1.3. Автоматизация учета как одно из направлений его совершенствования

Организация бухгалтерского учета на предприятии основывается на законодательстве как стартовой точке. И результат эффек­тивной работы бухгалтерии, ее конечная цель - это качественная отчетность, как бухгал­терская, так и налоговая. То есть решить вопрос об организации бухгалтерского учета необходимо так, чтобы удовлетворить все требования и запросы руководства управленче­ского характера и одновременно сформировать во все заинтересованные органы адекват­ную отчетность. В любом случае, конечный результат - правильные данные, которые мак­симально отражают в принятых правилах учета то, что происходит с предприятием.

Но каждый руководитель и бухгалтер знают, что качественные отчеты могут возник­нуть только если они основываются на данных, и при этом эти данные являются полными, упорядоченными и систематизированными. Кроме этого, они построены по общепринятым правилам, т. е. единообразны, отражают хозяйственную ситуацию в конкретных условиях, и своевременно внесены в бухгалтерские регистры.

Иначе говоря, эти данные должны быть внесены в бухгалтерские регистры: кем-то (т. е. квалифицированным специалистом); с использованием наилучшего инструмента; в надле­жащие сроки; корректно (как с точки зрения законодательства, так и с учетом контекста свершившейся ситуации). Качественную отчетность и отсутствие штрафных санкций мож­но получить, как справедливо уже отмечено В. Н. Хомичевской [4], ответив правильно на 4 поставленных выше вопроса: Кто? Чем? Когда? Как? (рисунок 1).

Рисунок 1. Процесс организации бухгалтерского учета.

Поиск ответов на поставленные вопросы приводит к следующим суждениям. Первое, вопрос «Кто?» говорит о работнике, владеющем всеми профессиональными знаниями. Не секрет, что в бухгалтерском учете один и тот же объект можно отнести к различным видам активов, а значит и учитывать их необходимо по-разному. Специалист должен правильно отличать один объект от другого. И тут может быть два варианта - или работник действи­тельно умеет отличать один объект от другого, или же ему необходимо специальное руко­водство по умению различать. Как и кто именно должен действовать на данном конкрет­ном рабочем месте является, несомненно, элементом организации бухгалтерского учета.

Исходя из того, какое место занимает работник в бухгалтерской службе или на пред­приятии, его роль, состоящая из навыков, ответственности, компетенций и образования бу­дет различаться. Для обучающегося работника, для которого еще не определено его место в процессе бухгалтерского учета, целесообразнее сначала определить общую схему органи­зации бухгалтерского учета, для того чтобы было легче занять требуемое ему место на практике. Так или иначе следует понимать, что любой вопрос связан, прежде всего, с чело­веческим фактором. Только сам работник определяет, какую позицию в организации бух­галтерского учета он намерен занимать: пассивную, когда он выполняет только получен­ные инструкции, или активную - когда он определяет, кто, что, когда и как должен выпол­нять, создавая тем самым продукт бухгалтерской службы, в общем и целом удовлетворяю­щий законодательство страны. На активную позицию, конечно же, влияет профессиона­лизм работника и должность, которую он исполняет.

При поиске ответа на второй вопрос «Чем?», сразу же вспоминаются исторические ин­струменты от абака, счет, арифмометра до калькулятора. Инструменты бухгалтерского труда развивались так же, как и физического: от мотыги до комбайна. И что можно исполь­зовать сегодня - компьютер с соответствующим программным обеспечением. В свою оче­редь, и программное обеспечение уже прошло немалый исторический путь. Все фирмы- разработчики имеют большой арсенал различных версий своих программных продуктов. Остановимся на самом распространенном в России программном продукте «Фирмы 1С» - «1С: Бухгалтерия».

Специалисты знают насколько отличается, к примеру, заполнение журналов-ордеров и ведение учета в одной из самой популярной и современной компьютерной программе «1С: Бухгалтерия 8» (ред. 3.0). Программа бухгалтерского учета обязана соответствовать ис­пользуемым устройствам современного «парка технических устройств» и в то же время об­ладать необходимой скоростью ввода и, что более важно, обработки введенных данных.

Выбор программы, т. е. инструмента организации бухгалтерского учета, всецело опре­деляется спецификой предприятия, а именно: сочетанием многих факторов, среди которых и величина предприятия, и его организационно-правовая форма, и его структура, и вы­бранный режим налогообложения предприятия, и управленческий запрос руководства к выборке и систематизации фактических данных, над которыми работает главный бухгалтер и его служба. Программа «1С: Бухгалтерия 8» дает возможность включать или отключать отдельные блоки в первоначальных настройках функционала программы, но несмотря на это каждому субъекту лучше выбирать соответствующую версию программы.

Итак, бухгалтерская программа является одним из элементов организации бухгалтер­ского учета на предприятии. Но вопрос не только в выборе компьютерной программы (т. е. инструмента) для ведения бухгалтерского учета, встает вопрос еще и о правильном соот­ношении первого и второго - работника и инструмента, поэтому их взаимодействие - это еще один элемент организации бухгалтерского учета. Практика показывает, что даже уме­ние сотрудника работать в программе, это не гарантия того, что результат его взаимодей­ствия с программой будет тот, которого правомерно ожидает от него руководство предпри­ятия. Поэтому первичное тестирование сотрудников, связанное с его ведением и каче­ственным владением инструментом (т. е. умением правильно использовать объекты конфи­гурации «1С: Бухгалтерия», либо правильно заносить записи в журналы-ордера), а также поддержку этой квалификации в перспективе следует отнести к элементам организации бухгалтерского учета, так как и законодательство, и технические средства постоянно со­вершенствуются и меняются.

