Вимоги до розташування змінних реквізитів

10 НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТУ має відповідати переліку форм, що їх використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації.

В листі назву виду документа не зазначають.

11 ДАТА ДОКУМЕНТА – це дата його підписання, затвердження, прийняття, за реєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Приклад

15.01.2013

Дата допускається оформлювати у послідовності: рік, місяць, число

Приклад

2013.01.15

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 29 січня 2001 року.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд з реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці бланку.

12 РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС ДОКУМЕНТА складають з його порядкового номера, якого можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланку та виду документа.

Якщо документ підготовили дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають з реєстраційних індексів кожної з цих організацій, що їх проставляють через правобічну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

13 ПОСИЛАННЯ ТА РЕЄСТРАЦІЙНИЙ ІНДЕКС І ДАТУ документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

14 МІСЦЕ СКЛАДАННЯ АБО ВИДАННЯ ДОКУМЕНТА зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають з реквізиту «Довідкові дані про організацію», і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12.

15 ГРИФ ОБМЕЖЕННЯ ДОСТУПУ ДО ДОКУМЕНТА (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу [14].

16 АДРЕСАТАМИ документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Приклад:

Міністерство юстиції України

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.

Приклад:

Голові Державного комітету

статистики України

Прізвище, ініціал(-и)

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата – у давальному.

Приклад:

Державний комітет архівів України

Відділ формування національного

архівного фонду і діловодства

Провідному спеціалістові

Прізвище, ініціал(-и)

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Приклад:

Директорам центральних

державних архівів України

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту «Адресат» входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надавання послуг поштового зв’язку [13].

Приклад:

Міністерство охорони здоров’я

України,

вул. Грушевського, 7,

м. Київ, 01021

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Приклад:

Іванченко Петро Семенович

вул. Садова, буд. 7, кв. 24,

м. Вінниця, 21003

17 ГРИФ ЗАТВЕРДЖЕННЯ складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Приклади:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

Підпис. Ініціал(-и), прізвище

16.05.2013

У разі затвердження документів кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджу вального документа у називному відмінку.

Приклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом Держкомархіву

України

16.05.2013 № 40

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

18 РЕЗОЛЮЦІЯ, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.

Приклад:

Прізвище, ініціал(-и)

Прошу підготувати пропозицію про

Постачання вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2005

Підпис

15.08.2013

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основи тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

19 ЗАГОЛОВОК ДО ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту.

Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подати без заголовка.

20 ВІДМІТКУ ПРО КОНТРОЛЬ за виконанням документа позначають літерою «К», словом або штампом «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

21 ТЕКСТ документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадян, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд з державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством [6].

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа повинен бути викладений стисло, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа має декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

22 ВІДМІТКУ ПРО НАЯВНІСТЬ ДОДАТКІВ розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. У 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Приклад:

Додатки: 1.Довідка про виконання плану ремонтних робіт за І

квартал 2013 р. на 5 арк. в 1 прим.