3.2. Этапы внедрения бизнес-процессов

В ходе внедрения, схема работы структурного подразделения компании должна пройти путь от текущего, «привычного» состояния до спроектированного, по сути, третьими лицами. Подобные изменения влекут множество рисков и ограниченный на проводимые работы, и цель организации процесса внедрения бизнес-процесса – минимизировать риски, максимально унифицировав процедуру внедрения бизнес-процесса. Рассмотрим возможные этапы внедрения нового бизнес-процесса или оптимизации действующего:

• Подготовительный этап. Включает в себя:

  • Определение ответственного за процесс («хозяина» процесса), непосредственно заинтересованного в его эффективности. В его обязанности входит контроль качества работ в рамках бизнес-процесса, организация выполнения срочных задач и ответственность за общее качество результирующего продукта (будь то данные, товар или услуга);

  • Организация общего доступа к документации бизнес-процесса с целью доведения до участников необходимых схем работы;

  • Контроль обучения участников процесса новому регламенту работы, от чего и будет зависимость качество будущей деятельности отдельно взятого сотрудника;

  • Подготовка необходимой для работы в рамках нового бизнес-процесса документации, информации, сопроводительных материалов и прочего окружения;

  • Контроль готовности информационных систем и программных модулей, участвующих в новом бизнес-процессе;

• Этап обучения. Включает в себя:

  • Непосредственное обучение участников бизнес-процесса деталям новых компетенций и обязанностей с целью однозначного понимания участниками предъявляемых требований;

  • Комплексное обучение участников работы по процессу с целью восприятия каждым из них полной схемы взаимодействия сотрудников;

  • Проверка готовности персонала к работе по новому бизнес-процессу;

• Этап тестирования. Включает в себя:

  • Организация общего доступа участников к локальному хранилищу документации по процессу, ведение файлов со списком предложений и улучшений процесса, возникших проблем и дыр в схеме работы;

  • Обозначение временных рамок каждого из этапов тестирования. С целью уменьшения рисков в ходе перехода на новую схему работы, внедрение бизнес-процесса может быть разделено на этапы, по каждому из которых и проводятся процедуры анализа и предложений;

  • Непосредственное тестирование работы по регламенту нового бизнес-процесса, на базе которого и проводится вся выше обозначенная аналитика;

• Этап доработки. Включает в себя:

  • Личные и общие встречи с участниками процесса с целью выяснения узких мест бизнес-процесса, возникающих трудностей и проблем;

  • Проектирование необходимых доработок, возникающих в ходе тестирования;

  • Внесение спроектированных доработок в тестируемый бизнес-процесс и отражение изменений в схеме и регламенте бизнес-процесса;

• Запуск бизнес-процесса. Включает в себя:

  • Передача непосредственного контроля и ответственности за бизнес-процесс из рук аналитика и руководства в руки ответственного за бизнес-процесс;

  • Актуализация и окончательное утверждение схемы бизнес-процесса;

  • Актуализация и окончательное утверждение регламента бизнес-процесса;

  • Обновление перечня должностных обязанностей для сотрудников, выполняющих роли в рамках нового бизнес-процесса;