Актуальный взгляд на проблему эффективности

Конечно, существенная экономия рабочего времени при использовании СЭД и других управленческих информационных систем позволяет фирме обходиться меньшим количеством сотрудников. Но часто после внедрения компьютеризированных систем сокращения затрат на оплату труда не происходит. Говорит ли это о том, что внедрение систем не оправдало себя? Нет!

Кроме количественных оценок эффективности системы, позволяющих убедиться в быстром возврате инвестиций в систему, существуют не менее важные качественные оценки эффективности использования системы.

Повышение прозрачности движения документов. Сотрудники получают возможность видеть на экране компьютера все документы, задачи и поручения, с которыми они должны работать в данный момент. Руководители имеют возможность видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов, например, исполнение заказов клиентов, приём новых сотрудников на работу, текущее состояние исполнения договоров, взаимодействие между разными подразделениями компании и т.п. Движение документов и работа с сотрудников с документами становятся контролируемыми в режиме реального времени.

Организация единого корпоративного информационного пространства. Удаленные офисы, филиалы, представительства информационно связываются как с центральным офисом, так и между собой и степень их взаимодействия существенно повышается.

Объединение и обеспечение сохранности корпоративной информации. Корпоративная информация сохраняется в корпоративной системе управления документами, а не в головах сотрудников. Даже если сотрудники увольняются или переходят на работу в другие подразделения предприятия, их знания, связанные с обработкой документов, сохраняются вместе с документами в системе электронного документооборота предприятия и могут быть использованы другими сотрудниками, приходящими на их место. Объединение знаний сотрудников в общей корпоративной системе дает синергетический эффект и может привести к впечатляющим результатам.

Повышение управляемости компании в целом. Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за счёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом. Глобальный характер СЭД – в отличие от других корпоративных систем, СЭД обычно устанавливается практически всем сотрудникам, имеющим компьютер – позволяет повысить общий уровень организации предприятия.

СЭД нового поколения как инструмент

для бизнеса в стиле фанк

Кьелл А. Нодстрем (Kjell Nordstrom) и Йонас Риддерстале (Jonas Ridderstrale) в своей книге «Бизнес в стиле фанк» («Funky Business») описали модель ведения бизнеса в мире глобальной экономики в условиях острой конкуренции.

Бизнес в стиле фанк (Funky Business) – стиль ведения бизнеса, которому вынужденно или по убеждению скоро должны будут соответствовать большинство руководителей предприятий.

Инновационная экономика в период глобализации определяет набор требований к современному бизнесу. Одним из основных таких требований является способность работы на подвижном, быстро меняющемся рынке. Такая способность может быть обеспечена только на предприятиях с процессно-ориентированной структурой управления и контролируемыми (автоматизированными!) бизнес-процессами.

Российская экономика, несмотря на все проблемы, все больше демонстрирует соответствие законам развитого рынка - по крайней мере, в секторе потребительских товаров и услуг.

Как сказал Кьелл А. Нодстрем: «У западных корпораций пропадает нюх на деньги. Их персонал не хочет, чтобы его беспокоили. А здесь, в России, я вижу иную картину. Русским людям интересен бизнес, они готовы рисковать. У вас есть драйв, которого не хватает многим менеджерам на Западе. Развитие технологий – замечательный процесс, я должен признать. Мой ответ такой: мы решаем проблему снова и снова»

Развитие технологий – в данном случае технологий автоматизированного управления бизнес-процессами предприятий – это ключ к решению проблемы конкурентоспособности предприятия. Наблюдаемое в настоящее время в России насыщение рынка товаров и услуг вызвало удивительный еще для недавнего прошлого дефицит образованных и квалифицированных кадров в области управления. Насыщение рынка заставляет предприятия уделять серьезное внимание оптимизации системы управления и повышению конкурентоспособности. Более того, для многих становится очевидно, что решать эти проблемы необходимо быстро. Необходимость быстрых решений требует от поставщиков корпоративных информационных систем новых методологий внедрения - минимизирующих риски и обеспечивающих быстрое получение первых реальных результатов.

Но и СЭД должны измениться. Способность поддерживать быстро меняющиеся бизнес-процессы требует высокой гибкости, простоты настройки, дружелюбного интерфейса, масштабируемости и возможности соединять территориально разнесенные подразделения предприятия. Очевидно, только системы на современных web-технологиях могут удовлетворить этим требованиям. «Традиционным» СЭД, существующим на рынке много лет, необходимо кардинально перестраивать свою архитектуру для соответствия новым требованиям бизнеса. Утверждения, что «сейчас только ленивый не делает web-примочки к своим системам и у нас тоже все это есть», видимо, недостаточны. Необходима возможность полноценной работы в СЭД через web.