Практична робота 4
Тема. Пошук та сортування даних. Фільтрація даних.
Мета. Дати поняття про сортування та фільтрацію даних, навчити використовувати різні опції цих команд.
Учні повинні знати: різницю між сортуванням та фільтрацією даних, типи фільтрів.
Учні повинні вміти: виконувати сортування та фільтрування даних в таблиці, застосовувати різні фільтри для відбору інформації.
Обладнання: ПК, програма Microsoft Access.
Теоретичні відомості
Серед основних задач, що виконують бази даних, пошук інформації - одна з найголовніших. Пошук інформації можна здійснювати за допомогою запитів та більш простих інструментів – команд Знайти та Замінити, а також засоби фільтрації.
Пошук даних з допомогою команди Найти
Найпростіший засіб пошуку певного запису в таблиці – команда Найти. З її допомогою можна відшукати записи, значення полів яких повністю або частково відповідають якому-небудь критерію пошуку.
Для пошуку певного запису слід виконати дії:
Відкрити таблицю, в якій потрібно виконати пошук, в режимі таблиці.
Клацнути на полі (для режиму таблиці – на будь-якій комірці потрібного стовпця), в межах якого повинен проводитись пошук. Таке поле називається поточним.
Виконати Правка/Найти або клацнути на кнопці Найти на панелі інструментів. Відкриється діалогове вікно Поиск и замена з активною вкладкою Поиск, в яку по замовчуванню встановлено ім’я поточного поля, вибраного в попередньому кроці.
Ввести в текстове поле Образец фрагмент даних, який потрібно знайти. Якщо пошук потрібно проводити не тільки в поточному полі, а по всім полям всіх записів таблиці, треба клацнути по кнопці Поиск в, а потім – на імені таблиці. Список Совпадения пропонує кілька варіантів співпадань для зразка та значень поля. Необхідно вибрати одну з наступних опцій.
Поля целиком. Будуть знайдені тільки ті значення полів, які ідентичні введеному зразку (Наприклад, для зразка Олексій поля, що містять рядок Олексійович будуть пропущені).
С начала поля. Будуть знайдені записи, які починаються з даного фрагмента (Наприклад, для зразка фор будуть знайдені значення форма, фортепіано, але пропущені інформація.)
С любой части поля. Будуть знайдені записи, які містять вказаний фрагмент даних в будь-якій частині поля. (Наприклад, для зразка Олександр будуть знайдені записи, які містять значення Олександрія або Ірина Олександрівна)
В цьому вікні також можна задавати напрямок пошуку відносно поточного запису (вверх, вниз, в усій таблиці), врахувати регістр символів та формат полів.
Якщо пошук виявляється успішним, вказівник переміщається до знайденого запису, а в його полі виділяється шуканий текст. Щоб знайти наступне значення, яке задовольняє умові, потрібно клацнути на кнопці Найти далее.
Команда Найти відображає тільки перше значення, що задовольняє умовам пошуку. При наявності в таблиці багатьох таких значень пошук доводиться проводити кілька разів. Для знаходження та відображення групи записів, в яких містяться шукані дані, більш доцільно використовувати фільтри, які будуть розглянуті нижче.
Використання команди Заменить
Команда Заменить працює по такій же схемі, що і команда Найти, однак, встановлюючи параметри пошуку, можна визначити не тільки шукані дані, а й нове значення, яке буде внесено в поле замість вказаного в якості зразка. Команда Заменить працює одночасно лише з одним записом. Як правило, вона використовується, коли необхідно автоматично виправити помилки у назвах або замінити абревіатури, введені в поля, на їх розшифровки.
Сортування даних
За замовчуванням порядок відображення записів на екрані визначається індексом, який автоматично створює програма Access на основі первинного ключа таблиці. Якщо первинного ключа немає, записи будуть відображатися в порядку їх введення в таблицю.
Сортування дозволяє змінити порядок записів в таблиці і відображати їх за зростанням або за спаданням з врахуванням значень деякого визначеного поля. Сортування може бути більш складним, коли записи впорядковуються не по одному полі, а по кількох полях, при цьому записи спочатку впорядковуються по першому полю, а потім по другому. Обов’язковою умовою складеного сортування є правильний порядок розташування полів: вони повинні бути суміжними і впорядковані.
Щоб відсортувати дані, потрібно виконати такі дії:
Виділити поле, по якому мають бути відсортовані записи.
Клацнути на кнопці Сортировка по возрастанию або Сортировка по убыванию або вибрати ці команди з контекстного меню.
Щоб відновити початковий порядок записів в таблиці, треба виконати команду Записи/Удалить фильтр.
