2 Информационные технологии для управления персоналом предприятия ресторанного бизнеса
Анализ рынка информационных систем для управления персоналом предприятия ресторанного бизнеса
Автоматизация ресторанов (предприятий общественного питания) — внедрение программно-аппаратных комплексов автоматизации бизнес-процессов на предприятиях общественного питания (рестораны, кафе, столовые, фастфуд-рестораны, бары).
Сочетание «автоматизация ресторанов» сформировалось в устойчивый термин в среде русскоязычных рестораторов, поставщиков оборудования и ПО. В нём имеются сразу и обобщение, и наоборот узкая трактовка смысла 4составляющих слов. Под «ресторанами» подразумевается обобщение — любые заведения общепита, как это принято в английском и других языках. При этом под предприятием общественного питания может пониматься также сеть заведений.
«Автоматизация» в данном случае, напротив, трактуется ограниченно и не затрагивает непосредственно производственные процессы (приготовление пищи), а касается только информационной составляющей бизнеса — учёт, документооборот, продажи и другие процессы, связанные с обработкой данных.
В связи с тем, что в России и на Украине ресторанный бизнес является одной из самых динамично развивающихся сфер частного предпринимательства, спрос на системы автоматизации предприятий общественного питания постоянно растёт. Автоматизация стала здесь стандартом, необходимым условием конкурентоспособности бизнеса. Подтверждением этому является появление на российском и украинском рынке разработчиков за последние несколько лет, помимо признанных «автоматизаторов» («R-Keeper», «Tillypad», «Servio», «Магия», «РСТ», «xPOS»), множества новых компаний, специализирующихся на автоматизации ресторанов. Кроме того, к данной сфере обратились и некоторые известные бренды, такие как «1С» (рис. 1).
Рисунок 1 - Российский рынок ИС для предприятий общепита
В настоящее время в России количество автоматизированных ресторанов, кафе, фаст-фудов, корпоративных предприятий питания и их сетей исчисляется десятками тысяч, продолжая быстро расти.
Основные задачи автоматизации ресторанов:
повышение прибыльности и снижение издержек предприятия;
контроль и оптимизация деятельности предприятия;
улучшение качества обслуживания посетителей;
предотвращение хищений и прочих злоупотреблений со стороны персонала;
увеличение производительности труда персонала;
поддержка маркетинговых мероприятий;
создание систем лояльности. Разнообразные системы скидок для постоянных клиентов.
Понятно, что частично эти задачи пересекаются. Их решение путём автоматизации в ресторанном бизнесе можно считать частным случаем АСУ и ERP. Однако в отличие от универсальных систем, ресторанные системы автоматизации, также, например, как системы для розничной торговли (Автоматизация торговли), являются узкоспециализированными, хотя и более распространёнными по числу внедрений, так как ресторанный бизнес один из самых массовых.
Функционирование предприятия общественного питания является более сложным, чем функционирование магазина розничной торговли, так как в первом присутствует процесс изготовления продаваемого товара, а также его непосредственное потребление покупателем на месте.
В общем случае в ресторанном бизнесе при помощи программно-аппаратных комплексов автоматизации подлежат следующие процессы:
Продажи. Сюда входит всё, что связано с обслуживанием посетителей: приём заказа, отправка его на кухню, формирование счёта, расчет с посетителями, выдача фискального чека. Сюда же входят разнообразные механизмы обслуживания постоянных клиентов, маркетинговые акции (скидки, бонусы и т.п.). Если автоматизируется бар, то процесс производства напитков также входит в число операций обслуживания.
Склад и логистика, бухгалтерский учёт. Автоматизируются складские операции — приход и расход продуктов, полуфабрикатов, инвентаризация.
Управление и контроль деятельности предприятия. Управление персоналом.
Часть программно-аппаратного комплекса, которая автоматизирует функции обслуживания посетителей, называется «фронт-офисом». Официант вводит заказ на POS-терминале с контактным экраном и интерфейсом, формируемым программой. Сформированный заказ сразу отправляется на кухню и распечатывается у повара в виде марки заказа со штрих-кодом. Когда блюда приготовлены, повар считывает сканером марку заказа, что служит сигналом готовности для официанта.
