Одним из наиболее эффективных способов для предприятия структурировать существующие бизнес-процессы и реально их совершенствовать, является, по нашему мнению, внедрение сэд.

Если компания планирует внедрение стандартов управление качеством ISO9000 или CMM, то наличие на предприятии СЭД является для этого необходимым условием - только электронный документооборот позволит получать количественные оценки эффективности работы сотрудников, обеспечит поддержку в рабочем состоянии и выполнение разработанных процедур, соблюдение требований стандартов управления качеством.

Если компания планирует внедрение полномасштабной ERP-системы управления, то внедрение СЭД в качестве первого этапа такой работы на предприятии существенно облегчит и внедрение ERP и позволит получить первые реальные результаты существенно раньше за счёт своевременной автоматизации бизнес-процессов, связанных с документооборотом. СЭД по определению имеет глобальный характер для предприятия и устанавливается практически на всех компьютерах сотрудников – ведь с документами работают все. Поэтому внедрение СЭД позволяет осуществить как глобальную первичную автоматизацию предприятия, так и подготовку всего персонала к работе с информационными системами – и то и другое крайне важно для последующего внедрения ERP.

Сэд «традиционные» и сэд нового поколения

СЭД изначально создавались с целью помочь предприятиям структурировать и совершенствовать их работу с документами. Но явную нацеленность на работу с бизнес-процессами как упорядоченными наборами документов и задач СЭД демонстрируют только в последнее время. «Традиционные» СЭД все еще тяготеют к автоматизации узкой сферы «канцелярского» документооборота. Делая выбор СЭД, необходимо избегать чисто «канцелярских» СЭД – их функциональности будет явно недостаточно, более того, придется тратить дополнительные силы и средства на интеграцию таких систем с другими корпоративными приложениями. «Канцелярская» СЭД, конечно, выдаст вам список счетов с истекающими сроками исполнения, но если вам захочется получить отчёт по проданным товарам или услугам в разрезе товарных позиций из тех же счетов, то этого обычная «канцелярская» СЭД уже сделать не сможет – такие системы не хранят всю информацию о документе, а только ограниченный набор реквизитов документа.

Подтверждением факта, что системы управления документами больше не собираются ограничиваться узкой сферой «канцелярского» документооборота, является то, что практически все западные системы такого класса перестали называть себя системами класса «Document Management», а классифицируют себя гораздо более ёмкими терминами, например, «Enterprise Content Management» (ECM), т.е. системы управления корпоративным контентом (предполагается управление любым контентом, а не только содержанием документов), или «Smart Enterprise Suite» (SES), т.е. интеллектуальные корпоративные системы с широким набором необходимых каждому предприятию функций.

Термин «Document Management» теперь обозначает не всю функциональность таких систем, а только некоторую часть функциональности, тесно интегрированнную с остальными функциями системы. Российские СЭД пока не очень активно следуют этой тенденции, о чем свидетельствует позиционирование многих СЭД российской разработки как систем «канцелярского» делопроизводства.

На возможность СЭД нового поколения быть инструментом структурирования корпоративной информации хотелось бы обратить особое внимание. Сколь ни важны возможности обработки неструктурированной информации (т.е., например, текстов в произвольном формате), пропагандируемые как ключевые для многих «традиционных» СЭД, корпоративная политика в области информатизации должна быть направлена больше на обеспечение процесса структурирования корпоративной информации (т.е. представления её в виде записей в базе данных), чем на совершенствование методов обработки неструктурированной информации.

Реализация наиболее эффективных технологий обработки возможна именно для структурированной информации, более того, критически важные данные, которые необходимо хранить и извлекать со 100%-й достоверностью, могут быть представлены только в структурированной форме. А ведь почти любая информация, содержащаяся в корпоративных документах, циркулирующая в электронном документообороте предприятия (наименования товаров, их количество, цены, имена и фамилии, должности, адреса и номера телефонов и т.п.) является такой критически важной информацией. Вряд ли кого-то устроит, если цена товара будет извлекаться из системы с 90%-й достоверностью.

Обработка неструктурированной информации нужна. Но фокусировать усилия только на этом значит уподобляться древним собирателям лесных грибов и ягод, совершенствующих свои методы поиска грибов под лесными корягами и сбора ягод длинными палками с высоких кустов. Даже чемпионам среди таких собирателей никогда не собрать урожая, сравнимого с  созревающим на примитивных плантациях первых земледельцев. И чемпионы среди охотников на кроликов также не могли конкурировать с первыми держателями кроличьих ферм. Применительно к обработке информации это означает, что правильный подход, во всяком случае, для предприятий, состоит больше в обеспечении технологии создания структурированной, готовой к обработке информации, хранимой в базах данных, чем в изощрённых методах обработки хаотичной неструктурированной информации, хранимой в файлах произвольного формата. Бизнес-процессы предприятия должны поддерживать порядок в информации с самого начала, чем позволять создавать хаос и пытаться ликвидировать его впоследствии.