Фільтрація даних
Функція сортування дозволяє лише впорядкувати записи таблиці, при цьому в вікні таблиці будуть відображені всі записи. Фільтрація дозволяє приховати записи, які не відповідають вказаній умові, завдяки чому користувач може сконцентрувати увагу виключно на потрібних йому даних.
Існує кілька методів фільтрації при роботі з записами таблиці.
“Фільтр для”
Ця опція використовується, щоб швидко відфільтрувати записи за конкретним значенням або виразом, яке вводиться для поточного поля.
Щоб скористатись цією опцією, треба виконати такі дії:
В режимі таблиці клацнути павою кнопкою миші на потрібному полі таблиці. З’явиться меню, в якому міститься опція Фильтр для.
Ввести в поле Фильтр для критерій фільтрації (на малюнку введена умова >100), натиснути Enter. Після цього в таблиці будуть відображені тільки ті записи, що задовольняють введеному критерію.
Щоб видалити фільтр, треба виконати команду Записи/Удалить фильтр, клацнути на кнопці Удалить фильтр на панелі інструментів Таблиця в режимі таблиці або вибрати команду Удалить фильтр з контекстного меню поля.
“Фільтр по виділеному”
Ця команда допомагає швидко виконати фільтрацію, якщо в полі таблиці можна легко знайти і виділити значення, яке стане критерієм відбору.
Щоб скористатись цим фільтром, треба виконати такі дії:
Знайти в стовпці комірку з потрібним значенням. Виділити в комірці дані, які повинні бути присутні в полях результуючого набору записів.
Клацнути на кнопці Фильтр по выделенному панелі інструментів або вибрати команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному. Записи таблиці будуть відфільтровані.
При використанні цього фільтра можна в якості зразка брати не значення поля повністю, а лише ряд символів, наприклад на початку (в кінці) поля. Результуючими будуть записи, в яких початкові (кінцеві) символи поточного поля співпадають з виділеним зразком. Якщо виділено кілька символів всередині поля, відфільтрованими виявляться записи, в яких в поточному полі містяться виділені символи. Завдяки тому, що програма “накопичує” критерії відбору, до записів, які відфільтровані цим фільтром, можна застосовувати його кілька разів, змінюючи умову відбору.
Програма також дозволяє відфільтрувати ті записи таблиці, які не задовольняють умові відбору, яка вказана при застосуванні команди Фильтр по выделенному. Щоб знайти такі записи, потрібно виконати аналогічні дії, виконавши на останньому кроці команду Записи/Фильтр/Исключить выделенное.
“Фільтр по формі”
Цей фільтр дозволяє виконати фільтрацію не по одному, а по кількох критеріях з використанням логічного оператора ИЛИ для кожної групи заданих значень. При задаванні критерію використовується “бланк”, в який вносяться умови фільтрації.
Щоб скористатись цим фільтром, треба виконати такі дії:
Відкрити таблицю в режимі таблиці. Клацнути на кнопці Изменить фильтр панелі інструментів або виконати команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр.
Відкриється вікно фільтра по формі, яке дозволяє вказати умови відбору записів при фільтрації.
Для задання умови відбору потрібно перейти до потрібного поля і клацнути на ньому. В правій частині поля з’явиться кнопка розкривного списку, клацнувши на якій треба вибрати зі списку шукане значення. Умову відбору можна також вводити з клавіатури або вказувати з допомогою виразів.
Якщо потрібно задати для фільтра додаткові умови відбору, то потрібно повторювати попередній крок. В цьому випадку фільтрація буде виконуватися по значенням кількох полів, і результуючими будуть лише ті записи, в яких кожне з цих полів містить дане значення.
Якщо потрібно задати альтернативний критерій для пошуку, треба клацнути на вкладці ИЛИ, яка розташована в лівому нижньому куті фільтра. Відкриється новий бланк, в якому потрібно вказати нові умови для пошуку. Програма комбінує критерії, які вказуються на окремих вкладках, з допомогою логічного оператора ИЛИ.
Вказавши всі умови відбору, клацнути на кнопці Применение фильтра, розташованій на панелі інструментів Фильтр або виконати команду Фильтр/Применить фильтр. В вікні таблиці з’являться записи, які задовільняють умовам відбору.
Якщо створений фільтр буде використовуватись в майбутньому, його можна зберегти у вигляді запиту, для чого потрібно перейти в режим відображення фільтра і виконати Файл/Сохранить как запрос, вказавши ім’я нового запиту. В подальшому ним можна буде користуватись, відкривши вкладку Запросы в вікні бази даних.