Зберегти таблицю, щоб зберегти внесені зміни.

В програмі Microsoft Access можна створювати індекси як по одному полю (простий індекс), так і по кільком полям (складений індекс). Складені індекси, наприклад, використовуються з метою прискорити одночасне сортування або пошук в кількох полях.

Для створення запита на вибірку в режимі конструктора в основному вікні бази даних активізують вкладку Запросы та кнопку Создать, у результаті чого на екрані з'являється вікно Новый запрос, в якому активізують команду Конструктор для самостійного створення запиту.

Після активізації кнопки ОК на екрані з'являється вікно Добавление таблицы, в якому вибирають потрібну таблицю (або таблиці).

Після визначення таблиць та полів запит має вигляд, показаний на малюнку.

Створений запит можна переглянути у вигляді таблиці, активізувавши команди Вид/Режим.

Після закінчення роботи із запитом його закривають. У результаті на екрані з'являється вікно, в якому треба зазначити ім'я запиту і папку, де він зберігається.

При обслуговуванні реальних баз даних повинні бути механізми, які автоматизують модифікацію великої кількості записів в таблиці. Таким механізмом Microsoft Access є запити на зміну, які дозволяють виконувати складні операції маніпулювання даними.

Основою для будь-якого запита на зміну є звичайний запит на вибірку, який визначає групу записів, над якими будуть виконані певні дії. Тому при створенні запиту на зміну спочатку необхідно побудувати запит на вибірку, а потім змінити в режимі конструктора його тип. Зробити це можна, вибравши тип запиту, який підходить, з допомогою кнопки Тип запроса панелі Конструктор запросов або з меню Запрос. Кожен з запитів відмічений власною піктограмою, яка доповнена знаком оклику. Оскільки запити на зміну модифікують інформацію, яка зберігається в таблицях, щоб попередити втрату даних, перед запуском будь-якого запиту такого типу варто скористатись кнопкою Режим таблицы, щоб переглянути ті зміни, які будуть зроблені в таблиці в результаті виконанні запиту.

Нижче перераховані чотири підтипи запитів на зміну, які підтримуються в Microsoft Access.

Запит на створення нової таблиці

Такий запит використовується для створення нової таблиці, значення якої відповідають значенням запиту на вибірку. Для виконання цієї дії запит активізують у режимі конструктора, з рядка головного меню вибирають команди Запрос/Создание таблицы. В результаті на екрані з'являється вікно Создание таблицы, в якому вводять ім'я нової таблиці та місце її розташування, після чого активізують кнопку ОК і закривають запит. Ця таблиця з'являється в об'єкті Таблицы під заданою назвою.

Запит на вилучення

Для створення запиту на вилучення значень із таблиці спочатку створюють новий запит, в який включають поля тієї таблиці (або таблиць), значення якої треба вилучити та вказують умову для вилучення записів.

Запит на додавання

Такий запит використовується для додавання нових записів. Записи із результуючого набору такого запиту можуть бути додані як в таблицю вже відкритої бази даних, так і в будь-яку іншу бази даних Microsoft Access.

Запит на оновлення

Такий запит дозволяє оновити дані для групи однієї або кількох таблиць. В такому запиті можна вказати критерій відбору записів, які підлягають оновленню, а також нові значення для одного або кількох полів вихідної таблиці. Значення вказаних полів будуть змінені в тих записах вихідної таблиці, які відповідають записам результуючого набору. Наприклад, з допомогою такого запиту можна швидко задати нові значення цін на товари визначеного типу, знизивши їх на 20% в зв’язку з сезонним розпродажем.

Оператори та вирази Microsoft Access

Вираз — інструкція для виконання розрахунків, що складається з одного або кількох операторів, ідентифікаторів, літералів, функцій.

Оператори. Щоб створити вирази, використовують такі типи операторів:

Арифметичні - для роботи з числовими значеннями;

Арифметичні оператори для роботи з числовими значеннями:

• Оператори присвоєння та порівняння (=, <, >, <=, >=, < >) – для присвоєння значення і порівняння двох значень при створенні правил перевірки, умов відбору записів; повертають логічні значення True, False. До цієї групи належать такі оператори:

• Is - разом із Null визначає, яким є значення поля - нульовим чи ненульовим (Not Null);

• Like - визначає, чи починається символьне значення з одного або кількох символів. При цьому застосовується шаблон з одного чи кількох символів * або ? (наприклад, Like«A*»);

• In — визначає, чи є значення із поданого списку. Наприклад, In (6; 10) або In («лд»; «бв»);

• Between — визначає, чи входить число в поданий діапазон значень (наприклад, Between 10 and 15).

• Логічні оператори - для створення комбінації результатів двох або більше операцій порівняння. Ці оператори стосуються виразів, що повертають логічні значення True, False, Null. Такими операторами є:

• And — логічне І;

• Оr — логічне АБО;

• Not — логічне НЕ.

• Оператор конкатенації (&) — для створення комбінації рядка символів.

Літерали. Існують літерали таких типів:

• числові – вводяться як ряд цілих і дробових чисел;

• текстові – містять літери та цифри, при створенні їх беруть у подвійні лапки. Для об'єднання кількох лібералів використовують оператор конкатенації (&);

• літерали дати/часу застосовуються для створення полів типу дата або час (12. 01. 99), при цьому автоматично додається знак # на початку і в кінці виразу (#12. 01. 99#).

Відбір записів за умовою та сортування в запитах

Умови відбору - це обмеження, що накладаються на запит або розширений фільтр для визначення записів, з якими він буде працювати.

Для створення умови відбору записів запит відкривають у режимі Конструктор.

Для визначення одного або кількох полів, не потрібних для виведення на екран дисплея, використовують перемикач у рядку Вывод на экран відповідного стовпця.

У полях типу Дата/время також можна використовувати умови, наприклад логічні (>, <, >=, <=, =), або оператор Between.

Якщо, наприклад, треба відібрати тільки ті значення запиту, які стосуються дати 2001 рік, то умова матиме такий вигляд:

Between #01. 01. 01#and#31. 12. 01#.

Для текстових полів використовують оператор Like. Якщо, наприклад, потрібно відібрати значення записів, у яких назви починаються з “К” чи “Ш”, то умова матиме такий вигляд:

Like"К*"оr"А*".

Нехай, наприклад, треба відібрати назви квітучих рослин. Для цього у полі Условие отбора під відповідним іменем поля (Цветение) з клавіатури вводять умову Да.

Нехай, наприклад, потрібно із таблиці Фотографии вилучити записи, в яких вказана дата до 1 вересня 2006 р. (з використанням запиту на видалення) Для цього створюють новий запит Фотографии Запрос, у рядок Поле із списку полів вибирають Дата съемки. В режимі конструктора вибрати тип запиту Удаление, після чого в рядку Условие отбора створюють потрібну умову: <#01.09.2006#

Для вилучення записів, що відповідають заданій умові, активізують кнопку Запуск на панелі інструментів або команду Запрос/3апуск. У результаті на екрані з'являється вікно з повідомленням про кількість вилучених записів, після чого активізують кнопку Да. Тепер у вказаній таблиці уже не буде записів, в яких вказана дата до 1 вересня 2006 р.

Хід роботи

1. Створити запит на створення нової таблиці Классификация, в якій будуть вказані назва, тип та зображення рослини.

Послідовність дій:

1. Вибрати створення запиту в режимі конструктора.

2. Додати в запит таблиці Растения та Типы.

3. Додати в запит поля (вибрати з розкривного списку або перетягти з їх допомогою миші): Обычное Название, Название Типа, Изображение.

4. Вказати тип запита: створення нової таблиці. В діалоговому вікні, яке відкриється, дати назву таблиці та зберегти її в поточній базі даних.

5. Зберегти запит, дати назву Создание новой таблицы.

6. Запустити запит на виконання, перевірити наявність створеної таблиці.

2. Створити запит на видалення записів з таблиці Растения, де вказано рослини, які не цвітуть.

Послідовність дій:

1. Оскільки дані при виконанні цього запита безповоротно знищаться, слід створити копію таблиці Растения, давши їй назву Цветущие растения.

2. Послідовність створення запиту аналогічна, перенести в запит всі поля.

3. Вказати тип запиту: на видалення.

4. В полі Условие отбора для поля Цветение вказати Нет.

5. Зберегти запит, давши назву Запрос на удаление, запустити запит на виконання.

6. Перевірити результат виконання запиту.

3. Створити запит на оновлення записів в таблиці Растения, змінивши дані про частоту поливу на запис “не заливати” в тих записах, де в полі Цветение вказано Да.

Послідовність дій:

1. Оскільки дані при виконанні цього запита безповоротно знищаться, слід створити копію таблиці Растения, давши їй назву Растения1.

2. Послідовність створення запиту аналогічна, перенести в запит поля Частота полива та Цветение.

3. Вказати тип запиту: на оновлення.

4. В полі Условие отбора для поля Цветение вказати Да.

5. В полі Обновление для поля Частота полива вказати Не заливати.

6. З берегти запит, давши назву Запрос на обновление, запустити запит на виконання.

7. Перевірити результат виконання запиту.

4. Створити запит на оновлення записів в таблиці Сведения заказа, додавши поле Стоимость, в якому буде обчислюватися сума залежно від кількості одиниць товару та ціни за одиницю товару.

П ослідовність дій:

1. Відкрити таблицю Сведения заказа в режимі Конструктора, додати поле Стоимость, вказавши тип даних Денежный.

2. Створити запит Перерахунок, вказати доступну таблицю Сведения заказа, перенести в запит поле Стоимость.

3. Вказати тип запиту: на оновлення.

4. В полі Условие отбора для поля Стоимость записати вираз для обчислення значення поля: [Количество]*[ЦенаЕдиницыТовара].

5. Зберегти запит, давши назву Перерахунок, запустити запит на виконання.

6. Перевірити результат виконання запиту, відкривши таблицю Сведения заказа.

5. Створити запит на оновлення поля Стоимость в таблиці Покупки.

Послідовність дій:

1. Створити запит Перерахунок таблиці Покупки, вказати доступними таблиці Сведения заказа та Покупки, перенести в запит поле Стоимость з таблиці покупки.

7. Вказати тип запиту: на оновлення.

8. В полі Обновление записати вираз для обчислення значення поля: [Сведения заказа]![Количество]*[Сведения заказа]![ЦенаЕдиницыТовара].

9. Зберегти запит, давши назву Перерахунок таблиці Покупки, запустити запит на виконання.

10. Перевірити результат виконання запиту, відкривши таблицю Покупки.

6. Створити самостійно запит на основі кількох таблиць, в якому відібрати записи за умовою та відсортувати записи (див. малюнок). Назвати запит “Запит на основі кількох таблиць”

Контрольні запитання

1. Що таке запит на вибірку? Як можна створити запит на вибірку?

2. Що таке запити на зміну?

3. Які є типи запитів на зміну?

4. Для чого потрібна індексація даних?

5. Які використовується типи операторів в СУБД Access?

6. Що таке умови відбору?

7. Де вказуються умови відбору?

Практична робота 7

Тема. Створення перехресних запитів та запитів з параметрами.

Мета. Навчити створювати перехресні запити з допомогою Майстра за Конструктора, навчити створювати запити з параметром, додавати умови для відображення полів.

Учні повинні знати: способи створення запитів, типи запитів.

Учні повинні вміти: створювати перехресні запити, запити з параметром, додавати в запити умови для відображення полів.

Обладнання: ПК, програма Microsoft Access.

Теоретичні відомості

Запити з параметрами та їх використання

Запит з параметрами — це запит, при виконанні якого, відображується у власному діалоговому вікні запрошення ввести дані, наприклад, умова для повернення записів або значення, що потрібно вставити в поле. Можна розробити запит, що виводить запрошення на введення декількох одиниць даних, наприклад, двох дат. Потім Microsoft Access може повернути всі записи, що приходяться на інтервал часу між цими датами.

Наприклад, потрібно створити запит для таблиці Покупки, який буде надавати інформацію про дату та вартість покупки за вказаною назвою рослини. Для цього потрібно створити запит, в якому вказати доступними таблиці Покупки та Растения, вивести поля ОбычноеНазвание, ДатаПокупки, Стоимость, в полі ОбычноеНазвание, в рядку Условие отбора в квадратних дужках вказати [Введіть назву рослини].

При виконанні цього запиту з'явиться вікно в якому потрібно вказати назву рослини, після чого виведеться потрібна інформація.