Ответ на третий вопрос - аксиоматичен. Реализацией одной из важнейших функций бухгалтерского учета является своевременность отражения фактов хозяйственной деятель­ности в регистрах учета. Значит, данные должны быть занесены в программу вовремя, к тому же - это и требования закона [6, с. 7]. Иначе смысл учета теряется как минимум на 50%, а где-то, возможно, и намного больше.

Конечно, часто случается так, что первичные документы не вводятся вовремя по неза­висящим от организации причинам, например, из-за больших расстояний, из-за переделок и исправлений, из-за «человеческого фактора» стороны, отправившей документ и прочего. Но если это происходит и первичный документ не введен в программу своевременно, то преодолеть эту проблему можно разными способами, или с помощью специальных проце­дур отражения данных прошлых периодов, или с помощью введения электронного доку­ментооборота, но он предварительно должен быть интегрирован в бухгалтерскую про­грамму.

Будет также целесообразным грамотно размещать персонал и создавать автоматизиро­ванные рабочие места именно в местах, где происходит хозяйственная операция. Тогда вводимая информация будет актуальной и своевременной.

В тех случаях, когда с базой работает более одного пользователя, возникает необходи­мость еще в одном элементе организации бухгалтерского учета - авторизации пользователя в программе. В автоматизированной программе можно предельно легко установить, не только когда именно, с точностью до минуты, введен в информационную базу тот или иной первичный документ, и когда он проведен, но еще и кем, и даже с какого компьютера.

Отметим еще один важный элемент (в рамках четвертого вопроса) - данные должны быть введены в строгом соответствии как с параметрами хозяйственной операции, так и с законодательными и методологическими нормативами. Качество информации - это вопрос профессионализма главного бухгалтера и подбора персонала бухгалтерии. Правильный подбор и расстановка кадров бухгалтерской службы - еще один важный элемент организа­ции бухгалтерского учета, за который в первооснове отвечает руководитель организации [4].

Но каким бы идеальным не был подбор кадров, ошибки, чаще всего неумышленные, случаются, поэтому необходимо максимально минимизировать их, продумать определен­ные барьеры для некорректного или ошибочного ввода данных. Хорошим способом для проверки корректности ввода данных может послужить внутренний аудит. И возможно не привлекая дополнительных ресурсов организовать такой аудит путем горизонтальной ро­тации кадров, т. е. в определенный период бухгалтер предприятия проверяет работу своего коллеги, и наоборот [7].

Но проще это реализовать в современной высокотехнологичной программе, где кон­троль не отнимает такого количества ресурсов, когда качественный учет стоит дороже са­мого производства. Этому способствует бухгалтерская программа «1С: Бухгалтерия». Функционал программы уже устроен так, что бухгалтер может избежать многих ошибок. Она реализована на основе запрета ввода некорректных данных и, в свою очередь, кон­троля уже введенных данных. Кроме этого, в современной версии отражено актуальное за­конодательство, имеется полный набор первичных документов, которые позволяют соста­вить любой вариант хозяйственной операции. В программу встроено также множество унифицированных форм для печати, можно применять электронный обмен данными, настроить корреспондирующие счета согласно специфике предприятия, встроены все фор­мы регламентированной отчетности.

Программа предлагает для руководителей и работников аналитических служб возмож­ность анализировать введенные в информационную базу данные, как на предмет ошибок, так и для прогнозной оценки налоговой нагрузки на случай применения различных систем налогообложения.

Но еще раз необходимо отметить, что наличие такого инструмента, как «1С: Бухгалте­рия 8» и всех остальных элементов бухгалтерского учета - это еще не гарантия организо­ванного учета. Необходимо, прежде всего, учитывать человеческий фактор, и поэтому строго авторизовать доступ каждого пользователя в программу, учитывая при этом:

• все обязанности работника в данной должности, т. е. что он должен делать на конкрет­ном рабочем месте;

права работника, т. е. какую именно информацию он может видеть, вводить, изменять или удалять в рамках выполнения обязанностей в данной должности.

Только в этом случае сразу несколько элементов организации бухгалтерского учета бу­дут иметь место, например, появится возможность организации цепочки взаимосвязанных документов, отражающих некий бизнес-процесс, в котором последующие документы будут вводиться на основании ранее введенных, т. е. возможен потоковый контроль ошибок вво­да. Кроме этого, появится возможность текущего контроля: будет сразу ясно, кто именно и когда создал бухгалтерскую проводку по документу, отражающую хозяйственную опера­цию в информационной базе, кем впоследствии был открыт и изменен документ вновь. При определенных настройках программа не позволит вводить несоответствующие данные, списать большее количество запасов, чем было приобретено или изготовлено. К тому же появится возможность проводить различные типовые анализы введенных данных, возмож­ность использовать большой набор стандартных отчетов, которые гибко настраиваются и дают возможность сохранять и использовать множество настроек.