1. Теоретические основы организации коммерческой работы по закупкам на предприятии

1.1. Понятие коммерческой деятельности по организации закупочной работы

В последнее время руководители компаний по всему миру осознали, что грамотное управление закупками и поставками позволяет обеспечить целый ряд стратегических преимуществ. В первую очередь к ним относится значительное сокращение затрат за счет сотрудничества с поставщиками с низкими издержками, а также повышение конкурентоспособности цепочки поставок, оптимизация разработки продуктов и сокращение сроков выхода новых продуктов на рынок.

Коммерческая работа в торговле начинается с закупки товаров в целях последующей их продажи.

Управление системой закупок на предприятии ставит следующие цели:

- расширение номенклатуры продукции;

- снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков;

- избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции;

- контроль над специальными заказами;

- контроль над упущенными продажами;

- увеличение доли закупок [7, c. 200].

Основная задача закупочной работы – выгодное приобретение товара в целях удовлетворения потребительского спроса. Закупочная работа является одной из наиболее ответственных функций торговых предприятий. Правильно организованные оптовые закупки позволяют уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров. В коммерческой деятельности в ходе закупки товаров организация определяет необходимость приобретения товаров и услуг, выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и поставщиков [12, c. 165].

Основные задачи закупочной деятельности:

- изучение и прогнозирование покупательского спроса;

- определение потребности в материальных ресурсах;

- исследование рынка закупок;

- выявление и изучение источников поступления товаров и поставщиков;

- организация хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров;

- осуществление закупок;

- организация учета и контроля над ходом выполнения договорных обязательств;

- координация и системная взаимосвязь закупок со сбытом, складированием, транспортированием, а также с поставщиками.

Приобретение товаров должно быть нужного качества; в нужном количестве; в нужное время; у надежного поставщика; по приемлемой цене [12, c. 167].

В организации процесса закупок важны не только цены, но и многие другие аспекты, такие как: наличие самого продавца нужного товара; условия и сроки доставки; условия оплаты; надежность поставщика; наличие нужной партии товара; качество товара; гарантийные обязательства продавца; доступность продавца. Важность этих факторов для закупщика неодинакова и ключевыми параметрами обычно являются цена и условия поставки.

Основные методы закупок подразделяют на: закупку товаров одной партией, регулярные закупки мелкими партиями, закупки по мере необходимости, форвардные закупки.

Планирование является одним из важнейших условий организации эффективной работы предприятия и охватывает основные направления хозяйственной деятельности – продажи, закупки, управление денежными средствами во взаимодействии между собой. Планирование и осуществление закупок представляет собой непрекращающийся процесс, требующий больших затрат денежных средств.

Главная задача оптового предприятия при планировании закупок состоит в установлении необходимого уровня товарных запасов, который должен быть сбалансирован так, чтобы избежать как переизбыток товаров на складе, так и их дефицит. Товарооборот находится в прямой зависимости от суммы вложенного в товар капитала. Правильная организация закупочной деятельности способствует увеличению прибыли предприятия и повышению благосостояния всех работающих. Наоборот, ошибки в планировании закупок приводят к большим убыткам, а иногда к банкротству фирмы.

Основные этапы планирования закупочной деятельности:

- сбор информации – мониторинг всех предложений. Цены и условия поставок поставщики меняют неравномерно, и работать с несколькими привычными поставщиками потому лишь, что они давно поставляют товар (а возможны и худшие причины, связанные с личным интересом сотрудников) – неприемлемо;

- анализ потребности и возможности поставщика и покупателя. Всегда нужно искать компромисс между выгодой текущей поставки по низким ценам и партнерскими отношениями, позволяющими получить преимущества в долгосрочной перспективе (например, в виде рассрочки платежа и выгодных сроков оплаты поставки). Сейчас многие поставщики готовы идти навстречу своим клиентам по многим позициям, в том числе в вопросе новых разработок или точечной адаптации своих комплектующих с учетом интересов покупателя;

- определение метода закупки – закупка товаров одной партией, регулярная закупка мелкими партиями, получение товаров по мере необходимости;

- решения, связанные с товаропродвижением – распродавать запасы нужно как можно быстрее – и со скидкой, и в рассрочку (поскольку полученные деньги и даже дебиторка – это актив);

- контроль, анализ, выполнение плана – необходимо постоянно контролировать ситуацию с поставками товаров (сроки доставки, выполнение заявки);

- корректировка заказа – связана с изменением товарных и финансовых договоренностей с поставщиком. Решает две основные задачи: добавление и удаление номенклатурных позиций из заказа [16, c. 88].

Управленческие мероприятия, связанные с планированием закупок:

- управленческая обработка заказов клиентов (сортировка, составление списка);

- контроль над качеством предоставляемых товаров и услуг;

- контроль над рейсами с отгруженным товаром;

- учет и проведение инвентаризации складских товарных запасов.

Виды планирования закупок:

- стратегическое планирование – на этом уровне принимаются решения относительно формирования структуры сети товародвижения;

- текущее планирование закупок – включает в себя средства контроля и регулирования поставок [14, c. 41].

Интеграционные процессы, происходящие в отечественной экономике, вопросы повышения эффективности рыночных отношений приобретают важнейшее значение для торгового бизнеса. В этих условиях перед торговой организацией стоит задача поиска эффективных путей его дальнейшего развития с использованием принципов маркетинга, логистики, новейших технологий современного ритейла, а также грамотного управления социально – трудовыми отношениями. Добиться преимуществ перед конкурентами возможно путем снижения общих затрат, дифференциации на определенных сегментах рынка, где предусматривается повышение качества услуг.

Системы управления цепями поставок охватывают весь цикл закупки сырья, производства и распространения товара, что позволяет значительно лучше удовлетворить спрос на продукцию компании и существенно снизить затраты на логистику и закупки [5, c. 195].

Существуют основные формы поставок товаров:

- складская форма, при которой поставка продукции осуществляется через промежуточные и распределительные складские комплексы и терминалы;

- транзитная форма, при которой продукция поставляется непосредственно потребителю с предприятий – изготовителей. Транзитная форма снабжения будет рентабельной для поставщика и потребителя, если партия товара велика, чтобы окупить затраты на прямой сбыт;

- поступление закупленной продукции в розничные торговые предприятия непосредственно от поставщиков [7, c. 80].

Рассмотрим факторы, влияющие на планирование поставок:

- скорость выполнения заказа;

- возможность срочной доставки товара по специальному заказу;

- готовность принять обратно поставленный товар, если в нем обнаружен дефект, и заменить его в кратчайший срок доброкачественным;

- обеспечение различной партийности отгрузки по желанию покупателя;

- вид транспорта;

- уровень и эффективность сервиса;

- уровень развития складской сети;

- уровень товарных запасов;

- уровень цен, по которым оказываются услуги [11, c. 20].

Применение новых логистических методов поставок товаров позволяет снизить издержки, повысить производительность, улучшить качество продукции и услуг, в итоге – получить конкурентные преимущества на рынке.

При выборе метода поставок важно проводить моделирование работы всех участков собственного склада (участки разгрузки, приемки, хранения, комплектования и погрузки). Для этого необходимо четко понимать, что и сколько склад в состоянии хранить, обрабатывать, производить собственными силами. Найти максимум возможностей при требуемых запасах и, если необходимо, изменить некоторые процессы. Оценить стоимость этих изменений и время на их внедрение и сравнить стоимость с услугами логистических операторов, чтобы сэкономить [3, c. 78]