Перехресні запити. Результати, отримані з допомогою перехресного запита, організовані в спеціальному форматі, який нагадує електронну таблицю. Вони групуються за двома наборами даних: перший виводиться в стовпці зліва (заголовки рядків), а другий – в верхньому рядку (заголовки стовпців). В ролі заголовків рядків і стовпців виступаються не назви, а значення полів. Для створення перехресного запита потрібно як мінімум три елемента: поле для визначення заголовків рядків, поле, яке визначає заголовки стовпців, і поле для вибору значень, над якими будуть безпосередньо виконуватись обчислення.

Перехресні запити можна створювати за допомогою Майстра або Конструктора.

Створення перехресного запита за допомогою Конструктора

1. В вікні бази даних вибрати значок Запросы в списку Объекти і натиснути кнопку Создать на панелі інструментів вікна бази даних. У діалоговому вікні Новый запрос вибрати у списку рядок Конструктор.

2. У вікні діалогу Добавление таблицы вибрати вкладку, що містить об'єкти, дані з який будуть використані в запиті, двічі клацнути на об’єктах, які потрібно додати в запит, і натиснути кнопку Закрити.

3. Додати поля в рядок Поле в бланку запиту і задати потрібні умови відбору.

4. На панелі інструментів натиснути кнопку Тип запроса і вибрати Перекрестный запрос.

5. Для поля чи полів, значення яких повинні бути представлені у виді заголовків рядків, клацнути комірку рядка Перекрестная таблица і вибрати значення Заголовки строк. Для таких полів потрібно залишити в рядку Групповая операция значення Группировка, встановлене за замовчуванням.

6. Для поля, значення якого повинні бути представлені у виді заголовків стовпців, клацнути комірку рядка Перекрестная таблица і вибрати значення Заголовки столбцов. Значення Заголовки столбцов можна задати тільки для одного поля. Для цього поля потрібно залишити в рядку Групповая операция значення Группировка, встановлене за замовчуванням.

За замовчуванням, заголовки стовпців сортуються за алфавітом або за числовим значенням. Якщо потрібно розташувати їх в іншому порядку, або потрібно обмежити кількість відображуваних заголовків стовпців, слід використовувати властивість Заголовки столбцов запиту.

7. Для поля, значення якого потрібно використовувати при створенні перехресної таблиці, клацнути комірку рядка Перекрестная таблица і вибрати Значение.

Значення Значение може бути обрано тільки для одного поля.

8. У рядку Групповая операция вибрати статистичну функцію, яка буде використана для заповнення перехресної таблиці (наприклад, Sum, Avg чи Count).

Наприклад, потрібно створити перехресний запит, який надасть інформацію про вартість покупок, вказавши назву, тип рослини та кількість одиниць товару.

1. Щоб створити такий запит з допомогло конструктора, потрібно:

2. Вибрати створення запиту з допомогою Конструктора.

3. Вибрати таблиці Сведения заказа, Растения, Типы.

4. Додати в бланк запиту такі поля:

   • з таблиці Растения – “Обычное название”;

   • з таблиці Типы – “Название типа”;

   • з таблицы Сведения заказа – “Стоимость” та “Количество”

5. Вказати тип запиту - Перекрестный запрос. Після цього в бланку запиту з’явиться рядок Перекрестная таблица, в якому вказуються заголовки рядків, стовпців та значення. Вказати наступні значення:

   • поле Обычное название – Заголовки строк;

   • поле Название типа– Заголовки строк;

   • поле Стоимость – Значение, вказати групову операцію Sum;

   • поле Количество - Заголовки столбцов.

6. Зберегти запит та запустити на виконання.

Створення перехресних запитів за допомогою майстра

В вікні бази даних вибрати значок Запросы в списку Объекти і натиснути кнопку Создать на панелі інструментів вікна бази даних. У діалоговому вікні Новый запрос вибрати у списку рядок Перекрестный запрос.

Слідуючи вказівкам Майстра, користувач створює запит. В останньому діалоговому вікні можна вибрати між запуском запита і відкриттям його в режимі конструктора. Якщо отриманий запит не відповідає вимогам, можна знову звернутися до майстра або внести зміни в запит у режимі конструктора.

Наприклад, потрібно створити запит, який обчислить суму, витрачену на покупки рослин у різні роки. Для цього потрібно:

1. Вибрати створення перехресного запита.

2. Цей запит можна створити на основі створеного раніше запиту Запит на основі кількох таблиць.

3. Вказати поле, значення якого буде використовувати у якості заголовків рядків. У нашому прикладі це буде поле ОбычноеНазвание.

4. Вказати поле, значення якого буде використовувати у якості заголовків стовпця. У нашому прикладі це буде поле ДатаПокупки.

5. Оскільки завдання полягає в підбитті підсумків по роках, то в наступному діалоговому вікні вказати інтервал Год.

6. Вказати комірку, де будуть показані обраховані значення. Для створення такої комірки потрібно вказати поле Стоимость та функцію Сумма.

7. Після цього в наступному вікні вибрати опцію запуску перегляду створеного запиту. Створений запит буде мати вигляд:

Інші види запитів

Запити для визначення записів, які повторюються. За заданим значенням поля (полів) таблиці створюється запит на вибірку, який дозволяє виявити в таблиці однакові записи. З допомогою цього запита можна перевірити на унікальність потенційне ключове поле існуючої таблиці.

Запити на пошук записів без підпорядкованих записів. Цей запит переглядає дані двох зв’язаних таблиць і відшукує всі записи „батьківської” таблиці, для якої в підпорядкованій таблиці відсутні відповідні записи. Наприклад, можна вияснити, які товари ще не були включені в замовлення або хто з клієнтів ще не здійснив покупок.

Хід роботи

1. Створити запити, приклади яких подані в теоретичних відомостях.

2. Створити запит з параметром на основі таблиці Растения, який буде показувати на екрані квітучі або не квітучі рослини, взявши за параметр значення Да/Нет з поля Цветение.

3. Створити перехресний запит, який буде знаходити кількість рослин, придбаних в різні роки. Зауваження. В залежності від способу створення цього запиту може знадобитися створити допоміжну таблицю або запит, що буде містити потрібні поля.

Контрольні запитання

1. Що таке запит з параметром?

2. Як задати умову відбору в запиті з параметром?

3. Що таке перехресні запити?

4. Які є способи створення перехресних запитів?

5. Скільки полів можна вибрати в якості заголовків стовпця в перехресному запиті?

6. Скільки полів можна вибрати в якості значення в перехресному запиті?

7. Які функції використовують для обчислень в перехресних запитах?

8. Які ще є види запитів?

Практична робота 8

Тема. Додавання в запит обчислювальних полів.

Мета. Дати поняття про ідентифікатори та функції. Навчити створювати розрахункові поля, задавати умови з допомогою операторів та з використанням Побудовника виразів.

Учні повинні знати: способи створення запитів, типи запитів, призначення обчислювальних полів, типи ідентифікаторів та функцій.

Учні повинні вміти: додавати в запит обчислювальні поля.

Обладнання: ПК, програма Microsoft Access.

Теоретичні відомості

Ідентифікатори та функції

Ідентифікатор – це ім'я об'єкта (таблиці, запиту, форми, звіту) та ім'я поля. Існують прості імена і складені, які складаються з імені об'єкта та імені поля, які відокремлюються один від одного символом «!». Наприклад, [Адреси]![Будинок].

Функції включають у вирази для розрахунків. Існує близько 140 функцій, які згруповано за призначеннням:

1. Функції обробки тексту - використовуються для роботи з символьними рядками і включають такі функції:

• Chr (код) - повертає символ, що відповідає введеному коду, введеному в аргумент символу ANSI. Наприклад: ?chr (100) — літера d;

• Format (ім'я, формат) — повертає відформатоване значення. Наприклад: Format (date(), «dd-mm-yy») відповідає 08-03-02 (8 березня 2002 року);

• Val (вираз) — перетворює текст на число. Наприклад: Val (56, 2) = 56, 2.

2. Функції дати та часу - використовуються для роботи з полями типу Дата/час і включають такі функції:

• Date – повертає поточну дату;

• Day (дата) — повертає числове значення дня вказаної в аргументі дати. Наприклад, Day (date) — повертає день поточної дати;

• Time — повертає поточний час;

• Year (дата) —повертає числове значення року вказаної в аргументі дати.

3. Математичні та тригонометричні функції.

• Abs (число) - повертає модуль числа. Наприклад, Abs (- 2. 5) = 2. 5;

• Fix (число) – повертає цілу частину числа. Наприклад, Fix (12. 5) = 12;

• Sqr (число) – обчислює значення квадратного кореня числа. Наприклад, Sqr(81) = 9.

4. Фінансові функції.

• DDB (початкова та кінцева вартості фондів, тривалість періоду експлуатації, період часу для розрахунку) - повертає вартість амортизації майна для заданого періоду;

• IRR (масив, що містить значення виплат і надходжень) - повертає норму прибутку для послідовності періодичних фінансових операцій (виплат або надходжень);

• Nper (облікова ставка та розмір виплат за період, сума на поточний момент) - визначає кількість періодів (платежів), необхідних для накопичення на рахунку певної суми при фіксованій відсотковій ставці;

• РРint (облікова ставка за період, кількість виплат, число періодів, сума на поточний момент) — повертає частину періодичного платежу, призначену для погашення позики.

Створення розрахункового поля

У запиті можна створити нове поле, значення якого є розрахунковим.

Приклад. Розрахувати для кожної рослини знижку 20% від початкової ціни. Для проведення розрахунку курсор потрібно встановити у вільний стовпець рядка Поле, ввести формулу:

= Ціна*0,2,

натиснути Enter, у результаті чого у полі з'явиться такий вираз:

Выражение [Ціна, грн]*0,2.

Після цього можна змінити назву поля Выражение1 на 20%_Ціна.

Запит можна зберегти для подальшої роботи з ним.

Комбінування умов за допомогою логічних операторів And і Or

Оператор And вимагає одночасного виконання тих умов, що він поєднує, а оператор Оr допускає можливість вибору між запропонованими варіантами. Нижче розглянуто приклад використання логічних операторів при комбінуванні умов для одного чи декількох полів, що беруть участь у запиті.

Умова для одного поля з оператором And

Якщо необхідно перевірити значення визначеного поля одночасно по двом критеріям, умови відбору вводяться в одній комірці зазначеного поля і розділяються оператором And. У підсумковій таблиці будуть відображені записи, значення поля яких задовольняють вказаним умовам.

Як правило, конструкції з оператором And використовуються для пошуку значень у заданому діапазоні.

Наприклад, для полів текстового типу це можуть бути прізвища, розташовані в списку від А до Н, а для числових полів – множина значень з визначеного діапазону (>10And <100).

Приклад запиту. Знайти всі покупки, здійснені за перше півріччя 2006 року, тобто в період з 1 січня по 30 червня 2006 року.

В бланк запиту потрібно додати умову:

>=#01.01.2006# And <#01.07.2006#

Умова для одного поля з оператором Or

Альтернативні умови пошуку для одного поля можна ввести двома способами.

1) З допомогою оператора Or, що міститься між декількома умовами відбору в одній комірці. Наприклад, якщо ціна товару повинна складати від 100 до 200 грн. включно, умова, що вводиться в комірку, буде виглядати так:

>=100 And 1<=200

2) Відповідно структурі бланка запиту, перша умова (наприклад, >=100) вводиться в комірку рядка Условие отбора відповідного стовпця, а друге (і наступні, якщо вони є) — в комірки рядків того ж стовпця. Таким чином, кожна умова вказується в окремому рядку. У результуючій таблиці будуть відображені всі записи, що задовольняють хоча б одній з умов.

За допомогою оператора Or можна відшукати значення, які належать до заданого діапазону (наприклад, входять у визначений проміжок часу). Так, якщо необхідно знайти записи про покупки, здійснені до 1 січня 1999 року або після 31 грудня 2000 року, у полі даних буде введена така умова, що містить оператор Or:

<#01.01.99# Or >#31.12.00#

Умови для двох полів з оператором And

В одному рядку Условие отбора бланка замовлення можна ввести кілька умов для різних полів. У цьому випадку програма Access автоматично вважає їх об'єднаними оператором And. Результуючими записами виявляться тільки ті, котрі відповідають усім зазначеним умовам.

Приклад. Знайти всі покупки декоративно-квітучих рослин, здійснені в червні 2006 року.

