1. Іваненко 556 07 67

2. Іваненко Петро Михайлович 556 07 67

29 ВІДМІТКУ ПРО ВИКОНАННЯ ДОКУМЕНТА І НАПРАВЛЕННЯ ЙОГО ДО СПРАВИ ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова «До справи», номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

Приклад:

До справи № 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2013 № 03-12/113

Посада Ініціал(-и), прізвище

14.05.2013

30 ВІДМІТКА ПРО НАЯВНІСТЬ ДОКУМЕНТА В ЕЛЕКТРОННІЙ ФОРМІ містить повне ім’я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

31 ВІДМІТКА ПРО НАДХОДЖЕННЯ (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби – годину і хвилину) надходження документа і реєстраційний індекс документа, що їх ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа

Відмітку про надходження документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.

32 ЗАПИС ПРО ДЕРЖАВНУ РЕЄСТРАЦІЮ фіксують тільки на нормативно правових актах органів державної влади, включених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України «Про державу реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» [9].

Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

Вимоги до бланків документів та оформлювання документів

6.1 Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів як основні треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327 –

А4 (210х297 мм) і А5 (210х148 мм). Дозволено використовувати бланки А3 (297х420 мм) і А6 (105х148 мм).

6.2 Бланки документів повинні мати такі береги, мм:

30 – лівий;

10 – правий;

20 – верхній та нижній.

6.3 Бланки документів виготовляють на білому папері вищої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки.

6.4 Бланки документів проектують відповідно до додатка А, де у схемах позначено зафіксовані межі зон розташованості реквізитів. Кожну зону призначено для розташування певних реквізитів.

6.5 Можна використовувати два варіанти розташованості реквізитів – кутовий і поздовжній.

6.6 Реквізити розміщують у межах, встановлених схемами, з допуском –

2 мм.

6.7 Реквізит 01 розташовують над серединою реквізитів 06 (за його відсутності – реквізиту 07).

Реквізити 06, 07, 08, 09, 10, обмежувальні відмітки для реквізитів 11, 12, 13 у межах зон розташованості треба розміщувати одним із способів:

- сцентрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташованості реквізитів);

- прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташованості реквізитів).

6.8 Встановлюють такі види бланків документів (зразки бланків документів наведено в додатку Б):

• загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назва документа), крім листа;

• бланка листа;

• бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

6.9 Загальний бланк залежно від установчих документів організацій містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09, 14. Дозволено розміщувати обмежувальні позначки для реквізитів 11, 12, 19, 20.

Бланк листа залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 06, 07, 08, 09.

На бланку листа рекомендовано розміщувати обмежувальні позначки для розташування реквізитів 11, 12, 13, 16, 18, 20, 21.

Бланк конкретного виду документа, крім листа, залежно від установчих документів організації містить реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 10, 14, а також обмежувальні позначки для розташування реквізитів 11, 12, 19, 20.

6.10 На бланках організацій-суб'єктів України, що мають право згідно із Законом України «Про мови в Український РСР» (6,7) використовувати поряд з українською мовою національних меншин, на одному рівні повздовжнього бланка.

6.11 Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть виготовляти бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною.

Бланки, в яких використовано іноземну мову застосувати в межах України не рекомендовано.

6.12 Залежно від характеру діяльності організації її бланки можна обліковувати. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або іншим способом, рекомендовано розташувати на нижньому березі зворотнього боку бланка.