы представляют собой электронный вариант физических форм документов. Они предназначены для ввода, просмотра и корректировки данных.

Отчеты используются для формирования выходных документов, предназначенных для вывода на экран, принтер или в файл.

Макросы содержат описания действий, которые должны быть выполнены в ответ на некоторое событие. Каждое действие реализуется макрокомандой.

Модули содержат программы на языке Visual Basic, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных процедур обработки данных в задачах пользователя.

Для создания объектов базы данных (таблиц, запросов, форм, отчетов) используются специализированные диалоговые графические средства, называемые Конструктор (Design), а также программы-мастера Access (Wizard). Наряду с диалоговыми средствами создания объектов БД,  Access  располагает средствами программирования:

       SQL(Structured Query Language) – структурированный язык запросов;

       язык макрокоманд;

       VBA  (Visual Basic for Applications) - объектно-ориентированный язык программирования.

 

Выражения можно формировать с помощью построителя выражений. Это средство предоставляет удобный доступ к именам полей и элементов управления, используемым в базе данных, а также к множеству других встроенных функций, применяемых во время написания выражений.

Построитель выражений предоставляет возможность поиска и вставки компонентов выражения, которые сложно запомнить, например идентификаторов (имен полей, таблиц, форм, запросов и т. д.), а также имен и аргументов функций.

С помощью построителя выражений можно написать выражение «с нуля» или выбрать одно из готовых выражений для отображения номеров страниц, текущей даты, а также текущей даты и времени.

Построитель выражений можно запускать из большинства областей Microsoft Office Access 2007, где выражения создаются вручную, например из свойства Данные элемента управления или свойстваУсловие на значение поля таблицы. Как

правило, если отображается кнопка Построить , ее можно нажать для запуска построителя выражений.

Пример использования Построителя выражений Процесс создания запроса с формированием критерия на основе применения операций сравнения сводится к следующему. 1. Щелкнуть кнопку Конструктор запросов в группе Другие на вкладке Создание.  2. В диалоговом окне Добавление таблицы щелкнуть по таблице Таблица 1-Ваша фамилия-№ группы и нажать кнопку Добавить, чтобы на ее основе создать запрос и далее нажать кнопку Закрыть. 3. Перейти к таблице создания запроса. Включить в отбор информацию, расположенную в следующих полях '' Код звонка, Дата звонка, Продолжительность звонка (мин) и Стоимость минуты звонка (руб) " (как это делается, описано в предыдущей лабораторной работе). 4. Установить курсор в ячейку Условие отбора поля Дата звонка. 5. Щелкнуть по кнопке Построитель  в группе Настройка запроса из вкладки Конструктор.

6. В открывшемся окне Построитель выражений нажать кнопку   или клавишу ''>" на клавиатуре. Затем ввести значение 7.02.11 и нажать кнопку ОК. Сформированное выражение заносится в ячейку. 7. Установить курсор в ячейку Условие отбора поля Продолжительность звонка (мин) и ввести значение >10, аналогично как в пункте 6. 8.Для расчета стоимости выбраннызх звонков установить курсор в ячейке свободного столбца справа в строке Поле. Щелкнуть кнопкуПостроитель. В открывшемся окне построителя выражений дважды щелкнуть в левом поле нижнего окна кнопку Таблицы и далее в открывшемся подменю щелкнуть Таблица 1-Ваша фамилия-№ группы.  В открывшемся среднем поле нижней части окна построителя выражений дважды щелкнуть Продолжительность звонка (мин), затем щелкнуть кнопку «*» в средней части окна и наконец-то дважды щелкнуть в том же среднем поле нижней части окна Стоимость минуты звонка (руб)(рис. 2). 

39Программное обеспечение  ЭВМ.Назовите основные разновидности программ-утилит и дайте им краткую характеристику

Возможности современного ПК столь велики, что все большее число людей находят ему применение в своей работе, учебе, быту. Важнейшим качеством современного компьютера является его "дружественность" по отношению к пользователю. Общение человека с компьютером стало простым, наглядным, понятным. Компьютер сам подсказывает пользователю, что нужно делать в той или иной ситуации, помогает выходить из затруднительных положений. Это возможно благодаря программному обеспечению компьютера.