В бланк запиту потрібно ввести умови:

1) >=#01.06.2006# And <#01.07.2006#

2) "Декоративно-квітучі"

Умови для двох полів з оператором Or

Якщо умови відбору задані для двох різних полів і повинні бути об'єднані оператором Or, кожен такий критерій вводиться в окремому рядку: перший у рядку Условие отбора, другий – у рядку Или. Результуючими будуть запису, що задовольняють умові першого поля або другого поля.

Приклад. Знайти всі рослини, у яких назва виду або типу починається з букви П.

В бланк запиту в відповідні поля потрібно ввести умову: Like "П*"

Комбінація операторів Or і And

У тих ситуаціях, коли одна частина результуючих записів запиту повинна відповідати одному критерію, а друга частина – іншому, для комбінування умов відбору в бланку запиту можуть бути використані одночасно кілька операторів Or і Аnd відповідно до наступних правил.

• Кілька умов в одній комірці можуть бути об'єднані операторами Or і And. Наприклад, для вартості товару може бути зазначена така умова: <=10 Or (>=100 And <=200), тобто відбираються товари вартістю нижче 10 грн. або які попадають у ціновий діапазон від 100 до 200 грн. включно.

• Якщо в одному рядку задані критерії для декількох полів, вони поєднуються оператором And і перевіряються як єдина умова, якій повинні задовольняти результуючі записи (усі записи, якщо критерій запиту сформульований в одному рядку бланка запиту, або частина записів, якщо умови відбору зазначені в декількох рядках, тобто об'єднані оператором Or).

• Якщо необхідно використовувати кілька операторів для різних полів, вони повинні розташовуватися в різних рядках бланка запиту.

У якості результуючих програма Access вибере ті записи, що задовольняють умові для першого або другого (або третього і т.д. ) рядка в бланку запиту.

Приклад запиту. Переглянути записи про декоративно-листові рослини, придбані у кількості більше 5 або ціна яких 45 грн. і вище.

Групові операції й обчислення

Як правило, при роботі з базою даних не обійтися без запитів, що дозволяють отримати деяку підсумкову інформацію, наприклад загальну суму замовлень за місяць або кількість проданих товарів визначеного типу. Такі обчислення можливі завдяки засобам групування записів і вбудованих статистичних функцій, які підтримуються програмою Access. Записи результуючого набору організуються в групи по зазначеному полю (чи полям), а потім до створених груп можуть бути застосовані різні підсумкові обчислення.

Включити в запит виконання деяких обчислень можна за допомогою рядка Групповая операция бланка запиту, яку спочатку не видно у вікні конструктора. Щоб відобразити цей рядок, потрібно клацнути на кнопці Групповые операции панелі інструментів Конструктор або вибрати команду Вид/Групповые операции.

Групові операції можуть виконуватися як для всіх записів результуючого набору, так і для окремих груп. Щоб виконати обчислення, для потрібних полів у бланку запиту вибирається опція з розкривного списку рядка Групповая операция.

Список опцій поля Групповая операция включає 9 підсумкових функцій (Группировка, Sum, Аvg, Міn (Мах), Соunt, StDеv, Vаr, First, Last) і три елементи (Группировка, Выражение и Условие).

• Группировка. Вказує на поле, по якому результати виконання запиту будуть організовані в групи для подальших підсумкових обчислень.

• Sum. Сумуються всі значення поля запиту.

• Аvg Обчислюється середнє арифметичне значення для усіх чисел, що містяться в обраному полі.

• Міn (Мах). Відображається мінімальне (максимальне значення зі всіх, що містяться в полі запиту.

• Соunt. Обчислюється кількість непорожніх значень у поле запиту.

• StDеv (Vаr). Обчислюється середньоквадратичне відхиленні (дисперсія розподілу) значень зазначеного поля.

• First (Last): Відображається значення поля з першого (останнього) запису результуючого набору.

• Выражение. Повідомляє програмі Access, що потрібно створити поле, значення якого буде обчислюватися.

• Условие. Умова відбору, що вводиться в це поле, визначає, які записи будуть брати участь в обчисленнях.

Підсумкові обчислення по всіх записах таблиць.

Приклад. Знайти загальне число покупок, а також їх максимальну і середню вартість.

Зробити це можна в такий спосіб.

1. Відкрити вікно конструктора запитів і вибрати таблиці і поля, що будуть брати участь у запиті.

2. Оскільки функція Соunt забезпечує підрахунок кількості непорожніх значень у полі, поле для обчислень повинне містити унікальні дані для кожного запису. У ролі такого поля можна використати ключове поле, у якому відсутні значення Null.

3. Щоб відобразити в бланку запиту рядок Групповая операция, потрібно клацнути на кнопці Групповые операции панелі інструментів Конструктор.

4. В комірках потрібних полів рядка Групповая операція клацнути на кнопці розкривного списку, праворуч від елемента Группировка і вибрати необхідну опцію.

(Так, для поля КодТовара потрібно вибрати функцію Соunt, для першого поля Стоимость - функцію Мах, для другого поля Стоимость – функцію Аvg, як показано на малюнку.

Вказавши всі параметри запиту, потрібно клацнути на кнопці Запуск. На малюнку показано результат виконання запиту. Коли розрахунки виконуються по всіх записах, підсумкова таблиця включає тільки один запис.

Обчислення для груп записів

Групові операції частіше використовуються для обчислень не по всьому масиву записів, а по попередньо сформованих групах. У запитах такого типу обов'язково повинно бути як мінімум два поля: поле, по якому виконується групування, і поле, по якому будуть здійснюватися розрахунки. При виконанні такого запиту програма Access спочатку групує запису по зазначеному полю, а потім робить розрахунки для кожної групи записів. У результаті підсумкова таблиця уже включає не один запис, а набір записів – по одному для кожної зі створених груп.

Приклад. З допомогою запиту підрахувати загальну кількість рослин кожного типу.

Полем групування є поле НазваниеТипа, а функцію Соunt слід застосувати до поля КодРастения.

Результуюча таблиця включає множину записів, кожен з яких відповідає окремому постачальнику. У полі Соunt-КодРастения відображається результат підрахунку записів по кожному з типів рослин.

Використання умов відбору для операцій групування

Програма Access дозволяє обмежити кількість записів, що групуються, вказавши критерій відбору для полів групування. У цьому випадку зазначена функція (наприклад, Count, як у бланку запиту, показаному на наступному малюнку), буде застосована тільки до груп записів, що відповідають критерію відбору: Like “Д*”, тобто, текст записів повинен починатися літерою “Д”. Полем групування для даного запиту є поле НазваниеТипа, і для нього ж вказується умова відбору: Like “Д*”.

Результатом запиту буде динамічний набір із двох записів.

Якщо виникає необхідність відфільтрувати записи ще до виконання обчислень, а умова відбору застосовується не для поля групування, у рядку Групповая операция такого поля варто вибрати опцію Условие. На малюнку показаний бланк запиту, що дозволяє обчислити кількість придбаних рослин за ціною більше 25 грн. кожного типу.

Обчислювальні поля

У запит можна включити не тільки поля з таблиць, але і створити так звані обчислювальні поля, значення яких – результат обчислення деякого виразу. Такі обчислення виконуються для числових, рядкових значень або дат і можуть використовувати дані з полів однієї чи декількох таблиць. Наприклад, можна помножити значення числового поля на задану константу або підрахувати різницю в днях між двома датами.

Обчислювальне поле створюється безпосередньо в бланку запиту, і його значення не зберігається у вихідній таблиці, а розраховується на основі значень інших полів цього ж результуючого запису кожен раз при виконанні запиту. Значення обчислювальних полів можуть як відображатися в результуючій таблиці (для цього необхідна встановити прапорець опції Вывод на экран відповідного поля), так і використовуватися в критеріях відбору записів або підсумкових розрахунках.

Для створення обчислювального поля потрібно клацнути на першій порожній комірці рядка Поле і ввести спочатку ім'я стовпця (наприклад Стоимость, як показано на малюнку), потім – двокрапка (:) і вираз, відповідно до якого будуть здійснюватися обчислення:

[Сведения заказа]![Количество]*[Сведения заказа]![ЦенаЕдиницыТовара]

Оскільки в запиті беруть участь поля з декількох таблиць, разом з ім'ям поля необхідно вказувати й ім'я його вихідної таблиці. Ім'я таблиці й ім'я поля, взяті в квадратні дужки, вказуються через знак оклику: [Таблиця]![Поле]. Імена полів вводяться вручну або за допомогою Побудовника виразів.

Для зручності введення довгих виразів можна скористатися вікном Область ввода. Для його виклику треба клацнути правою кнопкою миші на порожній комірці в рядку Поле, а потім вибрати з контекстного меню команду Масштаб.

Результати виконання запиту відображаються у форматі таблиці, структура якої відповідає порядку проходження полів у бланку запиту, включаючи додаткове поле, що обчислюється.

Обчислювальні поля не успадковують властивості полів вихідної таблиці, тому формат для них задається безпосередньо в запиті. Для вибору стандартних форматів можна клацнути правою кнопкою миші на обчислювальному полі і вибрати з контекстного меню команду Свойства. Відкриється діалогове вікно Свойства поля. Клацнувши в полі опції Формат, зі списку, що розкривається, вибрати придатний формат для даних обчислювального поля.

Використання Побудовника виразів

При створенні запитів з обчислювальними полями, а також при роботі з довгими виразами, що включають поля декількох таблиць, функції й інші компоненти, можна скористатися діалоговим вікном Построитель выражений. У бланку запиту, наприклад, побудовник виразів доступний для комірок Поле й Условие отбора. Відкрити його можна, клацнувши на кнопці Построить панелі інструментів Конструктор або контекстного меню комірки команду Построить.

Структурно вікно Побудовника виразів складається з декількох областей.

У верхній частині вікна знаходиться поле виразу – область, у якій створюється вираз. Тут компоненти виразу можна ввести як вручну, так і вибрати їх з розташованих нижче списків елементів. Ряд кнопок під полем виразу дозволяє включати у вираз математичні і логічні оператори, оператор з’єднання, а також дужки.

Нижня область вікна розділена на три поля. У лівому полі знаходяться папки з основними типами компонентів виразів, включаючи папки об'єктів поточної бази даних (таблиці, запити, форми і звіти). Так, щоб додати у вираз поле з таблиці, спочатку потрібно відкрити папку Таблицы і клацнути на необхідному заголовку. У середній секції відображається список усіх полів зазначеної таблиці. Щоб включити його в вираз потрібне поле, потрібно двічі клацнути на ньому.

Крім папок з інформацією про структуру об'єктів бази даних, у першому полі містяться списки вбудованих функцій, констант, операторів і загальних виразів. Кожний з таких списків – це папка, що включає впорядковані елементи.

Наприклад, папка Операторы включає 4 категорії: <Все>, Арифметические, Сравнения і Логические. Деякі з елементів дублюються кнопками, розташованими під областю введення виразу.

В папку Общие выражения включені найпоширеніші вирази, які використовуються, наприклад у звітах: поточна дата, число сторінок або номер сторінки.

Хід роботи

1. Створити запит для знаходження покупок, здійснених в період з 1 липня по 30 вересня 2006 року.

2. Створити запит для знаходження покупок декоративно-листових рослин, здійснених в листопаді 2006 року.

3. Створити запит для знаходження рослин, у яких назва починається з букви А або Ф.

4. Створити запит для перегляду записів про декоративно-квітучі рослини, придбані у кількості більше 2 або ціна яких менше 15 грн.

5. Створити запит для знаходження загального числа покупок, а також їх максимальної та середньої вартості.

6. Створити запит для підрахунку загальної кількість рослин кожного типу.

Контрольні запитання

1. Що таке “ідентифікатори”?

2. Для чого використовуються функції?

3. Назвіть функції для обробки тексту.

4. Назвіть функції для обробки дати та часу.

5. Назвіть математичні та тригонометричні функції

6. Яке призначення розрахункового поля?

7. Для чого використовуються оператори Or та And?

8. Що таке групові операції?

9. Назвіть підсумкові функції для здійснення групових операцій.

10. Що таке обчислювальні поля?

11. Що таке Побудовник виразів?

Практична робота 9

Тема. Форми. Автоформа. Створення форм з допомогою Майстра.

Мета. Дати поняття про форми. Навчити створювати автоформи, форми з допомогою Майстра.

Учні повинні знати: призначення форм, типи форм, способи створення форм.

Учні повинні вміти: створювати форми різними способами, додавати інформацію в таблиці з допомогою форм.

Обладнання: ПК, програма Microsoft Access.

Теоретичні відомості

Є два основні способи подання даних в базах даних для візуального огляду:

1. у вигляді таблиці;

2. у вигляді форми.

