1.3 Фазы pr-кампании как проекта

Как указано в тексте ISO 21500: «Каждая группа процессов состоит из процессов, которые применимы к какой-либо фазе или проекту... Группы процессов не зависят от области применения или конкретной отрасли».Вот эти группы процессов:

1. Инициация (англ. Initiating) – «процесс управления проектом, результатом которого является авторизация и санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла²»;

2. Планирование (англ. Planning) - «непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации³»;

3. Выполнение (англ. Executing) - «процесс обеспечения реализации плана проекта путем организации выполнения включенных в него работ и координации исполнителей⁴»;

4. Контроль и мониторинг (англ. Controlling and Monitoring) - «процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений⁵»;

5. Завершение (англ. Closing) - «процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта⁶».

Итак, как могут помочь международные стандарты, а в частности, ISO 21500 PR-специалисту? В работе над любым проектом менеджер стремится к максимальной эффективности при минимальных затратах, и в достижении этой цели управление проектами – один из лучших инструментов. В первую очередь эти стандарты нужны для того, чтобы грамотно и корректно организовать и провести проект. Они также помогают, если нужно одновременно заниматься несколькими проектами и управлять несколькими группами людей (что чаще всего и происходит в PR-агентстве). Оно позволяет держать под контролем все процессы, чётко соблюдать поставленные сроки и эффективно расходовать средства, выделенные на проект.

1.4 Как использовать?

Естественно, ISO 21500 применим ко всем стадиям организации и проведения проекта, но так как этот подраздел рассматривает только завершение работы над проектом, остановимся подробнее именно на этом аспекте, вкратце описав остальные. Однако, невозможно вести речь о завершении проекта, не сказав несколько слов о его правильном начале.

Согласно тексту пункта 4.3.1 Общие понятия ISO 21500, «проект начинается когда исполняющая организация завершает соответствующий процесс организационного выбора проект и выдает мандат на инициирование нового проекта¹». Приступая к работе над проектом необходимо составить паспорт проекта, проектный план - документ, содержащий основные текстовые данные и схематические изображения, характеризующие техническое решение, экономическую целесообразность и условия применения проекта. Он должен включать в себя четкие цели и планы компании (повысить продажи на %, повысить узнаваемость на %). Также в начале работы над проектом (в соответствии с нижеизложенной теорией тройственной ограниченности) составляется календарный план, бюджет и план по ресурсам; производится примерный просчет рисков.

Это интересно Здесь применима методика SMART, авторство которой часто приписывают Питеру Ф. Друкеру (авторство так и не было установлено окончательно). Согласно ей правильные («умные») цели должны соответствовать следующим критериям: Specific — цель поставлена правильно, если она четко обозначена, понятна всем сотрудникам; Measurable — цель должна быть измерима, чтобы можно было видеть прогрес на пути её достижения; Attainable (Achievable) — цель достижима, с учетом всех внешних и внутренних факторов; Relevant — необходимо понять, действительно ли выполнение задачи поможет достичь цели, почему она важна с точки зрения целей более высокого уровня; Time-bound (Timely)1 - задача должна иметь определенный срок её исполнения.

Согласно тому же пункту, «проект заканчивается когда результаты проекта приняты или проект был преждевременно завершен, и вся проектная документация получена т.е. все процедуры закрытия завершены». Завершение работы над этапом, как считает Михаил Софонов, сертифицированный эксперт и практик в сфере управления проектами, может разделяться на формальную (завершение контракта, подписание договора, сдача отчета) и неформальную (подведение итогов, вынесение уроков и оценка эффективности). И снова здесь пригодится схема тройственной ограниченности, так как теперь необходимо сравнить полученные результаты с паспортом проекта. Например: планировали потратить три месяца, потратили полгода; рассчитывали на повышение продаж на 5%, продажи повысились на 15%, и так далее.

«Целью пункта 4.3.7 Завершение проекта или фазы проекта является проверка выполнения всех процессов и работ по проекту, для того, чтобы формально закрыть фазу или проект.

Завершение всех процессов и операций должно быть проверено, чтобы гарантировать, что результаты проекта фазы или проекта были достигнуты и конкретные процессы управления проектами были либо завершены, либо прекращены до завершения. Все проектные документы должны быть подшиты и храниться в соответствии с действующими стандартами, весь персонал проекта и другие ресурсы должны быть высвобождены.

Возможно, проект, должен быть прекращен до завершения, если заказчики более не заинтересованы в результатах проекта или если становится очевидным, что некоторые или все цели не могут быть достигнуты. Если не существуют особых оснований, прекращение проекта должно включать те же действия, как закрытие проекта, даже если и нет результатов для передачи заказчикам. Вся документация по прекращению проекта должна быть собрана в архив в соответствии с требованиями организации»¹. Не обязательно следовать этим правилам точно, но взяв их за основу, сформировав свои собственные на их базе и применяя их в случае необходимости, PR-специалист сможет правильно организовать, провести и завершить PR-кампанию, а также рационализировать свою деятельность или деятельность своего агентства.

Цитата Стандарты и принципы проектного менеджмента применимы к любой сфере деятельности и вносят неоценимый вклад в оптимизацию работы компании. «Однако, к сожалению, не все организации пока оценили пользу, которую могут принести эти принципы. В России, в основном, это крупный бизнес, изредка — средний» - считает Михаил Софонов.