Счёт предоставляется посетителю системой автоматизации в виде пречека с подробной распечаткой всех блюд, услуг и с другой полезной информацией. В настоящее время уже и в России распечатанный пречек является составляющей стандарта качества обслуживания.
Бэк-офисом принято называть рабочее место системы автоматизации, пользователю которого доступны все компоненты системы. Это рабочее место руководителя предприятия, управляющего, экономиста, кладовщика, менеджера, администратора, бухгалтера и других сотрудников офиса.
Так, например, автоматизация производства помогает шеф-повару формировать меню, прейскурант и т. д.. Калькулятору даёт возможность расчета стоимости блюд и их экономические показатели. При автоматизации склада и логистики становится значительно проще осуществлять функции менеджеров, ответственных за закупки, прием и хранение продуктов и полуфабрикатов.
Помимо того, что бэк-офис позволяет менеджерам осуществлять операционное управление предприятием, управляющему становится доступна
полная информацию, на основе которой он имеет возможность оценить экономическую эффективность функционирования заведения.
Для сотрудников всех уровней, владельцев бизнеса, комплекс автоматизации предоставляет множество возможностей, которые не просто облегчают жизнь, а в принципе меняют стиль работы. Основой всех систем автоматизации ресторанов является механизм отчётов, гибкость которого в значительной мере определяет эффективность системы для ресторатора. Вместе с тем, отчёты — не только средство контроля, но и инструмент сбора маркетинговой информации.
Автоматизация ресторанов является в чистом виде прикладной задачей. Поэтому успех разработчиков систем зависит не только, и может быть не столько, от умения программировать, сколько от знания предметной области, то есть ресторанного бизнеса. Соответственно, лидирующее положение на рынке занимают компании, которые начали свои разработки более 10 лет назад и успели накопить обширный опыт работы с предприятиями общепита, отладить свои продукты до совершенства. В их числе «R-keeper» – 17 лет, «B52»– 15 лет на рынке.
Для ресторанов быстрого обслуживания характерно непрерывное приготовление небольшого (по сравнению с классическим рестораном) ассортимента блюд, отсутствие официантов и высокая скорость работы кассиров, не допускающая создания очередей.
В настоящее время существует много разновидностей формата быстрого обслуживания: в одних ресторанах заказ принимают и собирают прямо на кассе, в других гость проходит вдоль буфета, собирая блюда на поднос, и расплачивается на кассе в конце раздаточной линии, в третьих гостю предоставляется свободный доступ к столу с блюдами, а путь в зал проходит через кассовую линию.
Для таких ресторанов идеально подходит система автоматизации «АСТОР: Ресторан ПРОФ Фаст-фуд», которая, кроме учетных функций, содержит механизмы планирования продаж и производства, контроля ценообразования и прочие управленческие инструменты.
Фронт-офис системы «АСТОР: Ресторан ПРОФ Фаст-фуд» предоставляет широкие возможности автоматизации работы кассиров и контроля за действиями персонала:
обслуживание посетителя в зале;
автоматизация работы кассиров;
высокая скорость и устойчивость работы;
возможность работы касс в автономном режиме;
оплата платежными картами различных банков;
работа с электронными весами;
настраиваемый интерфейс кассира и вид чека;
система скидок и работа с дисконтными картами;
возможность идентификации персонала с использованием сканера отпечатка пальца.
Система управления «АСТОР Ресторан 4.0 ПРОФ Фаст Фуд» поддерживает работу со следующим специализированным торговым оборудованием:
POS системы;
фискальные регистраторы;
принтеры этикеток;
денежные ящики;
дисплеи покупателя;
сканеры штрих-кода;
ридеры магнитных карт.
Как система управления, ПП «АСТОР: Ресторан ПРОФ Фаст-фуд» содержит следующие функции:
управление запасами;
управление меню;
управление себестоимостью;
анализ взаимоотношений с поставщиками;
контроль закупочных цен;
управление ценообразованием;
учет товаров на складах;
учет взаиморасчетов;
производство блюд и полуфабрикатов;
бухгалтерский учет.