У більшості інформаційних систем форма використовується для збирання і зберігання даних. Форми оточують нac усюди. Деякі форми (наприклад заява про прийняття на роботу) є прикладом простого збирання інформації, інші (наприклад комп'ютерні податкові форми), використовуються для обчислень. Бувають форми, що виконують роль звітів, наприклад, платіжна відомість або накладні.

Access дає змогу створювати форми, які можна використовувати для введення, управління, перегляду і друкування даних.

Форма – це об’єкт бази даних, призначений для введення і відображення інформації. Форма подібна до бланка чи карточки, вона обов’язково містить елементи (поля), до яких користувач вводить дані. Прикладами форми є будь-який бланк, сторінки з паспорта, бібліографічна карточка на книжку в бібліотеці.

У програмі Access прийнято створювати базу даних спочатку у вигляді таблиці, а пізніше відображати її у вигляді форм.

Форми дають деякі переваги у відображенні даних порівняно з їх відображенням у режимі таблиці, а саме:

• можуть відображати тільки один запис на екрані у “вертикальному” форматі;

• можуть відображати поля, які користувач не може редагувати, а також поля, які користувач може редагувати;

• можуть розроблятися так, щоб бути максимально схожими з робочими (паперовими) формами;

• дають змогу змінювати послідовність полів; щоб полегшити введення даних і зробити його зручним;

• можуть містити поля з кількох таблиць. У режимі таблиці на екрані відображаються дані лише з однієї таблиці;

• можуть мати спеціальні поля з функціями, наприклад поле зі списком і поле з виразом;

• можуть містити графіки й діаграми;

• дають змогу автоматизувати задачі введення, а також створити меню користувача.

Окрім кращої візуалізації даних, форми мають ще додаткові можливості. Зокрема, на формі можна зручно розташувати:

• поля типу OLE з картинками, фотографіями тощо;

• елементи керування: кнопки, перемикачі;

• надписи: заголовки форми або рубрики;

• обчислювальні поля (це також елементи керування) для відображення результатів обчислень, виконаних на базі наявних полів;

закладки (багато сторінкові форми, де поля групують за змістом на різних закладках);

• підпорядковані форми;

Можна також розмалювати форму або задати фоновий рисунок-заставку.

Форми призначені в першу чергу для одночасної роботи тільки з одним записом. Режим форми дозволяє легко працювати з таблицями, які містять велику кількість полів, оскільки вся інформація по одному запису (наприклад, товару або абоненту) одразу відображається в формі на екрані.

Форми в Access можуть бути створені як для однієї таблиці, так і для кількох пов’язаних між собою таблиць. Тоді можливим стає з допомогою форми вводити дані одразу в кілька таблиць, притримуючись умови цілісності даних. Крім того, в якості джерела даних для форми може використовуватись як сама таблиця, так і розроблений для неї запит, забезпечуючи тим самим відображення найактуальнішої інформації.

В Microsoft Access можна створити форми різних типів. Основні з них:

• “В стовпчик” (повноекранна форма). Класичний варіант, коли всі поля виводяться в один стовпчик. Зліва від кожного поля відображається значення, яке вказано в властивості “Підпис поля”. Поля можна впорядковувати в довільному порядку.

• Рядкова. Являє собою середнє між формою “в стовпець” і табличним представленням даних. В вікні форми відображається кілька записів, а поля, які складають один запис, відображаються в одному рідку. Підписи полів виводяться в якості заголовків стовпців.

• Таблична. Дані в такій формі представлені в стилі електронних таблиць Microsoft Ехсеl, коли кожному запису відповідає один рядок таблиці, а кожному полю – один стовпець. В вікні форми можна змінювати ширину стовпців і висоту рядків, а також виконувати інші операції, які використовуються для на лаштування зовнішнього вигляду таблиці в режимі таблиці.

• Зведена форма і зведена діаграма. Дозволяють обробляти дані і ефективно здійснювати їх графічний аналіз.

• Кнопкова. Керуюча форма, яка відкриває інші форми або звіти бази даних.

Розробка форм

Форми є лише іншим способом відображення табличних даних. Першим кроком у створенні форм є створення таблиці або аналіз її структури. Часто через неправильно створену таблицю виникають проблеми в роботі з формами. Необхідно пам’ятати, що властивості полів і властивості таблиць (наприклад Условие на значение і Тип данных) допомагають покращити якість даних. Вони є найкращим захистом від інформаційного “сміття”.

Добре розроблена форма проста у використанні. Форми потрібно створювати так, щоб полегшити введення даних. Наприклад, “перевантажені” форми, які містять багато полів на невеликій ділянці екрана, дратують користувача, що, в свою чергу, призводить до введення даних з помилками. Щоб вирішити цю проблему, треба продумувати можливість використання кількох різних форм або розбиття даних на кілька сторінок однієї форми.

Основні правила, яких слід дотримуватися у розробці форм

• Форма має бути проста. Для цього треба використовувати шрифти й кольори, які легко читаються.

• Для вдосконалення форми використовувати графіки та інші елементи, але не перевантажуйте форму великою кількістю об'єктів і полів.

• Якщо форма друкуватиметься на чорно-білому принтері, добирати кольори й розмітку так, щоб надрукований аркуш мав бездоганний вигляд.

• Акуратно добирати кольори для екранних форм. Деякі монітори з низькою роздільною здатністю в графічному режимі або поганим відтворенням кольорів не можу правильно відобразити форму. Щоб уникнути цього, доцільно використовувати установки для графічної карти й монітора найнижчого рівня;

• Дотримуватись певної послідовності, створюючи одразу кілька форм. Наприклад, використовувати один і той самий стиль компонування для форми введення даних про клієнтів і для форми, яка відображає замовлення клієнтів.

• Чітко вказувати, куди і які дані слід вводити.

В Access існує три способи створення форм.

1. З допомогою засобу Автоформа (проста форма). Цей спосіб створює форму для поточної таблиці або запиту; в ній відображені записи у вигляді, обраному для конкретного режиму авто форми.

2. З використанням Майстра форм. Майстер форм генерує готову форму на основі заданих користувачу кроків. На кожному кроці Майстер форм ставить запитання, щоб визначити, яку таблицю користувач хоче використати і форму якого типу створити. Майстер генерує такі види форм:

   • В один столбец (проста форма). Відoбражає один запис у вертикальному форматі. Haдпис для кожного поля і його значення розміщені в окремому рядку. Готові форми нагадують форми, які створені в режимі Автоформи “В столбец”.

   • Табличний. Форма аналогічна до таблиць, відображеної в режимі таблиці.

   • Ленточный. Відображає одночасно кілька записів у форматі колонка-рядок і нагадує таблицю, відображену в режимі таблиці.

   • Составная форма. Комбінує в одній формі просту форму і табличну. Використовується для одночасного відображення даних з двох таблиць, які мають зв'язок “один до багатьох”. Основна таблиця відображається у вигляді колонки, підпорядкована форма відображається в табличному форматі.

3. З асобами Конструктора - користувач самостійно розробляє форму в режимі Конструктора.

Автоформа

Автоформа поміщає в нову форму всі поля вихідної таблиці або запиту. Щоб скористатись допомогою Автоформи слід виконати такі дії:

1. В вікні бази даних клацнути на кнопці Формы панелі Объекты.

2. Клацнути на кнопці Создать. На екрані з’єявиться вікно Новая форма, де для категорії “автоформа” доступні варіанти: “в стовпець”, рядкова, таблична, зведена таблиця та зведена діаграма. Вибрати тип автоформи.

3. З розкривного списка в нижній частині вікна вибрати ім’я таблиці (або запиту), для якої створюється форма.

4. Н а екрані з’явиться вибраний тип форми, і якщо в таблиці (запиті) є запити, то в формі з’являться дані.

5. Щоб зберегти створений з допомогою автоформи новий об’єкт, треба вибрати команду Файл/Сохранить та задати назву форми.

Швидко створити автоформу “в стовпчик” для таблиці, яка відкрита в режимі таблиці, можна, клацнувши на кнопці Новый объект:Автоформа панелі інструментів Таблица в режиме таблицы. Якщо таблиця не відкрита, а тільки виділена, то можна вибрати команду Вставка/Автоформа або клацнути на кнопці Новый объект:Автоформа панелі інструментів База данных.

Створення форм за допомогою майстра

Майстер створення форм враховує всі побажання при виборі полів, макета і стиля відображення майбутньої форми.

Для створення нової форми за допомогою майстра форм виконайте таку послідовність дій:

1. Клацнути на кнопці Формы поточної бази даних.

2. Клацнути на кнопці Создать. На екрані з'явиться діалогове вікно Новая форма. Вибрати Мастер форм.

3. В нижній частині вікна ввести або вибрати ім'я таблиці (запита) зі списку, після чого клацнути на кнопці OК.

4. У діалоговому вікні Создание форм вибрати поля, які слід додати до форми, а потім клацніть на кнопці Далее для переходу в наступне діалогове вікно майстра форм.

5. Вибрати зовнішній вигляд форми (В один столбец, Ленточный, Табличный).

6. Вибрати стиль відображення даних у формі.

7. Ввести ім'я форми.

8. Клацнути на кнопці Готово, щоб закінчити опис форми та її створення.

Хід роботи

1. Створити рядкову автоформу для таблиці Классификация. Зберегти створену форму з назвою Классификация.

2. Створити автоформу в стовпець з допомогою кнопки Новый объект на панелі інструментів для запита Запит на основі кількох таблиць. Зберегти створену форму з назвою Форма на основі кількох таблиць.

3. Створити з допомогою майстра форму на основі таких таблиць та запитів:

   • Таблиця Растения (Обычное название, Изображение)

   • Таблиця Сведения заказа (Количество, Стоимость)

   • Таблиця Покупки (Дата покупки)

На малюнку тип форми – Вирівнений. Зберегти створену форму назвою Загальна інформація.

Контрольні запитання

1. Що таке форма? Які основні типи форм?

2. Навести приклади форм.

3. Якими способами можна створити форму? Що таке Автоформа?

4. Які є способи подання даних в Microsoft Access?

5. Які переваги використання форм порівняно з іншими об’єктами бази даних? Які об’єкти можна розташувати на формах?

6. Яких правил слід дотримуватись при створенні форм?

7. Опишіть створення форм з допомогою Майстра.

Практична робота 10

Тема. Створення багатотабличних форм.

Мета. Навчити створювати багатотабличні форми.

Учні повинні знати: способи створення багатотабличних форм.

Учні повинні вміти: створювати багатотабличні форми з допомогою майстра, використовуючи різні опції.

Обладнання: ПК, програма Microsoft Access.

Теоретичні відомості

Створення Багатотабличної форми за допомогою майстра

Форми можуть бути створені не тільки для однієї, але і для декількох зв'язаних таблиць. Така форма дозволяє вводити дані одночасно в кілька таблиць, для дотримання цілісності даних.

Багатотабличну форму, яка дозволяє обробку даних з різних таблицях, можна створити різними способами. Однак майстер форм дозволяє створити форму з уже впровадженою підпорядкованою формою, у якій відображаються записи з пов'язаної дочірньої таблиці (або кількох таблиць, якщо є декілька рівнів вкладеності). Без використання майстра зробити це складніше, тому що доведеться окремо створювати головну і підпорядковану форми, а потім вкладати підлеглу форму в головну і пов'язувати їх. Щоб розробити просту багатотабличну форму за допомогою майстра, в якій буде міститися інформація про покупки, рослини та їх типи, потрібно виконати наступні дії.

1. Клацнути на кнопці Формы вікна бази даних, а потім двічі на ярлику Создание формы с помощью мастера. На екрані з'явиться перше вікно майстра створення форм.

2. Вибрати з розкривного списку Таблицы и запросы таблицю, що містить поля майбутньої нової форми. Список в області Доступные поля заповниться полями з вибраної таблиці. Додати необхідні поля в форму можна з допомогою відповідних кнопок (Першою можна вибрати таблицю Покупки і поля Дата покупки, Стоимость).

3. Після цього потрібно вибрати таблицю, яка стане джерелом даних для підпорядкованої форми, вибравши її з розкривного списку та вказавши потрібні поля (наприклад, вибрати таблицю Растения, поля Обычное Название, Цветение, Частота полива, Изображение).

4. Створюючи ще одну підпорядковану форму, потрібно включити у неї такі таблиці, які будуть робити інформацію більш змістовною. Наприклад, для отримання інформації про типи, до яких відносяться рослини, потрібно вибрати таблицю Типы та включити до форми потрібні поле Название Типа.

