Тема 3. Переговоры и презентации.

Цели изучения темы:

Формирование профессиональной компетентности студентов в области подготовки презентаций; развитие умений использовать различные сенсорные каналы для конструктивного влияния на ход переговоров и результативность презентации.

Знания о: этапах подготовки презентации, специфики представления подготовленной информации, особенностях обсуждения проблемы на разных этапах переговоров и презентаций.

Умения: определять ведущий сенсорный канал восприятия информации собеседником; овладение приемами создания зрительных образов.

Информационный материал для самостоятельной работы Презентация и ее подготовка

Презентация - представление, подразумевает выступление перед аудиторией, изложение какой-либо информации, возможно, с показом наглядного материала.

Л.И. Ястребов предлагает планировать презентации по следующему алгоритму:

• Определение целей (об этом более подробно в следующем разделе).

• Сбор информации об аудитории. Соберите необходимую информацию о ваших будущих слушателях, руководствуясь предлагаемым списком наиболее важных вопросов: Сколько человек будет присутствовать? Какова их возрастная группа, социальное положение, уровень жизни, образование. Каково их знание обсуждаемого предмета? Причины присутствия на презентации. Есть ли у них опасения, проблемы? Какие? Каковы их цели? Каковы их ожидания? Ценят ли они юмор? Как хорошо они знают вас?

Чтобы получить необходимую Вам информацию о будущей аудитории, воспользуйтесь следующими способами: запросите список слушателей и их должности; вышлите список Ваших вопросов организаторам; поговорите со слушателями до презентации; поинтересуйтесь мнением тех, кто знает аудиторию; изучите всю доступную информацию об организации (реклама, журналы, Интернет).

• Определение основной идеи презентации. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы: какие идеи будут соответствовать целям моей презентации? какие идеи мои слушатели должны запомнить лучше всего?

Основные идеи должны: служить конкретным целям, содержать умозаключения, быть интересными, их не должно быть много (обычно не более четырех - пяти). Для выделения основных идей презентации необходимо задать себе вопросы: Кто? Что? Где? Почему? Когда? Как?

• Подбор дополнительной информации. Очень полезно включить какую-то дополнительную информацию, которую Вы будете использовать для поддержки основных идей. То есть - после того как Вы выделите основные идеи презентации, Вам необходимо подобрать материал, сопровождающий эти идеи.

Дополнительной информацией могут быть: примеры, сравнения, цитаты, открытия, статистика, графики, аудио и видео материалы, экспертные оценки.

• Планирование вступления. Один из вариантов вступления: представиться (имя, должность, организация); сказать, сколько будет длиться ваша презентация; договориться о том, когда можно задавать вопросы - во время презентации или после; представить тему вашей презентации; установить доверительные отношения со слушателями; заставить аудиторию слушать Вашу презентацию. Советы при подготовке вступления презентации.

  • Привлеките внимание. (Привлечь внимание во вступлении можно цитатой или интересными данными)

  • Укажите основные идеи. (Перечень основных идей необходим для того, чтобы настроить слушателей на тему презентации).

  • Укажите интересы аудитории. (Для чего аудитория пришла слушать выступающего? Что полезного в презентации для слушателей?)

  • Используйте уместные слова и жесты.

Существуют несколько распространенных типов вступлений: цитаты, риторические вопросы, декларативные заявления, ситуации из жизни, текущие события, план действий, истории из жизни замечательных людей.

Выбор в первую очередь зависит от выступающего, материала и специфики аудитории. Необходимо избегать замечаний по поводу пола, расы, религии, политики и тещ.

Пять «смертных грехов» вступления включают:

• извинения;

• длинные и медленные предложения;

• очевидные наблюдения;

• банальные вопросы;

• истории и анекдоты, не относящиеся к предмету выступления.

Имеет смысл подготовить НЕСКОЛЬКО возможных вступлений, даже на одном и том же материале.

• Разработка логики подачи материала. Необходимо продумать переходы: от вступления к основной части презентации, от одной основной идеи к другой, от одного слайда к другому. Переход - это связь между окончанием одной важной идеи и началом другой. Стоит помочь слушателям сформулировать для себя понимание того, КАК увязаны в выступлении эти части. Для обозначения перехода можно: использовать короткие фразы, найти привлекающее внимание высказывание, привести актуальную статистику, использовать шутку или шокирующее заявление, выдержать паузу, изменить тон голоса.

• Создание структуры основной части. Важно, чтобы за структурой презентации стояла логика подачи материала. Материал можно излагать:

  • в хронологическом порядке (описываются события в прошлом, настоящем, затем делаются предположения о том, что должно произойти в будущем),

  • в порядке приоритета (переход от важных вещей к менее значительным),

  • в территориальном порядке,

  • в тематической последовательности (переход от менее важных вещей к более значительным),

  • структурируя его по принципу «проблема-решение» (обращение внимания слушателей на существующую проблему; объяснение причин возникновения проблемы; предложение рекомендаций или решения проблемы. Можно дать аудитории подумать над своим собственным решением этой проблемы).

• Подготовка заключения. Ключевые составляющие заключения: яркое высказывание - переход к заключению; повторение основных идей презентации; подведение итогов; короткое и запоминающееся высказывание в конце.

Заключение должно быть позитивным и уверенным. Избегайте пяти «смертных грехов» заключения: изменения стиля ведения презентации; признания в том, что Вы что-то забыли рассказать; заключения без подведения итогов; извинений; бессвязной речи.

Типы заключений: возвращение к теме вступления; призыв к действиям; «вызов»; рассказ о том, что последует за этой презентацией. Можно использовать все те приемы, которые подходят для вступления: цитаты, риторические вопросы, ситуации из жизни и др.

Автор предлагает положения, на которых следует основываться при подготовке презентации:

• Слушатели перегружены информацией еще до презентации.

• У слушателей обычно короткая память.

• Публично проводить презентацию - это не то же самое, что выступать публично.

• Цель любой презентации - убедить.

• Восприятие Вашей презентации аудиторией более важно, чем Ваше собственное ощущение.

• Каждая презентация должна быть запоминающейся, привлекать внимание, призывать к действию, быть значимой.