Учет работы ресторана, реализованный в программе, поддерживает все операции, связанные с закупкой, хранением и продажей товара, закупкой и переработкой полуфабрикатов, приготовлением и реализацией блюд и, связанными с этими операциями, взаиморасчетами с покупателями и поставщиками. Также в системе реализована возможность многофирменного учета. Кроме оперативного учета ПП «АСТОР: Ресторан ПРОФ» содержит встроенный блок бухгалтерского учета с возможностью выгрузки данных в «1С Бухгалтерию 8».
Далее рассмотрим систему «TillyPad XL», которая обеспечивает максимально высокую скорость обслуживания клиентов. Поскольку для предприятий, работающих в формате фаст-фуд, главным критерием является высокая скорость обслуживания клиентов, то система «TillyPad XL» сводит к минимуму время, необходимое для приема и исполнения заказа.
Внедрение комплекса «TillyPad XL» на предприятиях формата фаст-фуд позволяет:
использовать единый для всех заведений прейскурант;
осуществлять централизованный учет продаж;
контролировать наличие и расходование продуктов на складе;
использовать общие списки сотрудников;
обеспечить максимально высокую скорость обслуживания клиентов;
организовать стандарты обслуживания, единые для всех заведений, входящих в сеть;
получать любые отчеты о деятельности, как отдельного заведения, так и всей сети;5
организовывать разнообразные маркетинговые и рекламные кампании, действующие во всех заведениях;
неограниченно масштабировать систему в соответствии с развитием бизнеса.
Кроме рассмотренных, сегодня на рынке систем автоматизации ресторанов предлагается несколько информационных систем (ИС):
«R-Keeper».
«Эксперт».
«Z-Cash».
«Эдельвейс/Медальон».
«Магия».
«B52 Ресторан».
«ALOHA POS».
«X-POS».
Система «R-Keeper» – лидер рынка автоматизации заведений сферы общепита и развлечений. Разработчик – компания «UCS». Текущая версия программы – 6. Находится на рынке автоматизации с 1992 года. Основные программные продукты: «R-Keeper» (АСУ для ресторанов), «StoreHouse» (складская программа, часто backend), «PoolJet» (АСУ для учета работы бильярда), «Shelter» (комплекс для автоматизации гостиниц), «UCS Премьера» (АСУ для кинотеатров). С марта 2004 г.«UCS» перешагнула порог в 3000 клиентов, из них 250 – в Литве, 250 – на Украине. Комплекс работает под управлением «PC DOS». Минимальные требования к оборудованию: POS-терминал. Стоимость установки комплекса «R-Keeper» (без оборудования): stand-alone– не поддерживает, минимальная комплектация - $5200, сетевая концепция - $8200. 6
ПК «Эксперт». Разработчик – «Аверс Технолоджис». На рынке автоматизации 5 лет (вышли на рынок в марте 1999 года). Комплекс работает под управлением «Windows» и СУБД «MS SQL» (плюс $1500 к стоимости ПО). Стоимость установки комплекса «Эксперт»: stand-alone – $1250 (плюс СУБД, с POS-терминалом - $2500), сетевая концепция – не поддерживается. Сайт компании: www.averstech.ru
ПК «Z-Cash». Разработчик – компания «Z-LabTech». Молодой продукт (сейчас проходит тестирование новая версия). В АСУ представлены решения только для ресторанов. Система построена на Интранет-технологиях. Работает под управлением сервера «Денвер-2 PRO» и СУБД «MySQL» (вторая версия поддерживает СУБД «Oracle», «Postgree SQL»). Возможны как стандартная реализация, так и stand-alone и сетевая концепция. Цена – ежеквартальная оплата лицензии ($100-150 в месяц).
«Z-CashRestaurantSuite» состоит из трех станций (АРМ – автоматизированных рабочих мест): «FrontOffice», «BackOffice» и «ProductOffice».
