4.8 Классификация и кодирование информационных ресурсов.
В настоящее время существует три уровня классификаторов экономической информации: общегосударственные, отраслевые и локальные (классификаторы предприятий).
Общегосударственные разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны.
Отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности. Как правило, отраслевые классификаторы разрабатываются в типовых проектах автоматизированной обработки. Например, для бухгалтерского учета составлены коды планов счетов, видов оплат и удержаний из заработной платы, видов операций движения материальных ценностей и др.
Локальные составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.). Разработка локальных кодов ведется на местах.
Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:
Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей
Общероссийский классификатор продукции (ОКП);
Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);
Общероссийский классификатор валют (ОКВ);
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.
Классификаторы организационных структур.
Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);
Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.
Классификаторы информации о населении и кадрах.
Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);
Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
Структуру и содержание классификаторов данного уровня рассмотрим на примере классификатора продукции (ОКП), в котором кодовое обозначение состоит из двух частей: классификационной и идентификационной. Первая содержит высшие классификационные группировки, а вторая ассортиментную номенклатуру. Структура кода следующая:
Например, классификационная часть кода 021124 означает: 02 – нефтепродукты, 021 – нефтепродукты светлые, 0211 – бензины, 02112 – бензины автомобильные, 021124 – бензины автомобильные марки А-72.
Идентификационная часть зависит от отрасли и ее специфических особенностей.
Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т.д.).
Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т.д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляется специалистами предприятия.
Классификация заключается в распределении элементов множества на подмножества на основании признаков и зависимости внутри признаков. Например, при кодировании территорий районы располагаются по областям. Такой упорядоченный список, т.е. полный перечень однородных наименований состоящий из отдельных строк – позиций, называется номенклатурой.
После составления классификации выполняется следующий этап – кодирование – процесс присвоения условного обозначения различным позициям номенклатуры. Наиболее удобной формой кодирования для автоматизированной обработки является – цифровая.
После присвоения кодов создается классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений.(Книга классификаторов и кодов).
Кодирование информации производится по определенной системе. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.
Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.
Порядковая система, предполагает, что все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку. Всем позициям присваиваются порядковые номера без пропуска номеров: 1,2,3,4,5,6,7…(№ п/п).
Серийная- напоминает порядковую, но ею можно закодировать двух- и более значные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатуры присваивается серия номеров. В пределах этой серии каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера для старших признаков номенклатуры:
-1001,1002,1003…10011,1012.1013,1014..1019,1020,1021,1022,1023,….1029,1040,1041….
(10-это группировочный признак, а 01,02,03,11.12,13,..20,21 и т.д. - это номера позиций номенклатуры
Позиционная , как и комбинированная предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Например, применительно для счетов бухгалтерского учета (например счет 10 "Материалы" 10.1 –сырье и материалы 10.2 - полуфабрикаты, 10.3- топливо, 10.4 – запасные части и т.д.)
- Мнемонический код повторяет характеристики объекта, например коды гаечных ключей, могут быть следующими: ключ 12 на 14 кодируется как 1214, ключ 14 на 17 – как 1417 и т.д.
Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур, например
Таблица 4.1. Причины и виновники простоя оборудования.
Причины простоя |
Виновники простоя |
||
Поставщики |
Администрация |
Рабочие |
|
Отсутствие электроэнергии |
11 |
12 |
13 |
Отсутствие инструментов |
21 |
22 |
23 |
Отсутствие комплектующих |
31 |
32 |
33 |
Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении задачи. Эта роль заключается во-первых в сокращении затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа. Иллюстрацией этого, может служить рис. 4.4.
Рис. 4.4. Иллюстрация применения кодов для сокращения затрат на ввод исходных данных.
Во-вторых, коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов. Иллюстрацией этого может служить документ "Сальдовая ведомость материалов по складам" (см. табл. 4.2).
Таблица 4.2.Сальдовая ведомость учета материалов по складам
-
Код склада
Код материала
Фактически поступило
12
1000
3
12
1000
2
Итого по коду 1000
5
12
1001
4
12
1001
2
12
1001
1
Итого по коду 1001
7
Итого по коду 12
12
В-третьих, коды используются в процессе оформления входных документов. Например, в процессе оформления бухгалтерской отчетности указываются коды организаций, отрасль, организационно-правовая форма и т.д.
Штриховое кодирование – является одним из типов автоматической идентификации товара, использующим метод оптического считывания информации. Оно основывается на принципе двоичной системы счисления: информация запоминается как последовательность 0 и1. Широким линиям и широким промежуткам присваивается логическое значение 1, узким – 0. В связи с этим штриховое кодирование есть способ построения кода с помощью чередования широких и узких, темных и светлых полос.
Существует несколько видов штриховых кодов:
UPC – универсальный товарный код; разработан в США.
EAN – товарный код, созданный в Европе на базе UPC
UCC/EAN – единый стандартный штриховой код; создан объединенными усилиями организаций США, Канады (UCC) и (EAN) Европы, применяется и в России
Например код EAN-13 – 460 0023 10012 9
460 – код страны, 0023 – код производителя, 10012 – код продукта, 9 –контрольное число
Основными техническими средствами нанесения штриховых кодов на носители информации являются компактные печатающие устройства. Для считывания штрихового кода с носителей информации используются сканирующие устройства различного типа: контактные карандаши и сканеры, лазерные сканеры и мобильные терминалы, считывающие информацию на расстоянии.
Штриховые коды нашли широкое применение и в сфере торговли, и на предприятиях (в системе табельного учета: при считывании с карточки работника фактически отработанное время, регистрирует время, дату и т.д.).