2.1.1.2 Технология создания структуры таблицы конструктором

Программа Access предоставляет несколько способов создания структуры таблиц. Наиболее полно использовать все возможности системы позволяет конструктор таблиц. Вначале нужно создать пустой файл новой базы данных. Для этого после запуска программы Access справа в области задач главного окна Access следует выбрать пункт «Создать файл». В появившейся области «Создание файла» выбрать пункт «Новая база данных…». Далее, указав свою папку и имя новой базы данных, щелкнуть по кнопке «Создать».

Теперь можно переходить к созданию структур таблиц. В окне новой базы данных следует выбрать объект Таблицы на панели «Объекты», а справа выбрать режим создания – дважды щелкнуть на значке Создание таблицы в режиме конструктора. Появится окно для создания структуры новой таблицы (рисунок 13). Верхняя часть окна конструктора состоит из трех столбцов: Имя поля, Тип данных и Описание. В нижней части окна задаются свойства полей таблицы.

Рисунок 13 - Окно создания структуры новой таблицы

Рассмотрим создание структуры таблицы 1 Группа. В столбце Имя поля следует набрать любое короткое имя поля, т.к. имена используются в формулах при автоматизации расчетов. Например, полю Номер группы можно дать имя НГ. Тип данных можно выбрать из раскрывающегося списка. Выберем текстовый. Сделаем это поле ключевым. Для этого щелкнем на имени НГ правой кнопкой мыши. Из контекстного меню выберем пункт Ключевое поле.

Как только курсор оказывается в столбце Тип данных, в нижней части окна возникает бланк свойств данного поля. Справа перечислены названия свойств, а слева указаны их значения. При необходимости значения свойств можно изменять. Согласно таблице 1 свойству размер поля дадим значение 5 и укажем свойство подпись: Ном. группы. Затем перейдем к вводу второго поля. Для этого установим курсор ниже поля НГ и впишем КСПЕЦ. Укажем для данного поля тип данных и свойства, перечисленные в таблице 1. Повторим эти операции для каждого из полей таблицы 1.

2.1.1.3 Обеспечение контроля ввода данных

Для поля Количество студентов в группе и Проходной балл указаны значения свойств Условие на значение и Сообщение об ошибке. Это сделано для того, чтобы на этапе заполнения таблиц всякий раз при вводе данных в эти поля проводилась проверка логических выражений, указанных в Условии на значение. При нарушении условия будет выдаваться сообщение об ошибке. Логическое выражение удобно вводить Построителем выражений. Это средство вызывается нажатием на кнопку , когда курсор находится в свойстве Условие на значение. В окне построителя выражений нужно набрать логическое выражение. Например, для поля Количество студентов в группе, вводимые числовые данные должны быть положительными и не превышать число 40 (рисунок 14).

Рисунок 14 – Окно Построителя выражений

После того как все поля таблицы Группа созданы, указан ключ, таблицу нужно сохранить. Для этого просто закройте окно таблицы в режиме конструктора. На вопрос «Сохранить?» ответьте «Да». В окне сохранения введите имя таблицы Группа.

2.1.1.4 Создание столбца подстановок

На этапе создания структур таблиц Студент и Успеваемость при выборе типа данных полей ПОЛ и ПРЕДМЕТ желательно указывать Мастер подстановок. С помощью этого средства можно создать столбец возможных значений поля. Этот столбец подстановок облегчит потом ввод данных в таблицу. Столбец подстановок рекомендуется использовать для текстовых полей, которые имеют фиксированный набор значений. Работа с Мастером подстановок для поля ПОЛ таблицы Студент производится в следующей последовательности.

• В столбце Тип данных выбрать пункт Мастер подстановок.

• В открывшемся диалоговом окне выбрать переключатель «Будет введен фиксированный набор значений».

• В следующем окне нужно ввести в столбик значения: м, ж (рисунок 15).

Рисунок 15 – Создание столбца подстановок

• Затем согласитесь с предложенным именем столбца и нажмите кнопку Готово.

Тип поля ПОЛ останется текстовым, а перечень введенных значений можно посмотреть в свойстве Источник строк на вкладке Подстановка

Для таблицы Успеваемость аналогично можно создать столбец подстановок из значений: Информатика, Математика, История, Иностранный язык.