5. Організація обліку, аналізу і аудиту формування та використання основних засобів

Організації бухгалтерського обліку - це сукупність засобів, способів і методів упорядкування та оптимізації існування системи бухгалтерського обліку. Організація обліку, аналізу і аудиту формування та використання основних засобів представлена у вигляді трьох служб: бухгалтерської служби, аналітичної служби та контрольної служби.

Бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером є одним з провідних підрозділів управлінської структури підприємства, яка забезпечує формування повної і достовірної інформації про результати діяльності та майновий стан підприємства, необхідної для прийняття ефективних рішень, здійснення контролю за використанням матеріальних, трудових, фінансових ресурсів і попередження негативних явищ у господарській діяльності.

Необхідність створення бухгалтерської служби як відокремленого підрозділу підприємства, з правової точки зору, зумовлена двома причинами. По-перше, без ведення бухгалтерського обліку від моменту реєстрації до офіційної ліквідації підприємство не має права на існування. По-друге, бухгалтерська служба є тим підрозділом, який повинен слідкувати за дотриманням діючого законодавства: господарського, податкового, трудового та ін., оскільки лише законні господарські операції підлягають відображенню у бухгалтерському обліку. Причому контроль повинен здійснюватися як щодо рішень і дій всіх працівників підприємства, так і щодо операцій, які здійснюються з контрагентами підприємства.

Для виконання контрольних функцій працівники бухгалтерської служби наділяються відповідними правами, яких немає у працівників інших підрозділів підприємства. Працівники бухгалтерської служби здійснюють контроль за діяльністю матеріально-відповідальних осіб, перевіряють їх звітність, беруть участь в інвентаризації цінностей.

На обліковий підрозділ покладається обов'язок не лише здійснювати контроль за правильністю оформлення первинних документів, а й за відповідність їх змісту чинному законодавству. Облікові працівники відповідають за збереженість бухгалтерської документації на всіх етапах документообороту, за своєчасність представлення бухгалтерської звітності відповідним користувачам.

Вказівки та розпорядження головного бухгалтера в межах його компетенції є обов'язковими для виконання всіма працівниками й структурними підрозділами підприємства. Сучасний бухгалтер здійснює широку діяльність, яка включає планування, аналіз і контроль прийнятих управлінських рішень. Він повинен задовольняти потреби всіх користувачів бухгалтерської інформації: зовнішніх і внутрішніх.

Сучасний головний бухгалтер виконує такі функції:

• організовує бухгалтерський облік на підприємстві, тобто визначає техніку та технологію бухгалтерського обліку, приймає участь у формуванні облікової політики;

• керує діяльністю бухгалтерської служби, розподіляє обов'язки між працівниками, контролює виконання покладених на них завдань;

• забезпечує контроль за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку господарських операцій, наданням оперативної інформації, правильністю нарахування та своєчасним перерахуванням податків до Державного бюджету та інших платежів, складанням і поданням бухгалтерської звітності встановленим органам у відповідні терміни, дотриманням встановлених правил проведення інвентаризації;

• бере участь у роботі юридичної служби підприємства з питань оформлення матеріалів щодо відшкодування втрат від недостач і крадіжок майна;

• організовує підвищення кваліфікації керівників та фахівців бухгалтерської служби, [27, c. 169-174].

У сучасних умовах аналітична служба – найбільш гнучкий і динамічний підрозділ підприємства, функції і структура якої залежать від специфіки самого підприємства, характеру бізнесу, кадрового потенціалу тощо. Аналітична служба – це один із центральних підрозділів, який відповідає за підготовку та обґрунтування основних стратегічних рішень та відслідковує загальну картину бізнесу господарського суб'єкта (підприємства, фірми, організації).

Основною метою аналітичної служби є розробка концепцій, планів, програм розвитку підприємства на основі аналізу та оцінки результатів його минулої і поточної діяльності.

