Глава 1. Теоретические аспекты формирования принципов управления

1.1. Понятие и роль принципов управления

Управленческая деятельность должна строиться и реализовываться согласно определенным принципам. Принцип (лат. principium - основа, первоначало) - первоначало, руководящая идея, основное правило поведения [1, 462]

Организация как объект управления – это сложная система, состоящая из большого количества взаимосвязанных, непрерывно меняющихся элементов, как представлено на рисунке 1.

Рис. 1.1. Организация как система [8, с. 82]

Цели конкретной организации могут быть достигнуты различными альтернативными путями и, соответственно, с разными затратами используемых ресурсов.

Организация на сегодняшний день – это самостоятельный, организованно обособленный хозяйствующий субъект с правами юридического лица, который реализует продукцию, выполняет работу, оказывает услуги. Стоит отметить, что данное определение характеризует как юридические, так функциональные особенности организации 7, с. 182. Говоря о функционировании компании сегодня, нельзя не затронуть проблему внутренней и внешней среды, в которой она ведет свою деятельность. Деятельность всех компаний напрямую зависит от совокупности протекающих процессов, как во внутренней среде организации, так и во внешней.

Качество системы управления отражается на поведении организации как системы, на результатах ее деятельности, на росте показателей эффективности. Если фирма находится в состоянии кризиса, то даже в условиях неблагоприятной экономической конъюнктуры его причины следует искать в организации управления. Важно понимать, что именно системное построение и организация управления в компании дают результаты, а не только лишь ресурсы, легкодоступные и сравнительно недорогие. А эффективность системы управления в малой степени зависит от материальных факторов. Конечно, только крупная фирма может привлечь опытных руководителей и квалифицированных специалистов [8, с. 83].

Но важно понимать и то, что даже превосходный управленческий персонал, дорогостоящие информационные системы, прекрасные системы телекоммуникаций не способны дать хороший результат, если не настроена вся система управления, все ее компоненты, все управленческие бизнес-процессы.

Понимание системы управления организацией строится на определении управления организации как процесса установления, регулирования и развития самоорганизованного поведения отдельных индивидов и их групп, образующих организацию как единое целое. Предназначение системы управления – оценка состояния организации, выработка и реализация управляющего воздействия. В широком понимании система управления необходима для выполнения функций управления во всех подразделениях, бизнес-процессах и проектах.

Функции системы управления состоят в следующем 12, с. 162.

1. Формирование условий для самоорганизации индивидов:

– разработка и внедрение управленческой, финансовой, правовой и организационно-функциональной структур;

– распределение функций управления между индивидами;

– регламентация основных и вспомогательных бизнес-процессов;

– установление порядка и форм полномочий и ответственности отдельных индивидов и их групп, в том числе высшего руководства;

– определение критериев и порядка оценки деятельности отдельных индивидов и их групп;

– определение порядка оплаты труда, форм материального и нематериального стимулирования;

– установление системы ценностей, норм поведения, внутрифирменных стандартов, традиций, обычаев.

2. Определение ключевой идеи деятельности:

– формулирование сущности, предназначения организации для внутренних и внешних участников;

– определение целевых групп клиентов, подхода к работе с ними;

– формирование портфеля стратегических групп товаров;

– установление ключевых направлений развития организации в целом и ее важнейших подразделений;

– определение фирменного стиля, включая изображение торговой марки, корпоративную символику.

3. Целеполагание для всей организации, ее подразделений, а также для каждого бизнес-процесса или проекта:

– формулирование миссии и видения будущего;

– установление генеральной цели, стратегических целей и задач;

– формирование системы долгосрочных и краткосрочных целей и задач для подразделений, бизнес-процессов, проектов или отдельных индивидов;

– определение критериев оценки достижения целей и задач.

4. Создание системы планирования исполнения целей и задач:

– стратегическое планирование;

– оперативное планирование;

– планирование и управление проектами;

– инвестиционное проектирование;

– оперативно-календарное планирование;

– производственное планирование.

5. Организация исполнения планов и проектов 12, с. 166:

– установление порядка поиска и анализа управленческих проблем;

– разработка и реализация механизма подготовки, принятия и исполнения управленческих решений;

– организация внутреннего документооборота;

– формирование и выдача планово-контрольных заданий;

– координация деятельности индивидов и их групп в рамках подразделений, бизнес-процессов или проектов;

– внедрение автоматизированных систем управления производством или технологическими процессами;

– управление внутренними и внешними коммуникациями.

6. Установление обратной связи:

– оценка исполнения долгосрочных и краткосрочных целей и задач, планов и проектов;

– контроль над сроками и качеством исполнения планово-контрольных заданий, производственный учет;

– управленческий учет и управленческая отчетность;

– организация и осуществление внутреннего контроля, внутреннего аудита, владельческого контроля;

– внедрение корпоративных информационных систем;

– оценка качества систем, процессов, товаров.