5. Оскільки форма буде багатотабличною, майстер запропонує вибрати тип представлення даних: яка форма буде головна, а які – підпорядковані їй. Наприклад, якщо вибрати як головну форму таблицю Типы, то записи підпорядкованих форм будуть відображатися залежно від вибору записів з таблиці Типы. Крім цього, вибирається одна з опцій: Подчинные формы або Связанные формы. Якщо вибрати опцію Подчинные формы, то головна форма (Типы) і підпорядковані їй форми (Покупки, Растения) будуть одночасно відображатися на екрані.

Якщо вибрати опцію Связанные формы, то у головній формі Типы буде створена кнопка, для відкриття зв’язаної форми Растения, яка в свою чергу буде містити підпорядковану форму Покупки.

6. У наступному вікні майстра пропонується вибрати зовнішній вигляд підпорядкованих форм. Список доступних опцій макета знаходиться праворуч, а ліворуч розміщена область попереднього перегляду, у якій схематично відображається вигляд майбутньої форми. На малюнку вибраний табличний тип.

7. У наступному вікні майстра вибирається стиль оформлення форми.

8. На заключному етапі майстер пропонує вказати заголовки для створюваних форм. Заголовки головної та підлеглих форм вводяться у відповідні текстові поля діалогового вікна. Якщо залишити опцію за замовчуванням Открыть форму для просмотра и ввода данных та клацнути на кнопці Готово, то створена форма відкриється для перегляду та введення даних.

9. В залежності від опцій, вибраних на кроці 5, буде створена багатотаблична форма з кнопкою або без неї.

Слідуючи таким інструкціям, на базі міжтабличних зв’язків можна створювати форми будь-якої складності та рівнів вкладеності.

Хід роботи

Створити багатотабличні форми (зовнішній вигляд підпорядкованих форм та стиль оформлення вибрати за бажанням):

1. в якій міститься інформація про здійснені покупки, інформація про рослини та їх типи. При створенні форми вказати опцію Подчиненные (Створення форми описано в теоретичних відомостях). Зберегти форму з назвою Інформація про покупки.

2. в якій міститься інформація про здійснені покупки, інформація про рослини та їх типи. При створенні форми вказати опцію Связанные (Створення форми описано в теоретичних відомостях). Зберегти форму з назвою Інформація про покупки_ 2.

3. в якій міститься інформація про здійснені покупки та інформація про рослини. При створенні форми вказати опцію Подчиненные (Головну форму створити на основі таблиці Покупки, підпорядковану – на основі таблиці Растения). Зберегти форму з назвою Придбані рослини.

4. в якій міститься інформація про здійснені покупки та інформація про рослини. При створенні форми вказати опцію Связанные (Головну форму створити на основі таблиці Растения, підпорядковані – на основі таблиці Сведения заказа та Типы). Зберегти форму з назвою Замовлені рослини.

Контрольні запитання

1. Що таке багатотаблична форма?

2. Які переваги використання майстра при створенні багатотабличних форм?

3. Як при створенні багатотабличної форми визначити, яка з використаних форм буде головна, а які – підпорядковані їй?

4. Які відмінності між формами, створених з використанням опції Подчинные формы та створених з використанням опції Связанные формы?

5. Що задає стиль оформлення форми?

Практична робота 11

Тема. Зміна форми в режимі Конструктора. Використання інструментів форматування.

Мета. Навчити змінювати структуру форм в режимі Конструктора, використовувати інструменти форматування для оформлення зовнішнього вигляду форми.

Учні повинні знати: принципи розробки та форматування форм в режимі Конструктора.

Учні повинні вміти: змінювати структуру форм в режимі Конструктора, використовувати інструменти форматування для оформлення зовнішнього вигляду форми.

Обладнання: ПК, програма Microsoft Access.

Теоретичні відомості

В режимі конструктора користувач може почати розробку з порожньої форми й самостійно розмістити в ній всі необхідні елементи. Цей режим необхідний, якщо для створення форм не можна використовувати режим майстра (наприклад, щоб створити форму, яка б відповідала певній стандартній державній формі, або щоб створити форму-заяву прийому на роботу, яка містить фотографії). Створення форми в режимі конструктора дозволяє реалізувати всі можливості Access.

Щоб активізувати режим конструктора для створення нової форми, потрібно виконати наступні дії.

1. В вікні бази даних вибрати кнопку Формы на панелі Объекты.

2. Клацнути на кноці Создать вікна бази даних. З’явиться діалогове вікно Новая форма.

3. В списку вибрати Конструктор.

4. Вибрати з списку таблицю (запит) для якого буде створюватися форма. З’явиться вікно конструктора форми, а також панель інструментів і вікно списку полів. В списку вказані всі поля таблиці, для яких створюється форма.

5. Перше, що розміщується в таблиці – це поля, в які заносяться дані. В формах полям відповідають елементи керування.

Якщо вибрати Создание формы в режиме конструктора, то список полів буде порожнім, оскільки ім’я таблиці не вказувалось. Тому вказати її необхідно в режимі конструктора:

Вид/Свойства/Все окна/Источник записей/…вибрати таблицю.

В режимі конструктора до готової форми можна додати такі розділи:

• Заголовок формы. З'являється у верхній частині екрана. Якщо форма виводиться на друк, заголовок друкується у верхній частині першої сторінки;

• Верхний колонтитул. З'являється лише під час виведення форми на друк. Друкується у верхній частині кожної сторінки;

• Область данных – відображає дані;

• Нижний колонтитул. З'являється лише під час виведення форми на друк. Друкується в нижній частиш кожної сторінки;

• Примечание формы. З'являється у нижній частині екрана. Якщо форма виводиться на друк, ця область друкується в нижній частині останньої сторінки.

Розміри будь-якого розділу можна змінити, перетягнувши його межу.

Панель інструментів режиму конструктора містить кнопки, які допомагають прискорити роботу з оформлення.

• Перехід у режим конструктора/форми/таблиці

• Список полів – відображає список полів, які містяться у базовому джерелі записів форми.

• Панель елементів – містить елементи, якими можна користуватися під час створення макета форми в режимі конструктора.

• Автоформат – пропонує вибір вбудованих форматів для форм.

• Програма – відкриває вікно VBA для опису модуля.

• В ластивості – відкриває вікно властивостей форми. В цьому вікні також можна вибрати інший об’єкт для додавання полів в форму.

• Побудовник - відкриває вікно для побудови виразу, макроса або програми

• Вікно бази даних – відображає вікно бази даних.

• Новий об’єкт – створює новий об’єкт (таблицю, форму, запит, звіт, тощо) для вибраної таблиці або запиту.

Використання інструментів форматування

Будь-які форми, незалежно від способу їх створення, можна доопрацювати з допомогою інструментів форматування в конструкторі форм. В режимі конструктора при виборі елементів керування або розділів активізується панель інструментів Формат, куди винесені кнопки команд всіх опцій форматування тексту, ліній, кольори й оформлення. Ці інструментальні засоби дозволяють виділити потрібні об'єкти форми додати лінії та прямокутники, змінити колір, застосувати такі ефекти, як затінення, об'єм елементів або фонові малюнки. На рисунку показана панель інструментів Формат і вікна палітр, що були відкриті і переміщені в робочу область вікна.

Для тексту в елементі керування можна вибрати шрифт і його розмір, виділити його напівжирним, курсивом і підкресленням.

Для коректного відображення в написі тексту з збільшеним шрифтом необхідно змінити розміри самого елемента керування. Для цього слід вибрати команду Формат/Размер/По размеру данных, і Access змінить розмір напису відповідно до її вмісту.

Засіб Автоформат

Швидко і кардинально змінити зовнішній вигляд форми можна за допомогою команди Автоформат, що пропонує кілька базових схем форматування. Автоформат автоматично змінює шрифти, кольори, границі і фонові малюнки.

Щоб застосувати засіб Автоформат до усієї форми, потрібно виконати такі дії:

• клацнути на кнопці вибору усієї форми, розташованої на перетині вертикальної і горизонтальної лінійок у лівому верхньому куті вікна форми. Якщо буде виділений елемент керування або група елементів керування, Автоформат буде застосований тільки до обраних об'єктів;

• вибрати команду Формат/Автоформат або клацнути на кнопці Автоформат панелі інструментів. З'явиться діалогове вікно Автоформат;

• у списку Формат/Автоформат зазначені попередньо задані стилі. Праворуч, в області попереднього перегляду, показаний зовнішній вигляд форми обраного стилю. Вибравши стилі, потрібно клацнути на кнопці ОК, щоб застосувати його до форми.

Створення і налаштування ліній і прямокутників

Лінії і прямокутники, що дозволяють візуально виділити споріднені дані в формі або зробити акцент на окремому об'єкті форми, можна помістити у форму, скориставшись кнопками Линия і Прямоугольник панелі елементів. В подальшому до ліній, прямокутників або рамок, які обмежують групи перемикачів, можна застосувати спеціальні ефекти форматування: для лінії пропонується звичайне або підняте оформлення; для прямокутника – звичайне, підняте, втоплене, втиснене, рельєфне, з тінню. Щоб застосувати ефект оформлення, потрібно клацнути на вибраному об’єкті правої кнопкою миші, вибрати з контекстного меню пункт Оформление, а з нього – варіант форматування.

Також стиль ліній (або прямокутника) можна задавати на вкладці Макет діалогового вікна властивостей лінії (прямокутника), зокрема можна вибрати тип ліній (наприклад, суцільна чи точкова), колір та ширину межі.

Хід роботи

1. Відкрити створену раніше форму Загальна інформація в режимі конструктора. Використовуючи Автоформат, змінити стиль оформлення форми та вставити малюнок.

2. В режимі Конструктора створити форму Презентація рослин на основі таблиці Растения. Використовуючи інструменти форматування, оформити зовнішній вигляд форми: встановити фоновий малюнок; шрифт та колір в назвах полів; використати для оформлення лінії та прямокутники; визначити розмір зображення (наприклад, як на малюнку).

Контрольні запитання

1. Які розділи має форма?

2. Для чого призначені інструменти форматування?

3. Що таке Авто формат?

4. Як створити і налаштування лінії та прямокутники в формі?

5. Які параметри оформлення можна застосовувати до ліній та прямокутників?

6. Як вставити в форму малюнок?

Практична робота 12

Тема. Створення головної кнопкової форми.

Мета. Навчити створювати головну кнопкову форми.

Учні повинні знати: призначення кнопкової форми бази даних.

Учні повинні вміти: створювати головну кнопкову форми.

Обладнання: ПК, програма Microsoft Access.

Теоретичні відомості

Кнопкова форма бази даних виконує функції звичайного меню, що дає змогу створити кращий інтерфейс для роботи з базою даних, автоматизувати ряд функцій, надати користувачеві прямий доступ до об'єктів бази даних. На кнопкову форму виносяться кнопки, які відкривають форми, звіти або активізують інші кнопкові форми, закривають поточну базу даних. Ця форма може містити також малюнки, логотипи, які можна вставляти в режимі Конструктора.

Кнопкову форму можна створити за допомогою спеціальної надбудови – диспетчера кнопкових форм, який дає змогу утворити до восьми кнопок у формі, а також автоматично створює у вкладці Таблицы спеціальну таблицю-драйвер Элементы кнопочной формы. Для реалізації цієї функції виконують команду Сервис/Служебные программы/Диспетчер кнопочных форм.

Диспетчер перевіряє наявність кнопкової форми і таблиці елементів. В разі відсутності кнопкової форми на екран виводиться повідомлення про її відсутність та запитання щодо створення.

Після натиснення на кнопку Да на екрані з’являється основне вікно Диспетчер кнопочных форм.

При натисканні кнопки Изменить відкриється діалогове вікно, в якому можна ввести потрібне ім'я кнопкової форми.

Для створення кнопки на формі слід натиснути кнопку Создать і в наступному діалоговому вікні ввести назву кнопки, вибрати дію, що буде виконуватись при її натисканні та відповідно до дії вибрати елемент. Для створення кнопки після вказання всіх параметрів потрібно натиснути ОК.

Після створення елементів форми їх можна відредагувати, вилучити, перемістити, використовуючи відповідні кнопки діалогового вікна.

Для зручності користувачів у кнопковій формі можна створити кнопку для виходу із програми, а у формах, вбудованих в головну кнопкову форму, – кнопку для повернення на попередній рівень або кнопку виходу.