Снова воспользуемся аналогией между компьютером и человеком. Новорожденный человек ничего не знает и не умеет. Знания и умения он приобретает в процессе развития, обучения, накапливая информацию в своей памяти. Компьютер, который собрали на заводе из микросхем, проводов, плат и прочего, подобен новорожденному человеку. Можно сказать, что загрузка в память компьютера программного обеспечения аналогична процессу обучения ребенка. Создается программное обеспечение программистами.

Вся совокупность программ, хранящихся на всех устройствах долговременной памяти компьютера, составляет его программное обеспечение (ПО).

Программное обеспечение компьютера постоянно пополняется, развивается, совершенствуется. Стоимость установленных программ на современном ПК зачастую превышает стоимость его технических устройств. Разработка современного ПО требует очень высокой квалификации от программистов.

Типы программного обеспечения

В программном обеспечении компьютера есть необходимая часть, без которой на нем просто ничего не сделать. Она называется системным ПО. Покупатель приобретает компьютер, оснащенный системным программным обеспечением, которое не менее важно для работы компьютера, чем память или процессор. Кроме системного ПО в состав программного обеспечения компьютера входят еще прикладные программы и системы программирования.

Программное обеспечение компьютера делится на:

- системное ПО; - прикладное ПО; - системы программирования.

О системном ПО и системах программирования речь пойдет позже. А сейчас познакомимся с прикладным программным обеспечением.

Состав прикладного программного обеспечения

Программы, с помощью которых пользователь может решать свои информационные задачи, не прибегая к программированию, называются прикладными программами.

Как правило, все пользователи предпочитают иметь набор прикладных программ, который нужен практически каждому. Их называют программами общего назначения. К их числу относятся:

- текстовые и графические редакторы, с помощью которых можно готовить различные тексты, создавать рисунки, строить чертежи; проще говоря, писать, чертить, рисовать;

- системы управления базами данных (СУБД), позволяющие превратить компьютер в справочник по любой теме;

- табличные процессоры, позволяющие организовывать очень распространенные на практике табличные расчеты;

- коммуникационные (сетевые) программы, предназначенные для обмена информацией с другими компьютерами, объединенными с данным в компьютерную сеть.

Очень популярным видом прикладного программного обеспечения являются компьютерные игры. Большинство пользователей именно с них начинает свое общение с ЭВМ.

Кроме того, имеется большое количество прикладных программ специального назначения для профессиональной деятельности. Их часто называют пакетами прикладных программ. Это, например, бухгалтерские программы, производящие начисления заработной платы и другие расчеты, которые делаются в бухгалтериях; системы автоматизированного проектирования, которые помогают конструкторам разрабатывать проекты различных технических устройств; пакеты, позволяющие решать сложные математические задачи без составления программ; обучающие программы по разным школьным предметам и многое другое.

Важными классами системных программ являются также программы вспомогательного назначения — утилиты (лат. utilitas — польза). Они либо расширяют и дополняют соответствующие возможности операционной системы, либо решают самостоятельные важные задачи. Кратко опишем некоторые разновидности утилит:  • программы контроля, тестирования и диагностики, которые используются для проверки правильности функционирования устройств компьютера и для обнаружения неисправностей в процессе эксплуатации; указывают причину и место неисправности;  • программы-драйверы, которые расширяют возможности операционной системы по управлению устройствами ввода-вывода, оперативной памятью и т.д.; с помощью драйверов возможно подключение к компьютеру новых устройств или нестандартное использование имеющихся;  • программы-упаковщики (архиваторы), которые позволяют записывать информацию на дисках более плотно, а также объединять копии нескольких файлов в один архивный файл;  • антивирусные программы, предназначенные для предотвращения заражения компьютерными вирусами и ликвидации последствий заражения вирусами;  Компьютерный вирус — это специально написанная небольшая по размерам программа, которая может "приписывать" себя к другим программам для выполнения каких-либо вредных действий — портит файлы, "засоряет" оперативную память и т.д.  • программы оптимизации и контроля качества дискового пространства; 

• программы восстановления информации, форматирования, защиты данных;  • коммуникационные программы, организующие обмен информацией между компьютерами;  • программы для управления памятью, обеспечивающие более гибкое использование оперативной памяти;  • программы для записи CD-ROM, CD-R и многие другие.  Часть утилит входит в состав операционной системы, а другая часть функционирует независимо от нее, т.е. автономно.