Система управления представляет собой свод действующих в организации, обязательных для исполнения формальных правил и процедур, которые определяют 13, с. 106:

а) сущность, условия и порядок самоорганизованной деятельности индивидов и их групп, образующих организацию;

б) порядок установления и изменения ключевой идеи деятельности организации в целом и для ее основных подразделений;

в) процесс целеполагания для организации в целом, ее подразделений, бизнес-процессов, проектов и отдельных индивидов (групп индивидов);

г) сущность и порядок планирования для организации в целом, ее подразделений, отдельных бизнес-процессов и проектов;

д) процесс организации исполнения планов и проектов;

е) сущность, характер и порядок контроля над деятельностью организации, ее подразделений, бизнес-процессов, проектов и отдельных индивидов ключевыми компонентами системы управления выступают:

– подсистема целеполагания. В ее рамках систематически вырабатываются цели и задачи на всех уровнях организационной иерархии, для всех процессов и проектов. Процедуры определения целей и задач, краткосрочных и долгосрочных, стратегических и оперативных, для процессов и проектов, описываются в регламентах бизнес-процессов 13, с. 109;

– подсистема планирования. В рамках данной подсистемы вырабатываются планы. Методология планирования, стратегического и оперативного, инвестиционного проектирования и управления проектами является важной составляющей системы управления. Руководители и специалисты должны уметь правильно планировать и обязаны уделять этому существенную часть своего рабочего времени;

– подсистема мотивации персонала. Разнообразные формы оплаты труда, материального и нематериального стимулирования способны повышать или понижать эффективность управления. Руководитель должен ясно понимать, почему работники выполняют его решения, что заставляет их делать работу лучше и быстрее. Более того, руководителю следует применять те методы стимулирования, которые подходят именно к тому индивиду, оказывающему решающее влияние на качество товара или процесса. Важное место в деятельности компаний занимают программы социальной защиты занятых и участия в жизни местного сообщества 13, с. 111;

– подсистема внутреннего контроля. В рамках данной подсистемы оценивается состояние управляемых объектов и процессов на предмет соответствия целевым и функциональным нормативам. Уровень и предмет диагностики может быть разным, например, владельческий контроль, внутренний аудит или стратегический контроль. Важно также понимать, какие риски имеют место, как они могут повлиять на деятельность организации. Тщательное выявление всех фактов хозяйственной деятельности, их правильная оценка и верное понимание обеспечивают обратную связь от объекта управления к субъекту управления. Подсистема внутреннего контроля для руководителя – то же самое, что для водителя приборная панель. С помощью данной подсистемы руководитель видит, что и почему происходит в управляемом объекте, своевременно и адекватно оценивая его состояние;

– информационно-аналитическая подсистема. В современных условиях нельзя быстро получить требуемую информацию о состоянии управляемого объекта или процесса, если информационная система отсутствует или недостаточно эффективна. Речь идет не об автоматизированных системах управления производственными процессами и аналогичных им системах. Здесь важны информационно-аналитические системы и системы поддержки принятия решений. Не надо, однако, думать, что это непременно должны быть сложные программно-вычислительные комплексы, способные обрабатывать огромный объем информации от первичных источников до регистров управленческого учета. В небольшой компании роль такой подсистемы может сыграть хороший экономист или секретарь-референт; в проекте такую роль играет администратор. Автоматизация, безусловно, необходима, но не в ущерб своевременности и стоимости получения нужной информации 13, с. 112;

– подсистема организационного развития. Единожды осуществив организационное начинание, создав бизнес-модель, учредители, руководители и персонал в дальнейшем занимаются совершенствованием деятельности организации. Для этого необходим особый контур управления, который позволяет решать сложные задачи реорганизации и реструктуризации. Очень часто в этот контур включаются внешние консультанты, обладающие опытом и располагающие нужными методиками решения подобных задач. Внедрение новых бизнес-процессов, приобретение дочерних компаний, продажа бизнеса, новые стандарты учета, открытие филиалов требуют наличия соответствующих знаний и привлечения квалифицированных специалистов.

Каждая компонента системы управления выражается в виде регламентов, положений, инструкций и других нормативно-методических документов, которые описывают распределение и реализацию функций управления. Некоторые компоненты системы управления реализуются в форме постоянно действующих подразделений, к примеру, отдел организационного развития или служба внутреннего контроля.

Система управления создается не только и не столько для руководства; ее роль не состоит в том, чтобы руководитель мог без затруднений выполнять функциональные обязанности. Система управления «затачивается» а) на систематический поиск и анализ управленческих проблем, б) на подготовку, принятие и организацию исполнения управленческого решения 24, с. 131. Руководитель, полагающий, что поиск проблем и планирование их решения является уделом одних только специалистов, – слабое звено в системе управления. Управление не может осуществляться без поиска и разрешения проблемных ситуаций, поэтому право принимать решения всегда сочетается с обязанностью выявления проблем. Система управления должна содержать процедуры, аналитические и эвристические, направленные на поиск управленческих проблем и разработку вариантов их решения.