З допомогою кнопкової форми можна створити початкове вікно для відкриття бази даних. Для цього у вікні бази даних потрібно вибирати команду Сервис/Параметри запуска. В результаті на екрані з'являється діалогове вікно, в якому можна встановити такі параметри:

• Заголовок приложения – назву додатка;

• Значок приложения – адресу файла, який містить зображення ліворуч від назви додатка;

• Вывод формы/Страницы - форму, яка буде виводитися на екран при відкритті бази даних;

Після встановлення параметрів запуску бази даних при її активізації автоматично завантажується створена кнопкова форма. Для відкривання бази даних без встановлених параметрів необхідно утримувати натиснутою клавішу Shift. Оформити зовнішній вигляд кнопкової форми можна з допомогою інструментів форматування в режимі Конструктора.

Хід роботи

Створити головну кнопкову форму, оформити її зовнішній вигляд за зразком, та встановити її автоматичне завантаження при відкриття бази даних.

Контрольні запитання

1. Які функції виконує кнопкова форма?

2. Яке призначення диспетчера кнопкових форм?

3. Скільки кнопок можна створити на кнопковій формі?

4. Які кнопки можна додавати на форму для зручності користувачів?

5. Як встановити автоматичне завантаження кнопкової форми при відкриття бази даних?

6. Як змінити зовнішній вигляд кнопкової форми?

Практична робота 13

Тема. Розміщення елементів керування в формі та їх форматування.

Мета. Навчити розміщувати в формі елементи керування.

Учні повинні знати: призначення форм, способи створення форм, способи форматування форм в режимі Конструктора, призначення елементів керування.

Учні повинні вміти: розміщувати в формі елементи керування.

Обладнання: ПК, програма Microsoft Access.

Теоретичні відомості

Елемент керування – це окремі конструктивні елементи, які розміщуються в вікні форми. Такі елементи можуть бути різного типу і виконувати різні функції: відображати дані з полів таблиці, зберігати текст, “для краси”, вводити дані в форму з допомогою вибору значень з обмеженого набору значень. Такий метод введення інформації гарантує перевірку правильності значень, що вводяться і редагуються. Для форми можна створювати такі елементи керування як: список, поле зі списком, перемикачі, прапорці, вимикачі, група перемикачів і кнопки.

Як тільки об’єкт поміщається в форму, йому присвоюється унікальне ім’я елемента керування. Кожен елемент має набір властивостей, доступ до яких можливий через діалогове вікно властивостей, яке можна відкрити кількома способами:

• виділити елемент/ меню Вид/Свойства;

• двічі клацнути лівою кнопкою миші на об’єкті;

• вибрати опцію Свойства з контекстного меню об’єкта.

Елементи керування розміщуються в розділі форми Область данных.

Типи елементів керування:

1. Приєднані – зв’язані з полем вихідної таблиці і використовуються для відображення даних, а також введення і оновлення записів в таблиці;

2. Вільні – існують незалежно від джерела даних і дозволяють виводити на екран текст, лінії, геометричні фігури, малюнки ;

3. Обчислювальні – використовують в якості джерела даних вираз (функції, формули). В вираз можуть бути включені дані з вихідної таблиці.

Панель елементів

Обов’язковий інструментарій при створенні спеціальних елементів керування – це панель елементів керування.

Щоб додати в форму елемент керування, потрібно клацнути в вікні списку полів на потрібному елементі і, утримуючи ліву кнопку миші, “перетягти” поле в потрібне місце області даних. Коли кнопку відпустити, в формі з’явиться елемент керування (Поле), а зліва від нього – приєднаний заголовок (Надпись). Після цього між полем таблиці і елементом керування Поле визначений зв’язок.

Можна перенести в форму одразу кілька полів, попередньо вибравши їх зі списку одним з способів:

• Виділити всі поля можна, двічі клацнувши на заголовку вікна списку полів.

• Виділити кілька суміжних полів можна, клацнувши на першому потрібному полі, утримуючи Shift, клацнувши на останньому потрібному полі.

• Виділити кілька несуміжних полів можна, клацнувши на першому потрібному полі, утримуючи Ctrl, клацати на кожному потрібному полі.

Після розміщення всіх полів в формі, потрібно зберегти структуру форми.

Поля використовуються в формі чи звіті для відображення даних з таблиці або запиту. Поле такого типу називають приєднаним, тому що воно зв'язано з даними з полем в джерелі даних. Крім того, існують вільні поля.

Спосіб створення поля залежить від того, яке поле потрібно створити: приєднане, вільне чи обчислювальне.

Для створення приєднаного поля в режимі конструктора потрібно натиснути кнопку Список полів на панелі інструментів, виділити в списку полів одне чи кілька полів, перемістити за допомогою миші поле (або поля) зі списку полів у форму.

Для створення вільного поля в режимі конструктора потрібно натиснути кнопку Поле на панелі елементів, вибрати будь-яке місце в формі (звіті), натиснути ліву кнопку миші і, не відпускаючи, перемістити вказівник до потрібного розміру поля.

Написи призначені для відображення в формі чи звіті описових текстів, таких як заголовки, підписи або короткі інструкції. У написах не виводяться значення полів або виразів, вони завжди є незалежними і не міняються при переході від запису до запису. Напис може бути приєднаний до іншого елемента керування (такий напис називають підписом). Наприклад, поле створюється з приєднаним написом, що містить підпис цього поля. Цей напис з'являється як заголовок стовпця у формі в режимі таблиці.

Щоб розмістити текст напису на декількох рядках, можна змінити його розмір після введення всього тексту або натиснути наприкінці першого рядка Ctrl+Enter для розриву рядка. У цьому випадку текст у цьому стовпці автоматично перенесеться на наступний рядок у міру його введення. Максимальна ширина напису визначається довжиною першого рядка тексту.

Прапорці у формі чи звіті можуть бути використані як окремі елементи керування, у якому відображаються значення логічного поля з базової таблиці або запиту. Якщо прапорець установлений, поле в таблиці має значення “Так”; якщо прапорець знятий, поле має значення “Ні”

Крім того, прапорці включаються в групу елементів керування для відображення набору значень, що обираються. Вільні прапорці використовуються в спеціальних діалогових вікнах для прийому даних, що вводяться користувачем.

Вимикачі у формі чи звіті можуть бути використані як окремі елементи керування, в яких відображаються значення логічного поля з базової таблиці або запиту. Вимикачі особливо зручні при використанні в групах. У такій групі легко бачити, який з вимикачів натиснутий. Замість підпису на вимикач можна помістити малюнок. Вільні вимикачі використовуються також у спеціальних діалогових вікнах для прийому даних, що вводяться користувачем.

Перемикачі звичайно використовуються в групі для відображення набору параметрів, з яких необхідно вибрати один.

Група використовується в формі або звіті для виведення обмеженого набору параметрів. Якщо елементи керування поміщені в групу, то вони будуть працювати узгоджено, причому кожен з них буде пов’язаний з групою, а не з окремим полем таблиці. При створенні групи кожному елементу ставиться у відповідність деяке числове значення. В групі може бути вибраний тільки один перемикач, числове значення якого присвоюється всій групі, а потім передається в поле таблиці.

Група складається з рамки групи і набору прапорців, перемикачів чи вимикачів. При приєднанні групи до поля до нього приєднується тільки рамка групи, а не прапорці, вимикачі або перемикачі, які в ній знаходяться. Група може бути також зв'язана з виразом або бути вільною.

Для відображення великої кількості параметрів зручніше використовувати не групу, а список або поле зі списком.

Групи слід створювати для числових або логічних полів. Для полів інших типів краще використовувати список чи поле зі списком.

Створення групи за допомогою Майстра

Для створення групи з допомогою Майстра в режимі конструктора потрібно натиснути на панелі елементів кнопку Група перемикачів на панелі елементів (кнопка Мастер повинна бути натиснута), вибрати у формі чи звіті місце, в якому повинний знаходитися лівий верхній кут групи, і, виконуючи подальші інструкції, створити групу перемикачів

Створення групи без допомоги майстра

Для створення групи без допомоги майстра в режимі конструктора потрібно натиснути на панелі елементів кнопку Група перемикачів на панелі елементів (кнопка Мастер повинна бути відтиснута);

• щоб створити вільну групу, вибрати місце, в якому міститься верхній лівий кут групи;

• щоб створити приєднану групу, потрібно відкрити список полів натисканням кнопки Список полів на панелі інструментів,

перетягнути поле зі списку полів у форму чи звіт. Поле необхідно переміщати зі списку полів при натиснутій кнопці миші. Якщо вибрати поле в списку полів, відпустити кнопку миші, а потім вибрати місце в формі або звіті, елемент керування не буде приєднаний.

Щоб додати в створену групу нові елементи керування, слід вибрати в панелі елементів кнопку потрібного елемента керування, і перетягти його всередину групи. Якщо потрібно включити в групу перемикач, прапорець або вимикач, що не входять у групу, слід вирізати елемент керування і вставити його в групу, виділивши перед вставкою рамку групи. Якщо просто перетягнути в рамку групи існуючий елемент, то цей елемент не стане частиною групи.

Кнопки використовуються у формах для виконання визначеної дії або ряду дій, наприклад:

• переходи по записам;

• обробка записів (копіювання, дублювання, збереження, відновлення, друк записів);

• робота з формою (відкрити, закрити, роздрукувати, відкрити сторінку на багато сторінковій формі);

• робота зі звітом (відправити по пошті або в файл, продивитись або роздрукувати);

• запуск інших програм;

• виконання запиту або макросу, друк таблиці, автонабір телефонного номера.

Кнопки розміщують найчастіше в розділах заголовка або приміток форми. Щоб кнопка виконувала яку-небудь дію, потрібно створити макрос або процедуру обробки події і зв'язати їх із властивістю кнопки Нажатие кнопки (OnClick). Текст напису на кнопці задається як значення властивості Надпись (Caption). Щоб помістити на кнопку малюнок, слід вказати його у властивості кнопки Рисунок (Picture).

Можна створити кнопку самостійно чи за допомогою майстра. Майстер дозволяє створювати кнопки більше 30 типів і прискорює процес розробки кнопки, автоматично виконуючи всі основні дії. Наприклад, можна створити кнопку для пошуку записів, виведення запису на друк або застосування фільтра у формі. Крім того, майстер допомагає навчитися писати процедури обробки подій. При створенні кнопки за допомогою майстра Microsoft Access створює процедуру обробки подій і приєднує її до кнопки. Користувач може відкрити процедуру, ознайомитися з програмою і при необхідності внести в програму зміни.

Щоб створити кнопку за допомогою майстра в режимі конструктора, потрібно натиснути на панелі елементів кнопку Майстра, натиснути кнопку Кнопка, вибрати у формі її місце, виконати інструкції, виведені в діалогових вікнах майстра.

Щоб створити кнопку без допомоги майстра в режимі конструктора, потрібно відтиснути на панелі елементів кнопку Майстра, натиснути кнопку Кнопка, вибрати у формі її місце, натиснути кнопку Свойства на панелі інструментів, щоб відкрити вікно властивостей. В комірку властивості Нажатие кнопки (OnClick) ім'я макросу або процедури обробки події, що повинні виконуватися при натисканні кнопки, або натиснути кнопку Побудовник для виклику побудовника макросів або побудовника програм. Щоб помістити на кнопку надпис, потрібно ввести текст надпису в комірку властивості Надпись (Caption). Замість підпису на кнопку можна помістити малюнок, ввівши в комірку властивості Рисунок (Picture) шлях і ім'я файлу з розширенням .bmp, .ico, .dib, .wmf чи .emf. Якщо шлях або ім'я файлу невідомі, слід натиснути кнопку Побудовника для відкриття побудовника малюнків. Допускається додавання на кнопку малюнка і підпису, створених у графічному редакторі Paint системи Windows. Щоб у редакторі Paint створити малюнок розміром із кнопку, потрібно:

• намалювати малюнок будь-якого розміру і вибрати частину для розміщення на кнопці;

• виконати команду Правка/Копировать в файл, вказавши ім'я файлу. Таким способом створюється файл із малюнком обраного розміру.

Переміщення елемента керування і його підписів

Кожен елемент керування має маркери переміщення (“відкрита долоня”) та маркери розміру (двонаправлені стрілки).

Перетягнути елемент керування на нове місце можна, коли вказівник миші приймає вигляд відкритої долоні. Щоб вказівник миші набув такого вигляду, потрібно перемістити вказівник по межі елемента керування або його напису.