Функции «FrontOffice» – АРМ официанта:
открытие новых столов;
функция просмотра всех открытых столов (в основном используется для менеджеров);
введение заказанных блюд и напитков;
редактирование блюд и напитков;
отказ от ранее заказанных блюд и напитков;
печать заказов на кухне/баре или вывод их на терминал ProductOffice (в зависимости от настроек);
печать счетов;
печать фискальных чеков;
закрытие счетов;
удаление счетов;
перенос стола;
передача стола другому официанту;
разбиение счетов;
установление скидок по отделам кухня/бар;
установление скидок с использованием клиентских карт;
оплата по клиентской карте;
внесение аванса на клиентскую карту;
введение модификаторов к блюдам и напиткам (подробнее ниже);
учет прихода на работу;
просмотр всех столов;
функция «Черта»;
информирование о возникающих стоп-листах;
пейджинг (система коротких сообщений);
функции установленных плагинов («электронный наставник», Profiler, mySkin, Room3D etc.);
помощь.
Функции «BackOffice» – АРМ менеджера, калькулятора, управляющего:
просмотр текущих открытых столов в режиме реального времени;
просмотр состояния выручки (реализованная выручка, нереализованная выручка, возможная выручка) в режиме реального времени;
просмотр текущего состояния склада и стоп-листов в режиме реального времени;
открытие новой смены;
просмотр архива смен, в том числе текущей (возможность просмотра каждого счета);
просмотр текущих заказов на кухню/бар, а также возможность контроля времени приготовления блюд (при использовании «ProductOffice») в режиме реального времени;
управление пользователями системы (добавление пользователей, назначение должности с соответствующими правами доступа, редактирование пользователей, удаление и временная деактивация пользователей);
управление правами доступа (добавление должности с новыми правами доступа, установление подчиненности должности, редактирование прав доступа по всем возможным функциям системы, удаление должностей);
управление дисконтными программами (добавление, редактирование и удаление дисконтных программ, назначение размера скидки/наценки на отдельные дисконтные программы, назначение графика действия дисконтных программ);
управление клиентскими картами (добавление, редактирование и удаление клиентских карт, привязка клиентской карты к конкретной дисконтной программе, изменение дисконтной программы клиентской карты);
управление меню (добавление, редактирование, удаление и временная деактивация блюд, напитков и каталогов, редактирование технологии приготовления блюда/напитка, печать технологических карт, просмотр себестоимости блюда/напитка, возможность редактирования шаблона технологической/калькуляционной карты, введение времени приготовления блюда для контроля хронометража, указание принтера для вывода конкретного блюда);
управление модификаторами (создание, редактирование и удаление модификаторов, задание статусов частного или общего модификатора, привязка модификатора к одному или нескольким блюдам, задание технологии модификатора, создание сложных модификаторов, использование информационных, ценовых, технологических корректоров, обязательные модификаторы, модификаторы на блюдо/счет, скрытые модификаторы);
управление справочником продуктов (добавление, редактирование, удаление продукта или каталога, временная деактивация для использования в технологических картах, отображение блюд, в которых используется данный продукт, просмотр текущей учетной стоимости продукта, просмотр текущего остатка продукта на складе);
работа с приходными, расходными, инвентаризационными складскими актами (транзакции актов, возможность редактирования акта в любое время до его закрытия, просмотр всех актов, частичная инвентаризация, при включенной/выключенной опции возможно/невозможно изменение текущей учетной стоимости продукта инвентаризационным актом, автоматический перерасчет учетной стоимости продукта при закрытии акта);
просмотр протокола отказа от блюд;
просмотр протокола удаления счетов;
просмотр протокола установления скидок;
просмотр протокола возникновения стоп-листов (делается запись, когда при заказе списывается продукт с отрицательным или нулевым балансом);
просмотр протокола хронометража блюд при включенном ProductOffice (вносится запись, когда блюдо отдано позже, чем указано в хронометре конкретного блюда);
просмотр журнала учета прихода на работу;
настройки «FrontOffice» (изменение скинов, настройка и управление плагинами, настройка принтеров для печати чеков и счетов);
настройки «BackOffice» (изменение скинов, настройка и управление плагинами, установка методики учета себестоимости:FIFO, LIFO или средневзвешенный, установка опции возможности изменения учетной стоимости продуктов инвентаризационными актами);
настройки «ProductOffice» (включение/выключение станции, изменение скина, настройка и управление плагинами);
управление мультилингвальностью и локализацией;
работа с финансовыми, складскими отчетами и отчетами по меню на плагинной системе (инсталляция и деинсталляция отчетов, удаление отчетов, просмотр описания и помощи отчетов, формирование отчета, распечатка и сохранение отчета, выгрузка отчетов в «Excel»);
интеграция с «1С» через «CommerceML»;
пейджинг (система коротких сообщений);
помощь и руководство.
