Список подстановки
При заполнении таблицы Т_Преподаватели в поле Код предмета приходится заносить не название предмета, а его код. Это очень неудобно, так как список предметов может быть расширен и трудно будет удержать в памяти все коды. Access позволяет автоматизировать операцию ввода данных с помощью Списка подстановки, создание которого обеспечивается наличием связи между двумя таблицами.
Откройте таблицу Т_Преподаватели в режиме Конструктор форм.
В столбце Тип данных для поля Код предмета выберите: Мастер подстановок.
В первом окне Мастера форм оставьте выбранным положение переключателя Объект «столбец подстановки» будет использовать значение из таблицы или запроса и щелкните на кнопке Далее.
Три положения переключателя второго окна Мастера форм выводят на экран список таблиц, запросов или объединяют эти два списка. Выберите таблицу Т_Предметы на роль источник подстановки. Щелкните на кнопке Далее.
Третье окно Мастера форм (рис.5) предлагает выбрать из таблицы Т_Предметы поля. Участвующие в подстановке. Этот список должен обязательно включать в себя и то поле, содержание которого будет отображаться вместо численного значения, помещаемого из поля Код.
Щелкните на пункте Название предмета. Щелкните на кнопке Далее.
Рис.5 Окно Мастера подстановок
В следующем окне Мастера форм будет продемонстрирован столбец таблицы-источника.
В поле последнего окна введите название: Предмет, которое заменит имя столбца Код предмета, и щелкните на кнопке Готово.
В появившемся окне диалога щелчком на кнопке Да подтвердите необходимость сохранения построенной структуры.
Находясь в окне Т_Преподаватели: таблица, перейдите в режим таблицы (меню Вид → Режим таблицы).
Теперь в четвертом столбце вместо чисел стоят названия предметов, соответствующие этим числам.Access автоматически ищет соответствующую запись в таблице Т_Предметы и выводит в ячейку таблицы Т_Преподаватели текст поля Название предмета из выбранного в списке Мастер подстановок.
Введите еще одну запись в таблицу Т_Преподаватели. При вводе данных в столбец Предмет используйте список Мастера подстановок.
Закройте текущее окно.
Задание 3 Передача данных из Access в Word
Методика выполнения работы
Передачу данных из Access в Word можно осуществить двумя способами. Первый из них позволяет вставлять в документ, подготовленный в Word название полей базы данных Access, а затем при печати или просмотре документа наименования полей будут заменены на их содержимое («Слияние с MS Word»). Второй способ ─ «Публикация в MS Word» ─ позволяет вставлять в документ, подготовленный в Word, документ или таблицу, подготовленную в Access.
Слияние с ms Word
Режим работы ─ таблица.
Подайте команду Сервис/Связи с Office/Слияние с MS Word.
Установите флажок «Создание нового документа и установка связи с этим документом».
Начните набирать текст документа. В том месте, где необходимо вставить содержимое поля базы данных, например фамилию, нажмите кнопку <Вставить поля слияния> на панели инструментов Слияние.
Для просмотра содержимого используйте кнопку <Поля/данные> на панели инструментов Слияние.