Для того щоб у процесі переміщення елемента керування зберігати його вирівнювання по горизонталі чи по вертикалі відносно інших елементів, потрібно натиснути і утримувати клавішу Shift при виборі та переміщенні елемента керування. У цьому випадку елемент керування можна переміщати тільки по горизонталі чи тільки по вертикалі, що визначається напрямком першого руху.

Якщо елемент керування потрібно змінити на невелику величину, зручніше, утримуючи клавішу Ctrl, натискати відповідну клавішу переміщення курсору: →, ↑, ↓, ←. При такому способі переміщенні елемента керування не вирівнюється щодо сітки.

При створенні елемента Поле самі елементи та їх написи розташовуються зліва, на одному рівні з базовим елементом. Але при оформленні зовнішнього вигляду форми часто виникає потреба перемістити напис в інше місце. Щоб перемістити елемент керування або відповідний йому напис незалежно один від одного, потрібно помістити вказівник миші на маркер переміщення. Вказівник прийме вигляд руки з витягнутим вказівним пальцем. Натиснувши і утримуючи ліву кнопку миші, можна перемістити елемент або напис в нове положення.

Список або поле зі списком використовуються в тих випадках, коли наперед відомо, що поле буде містити дані, які повторюються і їх треба буде вибрати зі списку.

Список завжди відображається вже відкритим. Та його частина, яка вміщується на екрані з заданими розмірами, постійно на екрані, тому список займає в формі багато місця. Користувач може вибрати тільки ті значення, які перераховані в списку. Поле зі списком виглядає як звичайне поле форми, в правій частині якого розміщена кнопка зі стрілкою. Поле зі списком дозволяє крім запропонованих варіантів вводити і інші значення.

Щоб створити поле або поле зі списком, потрібно активізувати кнопку Мастер на панелі інструментів, вибрати кнопку Список або Поле со списком, вказати місце його розташування і визначити розмір, утримуючи ліву кнопку миші. Після того, як відпустити кнопку миші, запуститься майстер, в вікні якого треба вказати спосіб отримання значень для нового елемента керування. Якщо набір значень буде вводитися одразу в процесі роботи майстра, треба клацнути на відповідному перемикачі; ввести значення, які будуть відображатися в списку; вказати текст напису для нового поля зі списком.

Зміна розмірів елемента керування

Для зміни розмірів елемента керування потрібно переміщувати маркери розміру, поки елемент керування не набуде необхідних розмірів.

Якщо виділено кілька елементів керування, то при переміщенні маркерів розміру одного елемента будуть змінюватися розміри всіх елементів.

Якщо розміри елемента керування потрібно змінити на невелику величину, зручніше натискати відповідну клавішу переміщення курсору (→, ↑, ↓, ←), утримуючи натиснутою клавішу Shift.

Щоб змінити розмір елемента керування по його вмісту, потрібно виділити один чи кілька елементів керування, розміри яких потрібно змінити, вибрати меню Формат/Размер/По размеру данных.

Щоб вирівняти розміри елементів керування по вузлах сітки, потрібно виділити один чи кілька елементів керування, розміри яких потрібно змінити, вибрати меню Формат/Размер/По узлах сетки. (Сітка використовується для рівного розташування елементів керування. Якщо сітка не виведена на екран, потрібно вибрати у меню Вид команду Сетка).

Можна вирівняти розміри елементів керування відносно інших таким чином:

• по найвищому - робить висоту всіх елементів керування рівній висоті найвищого;

• по найнижчому - робить висоту всіх елементів керування рівній висоті найнижчого;

• по найширшому - робить ширину всіх елементів керування рівній ширині найширшого;

• по найвужчому - робить ширину всіх елементів керування рівній ширині найвужчого.

Для цього потрібно вибрати меню Формат/Размер/ відповідну команду:

Вирівнювання елементів керування

Для вирівнювання положення елементів керування слід вибирати елементи керування, розташовані в одному рядку чи одному стовпці. Після їх вибору виконати Формат/Выравнять/ вибрати одну з підкоманд:

• по лівому краю - вирівнює ліві границі елементів керування по лівій границі крайнього лівого елемента;

• по правому краю - вирівнює праві границі елементів керування по правій границі крайнього правого елемента;

• по верхньому краю - вирівнює верхні границі елементів керування по верхній границі крайнього верхнього елемента;

• по нижньому краю - вирівнює нижні границі елементів керування по нижній границі крайнього нижнього елемента.

Зміна інтервалів між елементами керування

Для вирівнювання інтервалів між елементами керування потрібно вибрати елементи керування (принаймні три), що потрібно розмістити на рівних інтервалах. Якщо до елементів керування приєднані підписи, слід вибирати самі елементи, а не їх підписи. У меню Формат вибрати команду Интервал по горизонтали або Интервал по вертикали та підкоманду Сделать равным.

Елементи будуть розміщені через рівні проміжки. Фактично зміниться положення тільки середнього елемента; верхній і нижній елементи керування залишаться на своїх місцях.

Для збільшення або зменшення інтервалів між елементами керування потрібно виконати аналогічні дії, у меню Формат вибрати команду Интервал по горизонтали або Интервал по вертикали та підкоманду Увеличить (Уменьшить) .

При зміні інтервалу між елементами керування крайній лівий елемент (при зміні інтервалу по горизонталі) чи крайній верхній (при зміні інтервалу по вертикалі) залишаться на своїх місцях.

Хід роботи

1. Створити форму, яка буде містити кнопки для відкриття будь-яких 2 таблиць та 2 форм, які є в базі даних.

2. Вибрати Создание формы в режиме Конструктора.

3. Додати в форму заголовок та примітки форми. Оформити заголовок та примітки форми з допомогою написів, вибрати вид та колір шрифту, товщину межі та вид оформлення (Оформлення зробити на свій смак).

4. В область даних додати написи та кнопки для відкриття об’єктів бази даних.

Порядок створення кнопки з написом.

1. Додати напис, в якому вказати, який об’єкт буде відкриватися при натисканні кнопки. Оформити напис.

2. Додати кнопку, вставити на неї малюнок з Microsoft Clip Gallery, вказати об’єкт, який буде відкриватися при її натисканні. Для вставки малюнка потрібно відкрити властивості кнопки, на вкладці Макет в полі Рисунок вибрати малюнок (якщо потрібно вставити інший малюнок, потрібно натиснути кнопку Обзор… та знайти його). Для вказування об’єкта, який буде відкриватися, потрібно задати його адресу в полі Адрес гиперссылки. В вікні, що відкриється, потрібно вибрати 2_Объектом в этой базе данных та вибрати потрібний об'єкт з бази даних.

Після виконання цих дій в область даних буде вставлена кнопка з вибраними властивостями.

5. Вирівняти розташування написів та кнопок, виділивши об’єкти та використавши команди з контекстного меню.

6. Зберегти форму, перейти в режим форми. Перевірити роботу створених кнопок.

Контрольні запитання

1. Що таке елементи керування?

2. Які функції можуть виконувати елементи керування?

3. В якому розділі форми розміщуються елементи керування?

4. Які є типи елементів керування?

5. Що таке панель елементів?

6. Що таке підпис елемента керування?

7. Назвіть елементи керування, які можна вставляти в форму.

8. Яке призначення елемента поле?

9. Яке призначення елемента Напис?

10. Яке призначення елемента Кнопка?

11. Як перемістити елемент керування?

12. Як змінити розмір елемента керування?

13. Як вирівняти розміри елементів керування відносно інших?

14. Як вирівняти інтервали між елементами керування?

Практична робота 14

Тема. Підготовка звітів.

Мета. Дати поняття про звіти, навчити створювати звіти різними способами та підготовлювати до друку.

Учні повинні знати: призначення звітів, способи створення звітів, типи звітів.

Учні повинні вміти: створювати звіти різними способами та підготовлювати їх до друку.

Обладнання: ПК, програма Microsoft Access.

Теоретичні відомості

Звіти в Microsoft Access забезпечують виведення на друк або паперовий носій інформації з бази даних в зручному для сприйняття і роботи вигляді. Вони можуть містити дані з однієї або кількох таблиць (або запитів) і складатися як з однієї сторінки (наприклад, рахунок з реквізитами покупця та список замовлених товарів) так і з кількох сторінок (наприклад, каталог товарів або відомість видачі заробітної плати). В звіти можна помістити графіки та малюнки, додати нумерацію сторінок, виводити значення полів, що обчислюються. Записи, що відображаються в звіті, можна відсортувати за одним або кількома полями, а також згрупувати, застосовуючи до груп полів статистичні вирази.

Звіти як об’єкти бази даних розташовані в вікні бази даних на вкладці Отчеты.

Основні типи звітів, які можна створювати в Microsoft Access:

1. “В стовпець”. Такий звіт нагадує макет форми, всі поля виводяться в один стовпець. Зліва від кожного поля відображається значення, яке задається властивістю Подпись цього поля. Впорядкування полів може бути будь-яким, на одній сторінці звіту міститься один або кілька записів.

2. Рядковий. Кожен запис в такому звіті виводиться в окремому рядку, а кожне поле – в окремому стовпці. Підписи полів друкуються в якості заголовків рядків. Рядкові звіти дозволяються групувати дані за одним або кількома полями, а також друкувати підсумкову інформацію по групах та по звіту в цілому.

3. Поштові наклейки. З допомогою майстра можна швидко створити звіт, відформатований для друку поштових наклейок. Кожна така наклейка – це набір даних, розташованих в кількох полях одного запису (наприклад, адреса та ім’я людини)

4. Звіти з графіками та діаграмами.

Звіт можна створити кількома способами:

1. У режимі Конструктора.

2. З використанням засобу Автоотчет.

Автоотчет дозволяє вказати таблицю або запит, які повинні стати джерелом даних для звіту, а також вибрати його макет (в стовпець або рядковий). Можливість вибору полів не передбачена: в автозвіт переносяться всі поля вихідної таблиці або запиту. Щоб створити звіт цим способом потрібно виконати такі дії:

1. В вікні бази даних клацнути на кнопці Отчеты панелі Объекты, натиснути кнопку Создать. З'явиться діалогове вікно Новый отчет, в якому потрібно вибрати формат автозвіту (в верхній частині вікна) та таблицю або запит в якості джерела даних (з розкривного списку в нижній частині вікна).

2. На екрані відобразиться новий звіт в вибраному форматі в режимі попереднього перегляду.

3. Якщо потрібно, зберегти створений звіт, виконавши команду Файл/Сохранить.

П римітка. Для таблиці, яка відкрита в режимі введення даних, можна швидко створити автозвіт “в стовпець”, клацнувши на кнопці сворення нового об’єкту на панелі інструментів та вибрати з меню команду Автоотчет.

Якщо таблиця не відкрита, а лише виділена, авто звіт можна створити, виконавши команду Вставка/Автоотчет.

Для доопрацювання подібного базового звіту слід скористатись більш досконалими засобами в режимі конструктора.

3. З використанням майстра створення звітів.

Майстер створення звітів дозволяє користувачу вибирати поля з таблиць або запитів, зовнішній вигляд та стиль оформлення звіту. Майстер працює з полями кількох таблиць або запитів і створює звіти з більш складною структурою, в якій допускається групування записів за кількома логічними категоріями.

Для створення звіту з допомогою майстра, потрібно виконати такі дії:

1. В вікні бази даних клацнути на кнопці Отчеты, потім двічі – на ярлику Создание отчета с помощью мастера. З’явиться перше діалогове вікно майстра створення звітів, в якому з розкривного списка потрібно вибрати таблицю (або запит), яка містить поля майбутнього звіта; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.

2. Включити до звіту потрібні поля з допомогою відповідних кнопок. Якщо є необхідність помістити в звіт поля з іншої таблиці (або запита), треба вибрати її в розкривному списку та додати поля. Між такими таблицями бази даних обов’язково повинні бути встановлені зв’язки; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.

3. Вибрати представлення даних. Якщо на попередньому кроці було вибрано кілька таблиць, на цьому кроці необхідно вибрати таблицю, по полям якої будуть групуватися записи. В якості підказки в правій частині вікна відображається зразок сторінки майбутнього звіта; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.

4. Згрупувати записи, вказавши поля, які будуть використовуватися як заголовки груп. Щоб задати групування по певному полю, слід клацнути на імені поля в списку зліва, а потім – на кнопці з знаком “>”; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.

5. Виконати сортування даних та обчислення, Майстер дозволяє вибрати до чотирьох полів сортування. Якщо поля містять числові дані, доступна кнопка Итоги, яка відкриває діалогове вікно, в якому можна встановити прапорці для застосування до числових полів статистичних функцій, наприклад для обчислення загальної суми, середнього значення, знаходження мінімального або максимального значення. Виконавши потрібні настройки потрібно клацнути на кнопці Далее.