На аналітичний підрозділ підприємства покладаються такі завдання:

• сприяння керівництву підприємства в об'єктивній оцінці економічної ситуації;

• аналіз загальної картини функціонування підприємства;

• техніко-економічні дослідження з метою виявлення невикористаних резервів і підготовка можливих варіантів дій щодо підвищення ефективності господарювання;

• розробка та обґрунтування оперативних і стратегічних рішень щодо покращання фінансового стану і результативності господарської діяльності;

• організація системи управління та основних бізнес-процесів підприємства.

Аналітична служба виконує численні та різноманітні і досить складні й відповідальні функції. Вони не обмежуються одним аналізом, а все більше набувають управлінських рис. Так, до функцій аналітиків сучасних великих компаній входять вивчення і забезпечення таких напрямів і складових діяльності:

– організаційно-правова структура компанії;

– організація стратегічного та оперативного планування;

– формування системи управління та контролю;

– техніко-економічні дослідження;

– контрольно-методична;

– інформаційно-аналітичне забезпечення керівництва та інших підрозділів компанії.

Ще однією службою є підрозділ із декількох штатних аудиторів - служби (відділу) внутрішнього аудиту. Внутрішній аудит в умовах створення основ ринкових відносин повинен пройти контроль спеціалізованої служби підприємства, не входити до складу функціональної служби з обліку, управління, економіки, а бути частиною внутрішньогосподарського контролю. Служба внутрішнього аудиту, як незалежний підрозділ підприємства, виконує постійну роботу з перевірки та оцінки його діяльності.

Служба внутрішнього аудиту виконує такі функції:

- поточний моніторинг звітності;

- здійснення аудиторських перевірок, експрес-перевірок, контрольних оглядів тощо;

- оцінка ефективності діючих систем внутрішнього контролю, робота щодо їх вдосконалення;

- розробка та впровадження внутрішніх регламентів (положень, правил, процедур);

- контроль виконання бюджетів та вимог регламентів;

- консультування працівників з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, здійснення окремих господарських операцій;

- участь у підборі облікового персоналу (розробка професійних тестів, проведення співбесід та тестування бухгалтерів), організації заходів щодо підвищення його кваліфікації;

- участь у постановці та вдосконаленні бухгалтерського і податкового обліку, податкового планування, автоматизації усіх видів обліку,

- участь у проведенні інвентаризацій та інших контрольних процедур, пов'язаних із вибуттям активів, тощо.

Всі учасники ринкової економіки є користувачами бухгалтерської інформації. Залежно від основних інтересів і цілей це можуть бути державні органи і громадські організації, юридичні особи, які мають відносини з цим підприємством, фізичні особи (акціонери), зарубіжні партнери та інвестори.

Всіх користувачів бухгалтерської інформації поділяють на внутрішніх і зовнішніх. До внутрішніх користувачів належать: власники підприємств, управлінський персонал, робітники і службовці. Внутрішні користувачі задовольняють свої інформаційні потреби щодо ефективності роботи апарату управління, прибутковості організацій, прийняття управлінських і планових рішень, стабільності й прибутковості підприємства, збереження робочих місць, оплати праці та пенсійного забезпечення тощо.

До зовнішніх користувачів належать ті, які мають прямий фінансовий інтерес, не мають прямого фінансового інтересу і без фінансового інтересу. До тих, які мають прямий фінансовий інтерес, належать ділові партнери підприємства на ринку (дійсні та потенційні) інвестори, постачальники, замовники, покупці, клієнти, банківські й небанківські кредитні установи, майбутні акціонери.

До тих, які не мають прямого фінансового інтересу, належать органи державного і міжнародного регулювання та контролю (органи податкової служби, органи державної статистики, органи державних і міжнародних цільових фондів, органи державних і міжнародних комісій і комітетів), учасники фондового і товарних ринків (брокери, дилери, депозитарії, кліринги).

До користувачів без фінансового інтересу належать аудиторські фірми, фінансові аналітики та радники, судові та арбітражні органи, громадські організації, профспілки.