Функции «ProductOffice» – АРМ производственных подразделений кухня/бар (не представлен в первой версии АСУ):
отображение заказа (различные возможности отображения: в порядке ввода, упорядочить все заказы по времени ввода, упорядочить все заказы по счетам, упорядочить все заказы по официантам, сгруппировать все заказы по одинаковым блюдам/напиткам);
информирование о готовности;
пейджинговая система сообщений (в том числе о возникших фактических стоп-листах);
эмпирическое информирование о возможных стоп-листах;
информирование о времени приготовления блюда/напитка;
просмотр справочника технологических карт;
мониторинг прошедшего времени приготовления блюда/напитка.
ПК «Эдельвейс». Разработчик – компания «Reksoft». На рынке автоматизации 5 лет. С 2004 года название будет изменено на «Медальон». Комплекс автоматизации гостиниц. Совместим со следующими АСУ: «TillyPad», «Магия», «R-Keeper». Кроме того имеет собственную АСУ «Medallion POS».
«Магия-Ресторан». Разработчик – компания «ИВС» (г.Москва). На рынке автоматизации с 1996 года. Комплекс автоматизации управления и учета на предприятиях общепита. Работает под управлением «Windows» и СУБД «MS SQL». Пользователи – свыше 500 предприятий России и Украины. Цена – нет данных.
Для небольшого ресторана с одним или двумя залами обслуживания, для оформления заказов оптимально использование выделенного терминала официанта. Рабочим местом кассира является Pos-система на базе фискального регистратора. В качестве станции официанта предпочтительно использовать сенсорный терминал – это позволяет ускорить ввод и редактирование заказов. Дополнительно терминал официанта можно оснастить принтером печати счета. На кухне и в баре устанавливаются принтеры для печати заказов. На офисном компьютере устанавливается программное обеспечение необходимое для администрирования системы: разграничение прав доступа, печать меню, формирование зала, задание схем печати. Для ведения учета продуктов на склад и калькуляции устанавливается специализированная конфигурация «1С-Управление Рестораном». Таким образом, автоматизация ресторана позволяет быстро и эффективно решать массу задач, ежедневно возникающую перед персоналом заведения.
Информационная система «X-POS». Разработчик – компания «ИНКОМСОФТ». Работает под управлением «Windows» и «MS SQL» (плюс $1500). Минимальная стоимость установки – $1300 (плюс стоимость СУБД при установке $890). Отсутствуют варианты реализации stand-alone и сетевой концепции. Малораспространенная АСУ. Сайт компании: www.xpos.ru
Информационная система «ALOHA POS». Разработчик – компания «AlohaTechnologies» (США), официальный представитель в России – «Сервис Плюс». На рынке автоматизации с 1992 года. Основная деятельность – крупнейший системный интегратор, разработчик ПО и поставщик оборудования (по данным «РосБизнесКонсалтинг»). Пользователи «ALOHA POS» – свыше 30 000 ресторанов в 30 странах мира, среди них: «BurgerKing», «TGI Fridays», «BaskinRobins», «KFC». Отсутствие собственной системы «BackOffice» (предлагается разработка компании Сервис Плюс «Супер Босс»). Цена – нет данных.
Информационная система «B52 Ресторан». Разработка компании «Студия ПЛЮС» (Украина). На рынке автоматизации с 1995 года. Работает под управлением СУБД «Interbase 5.0» или «Firebird 1.0». Цена – 600 евро за каждый front-office и 600 евро за первый (300 евро за каждый последующий) back-office.