6. Охарактеризуйте внутрішню структуру документа.

Структура документа – це сукупність компонентів, взаємозв’язки яких дають можливість функціонувати системі, а отже, ідентифікувати кожен вид і тип документа.Структура документа – це скоординована безліччю компонентів, взаємозв'язку які дають йому можливість функціонувати як якоюсь цілісності (системі), дозволяють відрізнити книгу від журналу, грамплатівку від дискети, мікрофільм від кінофільму, перфокарту від географічної карти і т.п., тобто ідентифікувати кожен тип і вид документа.

Зовнішня структура документа – це його внутрішній базовий набір взаємозалежних елементів і частин, що дозволяють більш ефективно шукати, сприймати і використовувати інформацію, що міститься в ньому.

Склад внутрішніх структурних елементів і частин багато в чому визначається видом документа. Найбільше чітко внутрішня структура видна на прикладі видань – книг, часописів, газет.

Видання повинне містити такі елементи і частини:елементи видання з вихідними данними;зміст; передмова; вступна стаття; основна частина (основний текст) післямова; допоміжні покажчики; додаток.

Вихідні відомості – сукупність даних документа, призначених для його оформлення, бібліографічної обробки, систематичного обліку й інформування читачів.

До основних елементів вихідних відомостей відносяться такі: автор, заголовок (назва), надзаголовкові дані, підзаголовкові дані, анотація (реферат), місце і рік видання, видавництво.

Залежно від виду документа набір внутрішніх елементів та їх розташування можуть змінюватися.

7.Розкрийте сутність знакового методу фіксування інформації.

Метод документування - це прийом або сукупність прийомів фіксування інформації на матеріальному носії за допомогою знакових систем. Запис інформації в документі завжди виконується способом, винайденим людиною, і такими знаками, що відповідають тому чи іншому способу. Фіксування інформації на матеріальному носії – це і є створення документа, або документування.

Документ містить соціальну інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковість - одна з основних його ознак.

Документ - це оформлене у вигляді сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у формі літер, отворів, крапок, ліній, цифр і т.п. Від форми знаків і способів їхнього нанесення багато в чому залежать рівень подання й сприйняття інформації, ступінь використання документів, компактність їхнього зберігання.

Вивченням знаків займається семіотика. Семіотика - наука, що вивчає загальні властивості знаків, їхніх систем і ситуацій у людському суспільстві .

Семіотика вивчається на трьох різних рівнях:1) синтактика(розглядає способи сполучення знаків, що ведуть у кінцевому результаті до формування текстів),2) семантика(аналізує поняття значення й змісту. Знак не тільки позначає який-небудь предмет або явище, але має й своє значеннєве (змістовне), і експресивне (виразне) значення)3) прагматика(займається відношенням «людина - знак»)

Знакові системи, як уже говорилося, можуть бути природними (природні, або натуральні мови) і штучними (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному перекладі).

Семіотика тісно пов'язана з лінгвістикою. Лінгвістика - наука про мову, що дозволяє відповісти на питання - що є словом, що є пропозицією. Вона вивчає мову як систему взаємозалежних знаків.

У широкому змісті знак - це будь-яке фізичне явище, що має загальноприйняту або суб'єктивну інтерпретацію, що звичайно залежить від навколишнього середовища.

У документуванні знак - матеріальний, почуттєво сприйманий предмет (явище або дія), що виступає як представник іншого предмета, властивості або відносини й використовуваний для фіксування, придбання, зберігання, переробки й передачі повідомлень (інформації, знань). Знак є своєрідним «атомом» соціальної інформації. Повідомлення може складатися з одного або сукупності знаків. Але повідомлення менш одного знака бути не може, тому що воно не буде мати змісту.

Знак має наступні основні властивості:1) має матеріальне вираження2) має значення;3) інформує про щось відмінне від нього;4) використовується для передачі інформації;5) функціонує в певній знаковій ситуації.

Знак має зовнішні й внутрішні структурні сторони. Зовнішня сторона - це матеріальна оболонка знака. Предмет, що виступає в ролі знака, обов'язково має певну форму, щоб бути сприйманим, здатним фіксувати й передавати інформацію в просторі й часі. Жест, світло світлофора, морський код прапора, звук мови не можуть служити знаками для документа. Документування зв'язано лише з фіксованими знаками, отриманими письмовим або іншим способом. Внутрішня сторона знака - і це його значення. Цим він відрізняється від інших матеріальних знаків.

Між знаком і позначуваним предметом, як правило, немає подібності. Зв'язок між знаком і предметом здійснює людина. Люди в більшості випадків домовляються в застосуванні тих або інших знаків і знакових систем. Знак використовується для передачі й зберігання інформації, служить засобом комунікації. Тому значення знаків повинні бути зрозумілі всім учасникам комунікаційного процесу. Поки знаки не зрозумілі (не розшифровані) реципієнтом, повідомлення не може бути сприйнято, а виходить, документ не може виконати свою сутнісну функцію - бути джерелом інформації й засобом комунікації.

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з її, він може втратити або поміняти своє значення.