Система управления также представляет собой социальный договор между индивидами (группами индивидов), образующими организацию, о том, как, кем, в какой форме и в отношении кого будут выполнять функции управления на всех уровнях организационной иерархии, во всех подразделениях, процессах и проектах. При этом правила и процедуры управления обязательны для исполнения всеми индивидами. Однако нет такого документа, который мог бы заставить индивида поступать так, как предписано, если только он сам захочет этого 24, с. 134. Поэтому построение системы управления должно быть ясным и определенным для всех участников деятельности организации, что даст им уверенность и возможность поддерживать и развивать управленческие бизнес-процессы. Но важно не только это. По-настоящему система управления станет результативной лишь тогда, когда управленческие функции и задачи будут распределены между всеми индивидами, каждый из которых получит право и полномочия решать подотчетные задачи в соответствии с организационными принципами и личными ценностями. Это означает, что каждый руководитель на любом уровне иерархии должен иметь уровень доверия, соответствующий сложности и ответственности выполняемых им функций и задач. В организации, где не принято доверять наемным руководителям, не может быть эффективной системы управления.

Таким образом, предприятие как объект управления – это сложная система, состоящая из большого количества взаимосвязанных, непрерывно меняющихся элементов. Современное предприятие - самостоятельный, организованно обособленный хозяйствующий субъект с правами юридического лица, который реализует продукцию, выполняет работу, оказывает услуги. Деятельность всех предприятий напрямую зависит от совокупности протекающих процессов, как во внутренней среде, так и во внешней.

Принципы организации являются отражением объективных закономерностей практики управления. Они определяют требования к конкретной системе, структуре и организации. В соответствии с этими требованиями формируются органы управления, устанавливаются взаимоотношения между его уровнями, между организациями и государством, применяются те или иные методы управления [9, с 49]. Принципы организации не являются некой догмой, то есть они могут изменяться, если изменяется достигаемая цель или конкретное следование к поставленной цели становится непринципиальным с точки зрения субъекта управления. К тому же экономическая жизнь общества постоянно меняется и не стоит на месте, что вызывает необходимость в изменении самих принципов управления организаций.

Принципы управления производством, обществом и личностью опираются на диалектический закон развития, обобщающий опыт человеческой цивилизации. При смене социально-политических формаций, при непрерывном развитии всех явлений в мире изменяются и совершенствуются методы, формы, техника и сами принципы управления.

Время меняет и язык науки, терминологию, и неудивительно, если какой-либо принцип управления при неизменности его сути называется в разных странах, в различных национальных школах менеджмента по-своему.

Э.М. Коротков выделяет три группы характеристик, определяющих возможность и необходимость развития менеджмента и, следовательно, изменения принципов, лежащих в его основе [9, с. 103]:

- менталитет, т е. образ мышления, господствующий в обществе;

- потенциал знаний, или научное сознание, которое характеризует не только накопленный объём знаний, но и использование их в практической деятельности;

- потенциал цели общественного развития, или общественной установки.

Менталитет характеризуют система ценностей, традиции, уровень культуры (организационной, технологической, экологической и пр.). Важным признаком менталитета является социально-политическая атмосфера, господствующая в обществе. Надо отметить также роль экономической психологии и правового сознания, о которых стали говорить в начале XXI века.

Потенциал знаний включает:

- развитость в обществе экономических знаний в области менеджмента;

- понимание проблем качества в самом широком представлении этих проблем: от качества жизни до качества изделия;

- социологические и психологические знания, позволяющие видеть фактор человека в управлении и строить управление по решающей роли этого фактора;

- знание в области финансов, которые играют ведущую роль в решении всех экономических проблем в системе менеджмента [10, с. 52].

К факторам развития управления относятся изменение его функций, концепций, целей и стратегии, структуры организации и информационных процессов. В качестве основных факторов генезиса менеджмента Э.М. Коротков выделяет следующие:

- профессионализация управления, которая заключается не только в профессиональной подготовке менеджера и получении им соответствующего образования, но и в таком построении организации и управления, которое ориентировано на профессионализм управления;

- проявление инновационного потенциала, т.е. стремлений к обновлению, поиску новых форм и методов управления, мониторингу социально-экономической обстановки и адаптации систем управления к новым условиям, а также формирование систем креативного менеджмента;

- ориентация на качество управления, которая предполагает не только управление качеством, но и потребность повышения качества управления и рассматривается как одна из целей управления, определяющая все его особенности и содержание, эффективность и потенциал развития;

- диверсификация менеджмента, которая заключается в гармонизации разнообразных форм и систем управления, механизмов и технологий управления. Эти факторы действуют в совокупности и определяют многие черты, как современного менеджмента, так и его будущего [10, с. 53].

Синтезируя знания об эволюции принципов управления в рамках различных подходов и школ, можно сделать вывод о существовании двух основополагающих факторов, влияющих на их изменение:

- социально-политический и социально-экономический фактор;

- национально-культурная специфика, менталитет.

Принципы – это исходные положения любой науки. Искусство управления не может опираться только на интуицию, талант руководителя, оно основывается на солидной теоретической базе, накопленной за тысячи лет человеческой цивилизацией – на принципах управления. С развитием и становлением менеджмента как науки менялись подходы к определению принципов управления.

Таким образом, под принципами управления понимают исходные положения управления, которые обеспечивают функционирование и развитие управляемой системы.