6. Вибрати макет та орієнтацію звіта, налаштувати ширину полів для розташування на одній сторінці; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.

7. Вибрати стиль оформлення звіту; перейти до наступного вікна майстра, клацнувши на кнопці Далее.

8. На заключному етапі ввести потрібний заголовок звіта.

Врахувавши всі настройки, майстер створює звіт, зберігає його та відкриває в режимі Предварительный просмотр.

В діалоговому вікні Новый отчет доступні також інші майстри, під керівництвом яких можна створити більш складні різновиди звітів: майстер Почтовые наклейки та Мастер диаграмм.

Створений з допомогою останніх двох способів звіт відкривається у вікні попереднього перегляду. Це вікно дозволяє побачити всі елементи звіта в тому вигляді, в якому вони будуть надруковані на папері. Для переміщення між сторінками звіту слід користуватись кнопками навігаційної панелі. Оцінивши переваги та недоліки створеного звіту можна перейти в режим конструктора для доопрацювання, або відправити звіт на друк.

Внести в макет звіту деякі зміни можна з допомогою засобів діалогового вікна Параметры страницы, яке відкривається командою Файл/Параметры страницы.

• На вкладці Поля можна вказати розмір полів сторінки, які підходять з точки зору користувача. Встановивши прапорець Печатать только данные, можна виключити зі звіту всі додаткові елементи (наприклад, заголовок, надписи полів, лінії сітки), залишивши для друку лише дані.

• На вкладці Страница вказуються: орієнтація звіта на сторінці, параметри паперу, пристрій для друку.

• На вкладці Столбцы можна варіювати параметри друку для звітів та наклейок, які складаються з великої кількості стовпців: кількість стовпців, інтервал між рядками і стовпцями, ширина і висота стовпця. Якщо в звіті встановлений друк кількох стовпців на сторінці, то активізується група Макет столбца, перемикачі якої задають порядок друку записів: Сверху вниз або Слева направо.

Вивести на друк (та візуально оцінити в режимі попереднього перегляду) можна не лише звіт, а й інші об’єкти бази даних (таблиці, форми або запити).

Хід роботи

1. Засобом Автозвіт на основі таблиці Растения створити два звіти: “У стовпець” та “У рядок”. Порівняти вигляд інформації у цих звітах.

2. З допомогою Майстра створити звіт, використавши такі поля: Название (таблиця Растения), Тип (таблиця Типы), Количество, Стоимость (таблиця Сведения заказа). Оформлення звіту вибрати самостійно.

Контрольні запитання

1. Яке призначення звітів? Навести приклали звітів

2. Які основні типи звітів?

3. Які особливості звіту, створеного засобом Автоотчет?

4. Які переваги використання Майстра при створення звіту?

5. Які об’єкти, крім даних з таблиць, можна помістити в звіт?

6. Як можна відсортувати дані в звітах?

7. Як можна згрупувати дані в звітах?

8. Для чого призначене вікно попереднього перегляду звіта?

9. Як можна внести зміни в макет звіту, що буде надрукований?

10. Які об’єкти бази даних можна друкувати, крім звітів?

Додаток Настройка та форматування звітів в режимі Конструктора

Оскільки розробка звітів нагадує створення форм, робота в режимі конструктора під час доопрацювання звітів аналогічна роботі з формами в режимі конструктора. Щоб відкрити звіт в режимі конструктора, слід виділити його назву та клацнути на кнопці Конструктор панелі інструментів вікна бази даних.

Звіт може складатися з кількох розділів.

1. Заголовок – містить інформацію загального характера, яка друкується один раз на початку (як правило, це напис з назвою звіту. Крім цього, в заголовок можна віднести одну або кілька окремих сторінок, на яких оформляється титульна сторінка звіту або містяться діаграми та малюнки.

2. Верхній колонтитул – містить інформацію, яка повинна виводитись зверху на кожній сторінці звіту, наприклад для приєднаних елементів керування або номера сторінок.

3. Заголовок групи. В рядку заголовка вказується поле, по якому відбувається групування записів.

4. Область даних, в якій містяться фактичні дані з полів таблиці.

5. Нижній колонтитул – містить інформацію, яка повинна виводитись знизу на кожній сторінці звіту, наприклад деякі підсумкові відомості або номера сторінок.

6. Область приміток – містить відомості, які повинні бути надруковані один раз в кінці звіта, одразу після нижнього колонтитула останньої сторінки (поточна дата, підсумком дані по всі сторінкам звіту, інформація про розробників звіту)

Якщо звіт створюється в режимі конструктора “з нуля”, то в робочій області вікна конструктора відображаються лише розділи верхнього та нижнього колонтитулів і область даних. Вивести на екран інші розділ можна, скориставшись командою меню Вид/Заголовок/примечание отчета. Для додавання або видалення колонтитулів використовується команда Вид/Колонтитулы. Розміри всіх розділів можна змінювати довільним чином.

При роботі в режимі конструктора звітів доступні такі ж панель елементів і список полів, як і при роботі з формами. Використовуючи переміщення і вирівнювання елементів керування та приєднаних до них надписів, можна скорегувати недоліки роботи майстра при створенні звіта за застосувати до нього форматування.

Для великих текстових полів та полів МЕМО, які містять записи змінної довжини, зручно використовувати властивості Расширение и Сжатие, які встановлюються на вкладці Макет вікна властивостей елемента керування. Застосування опції Расширение дозволяє при заданій ширині елемента керування варіювати його висоту, а опція Сжатие дає можливість позбутися пустих рядків в полі, автоматично зменшуючи його висоту.

Для оформлення зовнішнього вигляду звітів можна використовувати лінії та прямокутники, налаштувати ефекти форматування, використати налаштування для макета: тип, колір, ширину межі вибраного графічного елемента.

Якщо в звіті потрібно надрукувати частину інформації на окремій сторінці, використовується розділювач сторінок, який можна розмістити в будь-якому місці звіта, крім колонтитула. Для вставки розділювача сторінок потрібно клацнути на кнопці Разрыв страницы панелі елементів (при цьому вказівник змінить вигляд на знак “+”), помістити вказівник в потрібному місці звіта, клацнути лівою кнопкою миші. При цьому в лівій частині звіту з’вляться маркери розділювала сторінок (чорні крапки). Заголовок звіта буде друкуватися не суцільним текстом, а розіб’ється на два підрозділи, кожен з яких почнеться нової сторінки. Для збереження внесених змін потрібно зберегти звіт.

В звіт можна помістити будь яке графічне зображення, наприклад, логотип компанії, малюнок або відскановану фотографію. Найчастіше малюнки розміщуються в розділі заголовку або приміток звіта.

Щоб додати в звіт готове зображення, потрібно виконати таку послідовність дій.

1. Відобразити на екрані панель елементів (якщо вона не відображена), вибравши команду Вид/Панель элементов. Для розміщення зображення в розділі заголовка потрібно збільшити цей розділ, перетягнувши мишею вниз межу верхнього колонтитула.

2. Клацнути на кнопці Рисунок панелі елементів (вказівник змінить вигляд), помістити вказівник в місце, де буде зображення, утримуючи натиснутою ліву кнопку визначити його розмір, після чого відпустити кнопку миші (з’явиться діалогове вікно Выбор рисунка).

3. В діалоговому вікні Выбор рисунка, використовуючи розкривний список Папка, знайти папку, в якій зберігається потрібне зображення та вставити його в звіт.

4. Якщо розміри зображення не співпадають з розмірами рамки, потрібно скорегувати його розміри, з допомогою контекстного меню зображення (клацнути на ньому правою кнопкою миші)/Свойства/Макет/Установка размеров/По размеру рамки.

5. В режимі попереднього перегляду переконатись, що новий вигляд звіту придатний для друку.

Якщо зображення є OLE-об’єктом, для його вставки в звіт потрібно клацнути на кнопці Свободная рамка объекта панелі елементів, а потім в діалоговому вікні Вставка объекта вибрати тип нового об’єкта або знайти вже існуючий файл.

Для групування записів по визначеному полю в режимі конструктора використовується діалогове вікно Сортировка и группировка, яке викликається командою Вид/Сортировка и группировка.

Для створення нової групи в звіті слід виконати послідовність дій.

1. В вікні Сортировка и группировка в першому рядку стовпця Поле/выражение, а потім вибрати потрібне поле для групування з розкривного списку справа в цій комірці. Групування та сортування записів можна виконувати не лише на конкретному полі, й виразі, на початку якого потрібно ставити знак “=” (наприклад, =[Стоимость]*[Количество])

2. Вибрати порядок сортування (за зростанням або за спаданням)

3. В нижній частині діалогового вікна вкзати відповідні параметри:

   1. Заголовок группы – вибрати Да для зміни структури звіта, в результаті чого в звіті з’явиться новий розділ Заголок группы.

   2. Примечания группы - вибрати Да, якщо потрібні примітки до створеної групи або Нет, якщо примітки не потрібні.

   3. Группировка – задається спосіб групування даних (наприклад, за значеннями або кількістю символів, що співпадають).

   4. Не разрывать – ця властивість визначає, як будуть надруковані елементи, що належать одній групі. Вибравши потрібну опцію:

      • Нет – немає ніяких обмежень, розділи групи можуть розташовуватись на сусідніх сторінках;

      • Вся группа – група обов’язково буде надрукована на одній сторінці;

      • С первыми данными – заголовок може бути надрукований на сторінці, тільки в тому випадку, якщо разом з ним буде надрукований перший запис з області даних.

Я кщо потрібно розмістити в звіті дані, що обчислюються, створюється новий вільний елемент керування Поле, який має обчислювальне значення. Вираз (або формула), за яким відбувається обчислення, може містити значення полів однієї або кількох таблиць, а також функції та вирази. Найпростішими прикладами розміщення в звіті обчислювальних полів можуть бути розміщення лічильника сторінок та відображення поточної дати з допомогою команд Вставка/Номера страниц або Вставка/Дата и время..

Щоб помістити в звіт обчислювальне поле, потрібно вибрати кнопку Поле панелі елементів, помістити вказівник в потрібне місце звіта та визначити його розміри з допомогою правої кнопки миші. Двічі клацнувши на новому елементі керування, ввести вираз в діалоговому вікні, що відкриється. Будь-який вираз або формулу потрібно починати знаком “=”.

С творене обчислювальне поле можна відформатувати з допомогою інструментів форматування. Короткі вирази можна вводити безпосередньо в обчислювальне поле, а для введення довгих виразів зручно використовувати Постоитель выражений (клацнути на кнопці “…” справа від рядка властивостей Данные) або вікно Область ввода (натиснути Shift+F2).

Контрольні запитання

1. Як відкрити звіт в режимі конструктора?

2. З яких розділів складається звіт?

3. Як оформити зовнішній вигляд звіту?

4. Які додаткові елементи можна помістити в звіт?

5. Як виконати групування записів по певному полю?

6. Як помістити в звіт дані, що обчислюються?

7. Які засоби зручно використовувати для введення довгих виразів?

Висновки

Виконавши запропоновані практичні роботи, учні навчаться:

• запускати програму Microsoft Access, створювати порожню базу даних, створювати таблиці в режимі введення даних.

• запускати програму Microsoft Access, створювати порожню базу даних, створювати таблиці з допомогою Майстра.

• створювати таблиці в режимі Конструктора.

• виконувати сортування та фільтрування даних в таблиці, застосовувати різні фільтри для відбору інформації.

• створювати запити з допомогою майстра простих запитів.

• створювати запити на зміну, видалення, додавання інформації, додавати в запити умови відбору.

• додавати в запит обчислювальні поля.

• створювати форми різними способами, додавати інформацію в таблиці з допомогою форм.

• створювати багатотабличні форми з допомогою майстра, використовуючи різні опції.

• змінювати структуру форм в режимі Конструктора, використовувати інструменти форматування для оформлення зовнішнього вигляду форми.

• створювати головну кнопкову форми.

• розміщувати в формі елементи керування.

• створювати звіти різними способами та підготовлювати їх до друку.

Література

1. Т.В. Тимошок. Microsoft Access 2002. Краткое руководство.: — М.: Издательский дом «Вильямс», 2004, —272 с.: ил.

2. О.Ю. Гаєвський. Інформатика: 7-11 кл.: Навч.посіб. — К.: А.С.К., 2005.—512 с.: іл.

153